Vanliga frågor och svar om sökningar i Arkiv

Viktigt! Sökning kan ge oväntade resultat i vissa tidszoner.

Sökresultat och exporter kan vara ofullständiga eller innehålla data som ligger utanför sökningens omfattning när du anger följande GMT-tidsförskjutningar: GMT–3:30, GMT+10:30. För att säkerställa att Arkiv genererar all relevant data kan du som en tillfällig lösning utöka sökningen till att omfatta en extra dag i början och slutet av sökningen när du använder dessa GMT-avvikelser.

Du kan ange en tidszon när du söker efter data. Arkiv använder tidszonen för att avgöra datumgränserna för visning och export av resultat.

Tiden det tar att skicka e-post- och gruppmeddelanden avrundas till närmaste timme på grund av sättet meddelanden lagras och nås på Google-servrar. Ett meddelande som skickas till exempel klockan 23:30 den 31 december ingår i en Arkiv-sökning som startar den 1 januari. Dina sökningar på Drive påverkas inte av denna avrundning.

Om sökningen innehåller datum gäller följande sökgränser:

Om du inte väljer en tidszon för sökningen används datorns tidszon i Arkiv.

Sommartid

Du måste kanske anpassa tidszonen för att ta hänsyn till sommartid. Om du exempelvis söker efter filer som skapats av en användare i New York väljer du ett alternativ:

• Välj GMT-5 för alla filer som skapats mellan den 1 december och den 31 januari (vintertid gäller).
• Välj GMT-4 för alla filer som skapats mellan den 1 juni och den 31 juli (sommartid gäller).

En felaktig tidszon kan ge felaktiga sökresultat

Sökresultaten kan ändras beroende på vilken tidszon du väljer. Om du exempelvis söker efter meddelanden från en medarbetare i Frankrike (GMT+1), men din sökning använder tidszonen Stillahavstid (GMT-8), är ditt effektiva sökintervall kl. 16:00 dagen före ditt startdatum till kl. 15:59 på slutdatumet.

Beroende på organisationens behov och vilka juridiska krav sökningen måste uppfylla kan det vara nödvändigt för dig att tänka på följande:

• utför flera sökningar om sökdata har skapats av användare i flera tidszoner
• använd tidszonen där organisationens huvudkontor är beläget om personen som söker finns i en annan tidszon
• använd tidszonen som angetts i ett domstolsbeslut eller annat juridiskt dokument som rör sökningen
• tid på året och om du behöver anpassa tidszonen för sommartid.

Problemen ovan är exempel på hur tidszonen kan påverka sökresultatet. Din organisation måste definiera sina egna sökstrategier för att ta hänsyn till effekten av tidszon och sommartid på sökresultaten.

Ibland genererar en sökning fel, till exempel följande:

• Det går inte att söka på ett konto i Arkiv medan data för det synkroniseras. Detta är ett tillfälligt fel och data bör vara tillgängliga om cirka 10 minuter. Om konton förblir otillgängliga kontaktar du oss för hjälp.
• Arkiv kan inte returnera sökresultat när en operator för jokersökning matchar 100 eller fler ord på en användares konto. Om detta händer förfinar du sökvillkoren för att göra sökningen mer specifik. Om exempelvis subj:län* ger för många matchningar kan du testa att söka efter subj:länd* (för att hitta länder) och subj:läns* (för att hitta läns och länstyrelse).

Använd räknarfunktionen för att bedöma omfattningen av en sökning innan du skickar en Gmail-sökning. Ange dina söktermer och klicka på Räkna.

Meddelanden kan räknas två gånger. Till exempel, om alex@exempel.com skickar ett meddelande till dana@example.com, räknar Vault det meddelandet två gånger eftersom det finns i båda postlådorna. När en användare skickar ett meddelande till någon utanför domänen räknas det här meddelandet endast en gång.

När en räkning har slutförts ser du följande information i Arkiv:

• antal genomsökta konton
• hur lång tid det tog att slutföra sökningen
• antalet meddelanden som matchar din sökfråga
• antalet konton som har matchande meddelanden.

Du kan ladda ned en CSV-fil (kommaseparerade värden) med konto- och meddelandesummor för sökningen. Filen innehåller följande information:

• Datum och tid
• frågan som genererade räkningen
• antalet genomsökta konton och konton som inte kunde genomsökas
• antalet konton med matchande meddelanden
• e-postadressen och namnet för varje konto med matchningar
• antalet matchande meddelanden från varje konto.

Arkiv har fullt stöd för Google Chat. Arkiv har även stöd för klassiska Hangouts-chattar efter 8 april 2015.

Du kan behålla, hålla, söka efter och exportera chattar i klassiska Hangouts med aktiverad historik. Tänk på följande begränsningar för chattar före detta datum:

• Det är enbart offentliga chattar som är sökbara, kan exporteras och lagras.
• Lagringspolicyerna tillämpas inte korrekt på meddelanden i klassiska Hangouts.

• Google Chat – administratörer kan styra om historiken är på eller av. Arkiv kan lagra alla Hangouts-chattar som äger rum efter den 8 april 2015 med historik på.
• Google Talk – det är enbart administratörer som kan kräva att chattar ska vara ”privata” och kan stänga av chatthistoriken.

Arkiv påverkas inte när en användare överskrider sin lagringsgräns. Användaren kan dock inte längre skicka eller ta emot nya e-postmeddelanden och kontot kan fungera sämre i allmänhet.

För data som har tagits bort nyligen rekommenderar vi att du använder Googles administratörskonsol och återställer användarens Google Drive- eller Gmail-data.

Mer information finns i Återställa raderade filer och mappar för Drive-användare och Återställa en användares permanent raderade e-post.

Om du vill utesluta automatiskt sparade utkast lägger du till följande operator i söktermerna: -label:^r_ad

Om du vill utesluta slängda utkast lägger du till följande operator i söktermerna: -(label:^deleted OCH label:drafts)

Ja. Om du vill göra det väljer du Organisationsenhet och väljer sedan den organisationsenhet du vill söka efter.

Du kan inte välja organisationsenheten på högsta nivån och du kan inte lägga till enskilda användarkonton i en sökning som baseras på organisationsenhet. Du kan också ange ett datumintervall och söktermer.

Lägg till följande operator i dina söktermer: -label:^admin_quarantine. Mer information finns i Använda Arkiv för att söka i Gmail.
Läs mer om administratörskarantän.

Google Vault konverterar automatiskt filer som Dokument, Kalkylark och Presentationer till motsvarande format, till exempel Microsoft Office och PDF, för att säkerställa enkel åtkomst och användbarhet för tredje part.

Google Sites konverteras till PDF för att ge en enkel, visuell översikt över webbplatsens innehåll. Det är mer praktiskt att granska och mycket enklare än att låta kunderna rendera HTML-, CSS- och bildfiler.

Googles egna filer är webbaserade och kan inte nås utanför Googles ekosystem (Google Cloud). Detta ger följande fördelar:

• Universell åtkomst – alla kan öppna och granska exporterade filer på alla standardenheter. Detta eliminerar behovet av manuella konverteringar eller att ladda upp data till ett Google Workspace-konto igen.
• Juridiska behov och efterlevnad – många juridiska team använder eDiscovery-verktyg från tredje part för att analysera Google Arkiv-exporter. För att kunna läsa och behandla Google-data måste filerna vara i ett format som inte är webbaserat.