Vanliga frågor om valvsökning

Viktigt: Sökningen kan ge oväntade resultat i vissa tidszoner.

Sökresultat och exporter kan vara ofullständiga eller innehålla data som ligger utanför sökområdet när du anger följande GMT-förskjutningar: GMT–3:30 , GMT+10:30 . Som en lösning, för att säkerställa att Vault producerar all relevant data, utöka din sökning till att inkludera en extra dag i början och slutet av din sökning när du använder dessa GMT-förskjutningar.

Du kan ange en tidszon när du söker efter data. Vault använder tidszonen för att bestämma datumgränserna för visning och export av resultat.

På grund av hur meddelanden lagras och nås på Googles servrar avrundas sändningstiden för meddelanden från Gmail och grupper till närmaste timme. Ett meddelande som skickas till exempel klockan 23:30 den 31 december inkluderas i en Arkiv-sökning som börjar den 1 januari. Denna avrundning påverkar inte dina sökningar i Drive.

Om din sökning inkluderar datum är sökgränserna följande:

Om du inte väljer en tidszon för din sökning använder Arkiv den tidszon som rapporteras av din dator.

Sommartid

Du kan behöva justera tidszonen för att anpassa dig till sommartidsändringar. Om du till exempel söker efter filer som skapats av en användare i New York väljer du ett alternativ:

• Välj GMT-5 för alla filer som skapats mellan 1 december och 31 januari (standardtid gäller)
• Välj GMT-4 för alla filer som skapats mellan 1 juni och 31 juli (sommartid gäller)

Felaktig tidszon kan leda till felaktiga sökresultat

Den tidszon du väljer kan ändra sökresultaten. Om du till exempel söker efter meddelanden från en anställd i Frankrike (GMT+1), men din sökning använder Stillahavstidszonen (GMT-8), varierar din effektiva sökning från 16:00 dagen före ditt startdatum till 15:59 på ditt slutdatum.

Beroende på din organisations behov och eventuella juridiska krav som måste uppfyllas av din sökning kan du ta hänsyn till följande:

• Utföra flera sökningar om den sökta informationen genererades av användare som befinner sig i flera tidszoner.
• Använda tidszonen där organisationens huvudkontor ligger om användaren som gör sökningen befinner sig i en annan tidszon.
• Använda den tidszon som anges i ett domstolsbeslut eller annat juridiskt dokument relaterat till sökningen.
• Årstid och om du behöver justera tidszonen för att anpassa dig till sommartid.

Ovanstående problem är exempel som används för att illustrera hur tidszoner kan påverka sökresultaten. Din organisation måste definiera sina egna sökstrategier för att ta hänsyn till tidszoners och sommartids inverkan på sökresultaten.

Ibland kan en sökning generera fel, till exempel följande:

• Det går inte att söka i ett konto i Vault medan dess data synkroniseras. Detta är ett tillfälligt problem och informationen bör vara tillgänglig inom cirka 10 minuter. Om kontona fortfarande inte är tillgängliga, kontakta oss för hjälp.
• Arkiv kan inte returnera sökresultat när en jokerteckensoperator matchar 100 eller fler ord i en användares konto. Om detta händer, förfina dina söktermer för att göra sökningen mer specifik. Om till exempel subj:foo* ger för många träffar kan du prova att söka efter subj:food* (för att hitta "food") och subj:foot* (för att hitta till exempel "foot" och "football").

Använd räkningsfunktionen för att bedöma omfattningen av en sökfråga innan du skickar en Gmail-sökning. Ange dina söktermer och klicka på Antal .

Meddelanden kan räknas två gånger. Om till exempel alex@example.com skickar ett meddelande till dana@example.com räknas meddelandet två gånger i Vault eftersom det finns i båda postlådorna. När en användare skickar ett meddelande till någon utanför domänen räknas meddelandet bara en gång.

Efter att ha avslutat en räkning visar Vault följande information:

• Antal genomsökta konton
• Tid som krävs för att slutföra sökningen
• Antal meddelanden som matchar din sökfråga
• Antal konton som har matchande meddelanden

Du kan ladda ner en kommaseparerad fil (CSV) som innehåller konto- och meddelandesummor för din fråga. Filen innehåller följande information:

• Datum och tid
• Fråga som genererade antalet
• Antal genomsökta konton och konton som inte kunde sökas igenom
• Antal konton med matchande meddelanden
• E-postadress och namn för varje konto med matchningar
• Antal matchande meddelanden från varje konto

Arkiv har fullt stöd för Google Chat . Arkiv har även stöd för klassiska Hangouts-chattar som äger rum efter den 8 april 2015.

Du kan spara, spärra, söka och exportera chattar som sker i klassiska Hangouts med historiken aktiverad. För chattar som inträffade före detta datum, var medveten om följande begränsningar:

• Endast offentliga chattar kan sökas, exporteras och parkeras
• Lagringspolicyer tillämpas inte korrekt på meddelanden i klassiska Hangouts

• Google Chat – Administratörer kan styra om historiken är på eller av . Arkiv kan spara alla klassiska Hangouts-chattar som äger rum efter den 8 april 2015 med historiken påslagen.
• Google Talk – Endast administratörer kan kräva att chattar ska vara "off the record" och kan stänga av chatthistoriken .

Det påverkar inte Arkiv när en användare överskrider sin lagringsgräns . Användaren kan dock inte längre skicka eller ta emot nya e-postmeddelanden och kan uppleva en generell försämring av kontot.

För data som nyligen raderats rekommenderar vi att du använder Googles administratörskonsol för att återställa en användares Google Drive- eller Gmail-data.

För mer information, gå till Återställ raderade filer och mappar för Drive-användare och Återställ en användares permanent raderade e-post .

För att exkludera automatiskt sparade utkast, lägg till följande operator i dina söktermer: -label:^r_ad

För att exkludera kasserade utkast, lägg till följande operator i dina söktermer: -(etikett:^borttagen OCH etikett:utkast)

Ja. För att göra det, välj Organisationsenhet och välj sedan den organisationsenhet du vill söka efter.

Du kan inte välja den översta organisationsenheten och du kan inte lägga till enskilda användarkonton i en sökning baserad på organisationsenheter. Du kan också ange ett datumintervall och söktermer .

Lägg till följande operator i dina söktermer: -label:^admin_quarantine . För mer information, gå till Använd Arkiv för att söka i Gmail .
Läs mer om administratörskarantän .

Google Vault konverterar automatiskt filer som Dokument, Kalkylark och Presentationer till motsvarande format, till exempel Microsoft Office och PDF, för att säkerställa enkel åtkomst och användbarhet för tredjepartsbehov.

Google Sites konverteras till PDF för att ge en enkel, visuell ögonblicksbild av webbplatsens innehåll, vilket är mer praktiskt att granska och mycket enklare än att låta kunder rendera HTML-, CSS- och bildfiler.

Inbyggda Google-filer är webbaserade och kan inte nås utanför Googles ekosystem (Google Cloud). Konvertering av filerna har följande fördelar:

• Universell åtkomst – Vem som helst kan öppna och granska exporterade filer på vilken standardenhet som helst. Detta eliminerar behovet av manuella konverteringar eller att ladda upp data till ett Google Workspace-konto på nytt.
• Juridiska och efterlevnadskrav – Många juridiska team förlitar sig på tredjepartsverktyg för eDiscovery för att analysera exporter från Google Vault. Dessa verktyg kräver att filerna är i ett icke-webbaserat format för att kunna läsa och bearbeta Google-data.