Het exporteren van uw werkruimtegegevens naar lokale gegevensopslag is alleen beschikbaar voor gebruikers met de add-on Assured Controls of Assured Controls Plus . Er kunnen extra kosten voor Google Cloud Storage in rekening worden gebracht. Neem contact op met Google Cloud Support voor vragen over facturering of gebruik.
Je kunt compliance-opname inschakelen voor archivering, waarmee vergaderingen automatisch worden opgenomen en transcripten worden vastgelegd in Google Meet voor specifieke gebruikers of groepen. Dit helpt je te voldoen aan wettelijke vereisten, bijvoorbeeld die van de Financial Industry Regulatory Authority (FINRA).
Wanneer je compliance-opname voor een gebruiker inschakelt, worden hun Meet-vergaderingen opgenomen en worden de transcripten vastgelegd. Beide worden opgeslagen in WORM-compatibele (write once, read many) Google Cloud Storage (GCS) met de juiste bewaarbeleidsregels.
Naleving van registratiebeperkingen
De volgende beperkingen zijn van toepassing op nalevingsopnames:
- Gebruikers hebben geen toegang tot compliance-opnames. Als een gebruiker een vergadering moet opnemen of transcriberen, moet hij of zij dit zelf tijdens de vergadering doen.
- De maximale opnameduur is 8 uur. Als een vergadering deze limiet overschrijdt, kunnen deelnemers die worden gemonitord uit de vergadering worden verwijderd.
- Compliance-opnames bevatten een metadata-bestand met informatie zoals de vergaderings-ID, begin- en eindtijd, namen van deelnemers en bestandstype.
- Compliance-opnames worden niet automatisch gedeeld met deelnemers of gekoppeld aan Google Agenda-evenementen. Gebruikers ontvangen ook geen e-mailmeldingen voor deze opnames.
- Deelnemers die telefonisch inbellen of anoniem deelnemen, worden niet afzonderlijk gemonitord. Ze worden echter wel gemonitord als er een andere niet-anonieme, gemonitorde deelnemer aanwezig is.
- Ondertiteling is niet de officiële tekstuele weergave. Transcripten zijn de bron van waarheid voor de tekstuele weergave.
- Meet houdt geen vergaderingen bij op basis van de uitnodigingslijst in de agenda. De registratie van nalevingsvereisten begint altijd wanneer een gebruiker die onder toezicht staat, deelneemt aan een vergadering.
- Wanneer gebruikers die onder toezicht staan deelnemen aan breakoutrooms, wordt de breakoutroom zelf niet opgenomen.
Voordat je begint
Om WORM-conformiteit te garanderen, moet u ervoor zorgen dat uw GCS-bucket de juiste bewaarbeleidsregels heeft geconfigureerd met behulp van Bucket Lock. Uw bucket moet worden gedeeld met het serviceaccount dat onder Bestemming wordt vermeld. U moet het serviceaccount ook de volgende machtigingen verlenen:
- Storage Legacy Bucket Reader
- Opslagobjectviewer
- Opslagobjectmaker
Ga voor meer informatie naar Bucket Lock .
Bepaal wie in uw organisatie gebruik mag maken van de Meet-compliance-opnamefunctie.
Voordat u begint: Leer indien nodig hoe u de instelling kunt toepassen op een afdeling of groep .
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Apps Google Werkruimte Google Meet .Hiervoor is beheerdersrechten voor service-instellingen vereist.
- Klik op Naleving .
- (Optioneel) Om de instelling alleen op bepaalde gebruikers toe te passen, selecteert u aan de zijkant een organisatie-eenheid (vaak gebruikt voor afdelingen) of configuratiegroep (geavanceerd).
Groepsinstellingen hebben voorrang op organisatie-eenheden. Meer informatie
- Vink het vakje 'Archiefopnamen voor naleving' aan of uit.
- Selecteer bij de opnameopties een van de volgende mogelijkheden:
- Audio
- Audio en video
- Voer bij Bestemming in het veld Google Cloud-bucket de naam van uw GCS-bucket in.
- Klik op Opslaan .
Hoe werkt de registratie van naleving?
Voor een vergadering
Als een gebruiker die onder toezicht staat aanwezig is in de vergadering, wordt er op het scherm vóór de vergadering een bericht weergegeven dat Meet een eigen beveiligde opname maakt voor naleving van de regelgeving .
Tijdens een vergadering
- Het nalevingsbadge (hierboven weergegeven) wordt aan alle deelnemers van de vergadering getoond als een gebruiker die onder toezicht staat aanwezig is of in de agenda-uitnodiging is vermeld.
- Het nalevingsbadge kan niet worden uitgeschakeld.
- Als je op het nalevingspictogram klikt, krijg je details te zien zoals 'Meet neemt op voor nalevingsdoeleinden' en 'Over deze opname' .
- Als er een reguliere opname bezig is, worden twee verschillende badges weergegeven.
- Als de compliance-opname niet start of als er zich tijdens de vergadering een probleem voordoet, kunnen bewaakte gebruikers uit de vergadering worden verwijderd. Dit gebeurt meestal wanneer de GCS-opslagbucket niet over de juiste machtigingen beschikt of wanneer de opname of transcriptie mislukt. Als een bewaakte gebruiker uit een vergadering wordt verwijderd, wordt het bericht 'U hebt het gesprek verlaten omdat Meet de vereiste opname niet kon uitvoeren ' weergegeven.
- Als een gebruiker die onder toezicht staat deelneemt aan een lopende vergadering, begint de registratie van de naleving op dat moment.