Thiết lập tính năng ghi âm để tuân thủ quy định của Google Meet

Chỉ những người dùng có tiện ích bổ sung Quyền kiểm soát có đảm bảo hoặc Quyền kiểm soát có đảm bảo Plus mới có thể xuất dữ liệu trên Workspace bằng tính năng lưu trữ dữ liệu tại địa phương. Bạn có thể phải trả thêm phí cho Google Cloud Storage. Liên hệ với Nhóm hỗ trợ Google Cloud nếu bạn có thắc mắc về việc tính phí hoặc mức sử dụng.

Bạn có thể bật tính năng ghi âm để tuân thủ nhằm lưu trữ. Tính năng này sẽ tự động ghi âm các cuộc họp và ghi lại bản chép lời trong Google Meet cho một số người dùng hoặc nhóm cụ thể. Điều này giúp bạn đáp ứng các yêu cầu theo quy định, chẳng hạn như các yêu cầu của Cơ quan quản lý ngành tài chính (FINRA).

Khi bạn bật tính năng ghi âm tuân thủ cho một người dùng, các cuộc họp của người dùng đó trên Meet sẽ được ghi lại và bản chép lời sẽ được ghi nhận. Cả hai đều được lưu trữ trong Google Cloud Storage (GCS) tuân thủ WORM (ghi một lần, đọc nhiều lần) với các chính sách giữ lại thích hợp.

Quy định hạn chế về tính năng ghi âm cuộc gọi về chính sách

Các quy định hạn chế sau đây áp dụng cho bản ghi âm tuân thủ:

• Người dùng không thể truy cập vào bản ghi tuân thủ. Nếu cần ghi lại hoặc chép lời cuộc họp, người dùng phải tự thực hiện việc này trong cuộc họp.
• Thời lượng ghi hình tối đa là 8 giờ. Nếu một cuộc họp vượt quá giới hạn này, thì những người dùng được giám sát có thể bị xoá khỏi cuộc họp.
• Bản ghi tuân thủ bao gồm một tệp siêu dữ liệu chứa thông tin như mã cuộc họp, thời gian bắt đầu và kết thúc, tên người tham dự và loại tệp.
• Bản ghi tuân thủ không được tự động chia sẻ với người tham dự hoặc liên kết với các sự kiện trên Lịch Google. Người dùng cũng không nhận được thông báo qua email về những bản ghi này.
• Cuộc gọi quay số qua điện thoại và người tham gia ẩn danh không được giám sát riêng biệt. Tuy nhiên, những người tham gia này sẽ được giám sát nếu có một người tham gia cuộc họp khác không ẩn danh và được giám sát.
• Phụ đề không phải là bản ghi văn bản chính thức. Bản chép lời là nguồn thông tin chính xác cho các bản ghi văn bản.
• Meet không giám sát các cuộc họp dựa trên danh sách khách mời trên Lịch. Tính năng ghi âm tuân thủ luôn bắt đầu khi người dùng được giám sát tham gia một cuộc họp.
• Khi người dùng được giám sát tham gia phòng họp nhóm, bản ghi sẽ không ghi lại phòng họp nhóm.

Trước khi bắt đầu

Để đảm bảo tuân thủ WORM, hãy đảm bảo rằng vùng lưu trữ GCS của bạn có các chính sách giữ lại thích hợp được định cấu hình bằng tính năng Khoá vùng lưu trữ. Bạn phải chia sẻ nhóm của mình với tài khoản dịch vụ có trong phần Đích đến. Bạn cũng phải cấp cho tài khoản dịch vụ các quyền sau:

• Storage Legacy Bucket Reader
• Storage Object Viewer
• Storage Object Creator

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Khoá nhóm tài nguyên.

Kiểm soát những người sử dụng tính năng ghi âm tuân thủ của Meet trong tổ chức của bạn

Trước khi bắt đầu: Nếu cần, hãy tìm hiểu cách áp dụng chế độ cài đặt cho một bộ phận hoặc nhóm.

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn  Ứng dụng Google Workspace Google Meet.

   Chuyển đến Google Meet

   Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt dịch vụ.

2. Nhấp vào Tuân thủ.
3. (Không bắt buộc) Để chỉ áp dụng chế độ cài đặt này cho một số người dùng, trên trình đơn bên, hãy chọn một đơn vị tổ chức (thường dùng cho các bộ phận) hoặc nhóm cấu hình (cách nâng cao).

   Các chế độ cài đặt nhóm sẽ thay thế đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm

4. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp Bản ghi lưu trữ để tuân thủ.
5. Đối với Lựa chọn ghi hình, hãy chọn một trong các lựa chọn sau:
   • Âm thanh
   • Âm thanh và video
6. Đối với Đích đến, trong trường Bộ chứa Google Cloud, hãy nhập tên bộ chứa GCS của bạn.
7. Nhấp vào Lưu.

Cách hoạt động của tính năng ghi âm tuân thủ