Эта функция доступна в версии Enterprise Plus с дополнениями "Настройки доступа и размещения" и Assured Controls Plus.
Если вы работаете в сфере финансовых услуг и вам нужно следовать требованиям Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), вы можете использовать Google Workspace, чтобы экспортировать и архивировать данные. В этой статье представлен обзор настроек и функций, которые вы и другие администраторы Google Workspace можете использовать для соблюдения требований FINRA и других правил в сфере финансовых услуг.
Соответствие требованиям FINRA для Workspace
Согласно требованиям FINRA записи нужно архивировать, а данные, которыми обмениваются пользователи, отслеживать. Поддерживаемые функции Workspace позволяют выполнять требования к электронному хранению записей, установленные различными регулирующими органами для организаций, оказывающих финансовые услуги, в том числе следующие:
- Securities and Exchange Commission (SEC) – 17 CFR § 240.17a-4(f)(2);
- SEC – 17 CFR § 240.18a-6(e)(2);
- FINRA – правило 4511(c), указывающее на необходимость выполнять требования к формату и медиаконтенту в правиле SEC 17a-4(f);
- Commodity Futures Trading Commission (CFTC) – 17 CFR § 1.31(c)-(d).
С подробными сведениями можно ознакомиться на сайте FINRA.
Настройка Workspace
Данные Gmail, Google Календарь и Google Chat, содержащие переписки, можно автоматически экспортировать в сторонние платформы. Вы можете включать и отключать указанные ниже функции Workspace, чтобы обеспечить соответствие критически важным требованиям к ведению документации, контролю, отслеживанию и надзору.
- Gmail – отправка журнала всех писем из определенного организационного подразделения или группы Google в сторонний почтовый ящик по протоколу SMTP.
- Chat – отправка журнала всех событий чата в определенном организационном подразделении или группе в сторонний почтовый ящик по протоколу SMTP.
- Календарь – отправка всех мероприятий из календарей пользователей в определенном организационном подразделении или группе в сторонний почтовый ящик по протоколу SMTP.
- Google Диск – экспорт всех файлов на Диске, помеченных для архивирования в рамках требований, в сегмент Google Cloud Storage (GCS) с помощью инструмента "Экспорт данных".
- Записи данных архивируются с помощью AODocs Compliance Archive – стороннего решения по управлению записями от AODocs, Inc.
- Записи Диска архивируются с помощью стороннего решения по управлению записями AODocs Compliance Archive от AODocs, Inc.
- AODocs Compliance Archive – это комплексное решение для управления контентом, которое интегрируется с Workspace и GCS. Оно соответствует требованиям индустрии ценных бумаг по хранению электронных записей в неперезаписываемом и неудаляемом формате в течение установленных сроков хранения и действия запретов на удаление.
- При использовании интеграции с AODocs вы можете пометить файлы на Диске для архивации в целях обеспечения соответствия. Эти записи блокируются, то есть списки контроля доступа удаляются и данные сохраняются в индексируемом формате в сегменте GCS.
Все администраторы Workspace, отвечающие за настройку требований к архивированию и мониторингу в используемых в финансовой организации инструментах, могут выполнять эти задачи. Ожидается, что все администраторы будут настраивать, контролировать и использовать инструменты, необходимые для обеспечения соответствия ключевым нормативным актам в сфере финансовых услуг (перечисленным выше), в том числе FINRA.
Как настроить соответствие требованиям FINRA для Gmail
Вы можете настроить стороннее решение для архивирования, чтобы архивировать сообщения журнала Gmail. Подробнее об интеграции Gmail со средствами архивирования от сторонних разработчиков…
Как настроить соответствие требованиям FINRA для Chat
Вы можете настроить стороннее решение, чтобы сохранять сообщения Chat как архивы журнала электронной почты. Подробнее об интеграции Chat со средствами архивирования от сторонних разработчиков…
Как настроить соответствие требованиям FINRA для Календаря
Вы можете настроить стороннее решение, чтобы архивировать мероприятия Календаря и сведения о них в виде архивов журнала электронной почты. Подробнее о том, как интегрировать Календарь со средствами архивирования от сторонних разработчиков…
Как настроить соответствие требованиям FINRA для Meet
Как администратор, вы можете настроить функциональность Meet в соответствии с требованиями вашей организации в сфере финансовых услуг. Подробные сведения можно найти в статье Как управлять настройками Meet (для администраторов).
Как настроить соответствие требованиям FINRA для Диска
Интеграция между Workspace и AODocs предназначена для того, чтобы помочь организациям выполнять требования FINRA, в частности для того, чтобы данные на Диске соответствовали требованиям SEC 17a-4. Когда документы на Диске получают в AODocs статус окончательного варианта и им присваивается ярлык, инструмент "Экспорт данных" экспортирует их в принадлежащий клиенту сегмент GCS с включенным режимом хранения с однократной записью и многократным считыванием. Затем AODocs индексирует данные из этого сегмента и копирует их в собственные неизменяемые сегменты GCS в соответствии с заданными правилами хранения, после чего они становятся доступными для поиска в целях соблюдения нормативных требований.
Чтобы настроить AODocs и Диск, сделайте следующее:
- Настройте модуль Compliance Archiving в AODocs. Инструкции приведены на сайте AODocs.
- Запланируйте поддерживающий экспорт FINRA для Диска, чтобы экспортировать данные организации в архив GCS. AODocs извлекает данные из этого хранилища и копирует их для индексирования. Подробнее о том, как настроить экспорт данных, соответствующий требованиям FINRA…
Нужна помощь?
Если у вас есть вопросы о настройке Workspace для соответствия требованиям FINRA, обратитесь к представителю отдела продаж Google.
Google, Google Workspace и связанные наименования и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.