প্রশাসক হিসেবে, আপনি ডেটা শেয়ারিং সেটিংস ব্যবহার করে ব্যবহারকারীদের তাদের iOS ডিভাইস থেকে আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের কারো সাথে Google Workspace-এর ডেটা শেয়ার করা থেকে বিরত রাখতে পারেন। এই সেটিংসগুলো ব্যবহারকারীদের জন্য একই iOS ডিভাইসে কর্পোরেট এবং ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের মধ্যে কাজের ডেটা স্থানান্তর করা আরও কঠিন করে তোলে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি iOS ব্যবহারকারীদের কাজের ইমেল থেকে টেক্সট কপি করে ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে নেওয়া এবং iOS শেয়ার শিট (যা অ্যাক্টিভিটি ভিউ নামেও পরিচিত) ব্যবহার করে ব্যক্তিগত অ্যাপে কাজের ডেটা পাঠানো থেকে বিরত রাখতে পারেন।
শুরু করার আগে
- আপনি শুধুমাত্র ডেটা সুরক্ষা সমর্থনকারী গুগল অ্যাপগুলো থেকেই ডেটা শেয়ারিং প্রতিরোধ করতে পারবেন। এই অ্যাপগুলো হলো Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Google Chat এবং Google Meet।
- কিছু ফাইল গুগল ওয়ার্কস্পেস ছাড়া অন্য কোনো অ্যাপে খুললে ডেটা সুরক্ষার আওতায় নাও থাকতে পারে।
- এই সেটিংস সব ধরনের সম্ভাব্য ডেটা ফাঁস আটকাতে পারে না, যেমন অ্যাপল ভিজ্যুয়াল লুক আপ থেকে কপি করা, স্ক্রিনশট নেওয়া বা অনুবাদ এক্সটেনশন ব্যবহার করা।
সেটিংসগুলো কী কী?
আপনি নিম্নলিখিত ডেটা শেয়ারিং বিকল্পগুলি চালু বা বন্ধ করতে পারেন:
ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট ও অ্যাপে কাজের ডেটা কপি ও পেস্ট করার অনুমতি দিন।
এটি ব্যবহারকারীদের তাদের কর্মক্ষেত্রের অ্যাকাউন্ট থেকে ডেটা সুরক্ষা সমর্থনকারী কোনো গুগল অ্যাপ থেকে তাদের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের গুগল অ্যাপে বা কোনো থার্ড-পার্টি অ্যাপে কন্টেন্ট কপি করার সুযোগ দেয়। এছাড়াও, এটি যেকোনো অ্যাকাউন্টের ব্যবহারকারীদের গুগল অ্যাপগুলোর মধ্যে কন্টেন্ট ড্র্যাগ করতে এবং ‘অল ইনবক্সেস’ ফিচারটি ব্যবহার করার সুযোগ দেয় (যা একাধিক জিমেইল অ্যাকাউন্টের মেসেজগুলোকে একটি ইনবক্সে একত্রিত করে)।
iOS শেয়ার শীটে Google Workspace ছাড়া অন্য সব অ্যাপ সহ ব্যক্তিগত অ্যাপে কাজের ডেটা পাঠানোর অনুমতি দিন।
গুরুত্বপূর্ণ: এই সেটিংটি সব ডকুমেন্ট এবং অ্যাপের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য নয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এই সেটিংটি নির্বাচন করলেও, এটি ব্যবহারকারীদের Microsoft Word অ্যাপে একটি .doc বা .docx ডকুমেন্ট, অথবা Microsoft Excel অ্যাপে একটি .xls বা .xlsx ডকুমেন্ট শেয়ার করা থেকে বিরত রাখে না।
এটি ব্যবহারকারীদের তাদের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট থেকে ডেটা সুরক্ষা সমর্থনকারী কোনো গুগল অ্যাপ থেকে কিছু নন-গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাপে কন্টেন্ট কপি করার অনুমতি দেয়। ব্যবহারকারীরা যাতে তাদের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট থেকে নন-গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাপে ফাইল ও ডেটা শেয়ার করার জন্য শেয়ার শিট ব্যবহার করতে না পারে, সেজন্য এই সেটিংটি বন্ধ করুন।
আপনি যদি এই সেটিংটি বন্ধ করে রাখেন এবং গুগল ওয়ার্কস্পেস-বহির্ভূত কোনো নির্দিষ্ট অ্যাপকে কাজের ফাইল ও ডেটা গ্রহণ করার অনুমতি দিতে চান, তাহলে অ্যাপটির সেটিংসে গিয়ে ‘এই অ্যাপটিকে আইওএস শেয়ার শিট থেকে কাজের ডেটা গ্রহণ করার অনুমতি দিন’ বিকল্পটি নির্বাচন করুন। বিস্তারিত জানতে, ‘অ্যাপ সেটিংস সম্পাদনা করুন’- এ যান।
iOS শেয়ার শীটে ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে বা iOS মেইলে কাজের ডেটা শেয়ার করার অনুমতি দিন।
ব্যবহারকারীদের তাদের কর্মক্ষেত্রের অ্যাকাউন্ট থেকে, ডেটা সুরক্ষা সমর্থনকারী কোনো গুগল অ্যাপের কন্টেন্ট তাদের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের গুগল অ্যাপে বা অ্যাপল মেইলে শেয়ার করার অনুমতি দেয়। ব্যবহারকারীরা যাতে শেয়ার শিট ব্যবহার করে তাদের কর্মক্ষেত্রের অ্যাকাউন্ট থেকে ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে বা অ্যাপল মেইলে ফাইল ও ডেটা শেয়ার করতে না পারে, সেজন্য এই সেটিংটি বন্ধ করুন।
এই সেটিংটি শুধুমাত্র গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাপ থেকে শেয়ার করা ডেটার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য। থার্ড-পার্টি অ্যাপের সাথে শেয়ার হওয়া আটকাতে:
- আপনার অ্যাপ তালিকায় কাজের অ্যাপগুলো যোগ করুন এবং সেগুলোকে পরিচালিত করুন। বিস্তারিত জানতে, 'একটি থার্ড-পার্টি অ্যাপ যোগ করুন' অংশে যান।
- কাজের ফাইল, অ্যাটাচমেন্ট এবং লিঙ্কগুলো যেন শুধুমাত্র ম্যানেজড অ্যাকাউন্টযুক্ত ম্যানেজড অ্যাপেই খোলে, তা নিশ্চিত করুন। বিস্তারিত জানতে, ‘আনম্যানেজড অ্যাপে ডক্স খুলুন’ অংশটি দেখুন।
iOS শেয়ার শীটে AirDrop-এর মাধ্যমে কাজের ডেটা শেয়ার করার অনুমতি দিন।
এটি ব্যবহারকারীদের তাদের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট থেকে, ডেটা সুরক্ষা সমর্থনকারী কোনো গুগল অ্যাপ থেকে একটি শেয়ার শিট ব্যবহার করে অ্যাপল এয়ারড্রপে কন্টেন্ট শেয়ার করার অনুমতি দেয়। ব্যবহারকারীদের শেয়ার শিটের মাধ্যমে গুগল ওয়ার্কস্পেস আইটেম এয়ারড্রপে শেয়ার করা থেকে বিরত রাখতে, এই সেটিংটি বন্ধ করুন।
কাজের ফাইল প্রিন্ট করার অনুমতি দিন।
ব্যবহারকারীদের তাদের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট থেকে ডেটা সুরক্ষা সমর্থনকারী গুগল অ্যাপের কন্টেন্ট প্রিন্ট করার অনুমতি দেয়। ব্যবহারকারীদের গুগল ওয়ার্কস্পেস ফাইল প্রিন্ট করা থেকে বিরত রাখতে, এই সেটিংটি বন্ধ করুন।
iOS শেয়ার শীট ব্যবহার করে ফাইলে কাজের ডেটা সংরক্ষণ করার অনুমতি দিন এবং ফাইল থেকে সরাসরি কাজের ডেটা অ্যাক্সেস করুন।
এটি ব্যবহারকারীদের তাদের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্টে, ডেটা সুরক্ষা সমর্থনকারী একটি গুগল অ্যাপ থেকে শেয়ার শিট ব্যবহার করে তাদের ডিভাইসের ফাইলস ফোল্ডারে কন্টেন্ট সেভ করার অনুমতি দেয়। এছাড়াও, এটি ব্যবহারকারীদের ফাইলস অ্যাপ থেকে সরাসরি ড্রাইভে তাদের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্টের কন্টেন্ট অ্যাক্সেস করার সুযোগ দেয়। ব্যবহারকারীদের শেয়ার শিটে 'সেভ টু ফাইলস' অপশন ব্যবহার করে তাদের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট থেকে কন্টেন্ট সেভ করা থেকে এবং ফাইলস অ্যাপ থেকে ড্রাইভে তাদের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্টের কন্টেন্ট অ্যাক্সেস করা থেকে বিরত রাখতে, এই সেটিংটি বন্ধ করুন।
iOS ফটোতে কাজের ছবি ও ভিডিও সংরক্ষণ করার অনুমতি দিন।
ব্যবহারকারীদের তাদের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট থেকে গুগল ওয়ার্কস্পেসের ছবি ও ভিডিও আইওএস ফটোতে সেভ করার অনুমতি দেয়। ব্যবহারকারীদের গুগল অ্যাপে তাদের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট থেকে ছবি বা ভিডিও সেভ করা থেকে বিরত রাখতে, এই সেটিংটি বন্ধ করুন।
iOS শেয়ার শীট ব্যবহার করে কন্ট্যাক্টগুলিতে আইটেম অ্যাসাইন করার অনুমতি দিন।
এটি ব্যবহারকারীদের তাদের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট থেকে, ডেটা সুরক্ষা সমর্থনকারী কোনো গুগল অ্যাপ ব্যবহার করে একটি শেয়ার শিটের মাধ্যমে কন্ট্যাক্টস-এ আইটেম অ্যাসাইন করার অনুমতি দেয়। ব্যবহারকারীরা যাতে তাদের ওয়ার্ক অ্যাকাউন্ট থেকে শেয়ার শিটে ‘অ্যাসাইন টু কন্ট্যাক্টস’ অপশনটি ব্যবহার করতে না পারে, সেজন্য এই সেটিংটি বন্ধ করুন।
সেটিংস চালু বা বন্ধ করুন
শুরু করার আগে: এই সেটিংয়ের জন্য যদি কোনো বিভাগ বা দল তৈরি করার প্রয়োজন হয়, তাহলে ‘একটি সাংগঠনিক ইউনিট যোগ করুন’- এ যান।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিভাইস মোবাইল এবং এন্ডপয়েন্ট সেটিংস আইওএস ।সার্ভিস ও ডিভাইস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
ডেটা শেয়ারিং- এ ক্লিক করুন
ডেটা কার্যক্রম ।- (ঐচ্ছিক) কোনো বিভাগ বা দলে সেটিংটি প্রয়োগ করতে, পাশে একটি সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করুন।
একটি বিকল্প বেছে নিন:
- ব্যবহারকারীরা যাতে সম্ভাব্যভাবে Google Workspace ডেটা বাইরে শেয়ার করতে না পারে, সেজন্য 'ব্যবহারকারীদের এমন কোনো কাজ করতে দেবেন না যা প্রযোজ্য Google Workspace ডেটা বাইরে শেয়ার করতে পারে' বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
- ব্যবহারকারীদের কিছু ডেটা শেয়ারিং কার্যক্রম নেওয়ার অনুমতি দিতে, 'Allow users to take selected actions on iOS devices' বিকল্পটি নির্বাচন করুন এবং আপনার সেটিংস বেছে নিন।
- সেভ-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি কোনো সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।
পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মানটি পুনরুদ্ধার করতে, 'Inherit'-এ ক্লিক করুন।
ব্যবহারকারীদের লেখার সরঞ্জাম ব্যবহার করা থেকে বিরত রাখুন
আপনি যদি ব্যবহারকারীদের তাদের iOS ডিভাইসের Workspace অ্যাপে Apple Intelligence Writing Tools ব্যবহার করার অনুমতি দেন, তাহলে তারা Workspace-এর ডেটা কপি করতে পারে এবং সম্ভবত আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকেদের সাথে তা শেয়ারও করতে পারে। ব্যবহারকারীদের সংবেদনশীল ডেটা শেয়ার করা থেকে বিরত রাখতে, Workspace অ্যাপে Writing Tools বন্ধ করে দিন।
শুরু করার আগে: এই সেটিংয়ের জন্য যদি কোনো বিভাগ বা দল তৈরি করার প্রয়োজন হয়, তাহলে ‘একটি সাংগঠনিক ইউনিট যোগ করুন’- এ যান।
গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান
ডিভাইস মোবাইল এবং এন্ডপয়েন্ট সেটিংস আইওএস ।সার্ভিস ও ডিভাইস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।
ডেটা শেয়ারিং- এ ক্লিক করুন
অ্যাপল ইন্টেলিজেন্স ।- (ঐচ্ছিক) কোনো বিভাগ বা দলে সেটিংটি প্রয়োগ করতে, পাশে একটি সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করুন।
iOS ডিভাইসে Google Workspace অ্যাপের মধ্যে ব্যবহারকারীদের Apple Intelligence Writing Tools ব্যবহার করার অনুমতি বন্ধ করুন।
- সেভ-এ ক্লিক করুন। অথবা, আপনি কোনো সাংগঠনিক ইউনিটের জন্য ওভাররাইড-এ ক্লিক করতে পারেন।
পরবর্তীতে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত মানটি পুনরুদ্ধার করতে, 'Inherit'-এ ক্লিক করুন।
একটি পরিচালিত কনফিগারেশনের মাধ্যমে ডেটা সুরক্ষিত করুন
যখন iOS ডিভাইসগুলির জন্য অ্যাডভান্সড মোবাইল ম্যানেজমেন্ট চালু থাকে, তখন আপনি একটি ম্যানেজড কনফিগারেশন ব্যবহার করে আপনার প্রতিষ্ঠানের ডেটা আরও সুরক্ষিত করতে পারেন। নিম্নলিখিত ম্যানেজড কনফিগারেশনটি অজানা উৎস (সাধারণত নন-গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাপ) থেকে কোনো ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট বা ভিন্ন কাস্টমার আইডিযুক্ত কর্পোরেট অ্যাকাউন্টের ব্যবহারকারীদের কাছে গুগল অ্যাপে (যেমন Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Chat, এবং Meet) ডেটা শেয়ার হওয়া প্রতিরোধ করে। ম্যানেজড কনফিগারেশনটি কীভাবে সেট আপ করতে হয় তা জানতে, "ম্যানেজড কনফিগারেশন সহ iOS অ্যাপ সেট আপ করুন" অংশে যান।
<dict>
<key>GoogleWorkspaceDataSharingActionsRestrictSharingFromUnknownSourceOnlyToCustomer</key>
<string>${customer_id}</string>
</dict>
নোট:
- আপনি এই ম্যানেজড কনফিগারেশনটি এমন যেকোনো মোবাইল ম্যানেজমেন্ট প্রোভাইডারের সাথে ব্যবহার করতে পারেন, যারা ম্যানেজড অ্যাপ কনফিগারেশন (AppConfig) সমর্থন করে। আপনার Google Workspace কাস্টমার আইডি ব্যবহার করে Google Workspace অ্যাপগুলোর জন্য ম্যানেজড কনফিগারেশনটি প্রয়োগ করতে মোবাইল ম্যানেজমেন্ট প্রোভাইডারের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন।
-
customer_idহলো একটি অনন্য গ্রাহক আইডি যা আপনার অ্যাকাউন্টে বরাদ্দ করা হয়েছে। আপনি এটি আপনার Google অ্যাডমিন কনসোলের Account বিভাগে খুঁজে পাবেন। অ্যাকাউন্ট সেটিংস প্রোফাইল । - ডেটা শেয়ারিং বিধিনিষেধগুলো যেন ধারাবাহিকভাবে প্রয়োগ করা হয়, তা নিশ্চিত করতে আপনার প্রতিষ্ঠান কর্তৃক ব্যবহৃত সমস্ত গুগল অ্যাপে পরিচালিত কনফিগারেশনটি প্রয়োগ করুন।
- ম্যানেজড কনফিগারেশনটি কাজ করার জন্য, অ্যাপটিকে অবশ্যই একটি ম্যানেজড অ্যাপ হতে হবে এবং ব্যবহারকারীদেরকে এটি গুগল ডিভাইস পলিসি অ্যাপ থেকে ইনস্টল করতে হবে। বিস্তারিত জানতে, অ্যাপ সেটিংস সম্পাদনা করুন- এ যান।
- ব্যবহারকারীদের আনম্যানেজড অ্যাপে কাজের ফাইল ও লিঙ্ক খোলা থেকে বিরত রাখতে, ‘Open docs in unmanaged apps’-এ যান।
- আপনি যদি শুধুমাত্র কিছু ব্যবহারকারীর জন্য অজানা উৎস থেকে ডেটা শেয়ার করার অনুমতি দিতে চান, তাহলে iOS শেয়ার শীট বক্সে থাকা ‘Allow sending of work data to personal apps, including all non-Google Workspace apps’ থেকে টিক চিহ্নটি তুলে দিন অথবা সেই ব্যবহারকারীদের জন্য iOS ডিভাইসে ‘Don't allow users to take actions that could share applicable Google Workspace data externally’ বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
সম্পর্কিত বিষয়
গুগল, গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং সংশ্লিষ্ট চিহ্ন ও লোগোসমূহ হলো গুগল এলএলসি-এর ট্রেডমার্ক। অন্য সকল কোম্পানি ও পণ্যের নাম তাদের সংশ্লিষ্ট কোম্পানিগুলোর ট্রেডমার্ক।