iOS डिवाइसों पर गलती से डेटा लीक होने से रोकना

एडमिन के तौर पर, डेटा शेयर करने की सेटिंग का इस्तेमाल करके, उपयोगकर्ताओं को iOS डिवाइस से Google Workspace का डेटा, संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर करने से रोका जा सकता है. इन सेटिंग की मदद से, उपयोगकर्ताओं के लिए एक ही iOS डिवाइस पर, ऑफ़िस और निजी खातों के बीच काम का डेटा ट्रांसफ़र करना मुश्किल हो जाता है. उदाहरण के लिए, iOS का इस्तेमाल करने वाले उपयोगकर्ताओं को, ऑफ़िस वाले ईमेल से टेक्स्ट कॉपी करके निजी खाते में चिपकाने से रोका जा सकता है. साथ ही, iOS share sheet (इसे ऐक्टिविटी व्यू भी कहा जाता है) का इस्तेमाल करके, काम का डेटा निजी ऐप्लिकेशन में भेजने से रोका जा सकता है.

शुरू करने से पहले

  • डेटा शेयर करने की सुविधा को सिर्फ़ उन Google ऐप्लिकेशन के लिए बंद किया जा सकता है जिनमें डेटा सुरक्षा की सुविधा उपलब्ध है. ये ऐप्लिकेशन Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, और Slides, Google Chat, और Google Meet हैं.
  • ऐसा हो सकता है कि कुछ फ़ाइलें, Google Workspace से बाहर के किसी ऐप्लिकेशन में खुलें और उन पर डेटा सुरक्षा की सुविधा लागू न हो.
  • इन सेटिंग से, डेटा लीक होने की सभी स्थितियों को रोका नहीं जा सकता. जैसे, Apple Visual Look Up से कॉपी करना, स्क्रीनशॉट लेना या अनुवाद एक्सटेंशन का इस्तेमाल करना.

ये सेटिंग कौनसी हैं?

डेटा शेयर करने के इन विकल्पों को चालू या बंद किया जा सकता है:

काम से जुड़े डेटा को कॉपी करके, निजी खातों और ऐप्लिकेशन में चिपकाने की अनुमति दें

इससे उपयोगकर्ताओं को अपने ऑफ़िस वाले खातों में, डेटा सुरक्षा की सुविधा वाले Google ऐप्लिकेशन से कॉन्टेंट कॉपी करके, निजी खाते में मौजूद Google ऐप्लिकेशन या तीसरे पक्ष के ऐप्लिकेशन में चिपकाने की अनुमति मिलती है. साथ ही, इससे उपयोगकर्ताओं को किसी भी खाते में, Google ऐप्लिकेशन के बीच कॉन्टेंट को खींचकर छोड़ने और 'सभी इनबॉक्स' सुविधा का इस्तेमाल करने की अनुमति मिलती है. इस सुविधा की मदद से, कई Gmail खातों के मैसेज को एक इनबॉक्स में देखा जा सकता है.

iOS share sheet की मदद से, काम से जुड़े डेटा को निजी ऐप्लिकेशन में भेजने की अनुमति दें. इनमें, Google Workspace से बाहर के सभी ऐप्लिकेशन शामिल हैं

अहम जानकारी: यह सेटिंग, सभी दस्तावेज़ों और ऐप्लिकेशन पर लागू नहीं होती. उदाहरण के लिए, इस सेटिंग को चुनने पर भी, उपयोगकर्ता .doc या .docx फ़ाइल को Microsoft Word ऐप्लिकेशन या .xls या .xlsx फ़ाइल को Microsoft Excel ऐप्लिकेशन में शेयर कर सकते हैं.

इससे उपयोगकर्ताओं को अपने ऑफ़िस वाले खातों में, डेटा सुरक्षा की सुविधा वाले Google ऐप्लिकेशन से कॉन्टेंट कॉपी करके, Google Workspace से बाहर के कुछ ऐप्लिकेशन में चिपकाने की अनुमति मिलती है. उपयोगकर्ताओं को share sheet का इस्तेमाल करके, ऑफ़िस वाले खाते से Google Workspace से बाहर के ऐप्लिकेशन में फ़ाइलें और डेटा शेयर करने से रोकने के लिए, यह सेटिंग बंद करें.

अगर आपने यह सेटिंग बंद कर दी है और Google Workspace से बाहर के किसी खास ऐप्लिकेशन को, ऑफ़िस वाली फ़ाइलें और डेटा पाने की अनुमति देनी है, तो उस ऐप्लिकेशन की सेटिंग में जाएं और इस ऐप्लिकेशन को iOS share sheet की मदद से, काम से जुड़ा डेटा पाने की अनुमति दें को चुनें. ज़्यादा जानकारी के लिए, ऐप्लिकेशन की सेटिंग में बदलाव करना लेख पढ़ें.

iOS share sheet की मदद से, काम से जुड़े डेटा को निजी खातों के साथ या iOS Mail के ज़रिए शेयर करने की अनुमति दें

इससे उपयोगकर्ताओं को अपने ऑफ़िस वाले खातों में, डेटा सुरक्षा की सुविधा वाले Google ऐप्लिकेशन से कॉन्टेंट कॉपी करके, निजी खाते में मौजूद Google ऐप्लिकेशन या Apple Mail में चिपकाने की अनुमति मिलती है. उपयोगकर्ताओं को share sheet का इस्तेमाल करके, ऑफ़िस वाले खाते से निजी खाते या Apple Mail में फ़ाइलें और डेटा शेयर करने से रोकने के लिए, यह सेटिंग बंद करें.

यह सेटिंग सिर्फ़ Google Workspace ऐप्लिकेशन से शेयर किए गए डेटा पर लागू होती है. तीसरे पक्ष के ऐप्लिकेशन के साथ शेयर करने से रोकने के लिए:

iOS share sheet की मदद से, काम से जुड़े डेटा को AirDrop के ज़रिए शेयर करने की अनुमति दें

इससे उपयोगकर्ताओं को अपने ऑफ़िस वाले खातों में, डेटा सुरक्षा की सुविधा वाले Google ऐप्लिकेशन से कॉन्टेंट कॉपी करके, share sheet का इस्तेमाल करके Apple AirDrop में चिपकाने की अनुमति मिलती है. उपयोगकर्ताओं को share sheet का इस्तेमाल करके, Google Workspace के आइटम AirDrop में शेयर करने से रोकने के लिए, यह सेटिंग बंद करें.

वर्क फ़ाइलों को प्रिंट करने की अनुमति दें

इससे उपयोगकर्ताओं को अपने ऑफ़िस वाले खातों में, डेटा सुरक्षा की सुविधा वाले Google ऐप्लिकेशन से कॉन्टेंट प्रिंट करने की अनुमति मिलती है. उपयोगकर्ताओं को Google Workspace की फ़ाइलें प्रिंट करने से रोकने के लिए, यह सेटिंग बंद करें.

iOS share sheet की मदद से, काम से जुड़े डेटा को Files में सेव करने की अनुमति दें. साथ ही, काम से जुड़े डेटा को सीधे Files से ऐक्सेस करने की अनुमति दें

इससे उपयोगकर्ताओं को अपने ऑफ़िस वाले खातों में, डेटा सुरक्षा की सुविधा वाले Google ऐप्लिकेशन से कॉन्टेंट कॉपी करके, share sheet का इस्तेमाल करके अपने डिवाइस के Files फ़ोल्डर में सेव करने की अनुमति मिलती है. साथ ही, इससे उपयोगकर्ताओं को Drive में मौजूद, ऑफ़िस वाले खातों का कॉन्टेंट सीधे Files ऐप्लिकेशन से ऐक्सेस करने की अनुमति मिलती है. उपयोगकर्ताओं को share sheet में, 'Save to Files' विकल्प का इस्तेमाल करके, ऑफ़िस वाले खाते से कॉन्टेंट सेव करने से रोकने के लिए, यह सेटिंग बंद करें. साथ ही, Files ऐप्लिकेशन से, Drive में मौजूद, ऑफ़िस वाले खातों का कॉन्टेंट ऐक्सेस करने से रोकने के लिए भी यह सेटिंग बंद करें.

iOS photos में, काम से जुड़ी इमेज और वीडियो सेव करने की अनुमति दें

इससे उपयोगकर्ताओं को अपने ऑफ़िस वाले खातों में, Google Workspace की इमेज और वीडियो को iOS photos में सेव करने की अनुमति मिलती है. उपयोगकर्ताओं को Google ऐप्लिकेशन में, ऑफ़िस वाले खाते से इमेज या वीडियो सेव करने से रोकने के लिए, यह सेटिंग बंद करें.

iOS share sheet की मदद से, संपर्क ऐप्लिकेशन में आइटम असाइन करने की अनुमति दें

इससे उपयोगकर्ताओं को अपने ऑफ़िस वाले खातों में, डेटा सुरक्षा की सुविधा वाले Google ऐप्लिकेशन से आइटम कॉपी करके, share sheet का इस्तेमाल करके संपर्क ऐप्लिकेशन में असाइन करने की अनुमति मिलती है. उपयोगकर्ताओं को share sheet में, ऑफ़िस वाले खाते से संपर्कों को असाइन करें विकल्प का इस्तेमाल करने से रोकने के लिए, यह सेटिंग बंद करें.

सेटिंग को चालू या बंद करना

शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए कोई विभाग या टीम सेट अप करनी है, तो संगठन की कोई इकाई जोड़ना लेख पढ़ें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डिवाइस इसके बाद मोबाइल और एंडपॉइंट इसके बाद सेटिंग इसके बाद iOS पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवाओं और डिवाइसों से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. डेटा शेयर करने की सेटिंग इसके बाद डेटा से जुड़ी कार्रवाइयां पर क्लिक करें.

  3. (ज़रूरी नहीं) किसी विभाग या टीम के लिए सेटिंग लागू करने के लिए, साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई चुनें.

  4. कोई विकल्प चुनें:

    • उपयोगकर्ताओं को Google Workspace का डेटा संगठन से बाहर शेयर करने से रोकने के लिए, उपयोगकर्ताओं को लागू Google Workspace डेटा को संगठन से बाहर शेयर करने से जुड़ी कार्रवाइयां करने की अनुमति न दें को चुनें.
    • उपयोगकर्ताओं को डेटा शेयर करने से जुड़ी कुछ कार्रवाइयां करने की अनुमति देने के लिए, उपयोगकर्ताओं को iOS डिवाइसों पर, चुनिंदा कार्रवाइयां करने की अनुमति दें को चुनें और अपनी सेटिंग चुनें.
  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलाव लागू करें पर क्लिक किया जा सकता है.

    इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें.

बदलाव लागू होने में 24 घंटे तक लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर यह उससे पहले ही हो जाते हैं. ज़्यादा जानें

उपयोगकर्ताओं को लिखने में मदद करने वाले टूल इस्तेमाल करने से रोकना

अगर उपयोगकर्ताओं को iOS डिवाइसों पर, Workspace ऐप्लिकेशन में लिखने में मदद करने वाले Apple Intelligence टूल इस्तेमाल करने की अनुमति दी जाती है, तो वे Workspace का डेटा कॉपी कर सकते हैं. साथ ही, ऐसा भी हो सकता है कि वे इसे संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर कर दें. उपयोगकर्ताओं को संवेदनशील डेटा शेयर करने से रोकने के लिए, Workspace ऐप्लिकेशन में लिखने में मदद करने वाले टूल बंद करें.

शुरू करने से पहले: अगर आपको इस सेटिंग के लिए कोई विभाग या टीम सेट अप करनी है, तो संगठन की कोई इकाई जोड़ना लेख पढ़ें.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद डिवाइस इसके बाद मोबाइल और एंडपॉइंट इसके बाद सेटिंग इसके बाद iOS पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवाओं और डिवाइसों से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. डेटा शेयर करने की सेटिंग इसके बाद Apple Intelligence पर क्लिक करें.

  3. (ज़रूरी नहीं) किसी विभाग या टीम के लिए सेटिंग लागू करने के लिए, साइड पैनल में जाकर संगठन की कोई इकाई चुनें.

  4. उपयोगकर्ताओं को iOS डिवाइसों पर, Google Workspace के ऐप्लिकेशन में लिखने में मदद करने वाले Apple Intelligence टूल इस्तेमाल करने की अनुमति दें को बंद करें.

  5. सेव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, किसी संगठन की इकाई के लिए बदलाव लागू करें पर क्लिक किया जा सकता है.

    इनहेरिट की गई वैल्यू को बाद में वापस लाने के लिए, इनहेरिट करें पर क्लिक करें.

बदलाव लागू होने में 24 घंटे तक लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर यह उससे पहले ही हो जाते हैं. ज़्यादा जानें

मैनेज किए जा रहे कॉन्फ़िगरेशन की मदद से डेटा सुरक्षित करना

iOS डिवाइसों के लिए, मोबाइल के बेहतर मैनेजमेंट की सुविधा चालू होने पर, मैनेज किए जा रहे कॉन्फ़िगरेशन का इस्तेमाल करके, अपने संगठन के डेटा को और सुरक्षित किया जा सकता है. मैनेज किए जा रहे इस कॉन्फ़िगरेशन की मदद से, Google ऐप्लिकेशन (जैसे, Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Chat, और Meet) में, निजी खाते या अलग-अलग ग्राहक आईडी वाले ऑफ़िस वाले खाते में, अज्ञात स्रोतों (आम तौर पर, Google Workspace से बाहर के ऐप्लिकेशन) से डेटा शेयर करने से रोका जा सकता है. मैनेज किए जा रहे कॉन्फ़िगरेशन को सेट अप करने का तरीका जानने के लिए, मैनेज किए जा रहे कॉन्फ़िगरेशन की मदद से iOS ऐप्लिकेशन सेट अप करना लेख पढ़ें.

<dict>
  <key>GoogleWorkspaceDataSharingActionsRestrictSharingFromUnknownSourceOnlyToCustomer</key>
  <string>${customer_id}</string>
</dict>

ध्यान दें:

  • मैनेज किए जा रहे इस कॉन्फ़िगरेशन का इस्तेमाल, मोबाइल मैनेजमेंट की सुविधा देने वाली किसी भी कंपनी के साथ किया जा सकता है. हालांकि, इसके लिए ज़रूरी है कि वह कंपनी, मैनेज किए जा रहे ऐप्लिकेशन के कॉन्फ़िगरेशन (AppConfig) की सुविधा देती हो. Google Workspace के ग्राहक आईडी का इस्तेमाल करके, Google Workspace ऐप्लिकेशन के लिए मैनेज किए जा रहे कॉन्फ़िगरेशन को लागू करने के लिए, मोबाइल मैनेजमेंट की सुविधा देने वाली कंपनी के निर्देश फ़ॉलो करें.
  • customer_id एक यूनीक ग्राहक आईडी होता है, जो आपके खाते को असाइन किया जाता है. यह आईडी, Google Admin console में खाता इसके बाद खाते की सेटिंग इसके बाद प्रोफ़ाइल में जाकर देखा जा सकता है.
  • यह पक्का करने के लिए कि डेटा शेयर करने पर पाबंदियां लगातार लागू हों, अपने संगठन में इस्तेमाल किए जाने वाले सभी Google ऐप्लिकेशन पर, मैनेज किए जा रहे कॉन्फ़िगरेशन को लागू करें.
  • मैनेज किए जा रहे कॉन्फ़िगरेशन के काम करने के लिए, ज़रूरी है कि ऐप्लिकेशन, मैनेज किया जा रहा ऐप्लिकेशन हो और उपयोगकर्ता उसे Google Device Policy ऐप्लिकेशन से इंस्टॉल करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, ऐप्लिकेशन की सेटिंग में बदलाव करना लेख पढ़ें.
  • उपयोगकर्ताओं को मैनेज नहीं किए जा रहे ऐप्लिकेशन में, ऑफ़िस वाली फ़ाइलें और लिंक खोलने से रोकने के लिए, मैनेज नहीं किए गए ऐप्लिकेशन में दस्तावेज़ खोलें लेख पढ़ें.
  • अगर आपको सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं के लिए, अज्ञात स्रोतों से डेटा शेयर करने की अनुमति देनी है, तो iOS share sheet की मदद से, काम से जुड़े डेटा को निजी ऐप्लिकेशन में भेजने की अनुमति दें. इनमें, Google Workspace से बाहर के सभी ऐप्लिकेशन शामिल हैं बॉक्स से सही का निशान हटाएं. इसके अलावा, उन उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोगकर्ताओं को iOS डिवाइसों पर, Google Workspace के लागू डेटा को संगठन के बाहर शेयर करने से जुड़ी कार्रवाइयां करने की अनुमति न दें को चुनें.


Google, Google Workspace, और इनसे जुड़े निशान और लोगो, Google LLC के ट्रेडमार्क हैं. अन्य सभी कंपनियों और प्रॉडक्ट के नाम, उन कंपनियों के ट्रेडमार्क हैं जिनसे वे जुड़े हुए हैं.