Onbedoelde datalekken op iOS-apparaten voorkomen

Als beheerder kunt u instellingen voor gegevens delen gebruiken om te voorkomen dat gebruikers mogelijk Google Workspace-gegevens vanaf hun iOS-apparaat delen met mensen buiten uw organisatie. Met deze instellingen kunnen gebruikers werkgegevens moeilijker overzetten tussen zakelijke en persoonlijke accounts op hetzelfde iOS-apparaat. U kunt bijvoorbeeld voorkomen dat iOS-gebruikers tekst uit een werkmail kopiëren naar een persoonlijk account en werkgegevens naar persoonlijke apps sturen via een iOS Share Sheet (ook wel een activiteitsweergave genoemd).

Voordat u begint

  • U kunt gegevens delen alleen voorkomen vanuit Google-apps die gegevensbescherming ondersteunen. Dit zijn Gmail, Google Drive, Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties, Google Chat en Google Meet.
  • Sommige bestanden worden misschien geopend in een niet-Google Workspace-app en vallen dan niet onder gegevensbescherming.
  • De instellingen kunnen niet alle mogelijke datalekken stoppen, zoals kopiëren uit Visual Look Up van Apple, screenshots maken of vertaalextensies gebruiken.

Wat zijn de instellingen?

U kunt de volgende opties voor gegevens delen aan- of uitzetten:

Toestaan dat werkgegevens in persoonlijke accounts en apps worden gekopieerd en geplakt

Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccount content kopiëren uit een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt naar een Google-app in hun persoonlijke account of naar een app van derden. Hiermee kunnen gebruikers in elk account ook content slepen tussen Google-apps en de functie Alle inboxen gebruiken (waarmee berichten in meerdere Gmail-accounts worden gecombineerd in één inbox).

Toestaan dat werkgegevens via iOS Share Sheet naar persoonlijke apps, waaronder alle niet-Google Workspace-apps, worden gestuurd

Belangrijk: Deze instelling is niet van toepassing op alle documenten en apps. Als u deze instelling selecteert, kunnen gebruikers bijvoorbeeld nog steeds een .doc- of .docx-document delen met de Microsoft Word-app of een .xls- of .xlsx-document met de Microsoft Excel-app.

Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccount content uit een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt, kopiëren naar bepaalde apps die niet van Google Workspace zijn. Als u niet wilt dat gebruikers een Share Sheet gebruiken om bestanden en gegevens uit hun werkaccount te delen met niet-Google Workspace-apps, zet u deze instelling uit.

Als u deze instelling uitzet en wilt toestaan dat een specifieke niet-Google Workspace-app werkbestanden en -gegevens krijgt, gaat u naar de instellingen van de app en selecteert u Toestaan dat deze app werkgegevens krijgt via iOS Share Sheet. Ga naar App-instellingen bewerken voor meer informatie.

Toestaan dat werkgegevens via iOS Share Sheet worden gedeeld met persoonlijke accounts of met iOS Mail

Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccount content uit een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt, delen met een Google-app in hun persoonlijke account of met Apple Mail. Als u niet wilt dat gebruikers een Share Sheet gebruiken om bestanden en gegevens uit hun werkaccount te delen met een persoonlijk account of met Apple Mail, zet u deze instelling uit.

Deze instelling geldt alleen voor gegevens die worden gedeeld vanuit Google Workspace-apps. Zo stelt u in dat u bestanden met apps van derden niet wilt delen:

Toestaan dat werkgegevens via iOS Share Sheet worden gedeeld met AirDrop

Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccount content uit een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt, delen met Apple AirDrop via Share Sheet. Als u niet wilt dat gebruikers Google Workspace-items delen met AirDrop via Share Sheet, zet u deze instelling uit.

Toestaan dat werkbestanden worden afgedrukt

Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccount content afdrukken in een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt. Als u niet wilt dat gebruikers Google Workspace-bestanden afdrukken, zet u deze instelling uit.

Toestaan dat werkgegevens via iOS Share Sheet in Bestanden worden opgeslagen en dat werkgegevens rechtstreeks vanuit Bestanden worden geopend

Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccount content uit een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt, opslaan in de map Bestanden van hun apparaat via Share Sheet. Gebruikers krijgen ook rechtstreeks vanuit de Bestanden-app toegang tot content in hun werkaccounts in Drive. Als u niet wilt dat gebruikers content uit hun werkaccount opslaan met de optie Opslaan in Bestanden in Share Sheet en content in hun werkaccounts in Drive openen vanuit de Bestanden-app, zet u deze instelling uit.

Toestaan dat werkafbeeldingen en -video's in iOS-foto's worden opgeslagen

Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccount Google Workspace-afbeeldingen en -video's opslaan in iOS-foto's. Als u niet wilt dat gebruikers afbeeldingen of video's uit hun werkaccount opslaan in Google-apps, zet u deze instelling uit.

Toestaan dat items via iOS Share Sheet aan contacten worden toegewezen

Hiermee kunnen gebruikers in hun werkaccount items uit een Google-app die gegevensbescherming ondersteunt, toewijzen aan contacten via Share Sheet. Als u niet wilt dat gebruikers de optie Toewijzen aan contacten gebruiken in Share Sheet vanuit hun werkaccount, zet u deze instelling uit.

Instellingen in- of uitschakelen

Voordat u begint: Als u een afdeling of team wilt instellen voor deze instelling, gaat u naar Een organisatie-eenheid toevoegen.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apparaten en dan Mobiel en eindpunten en dan Instellingen en dan iOS.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Beheer van mobiele apparaten vereist.

  2. Klik op Gegevens delen en dan Gegevensacties.

  3. (Optioneel) Als je de instelling wilt toepassen op een afdeling of team, selecteer je aan de zijkant een organisatie-eenheid.

  4. Kies een optie:

    • Als u niet wilt dat gebruikers Google Workspace-gegevens extern kunnen delen, selecteert u Gebruikers niet toestaan acties uit te voeren waarmee toepasselijke Google Workspace-gegevens extern worden gedeeld.
    • Als u wilt dat gebruikers bepaalde acties voor gegevens delen kunnen uitvoeren, selecteert u Gebruikers toestaan geselecteerde acties uit te voeren op iOS-apparaten en kiest u uw instellingen.
  5. Klik op Opslaan. U kunt ook op Overschrijven klikken voor een organisatie-eenheid.

    Als u de overgenomen waarde later wilt herstellen, klikt u op Overnemen.

Het kan tot 24 uur duren voordat wijzigingen zijn verwerkt, maar meestal gaat dit sneller. Meer informatie

Voorkomen dat gebruikers Schrijfhulp gebruiken

Als u toestaat dat gebruikers Schrijfhulp van Apple Intelligence gebruiken in Workspace-apps op hun iOS-apparaten, kunnen gebruikers Workspace-gegevens kopiëren en deze mogelijk delen met mensen buiten uw organisatie. Als u niet wilt dat gebruikers gevoelige gegevens delen, zet u Schrijfhulp uit in Workspace-apps.

Voordat u begint: Als u een afdeling of team wilt instellen voor deze instelling, gaat u naar Een organisatie-eenheid toevoegen.

  1. Ga in de Google Beheerdersconsole naar Menu en dan Apparaten en dan Mobiel en eindpunten en dan Instellingen en dan iOS.

    Hiervoor is het beheerdersrecht Beheer van mobiele apparaten vereist.

  2. Klik op Gegevens delen en dan Apple Intelligence.

  3. (Optioneel) Als je de instelling wilt toepassen op een afdeling of team, selecteer je aan de zijkant een organisatie-eenheid.

  4. Zet Sta gebruikers toe Schrijfhulp van Apple Intelligence te gebruiken in Google Workspace-apps op iOS-apparaten uit.

  5. Klik op Opslaan. U kunt ook op Overschrijven klikken voor een organisatie-eenheid.

    Als u de overgenomen waarde later wilt herstellen, klikt u op Overnemen.

Het kan tot 24 uur duren voordat wijzigingen zijn verwerkt, maar meestal gaat dit sneller. Meer informatie

Gegevens beschermen met een beheerde configuratie

Als geavanceerd mobiel beheer aanstaat voor iOS-apparaten, kunt u de gegevens van uw organisatie nog beter beschermen met de volgende beheerde configuraties. Ga naar iOS-apps instellen met beheerde configuraties voor de stappen om een beheerde configuratie te maken.

Voordat u begint

  • U kunt deze beheerde configuraties gebruiken met elke provider van mobiel beheer die beheerde app-configuratie (AppConfig) ondersteunt. Volg de instructies van de provider om de beheerde configuratie voor Workspace-apps toe te passen met uw Workspace-klant-ID.
  • De customer_id is een unieke klant-ID die aan uw account is toegewezen. U vindt deze in de Google Beheerdersconsole via Account en dan Accountinstellingen en dan Profiel.
  • Als u wilt zorgen dat beperkingen voor gegevens delen consistent worden afgedwongen, past u de beheerde configuratie toe op alle Google-apps die uw organisatie gebruikt.
  • De app moet een beheerde app zijn en gebruikers moeten deze installeren via de Google Device Policy-app om de beheerde configuratie te laten werken. Ga naar App-instellingen bewerken voor meer informatie.
  • Als u niet wilt dat gebruikers werkbestanden en links openen in onbeheerde apps, gaat u naar Documenten openen in onbeheerde apps.

Delen beperken in het iOS-deelvenster

Gebruik de beheerde configuratie hieronder om te voorkomen dat gebruikers in een persoonlijk account of een zakelijk account met een andere klant-ID in Google-apps (Gmail, Drive, Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Chat, Meet) delen via het iOS-deelvenster.

<dict>
  <key>GoogleWorkspaceDataSharingActionsRestrictSharingFromUnknownSourceOnlyToCustomer</key>
  <string>${customer_id}</string>
</dict>

Opmerking: Als u wilt toestaan dat gegevens uit onbekende bronnen alleen voor sommige gebruikers worden gedeeld, vinkt u het vakje Toestaan dat werkgegevens via iOS Share Sheet naar persoonlijke apps, waaronder alle niet-Google Workspace-apps, worden gestuurd uit of selecteert u Gebruikers niet toestaan acties uit te voeren waarmee toepasselijke Google Workspace-gegevens extern worden gedeeld op iOS-apparaten voor die gebruikers.

Kopiëren en plakken beheren tussen Workspace- en niet-Workspace-apps

Gebruik de volgende beheerde configuratie voor het volgende:

  1. Gebruikers toestaan gegevens uit Workspace-apps te kopiëren en in niet-Workspace-apps te plakken, zelfs als Toestaan dat werkgegevens in persoonlijke accounts en apps worden gekopieerd en geplakt (eerder op deze pagina) is uitgevinkt.
  2. Voorkomen dat gebruikers gegevens kopiëren uit niet-Workspace-apps en deze plakken in Workspace-apps in hun persoonlijke accounts.
<dict>
  <key>TrustedPasteboardRestrictionCustomerID</key>
  <string>${customer_id}</string>
</dict>


Google, Google Workspace en gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.