ผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace จะมอบสิทธิ์ให้ผู้ใช้ในองค์กรเข้าถึงเขตกักเก็บอีเมลได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทบาทผู้ดูแลระบบขั้นสูงในหัวข้อบทบาทผู้ดูแลระบบที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
เราขอแนะนำให้ใช้ตัวเลือกต่อไปนี้สำหรับการให้สิทธิ์ผู้ใช้เข้าถึงเขตกักเก็บอีเมล ซึ่งเป็นที่ที่ผู้ใช้สามารถตรวจสอบและดำเนินการกับข้อความที่ถูกกักเก็บได้
- ตัวเลือกที่ 1: ให้สิทธิ์ผู้ใช้ที่ระบุเข้าถึงเขตกักเก็บทั้งหมด: สร้างบทบาทของผู้ดูแลระบบที่กำหนดเองโดยมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในการเข้าถึงเขตกักเก็บของผู้ดูแลระบบ (เข้าถึงข้อความทั้งหมดในเขตกักเก็บทั้งหมด) จากนั้นมอบหมายบทบาทนี้ให้กับผู้ใช้ในองค์กร โปรดไปที่ขั้นตอนโดยละเอียด
- ตัวเลือกที่ 2: ให้สิทธิ์ผู้ใช้ที่ระบุในการเข้าถึงเขตกักเก็บต่างๆ โดยใช้กลุ่มผู้ใช้: สร้างบทบาทที่กำหนดเองที่มีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบในการเข้าถึงเขตกักเก็บที่จำกัด จากนั้นมอบหมายบทบาทให้กับผู้ใช้ แล้วเพิ่มผู้ใช้ในกลุ่ม เมื่อสร้างหรือแก้ไขเขตกักเก็บ คุณสามารถให้สิทธิ์เข้าถึงเขตกักเก็บดังกล่าวแก่กลุ่มได้ วิธีนี้เหมาะสำหรับกรณีที่คุณต้องการให้ผู้ใช้บางรายเข้าถึงเขตกักเก็บที่เฉพาะเจาะจง ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการให้ทีมการปฏิบัติตามข้อกำหนดตรวจสอบข้อความที่ถูกกักเก็บไว้ ซึ่งมีข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อน โปรดไปที่ขั้นตอนโดยละเอียด
ตัวเลือกที่ 1: ให้สิทธิ์ผู้ใช้แต่ละรายเข้าถึงเขตกักเก็บ
หากใช้ตัวเลือกนี้ ให้สร้างบทบาทที่กำหนดเองในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ก่อน จากนั้นจึงมอบหมายบทบาทให้กับผู้ใช้ในองค์กร ตัวเลือกนี้ช่วยให้ผู้ที่มีบทบาทที่กำหนดเองเข้าถึงข้อความทั้งหมดในเขตกักเก็บทั้งหมดได้
สร้างบทบาทใหม่ที่มีสิทธิ์เข้าถึงเขตกักเก็บของผู้ดูแลระบบ
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
บัญชีบทบาทผู้ดูแลระบบคุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
- คลิกสร้างบทบาทใหม่
- ป้อนชื่อ เช่น เข้าถึงเขตกักเก็บของผู้ดูแลระบบ และคำอธิบายบทบาท (ไม่บังคับ) แล้วคลิกต่อไป
- จากรายการชื่อสิทธิ์ ให้เลื่อนไปที่ Gmail และเลือกช่องเข้าถึงเขตกักเก็บของผู้ดูแลระบบ หากต้องการให้ผู้ใช้เข้าถึงเขตกักเก็บที่เฉพาะเจาะจง ให้เลือกช่องเข้าถึงเขตกักเก็บที่จำกัดแทน ตามที่อธิบายไว้ในขั้นตอนที่ 2
- คลิกต่อไป แล้วคลิกสร้างบทบาท
มอบหมายบทบาทให้กับผู้ใช้
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรีผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ
- ค้นหาผู้ใช้ในรายการ
- คลิกชื่อผู้ใช้เพื่อเปิดหน้าบัญชี
- เลื่อนลงแล้วคลิกบทบาทและสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ
- คลิกเปิด
ข้างบทบาทที่กำหนดเองที่คุณเพิ่งสร้าง
หากไม่เห็นตัวเลือกเปิด
ให้คลิกที่ใดก็ได้ใต้บทบาทเพื่อแสดงสวิตช์ - (ไม่บังคับ) หากต้องการจำกัดบทบาทของผู้ดูแลระบบไว้ที่หน่วยขององค์กรที่ต้องการ ให้คลิกแก้ไข
ถัดจากหน่วยขององค์กรทั้งหมด แล้วเลือกหน่วยขององค์กร แล้วคลิกเสร็จสิ้น
หากไม่เห็นปุ่มแก้ไข
คุณจะใช้บทบาทนั้นกับหน่วยขององค์กรไม่ได้ - คลิกบันทึก
หากต้องการมอบหมายบทบาทใหม่ให้กับผู้ใช้หลายคนพร้อมกัน ให้ทำดังนี้
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
บัญชีบทบาทผู้ดูแลระบบคุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
- ชี้ไปที่บทบาทที่กำหนดเองที่คุณเพิ่งสร้าง แล้วคลิกมอบหมายผู้ดูแลระบบทางด้านขวา
เคล็ดลับ: คุณสลับเปลี่ยนผู้ดูแลระบบที่จะมอบหมายให้มีบทบาทและสิทธิ์ได้ตามต้องการ คลิกผู้ดูแลระบบหรือสิทธิ์ที่ด้านบน
- คลิกมอบหมายสมาชิก
- ป้อนตัวอักษร 2-3 ตัวแรกของอีเมลผู้ใช้ (ไม่ใช่ชื่อผู้ใช้) แล้วเลือกอีเมลของผู้ใช้จากตัวเลือกที่ปรากฏ
คุณสามารถมอบหมายบทบาทให้ผู้ใช้ได้สูงสุด 20 รายการต่อครั้ง
- คลิกมอบหมายบทบาท
- (ไม่บังคับ) หากต้องการจำกัดบทบาทของผู้ดูแลระบบไว้ที่หน่วยขององค์กรที่ต้องการ ให้คลิกแก้ไข
ถัดจากหน่วยขององค์กรทั้งหมด แล้วเลือกหน่วยขององค์กร แล้วคลิกเสร็จสิ้น
หากไม่เห็นปุ่มแก้ไข
คุณจะใช้บทบาทนั้นกับหน่วยขององค์กรไม่ได้
ตัวเลือกที่ 2: ให้สิทธิ์กลุ่มผู้ใช้เข้าถึงเขตกักเก็บ
หากต้องการให้ผู้ใช้รายต่างๆ เข้าถึงเขตกักเก็บที่แตกต่างกัน ให้สร้างบทบาทที่กำหนดเองที่มีสิทธิ์เข้าถึงเขตกักเก็บที่จำกัด จากนั้นมอบหมายบทบาทให้กับผู้ใช้ แล้วจัดผู้ใช้เหล่านั้นไว้ในกลุ่ม เมื่อสร้างหรือแก้ไขเขตกักเก็บ คุณสามารถให้สิทธิ์เข้าถึงเขตกักเก็บแก่กลุ่มผู้ใช้ที่ระบุได้
สร้างบทบาทใหม่ที่มีสิทธิ์เข้าถึงเขตกักเก็บที่จำกัด
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
บัญชีบทบาทผู้ดูแลระบบคุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
- คลิกสร้างบทบาทใหม่
- ป้อนชื่อ เช่น เข้าถึงเขตกักเก็บของผู้ดูแลระบบ และคำอธิบายบทบาท (ไม่บังคับ) แล้วคลิกต่อไป
- จากรายการชื่อสิทธิ์ ให้เลื่อนไปที่ Gmail และเลือกช่องเข้าถึงเขตกักเก็บที่จำกัด
- คลิกต่อไป แล้วคลิกสร้างบทบาท
มอบหมายบทบาทให้กับผู้ใช้
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรีผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์การจัดการผู้ใช้ที่เหมาะสม หากไม่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะไม่เห็นการควบคุมที่จำเป็นทั้งหมดในการทำขั้นตอนเหล่านี้ให้เสร็จ
- ค้นหาผู้ใช้ในรายการ
- คลิกชื่อผู้ใช้เพื่อเปิดหน้าบัญชี
- เลื่อนลงแล้วคลิกบทบาทและสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ
- คลิกเปิด
ข้างบทบาทที่กำหนดเองที่คุณเพิ่งสร้าง
หากไม่เห็นตัวเลือกเปิด
ให้คลิกที่ใดก็ได้ใต้บทบาทเพื่อแสดงสวิตช์ - (ไม่บังคับ) หากต้องการจำกัดบทบาทของผู้ดูแลระบบไว้ที่หน่วยขององค์กรที่ต้องการ ให้คลิกแก้ไข
ถัดจากหน่วยขององค์กรทั้งหมด แล้วเลือกหน่วยขององค์กร แล้วคลิกเสร็จสิ้น
หากไม่เห็นปุ่มแก้ไข
คุณจะใช้บทบาทนั้นกับหน่วยขององค์กรไม่ได้ - คลิกบันทึก
หากต้องการมอบหมายบทบาทใหม่ให้กับผู้ใช้หลายคนพร้อมกัน ให้ทำดังนี้
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
บัญชีบทบาทผู้ดูแลระบบคุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
- ชี้ไปที่บทบาทที่กำหนดเองที่คุณเพิ่งสร้าง แล้วคลิกมอบหมายผู้ดูแลระบบทางด้านขวา
เคล็ดลับ: คุณสลับเปลี่ยนผู้ดูแลระบบที่จะมอบหมายให้มีบทบาทและสิทธิ์ได้ตามต้องการ คลิกผู้ดูแลระบบหรือสิทธิ์ที่ด้านบน
- คลิกมอบหมายสมาชิก
- ป้อนตัวอักษร 2-3 ตัวแรกของอีเมลผู้ใช้ (ไม่ใช่ชื่อผู้ใช้) แล้วเลือกอีเมลของผู้ใช้จากตัวเลือกที่ปรากฏ
คุณสามารถมอบหมายบทบาทให้ผู้ใช้ได้สูงสุด 20 รายการต่อครั้ง
- คลิกมอบหมายบทบาท
- (ไม่บังคับ) หากต้องการจำกัดบทบาทของผู้ดูแลระบบไว้ที่หน่วยขององค์กรที่ต้องการ ให้คลิกแก้ไข
ถัดจากหน่วยขององค์กรทั้งหมด แล้วเลือกหน่วยขององค์กร แล้วคลิกเสร็จสิ้น
หากไม่เห็นปุ่มแก้ไข
คุณจะใช้บทบาทนั้นกับหน่วยขององค์กรไม่ได้
สร้างกลุ่มที่มีสิทธิ์เข้าถึงเขตกักเก็บที่ระบุ
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรีกลุ่มต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับ Groups
- ใส่ชื่อ อีเมล และคำอธิบายกลุ่ม
- ในส่วนระดับการเข้าถึง ให้เลือกจำกัด
- คลิกสร้าง
โปรดดูข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการสร้างกลุ่มใหม่ที่หัวข้อสร้างกลุ่มในองค์กร
เพิ่มผู้ใช้ในกลุ่ม
- ตรวจสอบว่าผู้ใช้ได้รับมอบหมายบทบาทใหม่ที่มีสิทธิ์เข้าถึงเขตกักเก็บที่จำกัด
- คลิกเพิ่มสมาชิก
- คลิกเพิ่มสมาชิก
- หากต้องการเพิ่มผู้ใช้หรือกลุ่ม ให้ป้อนอักขระ 2-3 ตัวแรกของอีเมลแล้วเลือก
- หากต้องการเพิ่มบัญชีบริการ ให้ป้อนอีเมลแบบเต็ม
- ทำขั้นตอนก่อนหน้านี้ซ้ำตามจำนวนสมาชิกที่ต้องการเพิ่ม
- คลิกเพิ่มไปยังกลุ่ม
หากต้องการเพิ่มผู้ใช้หลายคนลงในกลุ่มพร้อมกัน ให้ใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้
แจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงวิธีเข้าถึงเขตกักเก็บอีเมล
หลังจากที่ให้สิทธิ์ผู้ใช้เข้าถึงเขตกักเก็บอีเมลแล้ว ผู้ใช้จะตรวจสอบและดำเนินการกับข้อความได้ โปรดแชร์ขั้นตอนเหล่านี้กับผู้ใช้เพื่อเริ่มจัดการข้อความที่ถูกกักเก็บ
- ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google Workspace
- ไปที่ https://admin.google.com/ac/moderation
- ตรวจสอบและดำเนินการกับข้อความที่ถูกกักเก็บ โปรดดูขั้นตอนโดยละเอียดที่หัวข้อจัดการข้อความที่ถูกกักเก็บ