In qualità di amministratore di Google Workspace, puoi utilizzare l'impostazione Eliminazione automatica di email e chat per gestire lo spazio di archiviazione dei messaggi per gli utenti della tua organizzazione. Puoi impostare il numero di giorni in cui i messaggi rimarranno nella casella di posta di un utente e creare impostazioni per:
- Spostare i messaggi nel cestino o eliminarli definitivamente quando i periodi di archiviazione sono scaduti.
- Conservare i messaggi con etichette specifiche.
- Eliminare automaticamente i messaggi o lasciare agli utenti la gestione dell'eliminazione delle email.
L'impostazione Eliminazione automatica di email e chat riguarda solo lo spazio di archiviazione dei messaggi di Gmail e della versione classica di Hangouts (ritirata). Per gestire lo spazio di archiviazione dei messaggi di Google Chat, visita la pagina Eliminare automaticamente i messaggi di Chat per la propria organizzazione.
Gestire lo spazio di archiviazione dei messaggi con Vault
Se hai bisogno di applicare l'eliminazione automatica a tutti gli account e ai messaggi, ad esempio per scopi legali o di conformità, utilizza Google Vault anziché l'impostazione Eliminazione automatica di email e chat. Google consiglia di utilizzare l'impostazione di eliminazione automatica o Vault per gestire la conservazione dei messaggi, ma non entrambe. Scopri di più nella pagina Domande frequenti sulla conservazione in Vault.
Come vengono applicate le impostazioni di eliminazione automatica
Questa sezione descrive come vengono gestiti i messaggi con l'impostazione Eliminazione automatica di email e chat:
L'impostazione si applica ai messaggi email che si trovano nella Posta in arrivo dell'utente, ai messaggi archiviati e ai messaggi aggiunti con l'API Gmail.
Quando almeno un messaggio di una conversazione viene conservato in base all'impostazione, vengono conservati tutti i messaggi della conversazione. Questo si verifica sia quando la modalità Visualizzazione per conversazione è attiva sia quando è disattivata.
L'impostazione non si applica ai messaggi contenuti nella cartella Cestino. che vengono eliminati definitivamente dopo 30 giorni.
L'impostazione viene applicata regolarmente ai messaggi in base a una pianificazione. Pertanto, al termine di un periodo di archiviazione, i messaggi potrebbero non essere rimossi immediatamente, ma vengono rimossi alla successiva applicazione dell'impostazione.
Per determinare quando eliminare i messaggi, l'impostazione utilizza il giorno e l'ora in cui Gmail ha ricevuto il messaggio. Per i messaggi di cui è stata eseguita la migrazione a Gmail o ricevuti da Gmail da una casella di posta POP o IMAP, l'impostazione utilizza l'intestazione Data: o l'attributo Data interna IMAP.
Attivare l'eliminazione automatica dei messaggi
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Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu
AppGoogle WorkspaceGmailConformità.È necessario disporre del privilegio di amministratore Impostazioni di Gmail.
- A sinistra, seleziona l'organizzazione di primo livello, che in genere è il tuo dominio.
- Scorri fino all'impostazione Eliminazione automatica di email e chat e scegli Elimina automaticamente i messaggi email e chat precedenti al numero di giorni specificato.
- Inserisci il numero di giorni per cui vuoi archiviare i messaggi. Ad esempio, inserisci 45 per eliminare i messaggi più vecchi di 45 giorni. Il numero minimo è 30.
- In Come gestire i messaggi eliminati automaticamente, scegli un'opzione per i messaggi eliminati:
- Sposta i messaggi nella cartella Cestino. Prima di essere eliminati, i messaggi rimangono nel cestino per altri 30 giorni. durante i quali è possibile recuperare gli eventuali messaggi eliminati per errore.
- Elimina i messaggi in modo permanente: i messaggi non vengono inseriti nel cestino e vengono eliminati definitivamente dopo il numero di giorni specificato. I messaggi eliminati definitivamente non possono essere recuperati.
- (Facoltativo) Per escludere dall'eliminazione automatica i messaggi con etichette specifiche, inserisci un elenco separato da virgole dei nomi delle etichette in Non eliminare automaticamente i messaggi con le seguenti etichette. Comunica queste etichette agli utenti della tua organizzazione in modo che possano creare le stesse etichette per i messaggi che intendono conservare. Scopri come creare etichette per organizzare Gmail.
- Fai clic su Salva in fondo alla pagina.