กำหนดเส้นทางข้อความรายการบันทึกไปยัง Google ห้องนิรภัย

การบันทึกรายการช่วยให้คุณบันทึกสำเนา (รายการบันทึก) ของข้อความอีเมลในองค์กรและส่งไปยังกล่องจดหมายในเซิร์ฟเวอร์ Exchange ได้ การบันทึกรายการนั้นต่างจากการเก็บถาวร เพราะเป็นการบันทึกข้อความของผู้ใช้ ส่วนการเก็บถาวรนั้นเป็นการจัดเก็บสำเนาไฟล์ไว้ในสภาพแวดล้อมที่แยกออกมาเพื่อการทำตามกฎระเบียบ การเก็บรักษาข้อมูล หรือการบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์

ข้อความรายการบันทึก Exchange มีข้อความดั้งเดิม รวมถึงส่วนหัวทั้งหมดและข้อมูลเอนเวโลป ข้อมูลเอนเวโลปประกอบไปด้วยผู้ส่งและผู้รับทั้งหมด ซึ่งรวมทั้งผู้รับในสำเนาลับและผู้รับในรายชื่อการส่งอีเมล ข้อมูลนี้จำเป็นต้องมีเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบส่วนใหญ่

• ถ้าตั้งค่าการทำรายการบันทึก Exchange ไว้แล้ว คุณอาจทำขั้นตอนบางอย่างไปแล้วเรียบร้อย แต่เราขอแนะนำให้คุณทำตามขั้นตอนในกระบวนการนี้ไปทีละขั้นเพื่อกำหนดค่าการทำรายการบันทึก Exchange ให้ถูกต้อง
• ทีมสนับสนุนของ Google Workspace ไม่มีบริการสนับสนุนสำหรับเซิร์ฟเวอร์อีเมลภายในองค์กรหรือผลิตภัณฑ์ของบุคคลที่สาม ในกรณีที่เกิดปัญหากับ Exchange โปรดปรึกษาผู้ดูแลระบบ Exchange ของคุณ
• คำแนะนำเหล่านี้เหมาะสำหรับลักษณะการใช้งาน Exchange ทั่วไป การเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่า Exchange ควรดำเนินการโดยปรึกษาผู้ดูแลระบบ Exchange

หากต้องการส่งต่อข้อความรายการบันทึกในกล่องจดหมายรายการบันทึกของคุณไปยังอีเมลผู้รับ คุณจะต้องเพิ่มรายชื่อติดต่อใหม่ หรืออัปเดตรายชื่อติดต่อที่มีอยู่ใน Microsoft Active Directory Microsoft เรียกรายชื่อติดต่อนี้ว่าผู้รับ SMTP ที่กำหนดเอง เนื่องจากเซิร์ฟเวอร์การจัดทำรายการบันทึกของ Exchange จะส่งต่อข้อความรายการบันทึกทั้งหมดไปยังอีเมลผู้รับของคุณโดยใช้ SMTP

สร้างรายชื่อติดต่อ SMTP ใหม่

1. เปิดข้อมูลผู้ใช้และคอมพิวเตอร์ของ Active Directory
2. คลิกขวาที่หน่วยขององค์กรที่คุณต้องการสร้างผู้ติดต่อ จากนั้นเลือกใหม่ผู้ติดต่อ
   ผู้รับ SMTP ที่กำหนดเองต้องตรงกับอีเมลเดียวกับที่คุณกำหนดค่าไว้ในช่องรับข้อความรายการบันทึกในอีเมลต่อไปนี้ (ด้านบนในหน้านี้)
3. ป้อนข้อมูลต่อไปนี้
   • ชื่อ: Google
   • นามสกุล: Vault
   • ชื่อที่แสดง: Google ห้องนิรภัย
4. คลิกตกลง
5. ในเซิร์ฟเวอร์กล่องจดหมาย ให้เปิดคอนโซลการจัดการ Exchange
6. ขยายการกำหนดค่าผู้รับ จากนั้นคลิกขวาที่รายชื่อติดต่ออีเมล แล้วเลือกรายชื่อติดต่ออีเมลใหม่
7. คลิกรายชื่อติดต่อที่มีอยู่ เลือกรายชื่อติดต่อของ Google ห้องนิรภัยที่คุณเพิ่งสร้าง แล้วคลิกตกลง
8. คลิกถัดไป
9. สําหรับอีเมลภายนอก ให้คลิกแก้ไข และป้อนอีเมลเดียวกับที่คุณสร้างไว้สําหรับบัญชีผู้รับ (ด้านบนในหน้านี้) เช่น exchange-journal@solarmora.com
10. คลิกตกลงถัดไปใหม่

กำหนดการตั้งค่ารูปแบบข้อความ

ใน Exchange 2007 ระบบจะส่งรายงานรายการบันทึกเป็นรูปแบบ S/TNEF ใน Exchange 2007 SP1 และ Exchange 2010 คุณจะส่งรายงานรายการบันทึกเป็นรูปแบบ S/TNEF หรือ MIME ได้ โดยใช้เอาต์พุต MIME สำหรับรายงานรายการบันทึก ใช้ได้เฉพาะกับ Exchange 2007 SP1 และ Exchange เวอร์ชันใหม่กว่าเท่านั้น โดยจะไม่รองรับเวอร์ชันก่อนหน้า โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเวอร์ชันของ Exchange ในเอกสารประกอบของ Microsoft

1. ในเซิร์ฟเวอร์กล่องจดหมาย ให้เปิดคอนโซลการจัดการ Exchange
2. ขยายการกำหนดค่าผู้รับ แล้วเลือกรายชื่อติดต่ออีเมล
3. เลือกรายชื่อติดต่อ SMTPคลิกคุณสมบัติ
4. คลิกทั่วไป และสำหรับส่วนใช้ Rich Text Format ของ MAPI ให้คลิกไม่ใช้
   เมื่อใช้การตั้งค่านี้ ระบบจะส่งรายงานรายการบันทึกเป็นรูปแบบ MIME แทน S/TNEF

คุณสามารถตั้งค่ากล่องจดหมายรายการบันทึกและฐานข้อมูลกล่องจดหมายหลายรายการในเซิร์ฟเวอร์ Exchange ตั้งแต่ 1 รายการขึ้นไปได้ เมื่อตั้งค่ากล่องจดหมายรายการบันทึก คุณต้องวางกล่องจดหมายไว้ในฐานข้อมูลกล่องจดหมายที่จะไม่เปิดการทำรายการบันทึก

ตั้งค่ากล่องจดหมายรายการบันทึกและสร้างรายชื่อการส่งอีเมลสำหรับรายการบันทึก

1. ในเซิร์ฟเวอร์กล่องจดหมาย ให้เปิดคอนโซลการจัดการ Exchange
2. ขยายการกำหนดค่าผู้รับ คลิกขวาที่กล่องจดหมาย แล้วเลือกกล่องจดหมายใหม่
3. คลิกกล่องจดหมายของผู้ใช้ถัดไป
4. เลือกผู้ใช้ใหม่คลิกถัดไป
5. เลือกหน่วยขององค์กรที่คุณต้องการสร้างกล่องจดหมายรายการบันทึก
6. ในส่วนชื่อ ให้ป้อน Archive
7. ในส่วนนามสกุล ให้ป้อน Master
8. ในส่วนชื่อ ให้ป้อน Archive Master
9. ในส่วนชื่อเข้าสู่ระบบของผู้ใช้ (ชื่อหลักของผู้ใช้) ให้ป้อน AMaster
10. ป้อนและยืนยันรหัสผ่านของผู้ใช้
11. ยกเลิกการเลือกช่องผู้ใช้ต้องเปลี่ยนรหัสผ่านเมื่อเข้าสู่ระบบครั้งถัดไปคลิกถัดไป
12. เลือกฐานข้อมูลกล่องจดหมาย นโยบายการจัดการบันทึกการรับส่งข้อความ และนโยบายกล่องจดหมายของ Exchange ActiveSync ที่เหมาะสมคลิกถัดไป
13. ตรวจสอบข้อมูลสรุปของการกำหนดค่า หากต้องการเปลี่ยนแปลง ให้คลิกย้อนกลับ
14. คลิกใหม่เพื่อสร้างกล่องจดหมาย
15. ใน Active Directory ให้สร้างรายชื่อการส่งอีเมลใหม่ (กลุ่ม) และตั้งชื่อเป็นผู้รับรายการบันทึก
16. เพิ่มสมาชิกต่อไปนี้ในรายชื่อการส่งอีเมล (กลุ่ม)
    1. รายชื่อติดต่อ SMTP - อีเมลเดียวกับที่คุณสร้างในหัวข้อสร้างรายชื่อติดต่อ SMTP (ด้านบนในหน้านี้)
    2. Archive Master - คุณได้สร้างรายการนี้ในขั้นตอนที่ 8 (ด้านบนในหน้านี้) แล้ว

คุณสามารถเปิดการบันทึกแบบมาตรฐานหรือแบบพรีเมียมได้โดยขึ้นอยู่กับเวอร์ชัน Exchange ของคุณ เมื่อใช้การบันทึกแบบมาตรฐาน คุณสามารถกำหนดค่าการบันทึกสำหรับฐานข้อมูลกล่องจดหมายที่เกี่ยวข้องแต่ละรายการ เมื่อใช้การบันทึกแบบพรีเมียม คุณสามารถกำหนดค่ากฎซึ่งระบุกลุ่มของผู้ส่งและผู้รับข้อความที่เป็นรายการบันทึก โปรดดูในเอกสารประกอบของ Microsoft สำหรับรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทการบันทึกที่เวอร์ชัน Exchange รองรับ

คุณอาจมีกล่องจดหมายการบันทึกมากกว่า 1 รายการ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและการกำหนดค่ากฎของคุณ ในกรณีที่คุณมีกล่องจดหมายรายการบันทึกจำนวนมากซึ่งมีรายงานรายการบันทึกในปริมาณมาก คุณอาจต้องการใช้ทรัพยากรกับฐานข้อมูลกล่องจดหมายเหล่านั้นโดยเฉพาะ

เปิดรายการบันทึกแบบมาตรฐาน

1. เปิดคอนโซลการจัดการ Exchange
2. ขยายการกำหนดค่าเซิร์ฟเวอร์ เลือกกล่องจดหมาย
3. เลือกเซิร์ฟเวอร์สําหรับฐานข้อมูลกล่องจดหมายที่คุณต้องการเปิดใช้การบันทึก
4. คลิกขวาที่ฐานข้อมูลกล่องจดหมายคลิกคุณสมบัติ
5. คลิกทั่วไปผู้รับรายการบันทึก
6. ในส่วนส่งรายงานรายการบันทึกไปยัง ให้คลิกเรียกดู แล้วเลือกผู้รับรายการบันทึก (รายชื่อการส่งอีเมลที่คุณสร้างไว้สำหรับผู้รับข้อความรายการบันทึก) จากนั้นคลิก ตกลง
7. คลิกตกลง
   ในขณะนี้ ข้อความรายการบันทึกทั้งหมดสำหรับผู้ใช้ในฐานข้อมูลกล่องจดหมายนี้จะส่งไปยังรายชื่อการส่งอีเมลของผู้รับรายการบันทึก
8. ทําขั้นตอนดังกล่าวซ้ำสําหรับฐานข้อมูลกล่องจดหมายแต่ละรายการที่คุณต้องการทำรายการบันทึก

เปิดรายการบันทึกแบบพรีเมียม

1. โปรดตรวจสอบว่ามีการเปิดใช้งาน Agent รายการบันทึกในเซิร์ฟเวอร์ศูนย์กลางการรับส่ง ดังนี้
   • ออกคําสั่ง Get-TransportAgent ถ้าไม่มีชื่อ Agent ปรากฏขึ้น แสดงว่าไม่ได้เปิดใช้ Agent
   • หากจําเป็น ในการเปิดใช้ Agent รายการบันทึก ให้ใช้คําสั่ง Enable-TransportAgent -Identity "Journaling agent"
2. ในเซิร์ฟเวอร์ศูนย์กลางการรับส่ง ให้เปิดคอนโซลการจัดการ Exchange
3. ขยายการกำหนดค่าองค์กร แล้วเลือกศูนย์กลางการรับส่ง
4. คลิกการบันทึกกฎการบันทึกใหม่ แล้วป้อนชื่อของกฎการบันทึก
5. ในส่วนส่งรายงานรายการบันทึกไปยัง ให้คลิกเรียกดู แล้วเลือกผู้รับรายการบันทึก (รายชื่อการส่งอีเมลที่คุณสร้างไว้สำหรับผู้รับข้อความรายการบันทึก)
6. สําหรับขอบเขต ให้เลือกขอบเขตของกฎรายการบันทึก
   • หากต้องการใช้กฎกับผู้รับเพียงรายเดียว (ในส่วนข้อความรายการบันทึกสำหรับผู้รับ) ให้คลิกเรียกดู แล้วเลือกผู้รับที่เหมาะสม
   • หากต้องการใช้กฎกับผู้รับหลายราย (ในส่วนข้อความรายการบันทึกสำหรับผู้รับ) ให้คลิกเรียกดู แล้วเลือกรายชื่อการส่งอีเมลที่เหมาะสม
7. คลิกใหม่เสร็จสิ้น
   ในขณะนี้ ข้อความรายการบันทึกทั้งหมดสำหรับผู้ใช้ในเซิร์ฟเวอร์ศูนย์กลางการรับส่งจะถูกส่งไปยัง AMaster
8. ทําซ้ำขั้นตอนสําหรับเซิร์ฟเวอร์ศูนย์กลางการรับส่งแต่ละรายการที่คุณต้องการทํารายการบันทึก

เพื่อให้แน่ใจว่าพื้นที่เก็บข้อมูลเพียงพอสําหรับรายงานรายการบันทึก คุณต้องสร้างกฎการตั้งค่าเนื้อหาที่มีการจัดการเพื่อลบข้อความทั้งหมดโดยอัตโนมัติจากโฟลเดอร์กล่องจดหมาย ตามระยะเวลาที่คุณระบุ

ขอแนะนำให้คุณตั้งค่าระยะเวลานี้ในช่วงเริ่มต้นเป็นทุก 7 วัน จากนั้น ให้ตรวจสอบขนาดของกล่องจดหมายรายการบันทึกในระหว่าง 2-3 สัปดาห์แรกหลังจากที่คุณเปิดรายการบันทึกและปรับระยะเวลาตามต้องการ หากต้องการรวมรายงานรายการบันทึกทั้งหมดไว้ในการสำรองข้อมูลตามกำหนดการ ให้ตั้งค่าระยะเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่ารายงานรายการบันทึกจะไม่ลบออกไปก่อนที่จะมีการสำรองข้อมูล

ขั้นตอนที่ 1: สร้างการตั้งค่าเนื้อหาที่มีการจัดการสำหรับโฟลเดอร์กล่องจดหมาย

1. ในคอนโซลการจัดการ Exchange ให้ขยายการกำหนดค่าองค์กร แล้วเลือกกล่องจดหมาย
2. คลิกโฟลเดอร์เริ่มต้นที่มีการจัดการ แล้วเลือกกล่องจดหมาย
3. ในบานหน้าต่างการทำงาน ให้คลิกการตั้งค่าเนื้อหาที่มีการจัดการใหม่เพื่อเปิดวิซาร์ดการตั้งค่าเนื้อหาที่มีการจัดการใหม่
4. ในส่วนชื่อ ให้ป้อนการตั้งค่าเนื้อหาของ Google ห้องนิรภัย
5. สำหรับประเภทข้อความ ให้เลือกเนื้อหากล่องจดหมายทั้งหมด
6. เลือกช่องจำนวนวันในการเก็บรักษา
7. ป้อนจำนวนวันที่คุณต้องการเก็บข้อความไว้
8. ในส่วนเริ่มต้นระยะเวลาเก็บรักษา ให้เลือกเมื่อส่ง วันที่สิ้นสุดสําหรับปฏิทิน และงานที่เกิดซ้ำ
9. สําหรับการดําเนินการที่ต้องการเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา ให้เลือกลบทิ้งถาวร
10. คลิกถัดไป ถัดไป เพื่อข้ามหน้ารายการบันทึก
11. คลิกใหม่ เสร็จสิ้น

ขั้นตอนที่ 2: สร้างนโยบายกล่องจดหมายของโฟลเดอร์ที่มีการจัดการ

1. ในคอนโซลการจัดการ Exchange ให้ขยายการกำหนดค่าองค์กร แล้วเลือกกล่องจดหมาย
2. ในบานหน้าต่างการทำงาน ให้คลิกนโยบายกล่องจดหมายของโฟลเดอร์ที่มีการจัดการใหม่ เพื่อเปิดวิซาร์ดนโยบายกล่องจดหมายของโฟลเดอร์ที่มีการจัดการใหม่
3. สําหรับชื่อนโยบายกล่องจดหมายของโฟลเดอร์ที่มีการจัดการ ให้ป้อนนโยบายของ Google ห้องนิรภัย
4. ในส่วนระบุโฟลเดอร์ที่มีการจัดการเพื่อลิงก์กับนโยบายนี้ ให้คลิกเพิ่มเพื่อเปิดช่องเลือกกล่องโต้ตอบโฟลเดอร์ที่มีการจัดการ
5. เลือกกล่องจดหมายคลิกตกลง
6. คลิกใหม่ เสร็จสิ้น

ขั้นตอนที่ 3: ใช้นโยบายกล่องจดหมายของโฟลเดอร์ที่มีการจัดการกับกล่องจดหมายรายการบันทึก

1. ในคอนโซลการจัดการ Exchange ให้ขยายการกำหนดค่าผู้รับ แล้วเลือกกล่องจดหมาย
2. คลิกขวาที่ Archive Master แล้วเลือกคุณสมบัติ
3. คลิกการตั้งค่ากล่องจดหมายการจัดการการบันทึกการรับส่งข้อความ แล้วเลือกคุณสมบัติ
4. เลือกช่องนโยบายกล่องจดหมายของโฟลเดอร์ที่มีการจัดการ แล้วคลิกเรียกดู
5. เลือกนโยบายของ Google ห้องนิรภัย แล้วคลิกตกลง
6. คลิกตกลงเพื่อยืนยัน

ขั้นตอนที่ 4: กําหนดค่าตัวช่วยโฟลเดอร์ที่มีการจัดการเพื่อให้เรียกใช้นโยบาย

1. ในคอนโซลการจัดการ Exchange ให้ขยายการกำหนดค่าเซิร์ฟเวอร์ แล้วเลือกกล่องจดหมาย
2. คลิกขวาที่เซิร์ฟเวอร์กล่องจดหมายซึ่งทำหน้าที่เป็นโฮสต์ให้กับกล่องจดหมายรายการบันทึกของ Archive Master แล้วคลิกคุณสมบัติ
3. คลิกการจัดการการบันทึกการรับส่งข้อความและสําหรับกําหนดเวลาตัวช่วยโฟลเดอร์ที่มีการจัดการ ให้เลือกใช้กําหนดการที่กําหนดเองแล้วคลิกกําหนดเอง
4. ในส่วนกำหนดเวลา ให้เลือกวันและเวลาที่จะเรียกใช้ผู้ช่วยโฟลเดอร์ที่มีการจัดการนั้น
   เราขอแนะนําให้เรียกใช้ตัวช่วยในช่วงที่มีการใช้งานต่ํา
5. คลิกตกลง

ในขณะนี้ คุณจะต้องนํากล่องจดหมายรายการบันทึกออกจากรายการที่อยู่ร่วมของ Exchange เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ส่งข้อความอีเมลไปยังที่เก็บข้อมูลถาวรโดยตรง

1. ใช้ Set-Mailbox cmdlet เพื่อแก้ไขการตั้งค่าสำหรับกล่องจดหมายรายการบันทึกเพื่อให้มีการนำออกจากรายการที่อยู่ร่วม
2. ออกคำสั่ง Set-Mailbox AMaster -HiddenFromAddressListsEnabled $true

สุดท้าย ให้ตั้งข้อจํากัดการส่งสําหรับผู้ใช้ AMaster เพื่อป้องกันการส่งข้อความอีเมลไปยังกล่องจดหมายรายการบันทึกโดยตรง

1. ใช้ Set-Mailbox cmdlet เพื่อแก้ไขการตั้งค่ากล่องจดหมายรายการบันทึก
2. ออกคำสั่ง Set-Mailbox AMaster -AcceptMessagesOnlyFrom AMaster