Per configurare una quarantena email, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.
La quarantena delle email è una funzionalità dello strumento di moderazione di Google Workspace. Con la quarantena email, gli amministratori di Google Workspace possono creare impostazioni che inviano i messaggi email in arrivo e in uscita alla quarantena, prima che vengano recapitati ai destinatari. Scopri di più sullo strumento di moderazione.
Quando i messaggi email vengono messi in quarantena, tu e altri utenti della tua organizzazione potete esaminarli prima che vengano recapitati ai destinatari. La quarantena email contribuisce a prevenire lo spam, a ridurre al minimo la perdita di dati e a proteggere le informazioni riservate. La quarantena per le email ti aiuta anche a gestire gli allegati dei messaggi, in modo che gli utenti della tua organizzazione non aprano o inviino qualcosa che non devono aprire o inviare.
In qualità di amministratore, aggiungi impostazioni personalizzate nella Console di amministrazione Google che specificano quali messaggi vengono messi in quarantena. Ad esempio, potresti voler mettere in quarantena i messaggi in uscita che contengono informazioni sensibili, i messaggi in arrivo con allegati o link sospetti oppure tutti i messaggi con informazioni personali o sensibili, come numeri di carte di credito o codici fiscali.
Quando un messaggio viene messo in quarantena, puoi eseguire una delle seguenti azioni:
- Identificare l'impostazione che ha inviato il messaggio in quarantena.
- Togli il messaggio dalla quarantena in modo che venga recapitato al destinatario originale.
- Impedisci che il messaggio venga recapitato al destinatario e, se vuoi, informa il mittente che è stato bloccato.
I messaggi in quarantena vengono archiviati fino a quando non viene intrapresa una delle azioni. Se non viene intrapresa alcuna azione su un messaggio in quarantena, questo viene eliminato definitivamente dopo 30 giorni. Scopri di più in Gestire i messaggi in quarantena.
Funzionalità e limiti della quarantena
Questa sezione descrive il comportamento e le limitazioni che devi conoscere quando utilizzi la quarantena delle email.
Periodo di conservazione della quarantena
I messaggi in quarantena vengono archiviati in quarantena fino a 30 giorni dopo l'invio. I messaggi vengono eliminati automaticamente e definitivamente dopo 30 giorni. I messaggi eliminati dalla quarantena non possono essere recuperati dagli amministratori o dagli utenti.
Se utilizzi spazio di archiviazione email aggiuntivo con un periodo di conservazione esteso, ad esempio Google Vault, i messaggi in quarantena più vecchi di 30 giorni sono disponibili nello spazio di archiviazione aggiuntivo fino alla scadenza del periodo di conservazione. Per saperne di più sui periodi di conservazione di Vault, vedi Conservare i messaggi di Gmail con Vault.
Quarantena predefinita
Il tuo account Google Workspace include una quarantena già configurata. Questo meccanismo è chiamato quarantena predefinita. Le quarantene che crei vengono chiamate quarantene personalizzate. Se aggiungi un'impostazione che mette in quarantena i messaggi, ma non specifichi una quarantena personalizzata nell'impostazione, i messaggi messi in quarantena in base a questa impostazione vengono inviati alla quarantena predefinita.
Se elimini una quarantena personalizzata che contiene messaggi in quarantena, questi vengono spostati nella quarantena predefinita.
Quarantene personalizzate e con limitazioni
I super amministratori possono creare quarantene personalizzate per:
- Supportare esigenze aziendali specifiche. Ad esempio, potresti voler mettere in quarantena tutti i messaggi in uscita che contengono la frase "riservato aziendale".
- Concedere l'accesso alla quarantena a gruppi specifici di utenti. Questo meccanismo è chiamato quarantena con restrizioni.
- Inviare un avviso di rifiuto ai mittenti quando blocchi il recapito dei loro messaggi in quarantena.
- Inviare agli amministratori notifiche automatiche sui messaggi in quarantena.
Inviare messaggi a più quarantene
Puoi creare più quarantene personalizzate. Ad esempio, potresti voler creare una quarantena per i messaggi in uscita che contengono contenuti sensibili e un'altra quarantena per i messaggi in arrivo con allegati potenzialmente pericolosi.
I messaggi possono essere inviati a più di una quarantena. Ciò si verifica quando hai più quarantene e più impostazioni che inviano messaggi a quarantene diverse. Quando un messaggio corrisponde a più di un'impostazione di quarantena, viene inviato a tutte le quarantene specificate nelle impostazioni corrispondenti.
Eliminare le quarantene
Non è possibile eliminare le quarantene personalizzate a cui si fa riferimento in un'impostazione di quarantena. Per eliminare queste quarantene, devi prima eliminare l'impostazione che fa riferimento alla quarantena. In alternativa, modifica l'impostazione per inviare i messaggi a un'altra quarantena.
Tipi di messaggi supportati
Puoi intervenire soltanto su messaggi messi in quarantena provenienti o destinati a utenti registrati con il tuo account Google Workspace. Questi tipi di messaggi non possono essere messi in quarantena:
- Messaggi inviati a Gruppi
- Messaggi inviati o ricevuti da account sospesi o disattivati
Messaggi in uscita
- I messaggi in uscita messi in quarantena vengono visualizzati nella cartella Posta inviata del mittente. L'eliminazione del messaggio dalla cartella Posta inviata non influisce sullo stato di quarantena del messaggio.
- Per evitare di inviare un numero elevato di messaggi in quarantena, non inviare messaggi esterni a mailing list di grandi dimensioni. Quando un messaggio di gruppo o di lista viene messo in quarantena, una copia del messaggio viene messa in quarantena per ogni destinatario. Ciò può comportare un numero elevato di messaggi in quarantena.
Notifiche
Attiva le notifiche nelle impostazioni della quarantena:
- Per inviare una notifica ai mittenti quando il loro messaggio viene messo in quarantena, utilizza l'opzione di impostazione della quarantena Invia il messaggio di rifiuto predefinito.
- Per inviare periodicamente agli amministratori notifiche sui nuovi messaggi in quarantena, utilizza l'opzione di impostazione della quarantena Invia periodicamente notifiche quando i messaggi vengono messi in quarantena.
I destinatari non vengono mai informati quando un messaggio viene messo in quarantena.
Messaggi S/MIME
- Se un mittente richiede la crittografia S/MIME per un messaggio in uscita che corrisponde a un'impostazione di quarantena, il messaggio viene rifiutato e non viene inviato alla quarantena.
- Se un amministratore configura regole di conformità e routing per S/MIME per i messaggi in uscita, i messaggi che corrispondono alle impostazioni vengono inviati in quarantena.
Configurare una quarantena per le email
Google Workspace dispone di una quarantena email predefinita che puoi utilizzare per tutti i messaggi in quarantena. Se la tua organizzazione è relativamente piccola o non invia o riceve molte email, la quarantena predefinita potrebbe soddisfare i tuoi requisiti.
Gli amministratori possono creare quarantene personalizzate per una maggiore flessibilità e scalabilità. Puoi creare più quarantene personalizzate. Ad esempio, potresti voler creare una quarantena per i messaggi in uscita che contengono contenuti sensibili e un'altra quarantena per i messaggi in arrivo con allegati potenzialmente pericolosi.
Con le quarantene personalizzate puoi:
- Concedere l'accesso alla quarantena a gruppi specifici di utenti, chiamati quarantena limitata.
- Inviare un avviso di rifiuto ai mittenti quando impedisci il recapito di messaggi in quarantena.
- Inviare un messaggio automatico quando ai messaggi in quarantena viene negato il recapito.
Per configurare una quarantena per email personalizzata, aggiungi prima una nuova quarantena, poi aggiungi le impostazioni che inviano i messaggi alla quarantena.
Passaggio 1: aggiungi una quarantena email
Configura una o più quarantene nella Console di amministrazione Google.
Esegui questo passaggio prima di aggiungere impostazioni per mettere in quarantena i messaggi, perché devi specificare la quarantena nell'impostazione.
Per aggiungere una quarantena:
Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu
AppGoogle WorkspaceGmailGestisci le quarantene.È necessario disporre del privilegio di amministratore Impostazioni di Gmail.
- Fai clic su Aggiungi quarantena.
- Nella finestra delle impostazioni Aggiungi quarantena, segui questi passaggi:
Opzione di impostazione Cosa fare Nome Inserisci un nome per la quarantena. Potresti voler utilizzare un nome che descriva il tipo di regola che invia messaggi a questa quarantena, ad esempio Allegati sospetti. Questo nome viene visualizzato accanto a ogni messaggio nella dashboard della quarantena.
Descrizione (Facoltativo) Aggiungi ulteriori dettagli su questa quarantena. Questa descrizione viene visualizzata nella dashboard della quarantena. Gruppo per revisioni quarantene (Facoltativo) Puoi consentire ad altre persone della tua organizzazione di accedere a questa quarantena. Devono far parte di un gruppo che hai creato a questo scopo. Se non selezioni un gruppo, l'accesso a questa quarantena è limitato ai super amministratori e agli amministratori a cui è stato assegnato il privilegio Gmail Accesso alla quarantena amministrativa.
Per creare un nuovo gruppo per l'accesso alla quarantena, fai clic su Gestisci gruppi nella casella Aggiungi quarantena. Per la procedura dettagliata, vedi Consentire agli utenti di accedere alla quarantena per le email.
Per concedere a un gruppo esistente l'accesso a questa quarantena:
- Fai clic su Seleziona gruppi.
- Nella finestra Seleziona gruppi, scorri o esegui una ricerca per trovare un gruppo.
- Fai clic sul nome del gruppo per selezionarlo.
- In alto a destra nella finestra Seleziona gruppo, fai clic su X per chiudere la finestra e salvare il gruppo nell'impostazione di quarantena.
- Per concedere l'accesso ad altri gruppi, ripeti i passaggi da a a d.
Effetto rifiuto in entrata Seleziona un'azione da intraprendere quando impedisci il recapito dei messaggi in arrivo messi in quarantena da questa impostazione:
- Elimina messaggio:il messaggio non viene recapitato ai destinatari e viene eliminato. Il mittente non riceve alcuna notifica in merito.
- Invia il messaggio di rifiuto predefinito:il messaggio non viene recapitato ai destinatari e viene eliminato. Al mittente viene recapitato un messaggio di rifiuto.
Scopri di più sul comportamento dei messaggi di rifiuto in Utilizzo dei messaggi di rifiuto predefiniti.
Effetto rifiuto in uscita Seleziona un'azione da intraprendere quando impedisci il recapito dei messaggi in uscita messi in quarantena da questa impostazione:
- Elimina messaggio:il messaggio non viene recapitato ai destinatari e viene eliminato. Il mittente non riceve alcuna notifica in merito.
- Invia il messaggio di rifiuto predefinito:il messaggio non viene recapitato ai destinatari e viene eliminato. Al mittente viene recapitato un messaggio di rifiuto.
Scopri di più sul comportamento dei messaggi di rifiuto in Utilizzo dei messaggi di rifiuto predefiniti.
Invia periodicamente notifiche quando i messaggi vengono messi in quarantena (Facoltativo) Seleziona questa opzione per inviare notifiche automatiche periodiche ai super amministratori quando i messaggi vengono messi in quarantena.
Contenuto della notifica:le notifiche includono il numero di messaggi aggiunti a ogni quarantena e il numero totale di messaggi messi in quarantena durante il periodo di notifica.
Tempistiche:le notifiche vengono inviate entro un'ora dalla messa in quarantena di un messaggio. La frequenza e la tempistica delle notifiche si basano sulla frequenza con cui vengono messi in quarantena nuovi messaggi. È previsto un massimo di una notifica all'ora.
Destinatari:le notifiche vengono inviate solo ai super amministratori. Non vengono inviate agli utenti con privilegi di amministratore per il ruolo di amministratore Accesso alla quarantena amministrativa o ai gruppi con privilegi per le quarantene.
- In fondo alla finestra Aggiungi impostazione, fai clic su Salva. La nuova quarantena viene aggiunta alla tabella Gestisci quarantene.
Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più - Per aggiungere altre quarantene, ripeti questi passaggi.
Per eliminare o modificare una quarantena, nella tabella Gestisci quarantene, seleziona l'azione nella colonna Azioni.
Utilizzo dei messaggi di rifiuto predefiniti
Questa sezione contiene informazioni importanti sull'opzione Invia il messaggio di rifiuto predefinito nelle impostazioni della quarantena.
- Quando impedisci il recapito di un messaggio di gruppo in entrata, i messaggi rifiutati vengono rilasciati (non vengono recapitati al mittente), anche quando questa opzione è selezionata nelle impostazioni della quarantena.
- Ogni volta che rifiuti uno o più messaggi in una singola azione, il mittente riceve un messaggio di rifiuto. Ad esempio, se selezioni tre messaggi di un mittente, fai clic su Rifiuta, quindi seleziona cinque messaggi dello stesso mittente e fai clic su Rifiuta, il mittente riceve due messaggi di rifiuto. Per ridurre al minimo il numero di messaggi di rifiuto per i mittenti, seleziona tutti i messaggi di un singolo mittente contemporaneamente, quindi fai clic su Rifiuta. Il mittente riceve un unico messaggio di rifiuto che elenca tutti i messaggi rifiutati e i relativi destinatari.
- I messaggi di rifiuto includono l'oggetto del messaggio originale messo in quarantena nel corpo del messaggio. Pertanto, se l'oggetto ha causato la quarantena del messaggio originale, anche il messaggio di rifiuto rischia di essere messo in quarantena. Per risolvere questo problema, aggiorna le impostazioni della quarantena in modo da escludere i messaggi di tipo invio in uscita o interno.
Passaggio 2: aggiungi le impostazioni per mettere in quarantena i messaggi
Dopo aver creato una o più quarantene, aggiungi impostazioni che specificano i messaggi da mettere in quarantena.
I messaggi vengono inviati in quarantena in base alle impostazioni che aggiungi nella Console di amministrazione Google. Le impostazioni di Gmail nella tabella seguente hanno un'opzione per mettere in quarantena i messaggi che soddisfano i criteri specificati nell'impostazione. L'impostazione specifica anche quali messaggi vengono inviati in quarantena. Puoi inviare messaggi alla quarantena predefinita o a una quarantena personalizzata che hai creato.
Per la procedura dettagliata per aggiungere, eliminare o aggiornare le impostazioni che mettono in quarantena i messaggi email, visita la pagina collegata dalla colonna Impostazione di seguito:
| Impostazione | Descrizione |
|---|---|
| Conformità degli allegati |
Mettere in quarantena i messaggi in base al nome del file allegato, al tipo di file allegato o alle dimensioni totali del messaggio (inclusi gli allegati). Ad esempio, potresti voler mettere in quarantena i messaggi in arrivo e in uscita che contengono allegati di tipo .exe perché l'allegato potrebbe essere un software pericoloso. Notifiche:questa impostazione consente di inviare una notifica ai mittenti della tua organizzazione quando inviano un messaggio interno che viene messo in quarantena con l'impostazione. |
| Conformità dei contenuti |
Metti in quarantena i messaggi se contengono un tipo di contenuti sensibili da te specificato e se questi contenuti si trovano all'interno del messaggio. Ad esempio, potresti voler mettere in quarantena i messaggi in uscita che contengono un numero di carta di credito nel corpo del messaggio. Notifiche:questa impostazione consente di inviare una notifica ai mittenti della tua organizzazione quando inviano un messaggio interno che viene messo in quarantena con l'impostazione. |
| Contenuti discutibili | Metti in quarantena i messaggi se includono determinate parole specificate da te, da un elenco di parole personalizzate che crei. Ad esempio, potresti voler mettere in quarantena i messaggi in arrivo che contengono un linguaggio volgare. |
| Routing |
Mettere in quarantena i messaggi in base al mittente o ai destinatari. Ad esempio, potresti voler mettere in quarantena tutti i messaggi in arrivo da un dominio che in passato ha inviato email dannose ai tuoi utenti. Notifiche:questa impostazione consente di inviare una notifica ai mittenti della tua organizzazione quando inviano un messaggio interno che viene messo in quarantena con l'impostazione. |
| Spam | Mettere in quarantena i messaggi in arrivo che Gmail determina essere spam. |
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