ส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ขององค์กร

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Standard และ Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถส่งออกข้อมูลเมตาใน Google ไดรฟ์ขององค์กรไปยัง BigQuery ได้ ซึ่งจะประกอบด้วยข้อมูลเมตาที่เชื่อมโยงกับแต่ละไฟล์ เช่น ขนาด ป้ายกำกับที่ใช้ และบุคคลที่คุณแชร์ด้วย แต่ไม่รวมเนื้อหาของไฟล์ คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลนี้เพื่อประเมินว่าการเข้าถึงไฟล์ที่มีความละเอียดอ่อนเป็นไปตามกฎระเบียบ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และเป้าหมายด้านความปลอดภัยข้อมูลขององค์กรหรือไม่

เมื่อข้อมูลเมตาในไดรฟ์อยู่ใน BigQuery คุณจะสร้างการรายงานและแดชบอร์ดที่กำหนดเองได้โดยใช้เครื่องมือวิเคราะห์ เช่น Looker Studio และพาร์ทเนอร์การแสดงข้อมูลผ่านภาพของบุคคลที่สาม

หมายเหตุ

• ขั้นตอนบางอย่างในหน้านี้จะดำเนินการในคอนโซล Google Cloud เนื่องจาก Google BigQuery เป็นผลิตภัณฑ์ของ Google Cloud
• คุณต้องตั้งค่าการเรียกเก็บเงินสำหรับโปรเจ็กต์ Google Cloud เนื่องจากจะมีค่าใช้จ่ายในการค้นหาและจัดเก็บการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ใน BigQuery ดูรายละเอียดได้ที่ดูรายละเอียดราคาของ BigQuery ในบัญชีสำหรับการเรียกเก็บเงิน คุณสามารถประเมินค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บข้อมูลได้ด้วยเครื่องคำนวณราคาของ Google Cloud โดยข้อมูลเมตาของไฟล์ 1 ล้านไฟล์จะใช้พื้นที่เก็บข้อมูลจริงประมาณ 1.5 GB ใน BigQuery
• คุณต้องมีใบอนุญาตที่รองรับเพื่อตั้งค่าการส่งออกรายงานข้อมูลเมตาในไดรฟ์ แต่รายงานจะมีข้อมูลของผู้ใช้ทุกคน
• ระบบจะส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ทุกสัปดาห์ แต่คุณจะเลือกส่งออกทุกวันได้ โดยการส่งออกที่เกิดขึ้นจะเขียนทับการส่งออกก่อนหน้านี้ หากต้องการเก็บการส่งออกก่อนหน้าไว้ ให้ใช้บริการโอนข้อมูล BigQuery เพื่อคัดลอกชุดข้อมูลโดยอัตโนมัติ
• อาจมีโอกาสเล็กน้อยที่การส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์จะไม่มีข้อมูลเมตาของบางไฟล์ และในบางกรณีที่เกิดขึ้นไม่บ่อยนัก ระบบอาจไม่รวมไฟล์บางรายการ

ขั้นตอนที่ 1 ตั้งค่าโปรเจ็กต์และชุดข้อมูล BigQuery สำหรับข้อมูลเมตาในไดรฟ์ของคุณ

1. สร้างหรือเปิดโปรเจ็กต์ BigQuery ที่ใช้งานอยู่ในคอนโซล Google Cloud
   โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อการสร้างและจัดการโปรเจ็กต์
2. เปิดใช้การเรียกเก็บเงินสำหรับโปรเจ็กต์หากยังไม่ได้เปิด
3. ไปที่หน้า IAM ของโปรเจ็กต์
4. ให้สิทธิ์บัญชีผู้ดูแลระบบ Google Workspace เข้าถึงการส่งออกเพื่อประมวลผลและดูข้อมูล ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทบาทและสิทธิ์ IAM สำหรับ BigQuery และวิธีควบคุมการเข้าถึงทรัพยากร สำหรับบัญชี Google Workspace ที่คุณต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงการส่งออก ให้ทำดังนี้
   1. คลิกให้สิทธิ์เข้าถึงที่ด้านบนของรายชื่อผู้ใช้หลัก
   2. ในส่วนเพิ่มผู้ใช้หลัก ให้ป้อนอีเมลของบัญชี Google Workspace
   3. คลิกบทบาทผู้แก้ไขข้อมูล BigQuery (bigquery.dataEditor) เคล็ดลับ: คลิกตัวกรอง แล้วป้อน BigQuery เพื่อค้นหาบทบาทอื่นๆ ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับ BigQuery
   4. คลิกบันทึก
5. ให้สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ IAM แก่ตัวคุณเองและผู้ดูแลระบบคนอื่นๆ ที่จะจัดการการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ในโปรเจ็กต์ โดยทำดังนี้
   1. ในหน้า IAM เดียวกัน ให้คลิกผู้ใช้หลักที่มีอยู่หรือสร้างผู้ใช้หลักใหม่ตามขั้นตอนก่อนหน้า
   2. คลิกบทบาทผู้จัดการทรัพยากร แล้วเลือกผู้ดูแลระบบ IAM ของโปรเจ็กต์
   3. คลิกบันทึก
6. ค้นหาหรือสร้างชุดข้อมูล BigQuery เพื่อจัดเก็บการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์
   1. คลิกเมนูการนำทาง BigQuery
   2. ในแผง Explorer ทางด้านซ้าย ให้ขยายโปรเจ็กต์เพื่อแสดงรายการชุดข้อมูลที่มีอยู่
   3. หากมีชุดข้อมูลที่ต้องการใช้ ให้จดรหัสไว้เพื่อใช้ในขั้นตอนถัดไป
   4. หากต้องการใช้ชุดข้อมูลใหม่ ให้ไปที่การสร้างชุดข้อมูล จดชื่อชุดข้อมูลไว้เพื่อใช้ในขั้นตอนถัดไป

ขั้นตอนที่ 2 เปิดและตั้งค่าการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู การรายงาน การผสานรวมข้อมูล (หรือ BigQuery Export สำหรับผู้ดูแลระบบด้านการศึกษา ซึ่งจะเปิดหน้าการผสานรวมข้อมูล)

   ไปที่การผสานรวมข้อมูล

   ต้องมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบสำหรับรายงาน

2. คลิกการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์
3. เลือกช่องเปิดใช้การส่งออกรายงานพื้นที่ในไดรฟ์ไปยัง Google BigQuery เพื่อเปิดใช้การส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์
4. ในส่วนรหัสโปรเจ็กต์ BigQuery ให้เลือกโปรเจ็กต์ที่คุณต้องการเก็บการส่งออกคลังข้อมูลในไดรฟ์ หากไม่เห็นโปรเจ็กต์ ให้ตั้งโปรเจ็กต์ขึ้นมาใน BigQuery โปรดดูรายละเอียดที่คู่มือเริ่มใช้งานฉบับย่อสำหรับคอนโซล Google Cloud
5. ในส่วนชุดข้อมูลที่มีอยู่ภายในโปรเจ็กต์ ให้ใส่ชื่อชุดข้อมูลที่จะใช้เก็บบันทึกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ในโปรเจ็กต์ หากยังไม่มีชุดข้อมูล โปรดดูขั้นตอนที่หัวข้อการสร้างชุดข้อมูล
6. ในส่วนกำหนดเวลาการส่งออก ให้เลือกรายสัปดาห์หรือรายวัน
7. คลิกบันทึก หากได้รับข้อผิดพลาดว่าบันทึกไม่ได้ ให้ตรวจสอบปัญหาต่อไปนี้ในคอนโซล Google Cloud
   1. ไปที่หน้า IAM ของโปรเจ็กต์ และตรวจสอบว่าบัญชีของคุณมีบทบาทผู้ดูแลระบบ IAM ของโปรเจ็กต์ (resourcemanager.projects.setIamPolicy) หากไม่มี ให้มอบบทบาทดังกล่าวให้กับบัญชีของคุณ
   2. ไปที่เครื่องมือแก้ปัญหาเกี่ยวกับนโยบาย แล้วตรวจสอบว่ามีนโยบายการปฏิเสธที่บล็อกการเข้าถึงโปรเจ็กต์ของคุณหรือไม่ โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อแก้ปัญหานโยบาย

หลังจากเปิดใช้การส่งออกแล้ว การส่งออกแรกควรปรากฏใน BigQuery ใน 1-2 สัปดาห์ หลังจากนั้น ระบบจะอัปเดตการส่งออกทุกสัปดาห์หรือทุกวัน ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่คุณเลือกในการตั้งค่า

ขั้นตอนที่ 3 (ไม่บังคับ) อัปเดตเวลาหมดอายุของข้อมูล

เวลาหมดอายุเริ่มต้นของการส่งออกข้อมูลคือ 60 วัน ซึ่งระบบจะลบข้อมูลออกจาก Google Cloud หลังจากผ่านช่วงเวลาดังกล่าวแล้ว

หากต้องการเปลี่ยนเวลาหมดอายุ ให้ไปที่หัวข้อ Updating default table expiration times

ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบการส่งออกและตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับการทำงานผิดพลาด

เหตุการณ์การส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์จะรวมอยู่ในเหตุการณ์ในบันทึกของผู้ดูแลระบบ ในเครื่องมือตรวจสอบความปลอดภัย คุณสามารถค้นหาเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์และตั้งค่าการแจ้งเตือนได้

ขั้นตอนที่ 5 วิเคราะห์ชุดข้อมูลเมตาในไดรฟ์

คุณวิเคราะห์ข้อมูลได้โดยตรงใน BigQuery โดยดูภาพรวมได้ที่ภาพรวมของข้อมูลวิเคราะห์ BigQuery | Google Cloud และดูรายละเอียดได้ที่หัวข้อสคีมาและการค้นหาตัวอย่างสำหรับการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ใน BigQuery

แก้ปัญหาการส่งออกที่หายไปและข้อความแสดงข้อผิดพลาด

หากไม่เห็นการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ใน BigQuery หลังจากที่บันทึกการกำหนดค่าในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ตรวจสอบปัญหาและวิธีแก้ไขต่อไปนี้

ข้อความแสดงข้อผิดพลาด	วิธีแก้ไข
ไม่มีชุดข้อมูล BigQuery	หากมีการลบชุดข้อมูลที่คุณระบุไว้ให้เขียนรายงานตั้งแต่เวลาที่เปิดใช้การส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ คุณจะได้รับข้อผิดพลาดนี้ ให้แทนที่รหัสชุดข้อมูลด้วยรหัสของชุดข้อมูลที่มีอยู่
ไม่มีโปรเจ็กต์ BigQuery	หากโปรเจ็กต์ BigQuery ที่คุณระบุไว้ตั้งแต่แรกให้เขียนรายงานถูกลบไปตั้งแต่ที่คุณเปิดใช้การส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ คุณจะได้รับข้อผิดพลาดนี้ ตั้งค่าโปรเจ็กต์และชุดข้อมูล BigQuery ใหม่เพื่อให้ระบบเขียนรายงานลงในโปรเจ็กต์และชุดข้อมูลดังกล่าว
มีการนำสิทธิ์ของบัญชีบริการการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ในชุดข้อมูล BigQuery ออก	ในคอนโซล Google Cloud ให้ยืนยันว่าบัญชีบริการมีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้แก้ไขในชุดข้อมูล
มีการนำสิทธิ์ของบัญชีบริการการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ในโปรเจ็กต์ BigQuery ออก	ในคอนโซล Google Cloud ให้ตรวจสอบว่าบัญชีบริการมีสิทธิ์เข้าถึง BigQuery.jobUser ในโปรเจ็กต์
ตั้งค่าการเรียกเก็บเงินสำหรับโปรเจ็กต์	หากคุณดาวน์เกรดการสมัครใช้บริการ ก็อาจทำให้ไม่รองรับการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์อีก ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู > การเรียกเก็บเงิน > การสมัครใช้บริการ และยืนยันว่าการสมัครใช้บริการของคุณเป็นไปอย่างใดอย่างหนึ่ง ดังนี้ รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Standard และ Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Cloud Identity Premium เปรียบเทียบรุ่นของคุณ หลังจากเปลี่ยนไปใช้รุ่นที่รองรับการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์แล้ว การส่งออกรายงานอาจใช้เวลาถึง 2 สัปดาห์ นอกจากนี้ คุณยังต้องตั้งค่าการเรียกเก็บเงินสำหรับโปรเจ็กต์ Google Cloud ที่ลิงก์กับการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ด้วย เนื่องจากการส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์ไปยัง BigQuery มีค่าใช้จ่าย ตรวจสอบว่าได้เปิดใช้การเรียกเก็บเงินสำหรับโปรเจ็กต์แล้ว

ข้อจำกัดที่ทราบ

• การส่งออกข้อมูลเมตาในไดรฟ์อาจไม่รวมไฟล์หรือวิดีโอ Jamboard ที่ถอนการอ้างสิทธิ์แล้วซึ่งสร้างด้วย Google Vids

คำถามที่พบบ่อย