उपयोगकर्ताओं की रिपोर्ट: ऐप्लिकेशन का इस्तेमाल

उपयोगकर्ताओं के ऐप्लिकेशन इस्तेमाल करने की गतिविधि देखना

एडमिन के तौर पर, ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल की रिपोर्ट का इस्तेमाल करके यह बेहतर तरीके से समझा जा सकता है कि आपके उपयोगकर्ता, Google Workspace ऐप्लिकेशन का इस्तेमाल कैसे करते हैं. उपयोगकर्ता रिपोर्ट में, ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल की रिपोर्ट से उपयोगकर्ताओं की गतिविधि के बारे में जानकारी मिलती है. जैसे:

  • किसी खास समयावधि में भेजे गए ईमेल.
  • उपयोगकर्ता कितनी फ़ाइलें बनाते और शेयर करते हैं.
  • किन उपयोगकर्ताओं के Drive स्टोरेज के इस्तेमाल की सीमाएं पूरी होने वाली हैं.
  • अलग-अलग तरह के डिवाइसों से की गई खोज क्वेरी की संख्या.
  • आपके उपयोगकर्ताओं ने चैट के कितने मैसेज भेजे और वे किस तरह के मैसेज भेज रहे हैं.

ध्यान दें: App Passwords का इस्तेमाल करके किए गए आईएमएपी लॉगिन को लॉग नहीं किया जाता.

पहला चरण: ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल की रिपोर्ट खोलना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद रिपोर्टिंग इसके बादउपयोगकर्ता रिपोर्ट इसके बादऐप्लिकेशन के इस्तेमाल से जुड़ी रिपोर्ट पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास रिपोर्ट से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना ज़रूरी है.

दूसरा चरण: डेटा की समीक्षा करना

ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल की रिपोर्ट, उपयोगकर्ता के इस डेटा पर आधारित होती है.

ध्यान दें: Google Workspace के वर्शन के हिसाब से, हो सकता है कि आपको गतिविधि की कुछ रिपोर्ट का ऐक्सेस न मिले.

सामान्य

ध्यान दें: हमेशा के लिए मिटाए गए डेटा (इसमें Vault में सेव किया गया डेटा भी शामिल है) को स्टोरेज कोटा में नहीं गिना जाता.

कॉलम की शिकायत करें ब्यौरा
Gmail के लिए इस्तेमाल किया जा रहा स्टोरेज (एमबी) Gmail के डेटा के लिए, उपयोगकर्ता ने कितने मेगाबाइट स्टोरेज का इस्तेमाल किया है
Drive के लिए इस्तेमाल किया जा रहा स्टोरेज (एमबी) Drive के डेटा के लिए, उपयोगकर्ता ने कितने मेगाबाइट स्टोरेज का इस्तेमाल किया है
Photos के लिए इस्तेमाल किया जा रहा स्टोरेज (एमबी) उपयोगकर्ता ने फ़ोटो के लिए कितने मेगाबाइट स्टोरेज का इस्तेमाल किया है
इस्तेमाल किया गया कुल स्टोरेज (एमबी) उपयोगकर्ता ने कितना स्टोरेज इस्तेमाल किया है (मेगाबाइट में)
इस्तेमाल किया गया स्टोरेज (%) उपयोगकर्ता ने उपलब्ध स्टोरेज स्पेस का कितना प्रतिशत इस्तेमाल किया है

Gmail

कॉलम की शिकायत करें ब्यौरा
कुल ईमेल उपयोगकर्ता ने Gmail से कुल कितने मैसेज भेजे और उसे कुल कितने मैसेज मिले. इसमें Gmail SMTP सर्वर का इस्तेमाल करके, तीसरे पक्ष के SMTP क्लाइंट से भेजे या पाए गए ईमेल शामिल होते हैं.
मिले हुए ईमेल उपयोगकर्ता को मिले Gmail मैसेज की कुल संख्या. इसमें Gmail एसएमटीपी सर्वर का इस्तेमाल करके, तीसरे पक्ष के एसएमटीपी क्लाइंट से मिले ईमेल शामिल होते हैं.
भेजे गए ईमेल उपयोगकर्ता ने Gmail से कुल कितने मैसेज भेजे. इसमें Gmail के एसएमटीपी सर्वर का इस्तेमाल करके, तीसरे पक्ष के एसएमटीपी क्लाइंट से भेजे गए ईमेल भी शामिल होते हैं.
Gmail (IMAP) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय उपयोगकर्ता ने पिछली बार Gmail को ऐक्सेस करने के लिए, इंटरनेट मैसेज ऐक्सेस प्रोटोकॉल (आईएमएपी) का इस्तेमाल कब किया था
Gmail (पॉप) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय उपयोगकर्ता ने Gmail को ऐक्सेस करने के लिए, पिछली बार पोस्ट ऑफ़िस प्रोटोकॉल (पीओपी) का इस्तेमाल कब किया था
Gmail (वेब) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय उपयोगकर्ता ने वेब पर आधारित Gmail का इस्तेमाल पिछली बार कब किया था. ध्यान दें कि यह टाइमस्टैंप, पिछली बार लॉगिन करने के टाइमस्टैंप के साथ सिंक नहीं होता है.

Drive

ध्यान दें: Drive के लिए उपयोगकर्ता की रिपोर्ट में, शेयर की गई ड्राइव में किए गए बदलाव शामिल नहीं होते. इनमें Cloud Identity Free या Cloud Identity Premium के लाइसेंस इस्तेमाल करने वाले उपयोगकर्ताओं का डेटा भी शामिल नहीं होता.

कॉलम की शिकायत करें ब्यौरा

Drive - last active time

 सक्रिय उपयोगकर्ताओं की संख्या, जो पूरे महीने के लिए कुल मिलाकर दिखाई जाती है. उपयोगकर्ता सूची में, Drive - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय कॉलम से पता चलता है कि किसी उपयोगकर्ता ने Drive को पिछली बार कब ऐक्सेस किया था
जोड़ी गई फ़ाइलें उपयोगकर्ता ने Drive में जितनी फ़ाइलें जोड़ी हैं उनकी संख्या. इसमें फ़ाइल बनाना या अपलोड करना, मालिकाना हक ट्रांसफ़र करना या ट्रैश से फ़ाइल वापस लाना शामिल हो सकता है

ध्यान दें: एक ही फ़ाइल पर कई कार्रवाइयां करने से, संख्या नहीं बढ़ती
बदलाव की गई फ़ाइलों की संख्या उपयोगकर्ता ने Drive में मौजूद जिन फ़ाइलों में बदलाव किया है उनकी संख्या
देखी गई फ़ाइलें उपयोगकर्ता ने Drive में मौजूद कितनी फ़ाइलें देखी हैं
Google Forms को जोड़ा गया Drive में जोड़े गए फ़ॉर्म की संख्या
Google Slides को जोड़ा गया Drive में जोड़े गए प्रज़ेंटेशन की संख्या
Google Sheets को जोड़ा गया Drive में जोड़ी गई स्प्रेडशीट की संख्या
Google Drawings जोड़ी गई जोड़ी गई Google ड्रॉइंग फ़ाइलों की संख्या
Google Docs को जोड़ा गया Drive में जोड़े गए टेक्स्ट दस्तावेज़ों की संख्या
अन्य टाइप जोड़े गए उपयोगकर्ता ने Google के बाहर की कितनी फ़ाइलें जोड़ी हैं

Classroom

कॉलम की शिकायत करें ब्यौरा
Classroom - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय उपयोगकर्ता ने Classroom का इस्तेमाल पिछली बार कब किया था
बनाई गई क्लास बनाई गई क्लास की संख्या
बनाई गई पोस्ट शिक्षकों और छात्र-छात्राओं की बनाई गई पोस्ट की कुल संख्या

ध्यान दें: ऐप्लिकेशन के इस्तेमाल की रिपोर्ट में मौजूद Cloud Search कॉलम, आपके डोमेन में खोज क्वेरी की संख्या दिखाते हैं.

कॉलम की शिकायत करें ब्यौरा
खोज क्वेरी Cloud Search में खोज क्वेरी की कुल संख्या
वेब पर की गई खोज क्वेरी वेब ब्राउज़र से की गई खोज क्वेरी की कुल संख्या. इसमें कंप्यूटर और मोबाइल डिवाइस शामिल हैं
Android से की गई खोज क्वेरी Android ऐप्लिकेशन से की गई खोज क्वेरी की कुल संख्या
iOS से की गई खोज क्वेरी iPhone या iPad के मोबाइल ऐप्लिकेशन से की गई खोज क्वेरी की कुल संख्या

Google Chat

कॉलम की शिकायत करें ब्यौरा
पिछले 28 दिनों में चैट मैसेज या प्रतिक्रियाओं की संख्या पिछले 28 दिनों में भेजे गए मैसेज या उन पर दी गई प्रतिक्रियाओं की कुल संख्या
Chat में, पिछले 28 दिनों में अपलोड किए गए अटैचमेंट की संख्या पिछले 28 दिनों में, Chat की बातचीत में अपलोड किए गए अटैचमेंट की कुल संख्या
पिछले 28 दिनों में बनाए गए चैट स्पेस की संख्या पिछले 28 दिनों में बनाए गए स्पेस की कुल संख्या
Chat में, पिछले 28 दिनों में पढ़ी गई बातचीत की संख्या पिछले 28 दिनों में, उपयोगकर्ता ने जिन बातचीत में शामिल मैसेज पढ़े हैं उनकी कुल संख्या

तीसरा चरण: रिपोर्ट में मौजूद डेटा को पसंद के मुताबिक बनाना

  1. ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. सेटिंग पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) चार्ट में कॉलम जोड़ने के लिए, नया कॉलम जोड़ें के बगल में मौजूद, डाउन ऐरो पर क्लिक करें. इसके बाद, सूची से विकल्प चुनें.
  4. (ज़रूरी नहीं) चार्ट से किसी आइटम को हटाने के लिए, उस आइटम के बगल में मौजूद, हटाएं पर क्लिक करें.
  5. (ज़रूरी नहीं) कॉलम का क्रम बदलने के लिए, किसी आइटम को खींचें और नई जगह पर छोड़ें.
  6. सेव करें पर क्लिक करें.

चौथा चरण: डेटा को फ़िल्टर करना और रिपोर्ट एक्सपोर्ट करना

उपयोगकर्ता या गतिविधि के हिसाब से फ़िल्टर करना

अपनी रिपोर्ट को सीमित करके, उसमें उपयोगकर्ताओं या खास इवेंट का डेटा दिखाया जा सकता है. उदाहरण के लिए, दो चरणों में पुष्टि करने की सुविधा का इस्तेमाल करने वाले सभी उपयोगकर्ताओं को ढूंढने के लिए, फ़िल्टर बनाया जा सकता है. इसके अलावा, ऐसे लोगों की सूची बनाने के लिए फ़िल्टर बनाया जा सकता है जो कई बाहरी लिंक शेयर करते हैं.

  1. ऊपर पहले चरण में बताए गए तरीके से रिपोर्ट खोलें.
  2. रिपोर्ट में सबसे ऊपर, फ़िल्टर जोड़ें पर क्लिक करें.
  3. अपने फ़िल्टर के लिए ज़रूरी शर्तें चुनकर डालें. अगर इसका इस्तेमाल करना ज़रूरी है, तो लागू करें पर क्लिक करें.

    उदाहरण के लिए, इवेंट का नाम और फिर कोई इवेंट चुनें. इससे आपको यह पता चलेगा कि वह इवेंट कितनी बार हुआ है

संगठन की इकाई के हिसाब से फ़िल्टर करना

किसी डोमेन में मौजूद अलग-अलग संगठन इकाइयों के आंकड़ों की तुलना करने के लिए, संगठन की इकाई के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है.

  1. ऊपर पहले चरण में बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, संगठन की इकाई पर क्लिक करें इसके बादसूची से कोई इकाई चुनें.
  3. लागू करें पर क्लिक करें.

पुराना डेटा ढूंढते समय भी, सिर्फ़ मौजूदा संगठन के क्रम को फ़िल्टर किया जा सकता है. फ़िल्टर किए गए नतीजों में, 20 दिसंबर, 2018 से पहले का डेटा नहीं दिखता.

ग्रुप के हिसाब से फ़िल्टर करना

अपनी रिपोर्ट में मौजूद डेटा को ग्रुप के हिसाब से भी फ़िल्टर किया जा सकता है. इससे पहले कि कोई ग्रुप इस फ़िल्टर में दिखे, आपको उसे फ़िल्टर के लिए बनाई गई अपनी ग्रुप की अनुमति वाली सूची में जोड़ना होगा.

ग्रुप फ़िल्टर इस्तेमाल करने के बारे में जानने के लिए, Google ग्रुप के हिसाब से नतीजे फ़िल्टर करना लेख पढ़ें.

पहला चरण: फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप की अनुमति वाली सूची में कोई ग्रुप जोड़ें:

  1. ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, ग्रुप फ़िल्टर पर क्लिक करें.
  3. फ़िल्टर करने वाले ग्रुप पर क्लिक करें.
    इसके बाद, फ़िल्टर करने के लिए ग्रुप वाला पेज दिखेगा.
  4. ग्रुप जोड़ें पर क्लिक करें.
  5. किसी ग्रुप को खोजने के लिए, उसके नाम या ईमेल पते के शुरुआती कुछ वर्ण डालें. अपनी पसंद का ग्रुप दिखने पर, उसे चुनें.
  6. (ज़रूरी नहीं) कोई दूसरा ग्रुप जोड़ने के लिए, ग्रुप खोजें और चुनें.
  7. ग्रुप चुनने के बाद, जोड़ें पर क्लिक करें.
  8. (ज़रूरी नहीं) किसी ग्रुप को हटाने के लिए, ग्रुप हटाएं पर क्लिक करें.
  9. सेव करें पर क्लिक करें.
    बदलावों को लागू होने में 24 घंटे लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर ये बदलाव पहले ही दिखने लगते हैं. ज़्यादा जानें

दूसरा चरण: ग्रुप के हिसाब से ऑडिट लॉग फ़िल्टर करना

  1. ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, ग्रुप फ़िल्टर पर क्लिक करें.
  3. एक या उससे ज़्यादा ग्रुप चुनें और लागू करें पर क्लिक करें.

किसी खास तारीख का डेटा दिखाना

तारीख के हिसाब से देखें पर क्लिक करें. इसके बाद, तारीख चुनने वाले टूल का इस्तेमाल करके, किसी तारीख का डेटा दिखाएं. इसके अलावा, हर ऐप्लिकेशन के लिए उपलब्ध नया डेटा दिखाने का विकल्प भी चुना जा सकता है. ज़्यादातर मेट्रिक के लिए, पिछले छह महीनों का डेटा उपलब्ध होता है. हालांकि, कुछ मेट्रिक के लिए इससे कम समय का डेटा उपलब्ध होता है.

रिपोर्ट का डेटा एक्सपोर्ट करना

रिपोर्ट के डेटा को Google शीट में एक्सपोर्ट किया जा सकता है या इसे CSV फ़ाइल के तौर पर डाउनलोड किया जा सकता है.

  1. ऊपर पहले चरण में बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. (ज़रूरी नहीं) ऊपर तीसरे चरण में बताए गए तरीके से, एक्सपोर्ट किए जाने वाले डेटा में बदलाव करें.
  3. रिपोर्ट में, डाउनलोड करें पर क्लिक करें.
  4. चुनें कि किन कॉलम को शामिल करना है और रिपोर्ट का फ़ॉर्मैट क्या होगा.
  5. डाउनलोड करें पर क्लिक करें.

ज़्यादा से ज़्यादा 1,00,000 लाइनें एक्सपोर्ट की जा सकती हैं.

मुझे दिख रहा डेटा कितना पुराना है?

आपको आज तक का पूरा डेटा नहीं दिखेगा. इसके बजाय, आपको ग्राफ़ हेडिंग में कॉलम के डेटा की सबसे नई तारीख दिखेगी. ग्राफ़ के नीचे मौजूद टेबल में, सबसे हाल की तारीख का एक दिन का डेटा दिखता है.

कभी-कभी, आपको किसी कॉलम के नाम के बगल में तारा "*" दिखेगा. तारे का निशान यह दिखाता है कि इस कॉलम में मौजूद डेटा, अन्य कॉलम में मौजूद डेटा की तुलना में पुराना हो सकता है.

डेटा कब उपलब्ध होता है और इसे कब तक सेव करके रखा जाता है, इस बारे में जानने के लिए डेटा के रखरखाव और डेटा अपडेट होने में लगने वाला समय पर जाएं.


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