उपयोगकर्ता रिपोर्ट: सुरक्षा

अपने उपयोगकर्ताओं के खाते की सेटिंग और सुरक्षा से जुड़े जोखिमों के बारे में जानकारी देखना

संगठन के एडमिन के तौर पर, सुरक्षा रिपोर्ट खोलकर यह देखा जा सकता है कि उपयोगकर्ताओं के डेटा के साथ छेड़छाड़ होने का कितना खतरा है. उपयोगकर्ता रिपोर्ट में, सुरक्षा रिपोर्ट से यह पता चलता है कि लोग डेटा को कैसे शेयर और ऐक्सेस करते हैं. साथ ही, यह भी पता चलता है कि वे सुरक्षा से जुड़ी ज़रूरी सावधानियां बरतते हैं या नहीं. उदाहरण के लिए, यह देखा जा सकता है कि कौन लोग बाहरी ऐप्लिकेशन इंस्टॉल करते हैं, कई फ़ाइलें शेयर करते हैं, दो चरणों में पुष्टि की सुविधा को छोड़ देते हैं, और सुरक्षा कुंजियों का इस्तेमाल करते हैं.

पहला चरण: सुरक्षा रिपोर्ट खोलना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद रिपोर्टिंग इसके बाद उपयोगकर्ता रिपोर्ट इसके बाद सुरक्षा पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास रिपोर्ट से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना ज़रूरी है.

दूसरा चरण: डेटा की समीक्षा करना

सुरक्षा रिपोर्ट, उपयोगकर्ता के इस डेटा पर आधारित होती है.

ध्यान दें:

  • Google Workspace के वर्शन के हिसाब से, हो सकता है कि आपको गतिविधि की कुछ रिपोर्ट का ऐक्सेस न मिले.
  • रिपोर्ट में, एडमिन का स्टेटस अब नहीं दिखता. अपने Google Admin console (admin.google.com) में एडमिन की जानकारी देखने के लिए, खाता > एडमिन की भूमिकाएं > एडमिन देखें पर जाएं. इसके बाद, अपनी ज़रूरत के हिसाब से भूमिका चुनें. किसी खास उपयोगकर्ता को असाइन की गई भूमिकाएं देखने के लिए, डायरेक्टर > उपयोगकर्ता > उपयोगकर्ता > एडमिन की भूमिकाएं और अधिकार पर जाकर भी एडमिन की जानकारी देखी जा सकती है. इसके अलावा, एपीआई का इस्तेमाल भी किया जा सकता है.

सामान्य

रिपोर्ट का कॉलम ब्यौरा
बाहरी ऐप्लिकेशन

तीसरे पक्ष के उन ऐप्लिकेशन की संख्या जिन्हें उपयोगकर्ता के डेटा को ऐक्सेस करने की अनुमति दी गई है

ध्यान दें: हर उपयोगकर्ता के लिए ऐप्लिकेशन के नाम देखने और बाहरी ऐप्लिकेशन का ऐक्सेस रद्द करने के लिए, उपयोगकर्ता की सुरक्षा सेटिंग देखना और ऐक्सेस रद्द करना पर जाएं
दो चरणों में पुष्टि की सुविधा के लिए रजिस्टर करना

इससे पता चलता है कि किसी उपयोगकर्ता ने दो चरणों में पुष्टि की सुविधा के लिए रजिस्टर किया है या नहीं.

ध्यान दें: इस डेटा को अपडेट होने में 48 घंटे तक लग सकते हैं. हर उपयोगकर्ता के लिए, दो चरणों में पुष्टि की सुविधा का रीयल-टाइम स्टेटस देखने के लिए, उपयोगकर्ता की सुरक्षा सेटिंग देखना और ऐक्सेस रद्द करना पर जाएं.
दो चरणों में पुष्टि की सुविधा लागू करना इससे पता चलता है कि किसी उपयोगकर्ता के लिए, दो चरणों में पुष्टि की सुविधा के लिए रजिस्टर करना ज़रूरी है या नहीं
दो चरणों में पुष्टि की सुविधा से सुरक्षा

इससे पता चलता है कि फ़िलहाल उपयोगकर्ता का खाता, दो चरणों में पुष्टि की सुविधा या सुरक्षित तरीके से साइन इन करने की किसी सुविधा से सुरक्षित है या नहीं. सुरक्षित तरीके से साइन इन करने की सुविधा के तौर पर, पासकी का इस्तेमाल किया जा सकता है.

  • सुरक्षित: फ़िलहाल, उपयोगकर्ता को साइन इन करने के लिए, दो चरणों में पुष्टि की चुनौती को पास करना होगा. यह स्टेटस, उन सभी उपयोगकर्ताओं पर लागू होता है जिन्होंने दो चरणों में पुष्टि की सुविधा के लिए रजिस्टर किया है (मैन्युअल तरीके से दो चरणों में पुष्टि की सुविधा चालू की है) या जिनके लिए दो चरणों में पुष्टि की सुविधा का इस्तेमाल करना ज़रूरी है (नीति के तहत दो चरणों में पुष्टि की सुविधा का इस्तेमाल करना ज़रूरी है). इसमें वे उपयोगकर्ता शामिल हैं जिनके खाते को पासकी से सुरक्षित किया गया है. भले ही, उन्होंने मैन्युअल तरीके से दो चरणों में पुष्टि की सुविधा चालू न की हो. साथ ही, इसमें वे उपयोगकर्ता भी शामिल हैं जिन्हें दो चरणों में पुष्टि की सुविधा के लिए रजिस्टर करने के लिए, कुछ समय की मोहलत मिली है. इसके अलावा, वे उपयोगकर्ता भी शामिल हैं जिनके खाते फ़िलहाल लॉक हैं.
  • सुरक्षित नहीं: फ़िलहाल, उपयोगकर्ता को साइन इन करने के लिए, दूसरे चरण का इस्तेमाल करने की ज़रूरत नहीं है.
पासवर्ड की लंबाई से जुड़ी ज़रूरी शर्तें

इससे पता चलता है कि उपयोगकर्ता, पासवर्ड की लंबाई से जुड़ी ज़रूरी शर्तों का पालन कर रहा है या नहीं. पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें सेट करने के निर्देशों के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें लागू करना और उनकी निगरानी करना पर जाएं.

ध्यान दें: अगर 'अज्ञात' दिखता है, तो हो सकता है कि उपयोगकर्ता का पासवर्ड हैश तरीके का इस्तेमाल करके सेट किया गया हो. पासवर्ड से जुड़ी नीतियां कब लागू नहीं होती हैं लेख पढ़ें.
पासवर्ड क्षमता

इससे पता चलता है कि उपयोगकर्ता का पासवर्ड मज़बूत है या कमज़ोर. यह जानकारी, एडमिन की ओर से सेट की गई पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तों के आधार पर मिलती है. पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें सेट करने के निर्देशों के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें लागू करना और उनकी निगरानी करना पर जाएं.

ध्यान दें: अगर 'अज्ञात' दिखता है, तो हो सकता है कि उपयोगकर्ता का पासवर्ड हैश तरीके का इस्तेमाल करके सेट किया गया हो. पासवर्ड से जुड़ी नीतियां कब लागू नहीं होती हैं लेख पढ़ें.
उपयोगकर्ता के खाते की स्थिति

उपयोगकर्ता के खाते का स्टेटस (चालू, ब्लॉक किया गया या निलंबित)

  • एक ब्लॉक किए गए उपयोगकर्ता ने सेवा की शर्तों का उल्लंघन किया है. हमारा सिस्टम, उपयोगकर्ता को अपने-आप निलंबित कर देता है और उसे अपमानजनक के तौर पर मार्क करता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, आप सहायता टीम से संपर्क कर सकते हैं.
  • निलंबित उपयोगकर्ता का खाता, एडमिन ने कुछ समय के लिए बंद कर दिया है. एडमिन के तौर पर, किसी उपयोगकर्ता को कुछ समय के लिए निलंबित किया जा सकता है. इसके लिए, डोमेन की प्रोफ़ाइल या उससे जुड़ी जानकारी, जैसे कि दस्तावेज़ और प्रज़ेंटेशन मिटाने की ज़रूरत नहीं होती. निलंबित उपयोगकर्ता, तब तक साइन इन नहीं कर सकते, जब तक कि एडमिन उन्हें बहाल न कर दे.

ध्यान दें: चालू उपयोगकर्ता के खाते के स्टेटस में, सॉफ़्ट-डिलीट किए गए उपयोगकर्ता भी शामिल होते हैं.
कम सुरक्षित ऐप्लिकेशन का ऐक्सेस इससे पता चलता है कि उपयोगकर्ता, अपने खातों के लिए कम सुरक्षित ऐप्लिकेशन का ऐक्सेस ब्लॉक कर सकता है या अनुमति दे सकता है (अनुमति दी गई या अनुमति नहीं दी गई)
इस्तेमाल की जा रही सुरक्षा कुंजियों की संख्या

इस डोमेन के उपयोगकर्ताओं की ओर से रजिस्टर की गई सुरक्षा कुंजियों की कुल संख्या

सुरक्षा रिपोर्ट में, रजिस्टर की गई सुरक्षा कुंजियों की संख्या, असल संख्या से ज़्यादा दिख सकती है. ऐसा तब होता है, जब कोई उपयोगकर्ता अपने फ़ोन में पहले से मौजूद सुरक्षा कुंजी का इस्तेमाल करता है. पहले से मौजूद सुरक्षा कुंजी को गलती से, एक अतिरिक्त कुंजी के तौर पर गिना जाता है.

उपयोगकर्ता के पास, हर खाते के लिए पहले से मौजूद सिर्फ़ एक सुरक्षा कुंजी हो सकती है. मैनेज किए जा रहे Google खातों के लिए, उपयोगकर्ता अब अपने फ़ोन को सुरक्षा कुंजी के तौर पर नहीं जोड़ सकते.

किसी उपयोगकर्ता के लिए सुरक्षा कुंजियों की सही संख्या देखने के लिए, उसकी सुरक्षा सेटिंग की समीक्षा करें.

Gmail

रिपोर्ट का कॉलम ब्यौरा
Gmail (पॉप) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय उपयोगकर्ता ने पिछली बार, पोस्ट ऑफ़िस प्रोटोकॉल (पॉप) ऐक्सेस का इस्तेमाल करके Gmail कब ऐक्सेस किया था
Gmail (आईएमएपी) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय उपयोगकर्ता ने पिछली बार, इंटरनेट मैसेज ऐक्सेस प्रोटोकॉल (आईएमएपी) मेल सर्वर ऐक्सेस का इस्तेमाल करके Gmail कब ऐक्सेस किया था
Gmail (वेब) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय उपयोगकर्ता ने पिछली बार, वेब पर आधारित Gmail कब इस्तेमाल किया था. ध्यान दें कि यह टाइमस्टैंप, पिछली बार लॉग इन करने के टाइमस्टैंप के साथ सिंक नहीं होता

Drive

नई मेट्रिक की परिभाषाओं में "जोड़ा गया" शामिल है. यह परिभाषा, पिछली मेट्रिक से अलग है, क्योंकि इसमें "जोड़ने" के इवेंट होने पर गिनती की जाती है. जोड़ने के टाइप वाले इवेंट में, फ़ाइल बनाना, अपलोड करना, ट्रैश से वापस लाना या मालिकाना हक ट्रांसफ़र करना शामिल है. इस गतिविधि की रिपोर्ट, आइटम के आखिरी स्टेटस के बावजूद मिलती है. एक ही फ़ाइल में, जोड़ने के कई इवेंट होने पर, कुल संख्या नहीं मिलती. रिपोर्ट में, सिर्फ़ कुल संख्या में होने वाला रोज़ का बदलाव दिखता है.

रिपोर्ट का कॉलम ब्यौरा
संगठन से बाहर के शेयर उपयोगकर्ता ने संगठन से बाहर की फ़ाइलें शेयर करने के कितने इवेंट किए
संगठन के अंदर के शेयर उपयोगकर्ता ने संगठन के अंदर की फ़ाइलें शेयर करने के कितने इवेंट किए
सार्वजनिक डोमेन के उपयोगकर्ताओं ने फ़ाइलें शेयर करने के कितने इवेंट किए. इन इवेंट में, फ़ाइलें सार्वजनिक तौर पर उपलब्ध कराई गई हैं
लिंक वाले सभी लोग डोमेन के उपयोगकर्ताओं ने फ़ाइलें शेयर करने के कितने इवेंट किए. इन इवेंट में, फ़ाइलें लिंक वाले सभी लोगों के लिए उपलब्ध कराई गई हैं
डोमेन में शामिल ऐसा व्यक्ति जिसके साथ लिंक शेयर किया गया है डोमेन के उपयोगकर्ताओं ने फ़ाइलें शेयर करने के कितने इवेंट किए. इन इवेंट में, फ़ाइलें डोमेन में शामिल ऐसे सभी लोगों के साथ शेयर की गई हैं जिनके पास लिंक है
ऐसा कोई भी व्यक्ति जिसके साथ डोमेन शेयर किया गया है डोमेन के उपयोगकर्ताओं ने फ़ाइलें शेयर करने के कितने इवेंट किए. इन इवेंट में, फ़ाइलें डोमेन में शामिल सभी लोगों को दिखती हैं
डोमेन के बाहर डोमेन के उपयोगकर्ताओं ने फ़ाइलें शेयर करने के कितने इवेंट किए. इन इवेंट में, फ़ाइलें डोमेन से बाहर के लोगों या ग्रुप के साथ शेयर की गई हैं
डोमेन के अंदर लिंक शेयर करने की संख्या डोमेन के उपयोगकर्ताओं ने फ़ाइलें शेयर करने के कितने इवेंट किए. इन इवेंट में, फ़ाइलें डोमेन में शामिल किसी उपयोगकर्ता या ग्रुप के साथ शेयर की गई हैं
निजी तौर पर लिंक शेयर करने की संख्या Drive में मौजूद ऐसी फ़ाइलों की संख्या जिन्हें किसी के साथ शेयर नहीं किया गया है

ध्यान दें: ऊपर बताई गई गतिविधियों की सभी मेट्रिक, अपने-अपने फ़ील्ड में होने वाले रोज़ के बदलाव को कैप्चर करती हैं.

तीसरा चरण: रिपोर्ट में डेटा को पसंद के मुताबिक बनाना

  1. ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. सेटिंग पर क्लिक करें.
  3. (ज़रूरी नहीं) चार्ट में कॉलम जोड़ने के लिए, नया कॉलम जोड़ें के बगल में मौजूद, डाउन ऐरो पर क्लिक करें. इसके बाद, सूची में से विकल्प चुनें.
  4. (ज़रूरी नहीं) चार्ट से कोई आइटम हटाने के लिए, उस आइटम के बगल में मौजूद, हटाएं पर क्लिक करें.
  5. (ज़रूरी नहीं) कॉलम की जगह बदलने के लिए, किसी आइटम को खींचकर नई जगह पर छोड़ें.
  6. सेव करें पर क्लिक करें.

चौथा चरण: डेटा फ़िल्टर करना और रिपोर्ट एक्सपोर्ट करना

उपयोगकर्ता या गतिविधि के हिसाब से फ़िल्टर करना

रिपोर्ट को सीमित करके, उसमें उपयोगकर्ताओं या खास इवेंट का डेटा दिखाया जा सकता है. उदाहरण के लिए, दो चरणों में पुष्टि की सुविधा का इस्तेमाल करने वाले सभी उपयोगकर्ताओं को ढूंढने के लिए, फ़िल्टर बनाया जा सकता है. इसके अलावा, बाहरी लिंक शेयर करने वाले लोगों की सूची बनाने के लिए, फ़िल्टर बनाया जा सकता है.

  1. ऊपर दिए गए पहले चरण में बताए गए तरीके से रिपोर्ट खोलें.
  2. रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, फ़िल्टर जोड़ें पर क्लिक करें.
  3. सूची में से कोई एक फ़िल्टर चुनें. इसके बाद, ज़रूरी शर्तें डालें और लागू करें पर क्लिक करें.

संगठन की इकाई के हिसाब से फ़िल्टर करना

एक ही डोमेन में मौजूद अलग-अलग संगठनों के आंकड़ों की तुलना करने के लिए, संगठन की इकाई के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है.

  1. ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, संगठन की इकाई इसके बाद पर क्लिक करें. इसके बाद, सूची में से कोई इकाई चुनें.
  3. लागू करें पर क्लिक करें.

पुराना डेटा ढूंढते समय भी, सिर्फ़ मौजूदा संगठन के क्रम को फ़िल्टर किया जा सकता है. फ़िल्टर किए गए नतीजों में, 20 दिसंबर, 2018 से पहले का डेटा नहीं दिखेगा.

ग्रुप के हिसाब से फ़िल्टर करना

रिपोर्ट में मौजूद डेटा को ग्रुप के हिसाब से भी फ़िल्टर किया जा सकता है. इससे पहले कि कोई ग्रुप इस फ़िल्टर में दिखे, आपको उस ग्रुप को फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप की अनुमति वाली सूची में जोड़ना होगा.

ग्रुप फ़िल्टर का इस्तेमाल करने के बारे में जानने के लिए, Google ग्रुप के हिसाब से नतीजों को फ़िल्टर करना लेख पढ़ें.

पहला चरण: किसी ग्रुप को, फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप की अनुमति वाली सूची में जोड़ना:

  1. ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, ग्रुप फ़िल्टर पर क्लिक करें.
  3. फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप पर क्लिक करें.
    इसके बाद, फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप पेज दिखेगा.
  4. ग्रुप जोड़ें पर क्लिक करें.
  5. किसी ग्रुप को खोजने के लिए, उसके नाम या ईमेल पते के शुरुआती कुछ वर्ण डालें. अपनी पसंद का ग्रुप दिखने पर, उसे चुनें.
  6. (ज़रूरी नहीं) कोई दूसरा ग्रुप जोड़ने के लिए, ग्रुप खोजें और चुनें.
  7. ग्रुप चुनने के बाद, जोड़ें पर क्लिक करें.
  8. (ज़रूरी नहीं) कोई ग्रुप हटाने के लिए, ग्रुप हटाएं पर क्लिक करें.
  9. सेव करें पर क्लिक करें.
    बदलावों को लागू होने में 24 घंटे लग सकते हैं, लेकिन आम तौर पर इससे कम समय लगता है. ज़्यादा जानें

दूसरा चरण: ग्रुप के हिसाब से ऑडिट लॉग फ़िल्टर करना

  1. ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
  2. रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, ग्रुप फ़िल्टर पर क्लिक करें.
  3. एक या एक से ज़्यादा ग्रुप चुनें और लागू करें पर क्लिक करें.

किसी खास तारीख का डेटा दिखाना

तारीख के हिसाब से देखें को चुनें. इसके बाद, तारीख चुनने वाले टूल का इस्तेमाल करके, किसी खास तारीख का डेटा दिखाएं. इसके अलावा, हर ऐप्लिकेशन के लिए उपलब्ध सबसे नया डेटा दिखाने के लिए, सबसे नया को चुनें. कई मेट्रिक में पिछले छह महीनों का डेटा उपलब्ध होता है. हालांकि, कुछ मेट्रिक में इससे कम समय का डेटा उपलब्ध होता है.

रिपोर्ट का डेटा एक्सपोर्ट करना

रिपोर्ट का डेटा, Google शीट में एक्सपोर्ट किया जा सकता है. इसके अलावा, इसे CSV फ़ाइल के तौर पर डाउनलोड भी किया जा सकता है.

  1. ऊपर दिए गए पहले चरण में बताए गए तरीके से रिपोर्ट खोलें.
  2. (ज़रूरी नहीं) एक्सपोर्ट किए जाने वाले डेटा में बदलाव करने के लिए, ऊपर दिए गए तीसरे चरण में बताए गए तरीके का इस्तेमाल करें.
  3. रिपोर्ट में, डाउनलोड करें पर क्लिक करें.
  4. चुनें कि आपको कौनसे कॉलम शामिल करने हैं और रिपोर्ट का फ़ॉर्मैट क्या रखना है.
  5. डाउनलोड करें पर क्लिक करें.

ज़्यादा से ज़्यादा 1,00,000 लाइनें एक्सपोर्ट की जा सकती हैं.

मुझे कौनसा डेटा दिख रहा है और यह कितना पुराना है

आपको आज तक का पूरा डेटा नहीं दिखेगा. इसके बजाय, ग्राफ़ के हेडिंग में आपको कॉलम के डेटा की सबसे नई तारीख दिखेगी. ग्राफ़ के नीचे मौजूद टेबल में, सबसे नई तारीख का एक दिन का डेटा दिखता है.

कभी-कभी, आपको किसी कॉलम के नाम के बगल में तारा चिह्न "*" दिखेगा. तारा चिह्न से पता चलता है कि इस कॉलम में मौजूद डेटा, अन्य कॉलम में मौजूद डेटा की तुलना में पुराना हो सकता है.

डेटा कब उपलब्ध होता है और उसे कितने समय तक सेव रखा जाता है, इस बारे में जानने के लिए, डेटा का रखरखाव और डेटा अपडेट होने में लगने वाला समय लेख पढ़ें.