संगठन के एडमिन के तौर पर, सुरक्षा रिपोर्ट खोलकर यह देखा जा सकता है कि आपके उपयोगकर्ताओं के डेटा से समझौता तो नहीं किया गया है. उपयोगकर्ता रिपोर्ट में जाकर, सुरक्षा रिपोर्ट देखी जा सकती है. इसमें यह पूरी जानकारी मिलती है कि लोग डेटा को कैसे शेयर और ऐक्सेस करते हैं. साथ ही, यह भी पता चलता है कि वे सुरक्षा से जुड़ी ज़रूरी सावधानियां बरतते हैं या नहीं. उदाहरण के लिए, यह देखा जा सकता है कि कौन बाहरी ऐप्लिकेशन इंस्टॉल करता है, कई फ़ाइलें शेयर करता है, दो चरणों में पुष्टि करने की सुविधा को स्किप करता है, और सुरक्षा कुंजियों का इस्तेमाल करता है.
पहला चरण: सुरक्षा रिपोर्ट खोलना
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Google Admin console में, मेन्यू
रिपोर्टिंग उपयोगकर्ता रिपोर्ट सुरक्षा पर जाएं.इसके लिए, आपके पास रिपोर्ट से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना ज़रूरी है.
दूसरा चरण: डेटा की समीक्षा करना
सुरक्षा रिपोर्ट, उपयोगकर्ता के इस डेटा पर आधारित होती है.
ध्यान दें:
- Google Workspace के वर्शन के हिसाब से, हो सकता है कि आपको गतिविधि की कुछ रिपोर्ट का ऐक्सेस न मिले.
- रिपोर्ट में अब एडमिन स्टेटस उपलब्ध नहीं है. Google Admin console (admin.google.com पर) में एडमिन की जानकारी देखने के लिए, खाता > एडमिन की भूमिकाएं > एडमिन देखें पर जाएं. इसके बाद, भूमिका के बगल में मौजूद विकल्प पर क्लिक करें. किसी उपयोगकर्ता को असाइन की गई भूमिकाएं देखने के लिए, डायरेक्टर > उपयोगकर्ता > उपयोगकर्ता > एडमिन की भूमिकाएं और विशेषाधिकार पर जाकर एडमिन की जानकारी ऐक्सेस की जा सकती है. इसके अलावा, एपीआई का इस्तेमाल भी किया जा सकता है.
सामान्य
| कॉलम की शिकायत करें | ब्यौरा |
|---|---|
| बाहरी ऐप्लिकेशन |
उन तीसरे पक्ष के ऐप्लिकेशन की संख्या जिन्हें उपयोगकर्ता के डेटा को ऐक्सेस करने की अनुमति है ध्यान दें: हर उपयोगकर्ता के लिए ऐप्लिकेशन के नाम देखने और बाहरी ऐप्लिकेशन का ऐक्सेस रद्द करने के लिए, उपयोगकर्ता की सुरक्षा सेटिंग देखें और ऐक्सेस रद्द करें पर जाएं |
| दो चरणों में पुष्टि की सुविधा के लिए रजिस्टर करना |
इससे पता चलता है कि उपयोगकर्ता ने दो चरणों में पुष्टि करने की सुविधा के लिए रजिस्टर किया है या नहीं. ध्यान दें: यह डेटा दिखने में 48 घंटे लग सकते हैं. हर उपयोगकर्ता के लिए, दो चरणों में पुष्टि की सुविधा का स्टेटस रीयल-टाइम में देखने के लिए, उपयोगकर्ता की सुरक्षा सेटिंग देखें और ऐक्सेस रद्द करें पर जाएं. |
| उपयोगकर्ता और उनके डिवाइस पर, दो चरणों में होने वाली पुष्टि की सुविधा को लागू करना | इससे पता चलता है कि किसी उपयोगकर्ता को दो चरणों में पुष्टि करने की सुविधा के लिए रजिस्टर करना ज़रूरी है या नहीं |
| दो चरणों में पुष्टि की सुविधा से सुरक्षा |
इससे पता चलता है कि उपयोगकर्ता का खाता, फ़िलहाल दो चरणों में पुष्टि करने की सुविधा या पासकी जैसे सुरक्षित साइन-इन के तरीके से सुरक्षित है या नहीं.
|
| पासवर्ड की लंबाई से जुड़ी ज़रूरी शर्तें |
उपयोगकर्ता ने पासवर्ड की लंबाई से जुड़ी ज़रूरी शर्तों का पालन किया है या नहीं. पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें सेट करने के निर्देशों के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें लागू करना और उनकी निगरानी करना लेख पढ़ें. ध्यान दें: अगर 'Unknown' दिखता है, तो हो सकता है कि उपयोगकर्ता का पासवर्ड हैश करने के तरीके का इस्तेमाल करके सेट किया गया हो. पासवर्ड नीतियां कब लागू नहीं होती हैं लेख पढ़ें. |
| पासवर्ड की मज़बूती |
एडमिन की ओर से सेट की गई पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तों के आधार पर, यह पता चलता है कि उपयोगकर्ता का पासवर्ड मज़बूत है या कमज़ोर. पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें सेट करने के निर्देशों के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें लागू करना और उनकी निगरानी करना लेख पढ़ें. ध्यान दें: अगर 'Unknown' दिखता है, तो हो सकता है कि उपयोगकर्ता का पासवर्ड हैश करने के तरीके का इस्तेमाल करके सेट किया गया हो. पासवर्ड नीतियां कब लागू नहीं होती हैं लेख पढ़ें. |
| उपयोगकर्ता के खाते की स्थिति |
उपयोगकर्ता के खाते की स्थिति (चालू है, ब्लॉक किया गया है या निलंबित है)
ध्यान दें: चालू उपयोगकर्ता खाते की स्थिति में, कुछ समय के लिए मिटाए गए उपयोगकर्ता शामिल होते हैं. |
| कम सुरक्षित ऐप्लिकेशन का ऐक्सेस | उपयोगकर्ता, कम सुरक्षित ऐप्लिकेशन को अपने खातों का ऐक्सेस दे सकता है या नहीं (अनुमति है या अनुमति नहीं है) |
| इस्तेमाल की जा रही सुरक्षा कुंजियां | इस डोमेन के उपयोगकर्ताओं की ओर से रजिस्टर की गई सुरक्षा कुंजियों की कुल संख्या |
Gmail
| कॉलम की शिकायत करें | ब्यौरा |
|---|---|
| Gmail (पॉप) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय | उपयोगकर्ता ने पिछली बार कब Post Office Protocol (POP) का इस्तेमाल करके Gmail को ऐक्सेस किया था |
| Gmail (IMAP) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय | उपयोगकर्ता ने पिछली बार इंटरनेट मैसेज ऐक्सेस प्रोटोकॉल (आईएमएपी) मेल सर्वर का इस्तेमाल करके Gmail को कब ऐक्सेस किया था |
| Gmail (वेब) - पिछली बार इस्तेमाल किए जाने का समय | उपयोगकर्ता ने वेब पर आधारित Gmail का इस्तेमाल पिछली बार कब किया था. ध्यान दें कि यह टाइमस्टैंप, पिछले लॉगिन के टाइमस्टैंप के साथ सिंक नहीं होता है |
Drive
नई मेट्रिक की परिभाषाओं में "जोड़ा गया" शामिल है. यह परिभाषा, पिछली मेट्रिक से अलग है. ऐसा इसलिए है, क्योंकि यह "जोड़ने" वाले इवेंट के होने पर गिनती करती है. जोड़ने से जुड़े इवेंट में, फ़ाइल बनाना, अपलोड करना, ट्रैश से वापस लाना या मालिकाना हक ट्रांसफ़र करना शामिल है. इस गतिविधि की शिकायत की जाती है. भले ही, आइटम का स्टेटस कुछ भी हो. एक ही फ़ाइल में कई बार डेटा जोड़ने पर, कुल डेटा नहीं दिखता. रिपोर्ट में, सिर्फ़ कुल संख्या में हर दिन होने वाले बदलाव को दिखाया जाता है.
| कॉलम की शिकायत करें | ब्यौरा |
|---|---|
| संगठन से बाहर के शेयर | उपयोगकर्ता ने संगठन से बाहर की कितनी फ़ाइलें शेयर की हैं |
| संगठन के अंदर के शेयर | उपयोगकर्ता ने फ़ाइल शेयर करने के कितने इंटरनल इवेंट किए |
| सार्वजनिक | डोमेन के उपयोगकर्ताओं ने फ़ाइलें शेयर करने के लिए सार्वजनिक तौर पर उपलब्ध कितनी कार्रवाइयां की हैं |
| जिसके पास लिंक हो | डोमेन में मौजूद उपयोगकर्ताओं ने फ़ाइल शेयर करने के कितने इवेंट किए. ये फ़ाइलें, लिंक वाले किसी भी व्यक्ति के लिए उपलब्ध होती हैं |
| डोमेन में शामिल ऐसा व्यक्ति जिसके साथ लिंक शेयर किया गया है | डोमेन के उपयोगकर्ताओं ने फ़ाइल शेयर करने के कितने इवेंट किए. ये फ़ाइलें, डोमेन में शामिल ऐसे किसी भी व्यक्ति के साथ शेयर की गई हैं जिसके पास लिंक है |
| डोमेन में शामिल ऐसा कोई भी व्यक्ति जिसके साथ लिंक शेयर किया गया है | डोमेन में मौजूद उपयोगकर्ताओं के फ़ाइल शेयर करने के इवेंट की संख्या. ये इवेंट, डोमेन में मौजूद किसी भी व्यक्ति को दिखते हैं |
| डोमेन के बाहर | डोमेन के उन उपयोगकर्ताओं की संख्या जिन्होंने फ़ाइलें शेयर की हैं. ये फ़ाइलें, डोमेन से बाहर के लोगों या ग्रुप के साथ शेयर की गई हैं |
| डोमेन के अंदर लिंक शेयर करने की संख्या | डोमेन के उन उपयोगकर्ताओं की संख्या जिन्होंने फ़ाइल शेयर करने के इवेंट किए हैं. ये वे उपयोगकर्ता हैं जिनके साथ डोमेन में मौजूद किसी उपयोगकर्ता या ग्रुप ने फ़ाइल शेयर की है |
| निजी तौर पर लिंक शेयर करने की संख्या | Drive में मौजूद उन फ़ाइलों की संख्या जिन्हें किसी के साथ शेयर नहीं किया गया है |
ध्यान दें: ऊपर दी गई सभी गतिविधियों के लिए मेट्रिक, हर दिन के हिसाब से अपने-अपने फ़ील्ड में हुए बदलाव को कैप्चर करती हैं.
तीसरा चरण: रिपोर्ट में मौजूद डेटा को पसंद के मुताबिक बनाना
- ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
- सेटिंग
पर क्लिक करें. - (ज़रूरी नहीं) चार्ट में कॉलम जोड़ने के लिए, नया कॉलम जोड़ें के बगल में मौजूद, डाउन ऐरो
पर क्लिक करें. इसके बाद, सूची से विकल्प चुनें. - (ज़रूरी नहीं) चार्ट से किसी आइटम को हटाने के लिए, उस आइटम के बगल में मौजूद, हटाएं
पर क्लिक करें. - (ज़रूरी नहीं) कॉलम का क्रम बदलने के लिए, किसी आइटम को खींचें और नई जगह पर छोड़ें.
- सेव करें पर क्लिक करें.
चौथा चरण: डेटा को फ़िल्टर करना और रिपोर्ट एक्सपोर्ट करना
उपयोगकर्ता या गतिविधि के हिसाब से फ़िल्टर करना
अपनी रिपोर्ट को सीमित करके, उसमें उपयोगकर्ताओं या खास इवेंट का डेटा दिखाया जा सकता है. उदाहरण के लिए, दो चरणों में पुष्टि करने की सुविधा का इस्तेमाल करने वाले सभी उपयोगकर्ताओं को ढूंढने के लिए, फ़िल्टर बनाया जा सकता है. इसके अलावा, ऐसे लोगों की सूची बनाने के लिए फ़िल्टर बनाया जा सकता है जिन्होंने कई बाहरी लिंक शेयर किए हैं.
- ऊपर दिए गए पहले चरण में बताए गए तरीके से रिपोर्ट खोलें.
- रिपोर्ट में सबसे ऊपर, फ़िल्टर जोड़ें पर क्लिक करें.
- सूची में से किसी फ़िल्टर पर क्लिक करें, मानदंड डालें, और लागू करें पर क्लिक करें.
संगठन की इकाई के हिसाब से फ़िल्टर करना
एक ही डोमेन में मौजूद अलग-अलग संगठनों के आंकड़ों की तुलना करने के लिए, संगठन की इकाई के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है.
- ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
- रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, संगठन की इकाई पर क्लिक करें सूची से कोई इकाई चुनें.
- लागू करें पर क्लिक करें.
पुराना डेटा ढूंढते समय भी, सिर्फ़ मौजूदा संगठन के क्रम को फ़िल्टर किया जा सकता है. फ़िल्टर किए गए नतीजों में, 20 दिसंबर, 2018 से पहले का डेटा नहीं दिखेगा.
ग्रुप के हिसाब से फ़िल्टर करना
अपनी रिपोर्ट में मौजूद डेटा को ग्रुप के हिसाब से भी फ़िल्टर किया जा सकता है. इससे पहले कि कोई ग्रुप इस फ़िल्टर में दिखे, आपको उसे फ़िल्टर के लिए बनाई गई अपनी ग्रुप की अनुमति वाली सूची में जोड़ना होगा.
ग्रुप फ़िल्टर इस्तेमाल करने के बारे में जानने के लिए, Google ग्रुप के हिसाब से नतीजे फ़िल्टर करना लेख पढ़ें.
पहला चरण: फ़िल्टर करने के लिए बनाए गए ग्रुप की अनुमति वाली सूची में कोई ग्रुप जोड़ें:
- ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
- रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, ग्रुप फ़िल्टर पर क्लिक करें.
- फ़िल्टर करने वाले ग्रुप पर क्लिक करें.
इसके बाद, फ़िल्टर करने के लिए ग्रुप वाला पेज दिखेगा. - ग्रुप जोड़ें पर क्लिक करें.
- किसी ग्रुप को खोजने के लिए, उसके नाम या ईमेल पते के शुरुआती कुछ वर्ण डालें. अपनी पसंद का ग्रुप दिखने पर, उसे चुनें.
- (ज़रूरी नहीं) किसी अन्य ग्रुप को जोड़ने के लिए, ग्रुप खोजें और चुनें.
- ग्रुप चुनने के बाद, जोड़ें पर क्लिक करें.
- (ज़रूरी नहीं) किसी ग्रुप को हटाने के लिए, ग्रुप हटाएं पर क्लिक करें.
- सेव करें पर क्लिक करें.
बदलावों को लागू होने में 24 घंटे लग सकते हैं. हालांकि, आम तौर पर इससे कम समय लगता है. ज़्यादा जानें
दूसरा चरण: ग्रुप के हिसाब से ऑडिट लॉग फ़िल्टर करना
- ऊपर बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
- रिपोर्ट में सबसे ऊपर मौजूद, ग्रुप फ़िल्टर पर क्लिक करें.
- एक या उससे ज़्यादा ग्रुप चुनें और लागू करें पर क्लिक करें.
किसी खास तारीख का डेटा दिखाना
रिपोर्ट का डेटा एक्सपोर्ट करना
रिपोर्ट के डेटा को Google शीट में एक्सपोर्ट किया जा सकता है या इसे CSV फ़ाइल के तौर पर डाउनलोड किया जा सकता है.
- ऊपर दिए गए पहले चरण में बताए गए तरीके से अपनी रिपोर्ट खोलें.
- (ज़रूरी नहीं) ऊपर तीसरे चरण में बताए गए तरीके से, एक्सपोर्ट किए जाने वाले डेटा में बदलाव करें.
- रिपोर्ट पर, डाउनलोड करें
पर क्लिक करें. - चुनें कि किन कॉलम को शामिल करना है और रिपोर्ट का फ़ॉर्मैट क्या होगा.
- डाउनलोड करें पर क्लिक करें.
ज़्यादा से ज़्यादा 1,00,000 लाइनें एक्सपोर्ट की जा सकती हैं.
मुझे दिख रहा डेटा कितना पुराना है
आपको आज तक का पूरा डेटा नहीं दिखेगा. इसके बजाय, आपको ग्राफ़ हेडिंग में कॉलम के डेटा की सबसे नई तारीख दिखेगी. ग्राफ़ के नीचे मौजूद टेबल में, सबसे हाल की तारीख का एक दिन का डेटा दिखता है.
कभी-कभी, आपको किसी कॉलम के नाम के बगल में तारा "*" दिखेगा. तारे का निशान यह दिखाता है कि इस कॉलम में मौजूद डेटा, अन्य कॉलम में मौजूद डेटा की तुलना में पुराना हो सकता है.
डेटा कब उपलब्ध होता है और इसे कितने समय तक सेव करके रखा जाता है, इस बारे में जानने के लिए डेटा के रखरखाव और डेटा अपडेट होने में लगने वाला समय पर जाएं.