機構管理員可以開啟安全性報告，藉此監控使用者的資料外洩情形。您可以透過「使用者報告」之下的「安全性」報告，全面掌握使用者如何共用、存取資料，以及是否採取適當的安全防範措施。舉例來說，您可以查看哪些使用者安裝了外部應用程式、共用多個檔案、略過兩步驟驗證及使用安全金鑰。
步驟 1：開啟安全性報告
-
在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「報告」
「使用者報告」「安全性」。必須具備「報表」管理員權限。
步驟 2：查看資料
「安全性」報告是根據下列使用者資料所產生。
注意：
- 您可存取的活動報告視 Google Workspace 版本而定。
- 報告中已不再提供管理員狀態。如要在 Google 管理控制台 (網址為 admin.google.com) 中查看管理員資訊，請依序點選相關角色旁的「帳戶」>「管理員角色」>「查看管理員」。如要查看指派給特定使用者的角色，您也可以依序前往「目錄」>「使用者」>「使用者」>「管理員角色與權限」，或使用 API。
一般
| 報表欄 | 說明 |
|---|---|
| 外部應用程式 |
已獲授權存取使用者資料的第三方應用程式數量 注意：如要查看個別使用者安裝了哪些應用程式，或要撤銷外部應用程式的存取權，請參閱查看使用者安全性設定及撤銷存取權。 |
| 註冊兩步驟驗證 |
顯示使用者是否已註冊兩步驟驗證。 注意：這項資料最多可能會延遲 48 小時才顯示。如要查看個別使用者的兩步驟驗證即時註冊狀態，請參閱「查看使用者安全性設定及撤銷存取權」。 |
| 強制執行兩步驟驗證 | 顯示使用者是否需要註冊兩步驟驗證 |
| 兩步驟驗證保護 |
顯示使用者帳戶目前是否受到兩步驟驗證或安全登入機制 (例如密碼金鑰) 的保護。
|
| 密碼長度規定遵循情況 |
使用者的密碼是否符合長度規定。如需設定密碼規定的操作說明，請參閱「強制執行及監控使用者的密碼規定」。 注意：如果顯示「不明」，表示使用者的密碼可能是透過雜湊方法設定。請參閱「不適用密碼政策的情況」。 |
| 密碼強度 |
使用者採用的是高強度密碼還是低強度密碼 (強度高低取決於管理員所設的規定)。如需設定密碼規定的操作說明，請參閱「強制執行及監控使用者的密碼規定」。 注意：如果顯示「不明」，表示使用者的密碼可能是透過雜湊方法設定。請參閱「不適用密碼政策的情況」。 |
| 使用者帳戶狀態 |
使用者的帳戶狀態 (有效、已封鎖或已停權)
注意：遭到虛刪除的使用者帳戶同樣屬於「有效」帳戶。 |
| 低安全性應用程式存取權 | 使用者是否能封鎖或允許低安全性應用程式存取自己的帳戶 (「已允許」或「遭到拒絕」) |
| 已註冊的安全金鑰 | 此網域使用者已註冊的安全金鑰總數 |
Gmail
| 報表欄 | 說明 |
|---|---|
| Gmail (POP) - 上次使用時間 | 使用者上次透過郵局通訊協定 (POP) 存取 Gmail 的時間 |
| Gmail (IMAP) - 上次使用時間 | 使用者上次透過網際網路訊息存取通訊協定 (IMAP) 郵件伺服器存取 Gmail 的時間 |
| Gmail (網頁版) - 上次使用時間 | 使用者上次使用 Gmail 網頁版的時間。請注意，這個時間戳記並未與上次登入時間戳記保持同步 |
雲端硬碟
指標定義中新加入了「已新增」。這個定義與過去所使用的指標不同，計算的是「新增」事件發生的次數。隸屬於新增類型的事件包括建立檔案、上傳、移出垃圾桶或擁有權轉移。無論項目最終的狀態為何，系統都會回報這類活動。同一個檔案出現多個新增事件時，報告不會顯示累計事件總數，只會反映總數的每日變化。
| 報表欄 | 說明 |
|---|---|
| 外部共用 | 使用者執行的對外共用檔案事件數 |
| 與內部使用者共用的檔案數 | 使用者執行的內部共用檔案事件數 |
| 公開 | 網域使用者執行的共用檔案事件數：任何人皆可存取 |
| 知道連結的使用者 | 網域使用者執行的共用檔案事件數：知道連結者皆可存取 |
| 與網域中知道連結的所有人共用的檔案數 | 網域使用者執行的共用檔案事件數：與網域中所有知道連結的使用者共用 |
| 與網域中所有人共用的檔案數 | 網域使用者執行的共用檔案事件數：與網域中所有人共用 |
| 網域外 | 網域使用者執行的共用檔案事件數：指定與網域外的特定使用者或群組共用 |
| 網域內共用檔案數 | 網域使用者執行的共用檔案事件數：指定與網域內的特定使用者或群組共用 |
| 未共用的檔案數 | 未與任何人共用的雲端硬碟檔案數量 |
注意：上述活動的所有指標會分別擷取各個欄位的每日數量變化。
步驟 3：自訂報告資料
- 按照上述步驟開啟報告。
- 按一下「設定」圖示
。 - (選用) 如要在圖表中新增資料欄，請按一下「新增資料欄」旁邊的向下箭頭
，然後從清單中選取所需選項。 - (選用) 如要從圖表中移除項目，請按一下該項目旁邊的「移除」圖示
。 - (選用) 如要重新排列資料欄，請將項目拖曳到新的位置。
- 按一下 [儲存]。
步驟 4：篩選資料及匯出報告
依使用者或活動篩選
您可以縮小報告資料涵蓋的範圍，只顯示某些使用者或特定事件的資料。舉例來說，您可以建立篩選器來找出所有採取兩步驟驗證的使用者，也可以使用篩選器篩出分享大量外部連結的使用者。
- 按照上方步驟 1 的說明開啟報告。
- 按一下報表頂端的「新增篩選器」。
- 按一下清單中的任一篩選器、輸入篩選條件，然後點選「套用」。
依機構單位篩選
您可以依機構單位篩選資料，比較同網域中不同子機構的統計資料。
- 按照上述步驟開啟報告。
- 按一下報告頂端的「機構單位」
在清單中選取機構單位。
- 按一下「套用」。
即使您是在搜尋舊資料，也只能篩選目前的機構階層。篩選結果不會顯示 2018 年 12 月 20 日前的資料。
依群組篩選
您也可以在報告中依群組篩選資料。這個篩選器只會顯示已加入許可清單的群組，所以您可能要先將所需群組加入許可清單。
如要瞭解如何使用群組篩選器，請參閱「依 Google 群組篩選結果」。
步驟 1：將群組新增至篩選條件群組許可清單：
- 按照上述步驟開啟報告。
- 按一下報表頂端的「群組篩選器」
。
- 按一下「篩選條件群組」。
系統隨即顯示「篩選條件群組」頁面。 - 按一下「新增群組」。
- 搜尋群組 (輸入群組名稱/群組電子郵件地址的前幾個字元)，並在找到後選取該群組。
- (選用) 如要新增其他群組，請搜尋並選取群組。
- 選好群組後，按一下「新增」。
- (選用) 如要移除群組，請按一下「移除群組」
。
- 按一下 [儲存]。
變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情
步驟 2：依群組篩選稽核記錄
- 按照上述步驟開啟報告。
- 按一下報表頂端的「群組篩選器」
。
- 選取一或多個群組，然後按一下「套用」。
顯示特定日期的資料
匯出報表資料
您可以將報告資料匯出至 Google 試算表，或以 CSV 檔案格式下載。
- 按照上方步驟 1 的說明開啟報告。
- (選用) 按照上方步驟 3 的說明，變更匯出檔案包含的資料。
- 按一下報告上的「下載」圖示
。 - 選取要納入的資料欄，以及報告格式。
- 點選 [下載]。
最多可以匯出 100,000 列資料。
我查看的是多久以前的資料
系統不會顯示至當前日期的完整資料，而是在圖表標題之下列出最新的欄資料日期。圖表下方的表格會顯示最新日期當天的資料。
資料欄名稱旁邊有時會顯示星號「*」，這代表該欄中的資料和其他各欄的資料相比可能已經過時。
如要進一步瞭解資料的收集作業所需時間及保留時間，請參閱「資料保留和延遲時間」。