Tự động áp dụng nhãn phân loại mặc định cho các tệp mới

Trước khi có thể áp dụng nhãn Drive bằng tính năng Phân loại mặc định, hãy thực hiện các bước sau:

• Tìm hiểu cách hoạt động của nhãn Drive và các phương pháp hay nhất để sử dụng nhãn Drive. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến bài viết Bắt đầu sử dụng với tư cách là quản trị viên nhãn Drive.
• Tạo một nhãn có trường nhận giá trị danh sách tuỳ chọn hoặc biết các nhãn hiện có mà bạn muốn sử dụng.

Tính năng phân loại mặc định cho phép bạn áp dụng nhãn phân loại mặc định cho các tệp mới trên Drive, dựa trên quyền sở hữu tệp (của một cá nhân hoặc một bộ nhớ dùng chung) trong một đơn vị tổ chức hoặc nhóm. Người dùng và bộ nhớ dùng chung có thể thuộc nhiều đơn vị tổ chức, vì vậy, họ có thể có các chính sách phân loại mặc định khác nhau.

Khi quyền sở hữu tệp thay đổi, nhãn Phân loại mặc định sẽ được áp dụng dựa trên chủ sở hữu mới, nhưng mọi nhãn hiện có sẽ không thay đổi. Ví dụ: nếu người dùng di chuyển một tệp từ Drive của tôi sang một bộ nhớ dùng chung, thì nhãn của bộ nhớ dùng chung đó sẽ được áp dụng. Ngược lại, nếu người dùng di chuyển một tệp từ bộ nhớ dùng chung sang Drive của tôi, thì nhãn của đơn vị tổ chức hoặc nhóm của người dùng đó sẽ được áp dụng.

Bạn có thể muốn sử dụng tính năng phân loại mặc định cho các nhãn chung, có rủi ro thấp, chẳng hạn như bộ phận nào đã tạo tệp và quy tắc DLP để áp dụng nhãn dùng cho việc bảo vệ dữ liệu và lưu giữ dữ liệu.

Cách hoạt động của nhãn phân loại mặc định

• Áp dụng nhãn cho các tệp mới và khi quyền sở hữu tệp thay đổi. Tính năng phân loại mặc định không áp dụng nhãn cho các tệp hiện có theo cách hồi tố, trừ phi chủ sở hữu tệp thay đổi.
• Áp dụng nhãn dựa trên đơn vị tổ chức hoặc nhóm của chủ sở hữu tệp. Tính năng phân loại mặc định không tìm kiếm nội dung tệp hoặc siêu dữ liệu theo một số điều kiện nhất định.
• Nếu có quyền thay đổi nhãn, người dùng có thể thay đổi hoặc xoá nhãn đó sau khi nhãn được tự động áp dụng.
• Chỉ những nhãn có trường danh sách tuỳ chọn mới được hỗ trợ cho tính năng phân loại mặc định.
• Nhãn phân loại mặc định sẽ bị ghi đè bởi các nhãn do DLP đặt, ngay cả khi giá trị phân loại dữ liệu cao hơn trong danh sách tuỳ chọn.

Cách hoạt động của nhãn do quy tắc DLP đặt

• Áp dụng nhãn cho các tệp mới và hiện có.
• Áp dụng nhãn dựa trên các điều kiện, chẳng hạn như loại tệp, từ khớp và chuỗi khớp.
• Bạn không thể áp dụng nhãn bằng quy tắc DLP sử dụng nhãn làm điều kiện.
• Bạn có thể ngăn người dùng thay đổi nhãn, ngay cả khi họ có quyền thay đổi nhãn đó. Nếu người dùng thay đổi nhãn, DLP sẽ quét lại tệp ngay lập tức và quay lại cấu hình nhãn DLP.
• Nếu tổ chức của bạn có quy tắc DLP chặn việc chia sẻ ra bên ngoài, thì những người dùng bên ngoài tổ chức của bạn sẽ không thể xem nhật ký phiên bản của các tệp đã từng được áp dụng bất kỳ quy tắc DLP nào. Quy định này bao gồm các quy tắc DLP áp dụng nhãn nhưng không chặn việc chia sẻ ra bên ngoài.
• Quy tắc DLP có thể áp dụng nhãn có các trường danh sách tuỳ chọn, bao gồm cả nhãn có huy hiệu.

Cách hoạt động của nhãn phân loại bằng AI

• Áp dụng nhãn cho các tệp mới và hiện có.
• Chỉ những nhãn có một trường danh sách tuỳ chọn có từ 2 đến 7 giá trị mới được hỗ trợ cho tính năng phân loại bằng AI.
• Áp dụng nhãn sau một khoảng thời gian huấn luyện. Trong khoảng thời gian huấn luyện, những người gắn nhãn được chỉ định sẽ áp dụng nhãn huấn luyện cho ít nhất 100 tệp cho mỗi tuỳ chọn trường.
• Nhãn phân loại bằng AI sẽ bị ghi đè bởi các nhãn do DLP đặt, nhưng sẽ ghi đè nhãn phân loại mặc định.

Trong khi tính năng Phân loại mặc định (được mô tả trong bài viết này) áp dụng nhãn dựa trên đơn vị tổ chức hoặc nhóm của người dùng, thì tính năng phân loại bằng AI yêu cầu bạn huấn luyện một mô hình để nhận dạng nội dung nhạy cảm trong tổ chức của bạn. Sau khi được huấn luyện, tính năng phân loại bằng AI sẽ tự động phân tích các tệp mới và hiện có, đồng thời áp dụng nhãn theo nội dung tệp. Tìm hiểu thêm về tính năng phân loại bằng AI.

Bạn có thể muốn người dùng luôn điền giá trị của một trường nhãn nhất định. Ví dụ: để gán cấp độ Mức độ nhạy cảm của tệp cho tất cả các tệp, chẳng hạn như Tuyệt mật, Nội bộ, Công khai hoặc Cá nhân.

Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách tạo nhãn Mức độ nhạy cảm của tệp có trường bắt buộc có tên là Phân loại với 4 tuỳ chọn. Chính sách phân loại tự động áp dụng nhãn Mức độ nhạy cảm của tệp cho các tệp mới và làm nổi bật trường bắt buộc để nhắc người dùng cung cấp giá trị nhãn.

Nếu cần, bạn có thể đặt giá trị mặc định cho trường lựa chọn, sau đó người dùng có thể thay đổi giá trị nếu giá trị mặc định không chính xác.

Nếu bạn muốn người dùng có thể chỉnh sửa giá trị trường hoặc xoá các nhãn được áp dụng thông qua chính sách phân loại dữ liệu, thì bạn phải cấp cho họ quyền từ Trình quản lý nhãn. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Đặt người có thể xem hoặc sử dụng nhãn.

Trong một số trường hợp, bạn có thể muốn áp dụng nhãn mà người dùng không thể xem hoặc chỉnh sửa. Nhãn phân loại dữ liệu được áp dụng cho các tệp mới bất kể quyền của người dùng đối với nhãn đó.

Chế độ cài đặt phân loại mặc định và quy tắc DLP

Cả tính năng phân loại mặc định và quy tắc DLP đều có thể áp dụng nhãn cho một tệp. Nhãn được áp dụng bằng quy tắc DLP luôn được ưu tiên hơn nhãn được áp dụng bằng tính năng phân loại mặc định.

Chế độ cài đặt phân loại mặc định và người dùng

Nhãn được áp dụng tự động khi người dùng tạo tệp, chuyển quyền sở hữu cho người dùng khác hoặc di chuyển tệp vào bộ nhớ dùng chung. Chính sách Phân loại dữ liệu áp dụng nhãn và có thể áp dụng giá trị mặc định cho các trường lựa chọn. Bạn nên sử dụng chế độ cài đặt trường bắt buộc trong trình quản lý nhãn để khuyến khích người dùng áp dụng các trường. Quyền của người dùng đối với nhãn không ảnh hưởng đến khả năng áp dụng nhãn thông qua tính năng phân loại dữ liệu. Bạn có thể sử dụng tính năng phân loại dữ liệu để áp dụng nhãn mà người dùng không thể sửa đổi hoặc xoá (hoặc thậm chí không thấy).

Khi bạn sử dụng nhãn cho tính năng phân loại mặc định, các nhãn đó sẽ bị khoá trong trình quản lý nhãn. Không ai có thể chỉnh sửa, tắt hoặc xoá các nhãn đó. Điều này giúp ngăn chặn những thay đổi có thể vi phạm chính sách kinh doanh. Để mở khoá nhãn, hãy xoá nhãn đó khỏi tất cả các chính sách phân loại mặc định.