ایجاد و مدیریت قوانین اعتماد برای اشتراک‌گذاری درایو

فرض کنید تیم بازاریابی سازمان شما نیاز دارد فایل‌های خود را با افراد خاصی در سازمان همکارتان به اشتراک بگذارد. برای کمک به محرمانه نگه داشتن اطلاعات سازمانتان، می‌توانید قوانینی را برای تعیین مرزهای همکاری خارجی زیر ایجاد کنید:

• اجازه دهید فایل‌هایی که تیم بازاریابی شما در اختیار دارد با افراد خاصی در سازمان همکار به اشتراک گذاشته شود.
• از به اشتراک گذاشتن فایل‌هایی که سایر تیم‌های سازمان شما در اختیار دارند با سازمان همکار جلوگیری کنید.
• از به اشتراک گذاشتن فایل‌های سایر تیم‌های سازمان همکار با هر کسی در سازمان خود، جلوگیری کنید.

فرض کنید تیم مالی سازمان شما باید فایل‌های خود را فقط با تیم اجرایی به اشتراک بگذارد. برای جلوگیری از دسترسی سایر تیم‌ها به اطلاعات مالی محرمانه، می‌توانید قوانینی را برای تعیین مرزهای همکاری داخلی زیر ایجاد کنید:

• اجازه دهید فایل‌های متعلق به بخش مالی با بخش مالی و مدیران اجرایی به اشتراک گذاشته شوند.
• از به اشتراک گذاشتن فایل‌هایی که بخش مالی در اختیار دارد با سایر تیم‌های سازمان خود جلوگیری کنید.

درایو سعی می‌کند کاربران خارجی را از به اشتراک گذاشتن هرزنامه یا فیشینگ با کاربران شما منع کند. با این حال، اگر می‌خواهید اقدامات بیشتری برای کاهش ریسک خود انجام دهید، می‌توانید قانونی ایجاد کنید که فقط به کاربران خارجی از دامنه‌های قابل اعتماد اجازه می‌دهد فایل‌ها را با کاربران داخلی به اشتراک بگذارند. برای اطمینان از اینکه کاربران همچنان می‌توانند همکاری کنند، می‌توانید این قانون را فقط برای واحدهای سازمانی با کاربرانی اعمال کنید که معمولاً فایلی از کاربران خارجی دریافت نمی‌کنند.

تنظیمات اشتراک‌گذاری درایو به طور خودکار به قوانین اعتماد تبدیل می‌شوند

قوانین اعتماد، جایگزین تنظیمات درایو شما در قسمت گزینه‌های اشتراک‌گذاری می‌شوند. اشتراک‌گذاری خارج از سازمان شما

می‌توانید قوانین تبدیل‌شده از تنظیمات درایو را پیش‌نمایش کنید

برای پیش‌نمایش قوانینی که به‌طور خودکار از تنظیمات Drive شما ایجاد می‌شوند:

از صفحه اصلی کنسول مدیریت، به بخش قوانین بروید. می‌توانید با کلیک روی افزودن فیلتر ، قوانین را بر اساس نوع فیلتر کنید. نوع قانون اعتماد .

در فهرست قوانین، موارد زیر را مشاهده خواهید کرد:

• دو قانون پیش‌فرض برای اشتراک‌گذاری خارج از سازمان شما

  پس از اجرا، این قوانین بسته به وضعیت تنظیمات معادل اشتراک‌گذاری درایو شما، فعال یا غیرفعال خواهند بود.

• هرگونه قانون دیگری که برای مطابقت با مرزهای اشتراک‌گذاری تنظیمات فعلی درایو شما لازم است

مهم: این قوانین تا زمانی که قوانین اعتماد را فعال نکنید، اجرا نمی‌شوند.

تنظیمات اشتراک‌گذاری درایو معادل شما غیرفعال می‌شود

پس از فعال کردن قوانین اعتماد، دیگر نمی‌توانید از تنظیمات Drive برای اشتراک‌گذاری در خارج از سازمان خود استفاده کنید. برای جزئیات بیشتر در مورد تنظیمات اشتراک‌گذاری Drive، به «تنظیم مجوزهای اشتراک‌گذاری Drive کاربران» بروید.

می‌توانید قوانین اعتماد را غیرفعال کنید

در هر زمانی، می‌توانید قوانین اعتماد را غیرفعال کنید و به جای آن به استفاده از تنظیمات اشتراک‌گذاری درایو برگردید. برای جزئیات بیشتر، به روشن یا خاموش کردن قوانین اعتماد در زیر مراجعه کنید.

با استفاده از اجزای محدوده و شرایط یک قانون اعتماد، می‌توانید اشتراک‌گذاری فایل را دقیق‌تر از تنظیمات اشتراک‌گذاری درایو کنترل کنید. برای جزئیات بیشتر در مورد اجزای قانون، به بخش «درک اجزای قانون اعتماد» در ادامه همین صفحه مراجعه کنید.

نمودارهای زیر کنترل‌های موجود در تنظیمات اشتراک‌گذاری درایو و قوانین اعتماد را مقایسه می‌کنند.

کنترل‌های محدوده

کنترل‌های شرایط

برای ایجاد یک قانون اعتماد، شما اجزای scope ، trigger ، conditions و action آن را تعریف می‌کنید. با استفاده از این اجزا، می‌توانید قانونی ایجاد کنید که بگوید اگر x اتفاق افتاد، y را انجام بده.

برای مثال، اگر قانونی ایجاد کنید که به موجب آن فایل‌های متعلق به بخش فروش سازمان شما با هر کسی در سازمان مشتری شما (other-company.com ) به اشتراک گذاشته شود، اجزای این قانون به شرح زیر خواهد بود:

• محدوده ، واحد سازمانی برای بخش فروش شما است.
• محرک این است که شخصی سعی کند فایلی را که متعلق به یک کاربر در محدوده است به اشتراک بگذارد.
• شرط ، other-company.com است.
• این اقدام برای اجازه دادن به اشتراک‌گذاری فایل است.

تعریف دامنه

دامنه، کاربری در سازمان شماست که محرک یک قانون برای او اعمال می‌شود:

• اگر محرک یک قانون، اشتراک‌گذاری فایل‌ها باشد، محدوده، کاربری است که مالک فایلی است که می‌خواهید اشتراک‌گذاری آن را کنترل کنید.

  مهم: یک قانون اشتراک‌گذاری، اشتراک‌گذاری فایل متعلق به یک کاربر در محدوده را توسط کاربران دارای امتیاز ویرایش نیز کنترل می‌کند.

• اگر تریگر یک قانون، دریافت فایل‌ها باشد، دامنه، گیرنده مورد نظر فایل است.

برای محدوده، می‌توانید:

• کل سازمان خود را در نظر بگیرید.
• واحدهای سازمانی (که می‌توانند شامل کاربران و درایوهای مشترک باشند) را شامل یا حذف کنید.
• گروه‌ها را در سرویس گروه‌های گوگل سازمان خود لحاظ یا از آن مستثنی کنید.

تعریف ماشه

تریگر (فعال‌کننده) فعالیتی است که یک قانون آن را مجاز یا مسدود می‌کند. می‌توانید یکی از تریگرهای زیر را انتخاب کنید:

• اشتراک‌گذاری فایل‌ها
• دریافت فایل‌ها

تعریف شرایط

شرایط، کاربرانی هستند که قرار است فایل با آنها به اشتراک گذاشته شود یا از آنها دریافت شود:

• اگر محرک یک قانون، اشتراک‌گذاری فایل‌ها باشد، شرط، گیرنده‌ی مورد نظر فایل است.
• اگر محرک یک قانون، دریافت فایل‌ها باشد، شرط، کاربری است که مالک فایل است.

شما می‌توانید چندین شرط را برای یک قانون، چه در داخل و چه در خارج از سازمان خود، تعیین کنید، از جمله:

• واحدهای سازمانی
• گروه‌های موجود در سرویس گروه‌های گوگل سازمان شما (می‌تواند شامل کاربران خارجی باشد)
• دامنه‌های مجاز (همه کاربران در تمام دامنه‌های خارجی موجود در فهرست مجاز شما)
• دامنه‌های خارجی که در فهرست مجاز شما نیستند (باید از Google Workspace استفاده کنند و دامنه آنها تأیید شده باشد)
• کاربران خاص در سازمان شما
• هر کسی که حساب گوگل دارد

نکته: برای اینکه این قانون اجرا شود، فقط یک شرط لازم است.

تعریف اقدام

عمل، نتیجه‌ای است که می‌خواهید هنگام فعال شدن یک قانون رخ دهد. می‌توانید:

• اجازه اشتراک گذاری
• اجازه اشتراک‌گذاری با هشدار

  توجه: اگر این گزینه را انتخاب کنید، کاربران هنگام اشتراک‌گذاری فایل‌ها هشداری می‌بینند اما هنگام دریافت آنها هشداری نمی‌بینند.

• اشتراک‌گذاری را مسدود کنید

شما دو قانون پیش‌فرض دارید که اشتراک‌گذاری خارج از سازمان شما را مشخص می‌کند:

شما نمی‌توانید قوانین پیش‌فرض را ویرایش کنید ، اما می‌توانید آنها را غیرفعال یا دوباره فعال کنید (مگر اینکه از Cloud Identity استفاده کنید).

* اگر قبلاً تنظیمات درایو را برای اشتراک‌گذاری در خارج از سیستم تنظیم کرده‌اید: وضعیت قوانین پیش‌فرض به تنظیمات معادل اشتراک‌گذاری درایو شما که به قوانین اعتماد تبدیل شده‌اند، بستگی دارد.

برای مجاز یا مسدود کردن اشتراک‌گذاری توسط بخش‌ها یا گروه‌ها

مطمئن شوید که واحدها و گروه‌های سازمانی مورد نظر برای ایجاد قوانین اعتماد را ایجاد کرده‌اید:

• برای جزئیات بیشتر در مورد ایجاد واحدهای سازمانی، به افزودن واحد سازمانی بروید.
• برای جزئیات بیشتر در مورد ایجاد گروه‌ها، به «ایجاد گروه» بروید.

برای محدود کردن اشتراک‌گذاری فقط به دامنه‌های مورد اعتماد

مطمئن شوید که دامنه‌های مورد اعتماد در فهرست مجاز شما قرار دارند. دامنه‌های مورد اعتماد باید از Google Workspace استفاده کنند و توسط دامنه تأیید شده باشند. برای جزئیات بیشتر، به «فقط با دامنه‌های مورد اعتماد، اشتراک‌گذاری خارجی مجاز است» بروید.

مشتریان Cloud Identity: اگر سازمان شما ترکیبی از مجوزهای Cloud Identity و Google Workspace را دارد، دامنه‌های موجود در فهرست مجاز برای Google Workspace برای کاربرانی که مجوزهای Cloud Identity دارند نیز اعمال می‌شود.

قبل از ایجاد قوانین اعتماد، در نظر بگیرید که کدام نوع اشتراک‌گذاری را در ساختار سازمانی خود مجاز یا مسدود کنید. مطمئن شوید که قوانین شما به کاربران اجازه نمی‌دهد که با افرادی که قصد ندارند، اشتراک‌گذاری کنند یا مانع از اشتراک‌گذاری آنها با افرادی که قصد دارند، نمی‌شوند.

برای مثال، فرض کنید ۴ واحد سازمانی دارید - فروش ، حقوقی ، تحقیق و سایر تیم‌ها - و می‌خواهید انواع اشتراک‌گذاری زیر را محدود کنید:

• فایل‌هایی که Sales مالک آنهاست، نمی‌توانند به صورت داخلی با Research به اشتراک گذاشته شوند.
• فایل‌هایی که بخش حقوقی مالک آنهاست، نمی‌توانند به صورت خارجی به اشتراک گذاشته شوند، مگر با وکیل خارجی شما.
• فایل‌هایی که متعلق به Research هستند، فقط می‌توانند به صورت داخلی بین Research و Legal به اشتراک گذاشته شوند.
• فایل‌هایی که سایر تیم‌ها دارند را نمی‌توان به صورت خارجی با کسی به اشتراک گذاشت.

مراحل زیر برای پیاده‌سازی مدل اشتراک‌گذاری شما توصیه می‌شود.

مرحله ۱: ترسیم مرزهای همکاری

شاید بخواهید از یک ماتریس برای مشخص کردن اینکه کدام اشتراک‌گذاری برای کاربران مختلف مجاز است استفاده کنید، مانند ماتریس زیر:

مرحله 2: قوانین زیر را ایجاد کنید:

مرحله ۳: غیرفعال کردن دو قانون پیش‌فرض

قوانین پیش‌فرض، اشتراک‌گذاری گسترده را هم در داخل و هم در خارج از سازمان شما مجاز می‌دانند؛ در این مثال، این قوانین با مدل اشتراک‌گذاری خاص‌تری که می‌خواهید استفاده کنید، در تضاد خواهند بود.

اگر برای مدیریت قوانین اعتماد به امتیازات بیشتری نیاز دارید، با مدیر خود تماس بگیرید.

نکته: اگر شما یک مدیر ارشد هستید، می‌توانید یک نقش مدیر سفارشی برای مدیریت قوانین اعتماد ایجاد کنید و آن را به یک مدیر دارای نمایندگی اختصاص دهید. برای جزئیات بیشتر، به ایجاد، ویرایش و حذف نقش‌های مدیر سفارشی بروید.

اگر قوانین اعتماد را فعال کنید:

• قوانین موجود در فهرست قوانین شما اعمال می‌شوند و تنظیمات Drive شما برای اشتراک‌گذاری خارج از سازمان غیرفعال می‌شوند. برای جزئیات بیشتر، به نحوه جایگزینی تنظیمات Drive توسط قوانین اعتماد، قبلاً مراجعه کنید.
• اگر کمی قبل از فعال کردن قوانین اعتماد، تنظیمات اشتراک‌گذاری درایو را تغییر دهید، ممکن است قوانین شما موقتاً حالت قبلی تنظیمات درایو را اعمال کنند. همگام‌سازی قوانین اعتماد با تغییرات اخیر در تنظیمات اشتراک‌گذاری درایو می‌تواند تا ۴۸ ساعت طول بکشد.

برای فعال کردن قوانین اعتماد:

1. رفتن به منو قوانین .

   مستلزم داشتن امتیاز مدیر View Trust Rules است.

2. در کارت «همکاری ایمن» در بالای صفحه، روی «روشن کردن درایو» کلیک کنید. این گزینه مستلزم داشتن «مدیریت قوانین اعتماد» و «درایو و اسناد» است. تنظیمات با امتیازات مدیر.

   فهرست وظایف شما به‌طور خودکار باز می‌شود و پیشرفت فعال‌سازی قوانین اعتماد را نشان می‌دهد.

اگر قوانین اعتماد را غیرفعال کنید:

• تنظیمات اشتراک‌گذاری درایو سازمان شما دوباره فعال می‌شوند و به وضعیتی که هنگام فعال کردن قوانین اعتماد داشتند، برمی‌گردند.
• هر قانون اعتمادی که ایجاد کرده‌اید، به‌طور دائم حذف می‌شود.

برای غیرفعال کردن قوانین اعتماد:

1. در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید برنامه‌ها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .

   به درایو و اسناد بروید

   نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.

2. روی تنظیمات اشتراک‌گذاری کلیک کنید.
3. در قسمت اشتراک‌گذاری خارج از سازمان خود ، روی غیرفعال کردن قوانین اعتماد کلیک کنید. این گزینه مستلزم داشتن گزینه‌های مدیریت قوانین اعتماد و Drive & Docs است. تنظیمات با امتیازات مدیر.

   فهرست وظایف شما باز می‌شود و پیشرفت غیرفعال‌سازی قوانین اعتماد را نشان می‌دهد.

پس از ایجاد یک قانون اعتماد، می‌توانید:

• در هر زمانی می‌توانید آن را ویرایش کنید تا تنظیماتی مانند شرایط و اقدامات را تغییر دهید، یا آن را غیرفعال یا دوباره فعال کنید.
• هر زمان که خواستید، یک قانون اعتماد را حذف کنید.

1. رفتن به منو قوانین .

   مستلزم داشتن امتیاز مدیر View Trust Rules است.

2. روی ایجاد قانون کلیک کنید اعتماد . نیاز به داشتن مشاهده قوانین اعتماد ، مدیریت قوانین اعتماد ، درایو و اسناد دارد. تنظیمات ، گروه‌ها واحدهای سازمانی و خواندنی‌ها امتیازات مدیر را بخوانید .
3. در قسمت Name ، یک نام و در صورت تمایل، توضیحی برای قانون خود وارد کنید.
4. در قسمت Scope ، یکی از موارد زیر را انتخاب کنید:

   به طور پیش‌فرض، این قانون برای همه افراد سازمان شما اعمال می‌شود.

   برای اعمال قانون فقط برای کاربران خاص:

   • برای یک قانون اشتراک‌گذاری، انتخاب کنید که این قانون روی کدام فایل‌های کاربران اعمال شود. قوانین اعتماد فقط روی فایل‌های متعلق به کاربران یا درایوهای اشتراکی در محدوده قانون شما اعمال می‌شوند. جزئیات را دریافت کنید .
   • برای یک قانون دریافت، انتخاب کنید که کدام کاربران گیرنده‌های مورد نظر یک فایل مشترک هستند.
   1. روی «مشخص کردن واحدها یا گروه‌های سازمانی» کلیک کنید.
   2. برای گنجاندن یا حذف واحدها یا گروه‌های سازمانی، گزینه‌ای را انتخاب کنید.
   3. واحد یا گروه سازمانی را برای شمول یا عدم شمول انتخاب کنید.
   4. (اختیاری) واحدها یا گروه‌های سازمانی بیشتری را اضافه یا حذف کنید.

      برای مثال، برای اعمال یک قانون به همه افراد سازمان به جز یک گروه، واحد سازمانی سطح بالا را لحاظ کنید و گروه مستثنی را مستثنی کنید.

      برای حذف یک واحد یا گروه سازمانی، روی «پاک کردن» کلیک کنید. در کنار آن.

5. روی ادامه کلیک کنید.
6. در قسمت Triggers ، یک یا هر دو رویدادی را که می‌خواهید این قانون را برای آنها اعمال کنید، انتخاب کنید:
   • اشتراک‌گذاری فایل‌ها — این قانون زمانی فعال می‌شود که فایل‌های متعلق به افراد در محدوده شما با کاربرانی که در Conditions انتخاب می‌کنید، به اشتراک گذاشته شوند.
   • دریافت فایل‌ها — این قانون زمانی فعال می‌شود که افراد در محدوده شما فایل‌هایی را که متعلق به کاربران یا درایوهای اشتراکی انتخاب شده در Conditions هستند، دریافت کنند، یا به عنوان عضو به درایوهای اشتراکی در Conditions اضافه شوند.
7. در قسمت شرایط ، روی افزودن شرط کلیک کنید و سپس افراد داخلی یا خارجی را که می‌خواهید اجازه دهید یا مسدود کنید تا با کاربران در محدوده شما به اشتراک گذاشته یا دریافت کنند، انتخاب کنید.

   گزینه‌های داخلی:

   • کاربر — شروع به تایپ نام یا آدرس ایمیل کاربر کنید.
   • واحد سازمانی — روی انتخاب واحد سازمانی کلیک کنید.
   • گروه — شروع به تایپ نام یا آدرس ایمیل گروه کنید.
   • سازمان من

   گزینه‌های خارجی:

   (اختیاری) برای اینکه کاربران بتوانند مطالب را به صورت خارجی با افرادی که حساب گوگل ندارند به اشتراک بگذارند، کادر «افزودن بازدیدکنندگان» را علامت بزنید . این گزینه برای برخی از شرایط اعمال نمی‌شود. درباره اشتراک‌گذاری بازدیدکنندگان بیشتر بدانید.

   • سازمان خارجی — نام دامنه سازمان (مانند other-company.com) را وارد کنید. سازمان باید یک حساب Google Workspace تأیید شده با دامنه داشته باشد، مگر اینکه از اشتراک‌گذاری بازدیدکننده استفاده کنید.
   • دامنه‌های مجاز —در صورت تمایل، با کلیک روی «مشاهده دامنه‌های مجاز»، بررسی کنید که کدام دامنه‌ها در فهرست مجاز شما قرار دارند.
   • هر کسی که حساب گوگل دارد (شامل کاربران داخلی و خارجی)
8. روی ادامه کلیک کنید.
9. در قسمت «اقدام» ، انتخاب کنید که وقتی قانون شما فعال می‌شود چه اتفاقی بیفتد: مجاز ، مجاز با هشدار ، یا مسدود .
10. روی پایان کلیک کنید.
11. انتخاب کنید که آیا می‌خواهید قانون را فعال یا غیرفعال کنید، و سپس روی «کامل» کلیک کنید.

مشاهده تغییرات می‌تواند تا ۴۸ ساعت طول بکشد. در این مدت، تنظیمات قدیمی و جدید ممکن است به طور متناوب اعمال شوند.

شما می‌توانید در هر زمانی یک قانون اعتماد را ویرایش کنید تا تنظیماتی مانند شرایط و اقدامات را تغییر دهید، یا آن را غیرفعال یا دوباره فعال کنید.

1. رفتن به منو قوانین .

   مستلزم داشتن امتیاز مدیر View Trust Rules است.

2. قانون مورد نظر را در فهرست قوانین پیدا کنید.

   نکته: می‌توانید با کلیک روی عنوان ستون «نوع قانون»، لیست را بر اساس نوع قانون مرتب کنید. یا با کلیک روی «افزودن فیلتر»، لیست را فیلتر کنید. نوع قانون اعتماد .

3. (اختیاری) برای مشاهده محدوده، شرایط، تریگر و عملکرد قوانین، به قانون موجود در لیست اشاره کرده و روی نمای سریع کلیک کنید.
4. (اختیاری) برای باز کردن صفحه جزئیات و مشاهده تنظیمات، روی قانون کلیک کنید.
5. (اختیاری) برای ویرایش تنظیمات:
   1. در سمت چپ صفحه جزئیات، روی ویرایش قانون کلیک کنید. یا روی یک بخش تنظیمات کلیک کنید. این کار نیاز به داشتن گزینه‌های View Trust Rules ، Manage Trust Rules ، Drive & Docs دارد. تنظیمات ، گروه‌ها واحدهای سازمانی و خواندنی‌ها امتیازات مدیر را بخوانید .
   2. تنظیمات را ویرایش کنید.

      برای رفتن به سایر تنظیمات، روی ادامه کلیک کنید. برای بستن یک بخش، روی لغو کلیک کنید. دور انداختن و خروج .

   3. وقتی ویرایش تنظیمات تمام شد، روی Finish کلیک کنید.

مشاهده تغییرات می‌تواند تا ۴۸ ساعت طول بکشد. در این مدت، تنظیمات قدیمی و جدید ممکن است به طور متناوب اعمال شوند.

اگر یک قانون اعتماد را حذف کنید، برای همیشه از سرویس گوگل شما حذف می‌شود. از طرف دیگر، می‌توانید یک قانون را ویرایش کنید تا در صورتی که بعداً خواستید آن را دوباره فعال کنید، غیرفعال شود. به مشاهده یا ویرایش جزئیات قانون اعتماد بروید.

1. رفتن به منو قوانین .

   مستلزم داشتن امتیاز مدیر View Trust Rules است.

2. در قسمت قوانین ، روی افزودن فیلتر کلیک کنید نوع قانون اعتماد .
3. در لیست قوانین ، به قانونی که می‌خواهید حذف کنید اشاره کنید و روی حذف کلیک کنید. نیاز به داشتن گزینه‌های «مشاهده قوانین اعتماد» ، «مدیریت قوانین اعتماد» و «درایو و اسناد» دارد. تنظیمات با امتیازات مدیر.

   همچنین می‌توانید گزینه حذف را در سمت چپ صفحه جزئیات قانون پیدا کنید (برای باز کردن صفحه جزئیات آن، روی قانون کلیک کنید).

4. در پیام تأیید، روی «حذف» کلیک کنید.

مشاهده تغییرات می‌تواند تا ۴۸ ساعت طول بکشد. در این مدت، تنظیمات قدیمی و جدید ممکن است به طور متناوب اعمال شوند.

شما می‌توانید گزارش‌های دقیقی را که فعالیت مدیر را در مورد قوانین اعتماد نشان می‌دهند، مشاهده کنید. سه نوع گزارش در دسترس است:

• ایجاد قانون
• حذف قانون
• قانون به‌روزرسانی

می‌توانید گزارش‌های دقیقی را مشاهده کنید که فعالیت کاربر را در قوانین اعتماد فایل اشتراکی درایو نشان می‌دهد. سه نوع گزارش در دسترس است:

• گیرنده مسدود شده
• اشتراک‌گذاری فایل مسدود شد
• نمایش فایل مسدود شده است

برای اطلاع از نحوه مشاهده انواع رویدادهایی که می‌توانید مشاهده کنید، به قسمت رویدادهای گزارش مدیران و رویدادهای گزارش قوانین مراجعه کنید.

برای اینکه اجازه دهید فایل‌های یک تیم یا کاربر با یک تیم یا کاربر داخلی دیگر به اشتراک گذاشته شود، به دو قانون نیاز دارید - یکی برای اشتراک‌گذاری و دیگری برای دریافت.

مثال: اجازه دهید فایل‌های یک تیم با تیم دیگری به اشتراک گذاشته شود

فرض کنید می‌خواهید فایل‌هایی که تیم فروش شما دارد را با تیم بازاریابی به اشتراک بگذارید. در این حالت، به یک قانون نیاز دارید تا به تیم فروش اجازه دهید فایل‌ها را با تیم بازاریابی به اشتراک بگذارد و یک قانون دیگر تا به تیم بازاریابی اجازه دهد فایل‌ها را از تیم فروش دریافت کند:

مثال: اجازه دهید فایل‌های دو تیم بین آنها به اشتراک گذاشته شود

فرض کنید می‌خواهید فایل‌های متعلق به تیم‌های فروش و بازاریابی خود را بین دو تیم به اشتراک بگذارید. مانند مثال بالا، به دو قانون نیاز دارید؛ با این حال، در این مورد، هر قانون باید شامل اشتراک‌گذاری و دریافت باشد:

اگر قانونی مشخص کند که هنگام اشتراک‌گذاری یک فایل چه اتفاقی می‌افتد، آن قانون فقط برای فایل‌هایی که متعلق به کاربران (و هر درایو اشتراکی) در محدوده آن قانون هستند اعمال می‌شود. این قانون برای فایل‌هایی که کاربران در محدوده آن دارای امتیاز ویرایش هستند اما مالک آنها نیستند، اعمال نمی‌شود.

برای مثال، اگر قانونی ایجاد کنید که از اشتراک‌گذاری فایل‌های متعلق به تیم تحقیقاتی شما با تیم فروش جلوگیری کند ، تیم تحقیقاتی همچنان می‌تواند هر فایل دیگری را که دارای امتیاز ویرایش است با تیم فروش به اشتراک بگذارد. برای جلوگیری از دریافت فایل‌ها از تیم‌های دیگر توسط تیم فروش، می‌توانید قوانین مسدودکننده ایجاد کنید.

توجه:

• اگر مالک فایل به واحد یا گروه سازمانی دیگری منتقل شود، قوانین اشتراک‌گذاری فایل به قوانین واحد یا گروه سازمانی جدید تغییر می‌کند. این تغییر قوانین در صورتی که مالکیت فایل به شخصی در واحد یا گروه سازمانی دیگری منتقل شود نیز اعمال می‌شود.

• کاربران نمی‌توانند فایل‌هایی را که مالک آنها نیستند، فراتر از آنچه برای مالکان فایل مجاز است، به اشتراک بگذارند. این محدودیت حتی اگر کاربران در واحدها یا گروه‌های سازمانی با قوانین اشتراک‌گذاری آسان‌تر باشند، اعمال می‌شود.

در اینجا نحوه عملکرد قوانین اعتماد با افرادی که حساب گوگل ندارند یا حساب گوگلی دارند که توسط مدیر مدیریت نمی‌شود، آورده شده است.

افراد بدون حساب گوگل (بازدیدکنندگان)

قوانینی که اشتراک‌گذاری را مجاز می‌دانند

اگر قانونی ایجاد کنید که به کاربران اجازه دهد فایل‌ها را به صورت خارجی به اشتراک بگذارند، به طور پیش‌فرض، اشتراک‌گذاری فقط با افرادی که حساب گوگل مدیریت‌شده دارند مجاز است. با این حال، می‌توانید به کاربران اجازه دهید فایل‌ها را با افرادی که حساب گوگل ندارند نیز به اشتراک بگذارند. در این حالت، به گیرنده نوع خاصی از حساب به نام حساب بازدیدکننده داده می‌شود. درباره اشتراک‌گذاری با حساب‌های بازدیدکننده بیشتر بدانید .

برای اجازه اشتراک‌گذاری با افرادی که حساب گوگل ندارند، در تنظیمات شرایط مربوط به قانون، گزینه « شامل بازدیدکنندگان» را انتخاب کنید. این گزینه فقط برای قوانینی اعمال می‌شود که به کاربران اجازه می‌دهند از خارج، چه با یک دامنه خارجی و چه با همه کاربران خارجی، اشتراک‌گذاری کنند.

توجه: شما نمی‌توانید با اضافه کردن یک حساب کاربری بازدیدکننده به گروهی که اشتراک‌گذاری خارجی را برای آن مجاز می‌دانید، اجازه اشتراک‌گذاری با آن را بدهید.

قوانینی که اشتراک‌گذاری را مسدود می‌کنند

هر قانونی که کاربران را از اشتراک‌گذاری در خارج از سازمان شما منع کند، همیشه برای بازدیدکنندگان اعمال می‌شود، حتی اگر گزینه «شامل بازدیدکنندگان» برای آن شرط انتخاب نشده باشد.

با این حال، اگر قانون دیگری وجود داشته باشد که امکان اشتراک‌گذاری با حساب‌های بازدیدکننده را فراهم کند، قانون مسدود کردن برای حساب‌های بازدیدکننده در گروه‌ها اعمال نمی‌شود. برای مثال، اگر قوانین زیر را داشته باشید:

• قانون ۱ - اجازه اشتراک‌گذاری فایل‌ها با هر کسی که حساب گوگل دارد ، با انتخاب گزینه «شامل بازدیدکنندگان »
• قانون ۲ - اشتراک‌گذاری با یک گروه فهرست پستی که شامل افرادی با حساب‌های بازدیدکننده است را مسدود کنید.

اقدامات مسدودسازی شامل حساب‌های کاربری بازدیدکنندگان در گروه نمی‌شود. کاربرانی که در محدوده قانون ۲ قرار دارند، همچنان می‌توانند به حساب‌های کاربری بازدیدکنندگان دسترسی به فایل‌های خود را بدهند.

افرادی که حساب گوگل مدیریت نشده دارند

قوانینی که اشتراک‌گذاری را مجاز می‌دانند

اگر قانونی ایجاد کنید که به کاربران اجازه دهد اطلاعات را به صورت خارجی با یک دامنه یا سازمان خاص به اشتراک بگذارند، کاربران نمی‌توانند آن را با حساب‌های گوگل مدیریت نشده در آن دامنه یا سازمان به اشتراک بگذارند. این حساب‌ها شامل حساب‌های کاربری و حساب‌های Google Workspace تأیید شده با ایمیل می‌شوند.

با این حال، می‌توانید به کاربران اجازه دهید تا با حساب‌های کاربری مدیریت نشده‌ی خاصی اشتراک‌گذاری کنند: حساب‌ها را به یک گروه اضافه کنید و قانونی ایجاد کنید که امکان اشتراک‌گذاری با آن گروه را فراهم کند.

قوانینی که اشتراک‌گذاری را مسدود می‌کنند

هر قانونی که کاربران را از اشتراک‌گذاری در خارج از سازمان شما منع کند، همیشه در مورد حساب‌های مدیریت نشده اعمال می‌شود.

اگر محدوده یک قانون اعتماد شامل یک واحد سازمانی باشد، آن قانون به هر درایو مشترک در آن واحد سازمانی اعمال می‌شود. برای مثال، اگر قانونی ایجاد کنید که به واحد سازمانی تیم تولید شما اجازه دهد فایل‌ها را با بخش حقوقی به اشتراک بگذارد، کاربران بخش حقوقی می‌توانند به درایوهای مشترک بخش تولید دسترسی داشته باشند.

برای ایجاد قوانین اعتماد برای درایوهای مشترک، مطمئن شوید که درایوهای مشترک را در واحدهای سازمانی مناسب تنظیم کرده‌اید.

اگر دامنه، تریگر و شرایط چندین قانون اعتماد با یک رویداد اشتراک‌گذاری مطابقت داشته باشد، ترتیب اولویت زیر برای مؤلفه اقدام قوانین دنبال می‌شود:

1. اشتراک‌گذاری را مسدود کنید
2. اجازه اشتراک گذاری
3. اجازه اشتراک‌گذاری با هشدار

در اینجا چند مثال از نحوه مدیریت تعارض قوانین آورده شده است. در این مثال‌ها:

• «your-organization.com» واحد سازمانی سطح بالای سازمان است.
• «دپارتمان بازاریابی» یک واحد سازمانی کوچک‌تر از سطح ارشد است.

مثال ۱

نتیجه: از آنجا که بخش بازاریابی زیرمجموعه‌ای از کل سازمان شماست، قانون ۱ برای آنها نیز اعمال می‌شود. بنابراین، آنها می‌توانند اطلاعات را با هر کسی در جهان به اشتراک بگذارند، نه فقط با دامنه‌های مجاز. مثال ۲ در زیر به شما نشان می‌دهد که چگونه قوانینی ایجاد کنید تا بازاریابی را محدود به اشتراک‌گذاری فقط با دامنه‌های مجاز کنید.

مثال ۲

نتیجه: از آنجا که قانون ۱ بخش بازاریابی را مستثنی می‌کند، فقط قانون ۲ برای آنها اعمال می‌شود. بنابراین، آنها فقط می‌توانند با دامنه‌های مجاز به اشتراک بگذارند. سایر کاربران می‌توانند با هر کسی در جهان به اشتراک بگذارند.

مثال ۳

نتیجه: قانون ۲ آسان‌گیرانه‌تر است، بنابراین بخش بازاریابی می‌تواند با هر کسی در جهان به اشتراک بگذارد. سایر کاربران فقط می‌توانند با دامنه‌های مجاز به اشتراک بگذارند.

مثال ۴

نتیجه: از آنجا که قانون ۲ اشتراک‌گذاری را مسدود می‌کند، بر اشتراک‌گذاری مجاز توسط قانون ۱ اولویت دارد. بنابراین، بخش بازاریابی می‌تواند با هر کسی در جهان، به جز other-company.com، اشتراک‌گذاری کند.

به طور پیش‌فرض، وضعیت قوانین جدیدی که ایجاد می‌کنید روی «فعال» تنظیم شده است. با این حال، می‌توانید هر قانون جدید یا موجود را روی «غیرفعال» تنظیم کنید. برای مثال، ممکن است یک قانون جدید ایجاد کنید و آن را تا زمانی که آماده استفاده از آن باشید، غیرفعال کنید.

اگر محدوده یا شرایط یک قانون اعتماد شامل هیچ واحد سازمانی نباشد، اعمال قانون اعتماد بر اشتراک‌گذاری درایو می‌تواند تا ۲۴ ساعت طول بکشد. با این حال، اگر محدوده یا شرایط یک قانون اعتماد شامل یک یا چند واحد سازمانی باشد، بسته به اندازه واحدهای سازمانی، اعمال قانون می‌تواند تا ۴۸ ساعت طول بکشد.

شما می‌توانید حداکثر موارد زیر را داشته باشید:

• ۲۰۰ قانون اعتماد فعال
• ۲۰۰۰ قانون اعتماد (فعال + غیرفعال)
• ۱۵۰ شرط برای هر قانون اعتماد
• ۵۰۰ شرط از انواع زیر در تمام قوانین اعتماد سازمان شما:
  • واحدهای سازمانی
  • گروه‌ها
  • دامنه‌های مجاز (مورد اعتماد)
  • دامنه‌های خارجی
  • کاربران خاص - ۱ تا ۲۰۰ کاربر به عنوان ۱ شرط، ۲۰۱ تا ۴۰۰ کاربر به عنوان ۲ شرط و غیره حساب می‌شوند

  توجه: هیچ محدودیتی برای تعداد انواع شرایط زیر که می‌توانید در تمام قوانین اعتماد خود داشته باشید، وجود ندارد:

  • سازمان
  • هر کسی که حساب گوگل دارد
• طبق قانون، ۵۰۰ واحد یا گروه سازمانی شامل و مستثنی شده برای محدوده

شما می‌توانید گروه‌های ایجاد شده توسط مدیر یا کاربر را در فهرست گروه‌های خود در کنسول مدیریت انتخاب کنید. آدرس‌های گروه باید با دامنه سازمان شما خاتمه یابند - شما نمی‌توانید گروه‌های خارجی را برای دامنه یا شرایط یک قانون انتخاب کنید.

در اینجا چند نوع گروه برای بررسی قوانین اعتماد آورده شده است:

• گروه‌های پویا — مدیریت خودکار عضویت‌ها هنگام پیوستن، انتقال به داخل یا ترک سازمان توسط کاربران. گروه‌های پویا که در کنسول مدیریت یا با رابط برنامه‌نویسی کاربردی Cloud Identity در دسترس هستند، به شما کمک می‌کنند تا زمان صرف شده برای مدیریت دستی عضویت گروه را کاهش دهید. برای استفاده از یک گروه پویا برای سیاست قوانین اعتماد، مطمئن شوید که آن یک گروه امنیتی نیز هست (که برچسب Security دارد). درباره گروه‌های پویا بیشتر بدانید.

• گروه‌های امنیتی — یک گروه استاندارد یا پویا را به یک گروه امنیتی تبدیل کنید، که به شما در تنظیم، حسابرسی و نظارت بر گروه برای کنترل مجوز و دسترسی کمک می‌کند. می‌توانید گروه‌های امنیتی را در کنسول مدیریت یا با استفاده از API گروه‌های هویت ابری، با افزودن برچسب امنیتی به آنها، ایجاد کنید. درباره گروه‌های امنیتی بیشتر بدانید.

• گروه‌های منتقل‌شده — از همگام‌سازی دایرکتوری ابری گوگل (GCDS) برای همگام‌سازی گروه‌هایی که در Microsoft Active Directory یا سایر ابزارها ایجاد می‌کنید با Google Workspace استفاده کنید. سپس، از آن گروه‌های همگام‌شده در قوانین اعتماد استفاده می‌کنید. درباره GCDS بیشتر بدانید.

برای اعمال قوانین اعتماد به کاربران خارجی، می‌توانید گروهی با آدرس‌های خارجی (شامل آدرس‌های گروه یا فرد خارجی) ایجاد کنید. به عنوان مثال، اگر تیم حقوقی سازمان شما نیاز دارد فایل‌های خود را با وکلای خاصی در شرکت شورای خارجی شما به اشتراک بگذارد، می‌توانید گروهی با آدرس‌های وکلا ایجاد کنید. سپس یک قانون ایجاد کنید، مانند:

• محدوده — واحد سازمانی تیم حقوقی
• تریگر — اشتراک‌گذاری فایل‌ها و دریافت فایل‌ها
• وضعیت — گروهی با آدرس‌های وکلای مشخص
• اقدام - اجازه

اگر کاربری دیگر سرویس Google Drive و Docs را برای حساب خود نداشته باشد - برای مثال، مجوز Google Workspace از حساب او حذف شده باشد - فایل‌هایی که او دارد فقط می‌توانند در سازمان شما به اشتراک گذاشته شوند، حتی اگر قوانین اعتماد اعمال شده بر فایل‌های او، امکان اشتراک‌گذاری خارجی را فراهم کند. قوانین اشتراک‌گذاری داخلی، مانند آنهایی که اشتراک‌گذاری را به واحدهای سازمانی خاص محدود می‌کنند، دیگر برای فایل‌های کاربر اعمال نخواهند شد. با این حال، قوانینی که مانع از دریافت فایل‌ها توسط سایر کاربران دارای مجوز می‌شوند، همچنان اجرا خواهند شد.

برای حذف محدودیت اشتراک‌گذاری خارجی از فایل‌های کاربر، می‌توانید مجوز کاربر بایگانی‌شده (AU) را به حساب او اضافه کنید. برای جزئیات بیشتر، به افزودن مجوزهای کاربر بایگانی‌شده بروید.

اگر قانونی ایجاد کرده‌اید که به یک گروه اجازه می‌دهد فایل‌ها را به صورت خارجی به اشتراک بگذارد، و سپس یک کاربر را از گروه حذف کنید، هر فایلی که کاربر به صورت خارجی به اشتراک گذاشته است، دیگر نمی‌تواند در خارج از سازمان شما قابل دسترسی باشد.

اگر سازمان شما شامل کاربرانی است که مجوز Google Workspace دارند که شامل قوانین اعتماد نمی‌شود، همچنان می‌توانید قوانین اعتماد را برای آن کاربران و فایل‌هایشان اعمال کنید. همچنین، اگر کاربری مجوز Google Workspace دارد که شامل قوانین اعتماد می‌شود و حساب کاربری او به مجوزی تغییر داده شده است که شامل این ویژگی نمی‌شود، قوانین اعتماد همچنان برای کاربر و فایل‌های او اعمال می‌شود.

قوانین اعتماد برای کاربران اعمال می‌شود، نه گروه‌ها، زیرا یک گروه می‌تواند شامل اعضایی باشد که توسط قوانین اعتماد مسدود نشده‌اند. بنابراین، در حالی که می‌توانید فایل‌های Drive را با گروه‌های خارجی به اشتراک بگذارید، دسترسی برای اعضای گروه طبق قوانین اعتماد شما مسدود می‌شود.

اگر سازمان شما به نسخه‌ای از Google Workspace تغییر وضعیت دهد که شامل قوانین اعتماد نباشد، قوانین اعتماد فعال سازمان شما همچنان فعال و لازم‌الاجرا باقی می‌مانند. می‌توانید قوانین اعتماد را مشاهده کنید اما نمی‌توانید آنها را ویرایش یا حذف کنید. اگر مدیر ارشد هستید، می‌توانید قوانین اعتماد را غیرفعال کنید تا به جای آن از تنظیمات اشتراک‌گذاری Drive استفاده کنید.

اگر قوانین اعتماد را غیرفعال کنید: تنظیمات اشتراک‌گذاری درایو سازمان شما دوباره فعال می‌شوند و به حالتی که هنگام فعال کردن قوانین اعتماد داشتند، برمی‌گردند. هر قانون اعتمادی که ایجاد کرده‌اید برای همیشه حذف می‌شود.

اگر اشتراک Google Workspace خود را لغو کنید و فقط مجوزهای Cloud Identity را داشته باشید، نمی‌توانید از تنظیمات اشتراک‌گذاری Drive استفاده کنید.

هنگام اشتراک‌گذاری فایل، کاربران می‌توانند در صورت وجود همه شرایط زیر، گزینه « هرکسی که لینک را دارد» را انتخاب کنند:

• قوانین اعتماد که بر فایل‌های کاربران اعمال می‌شود، به آنها اجازه می‌دهد تا آنها را با همه افراد سازمان شما، هر کسی که حساب گوگل دارد و حساب‌های بازدیدکننده به اشتراک بگذارند.
• هیچ قانون اعتمادی برای فایل‌های کاربران اعمال نمی‌شود که آنها را از اشتراک‌گذاری فایل‌ها منع کند.
• تنظیمات اشتراک‌گذاری درایو زیر فعال است: وقتی اشتراک‌گذاری خارج از دامنه شما مجاز باشد، کاربران می‌توانند فایل‌ها و محتوای منتشر شده را با استفاده از لینک در دسترس هر کسی قرار دهند . برای جزئیات بیشتر در مورد این تنظیم، به «تنظیم مجوزهای اشتراک‌گذاری درایو کاربران» بروید.

Yes, service accounts are included in the condition Anyone with a Google Account . For example, if you create a trust rule to block users at your organization from collaborating with Anyone with a Google Account, the rule also prevents service accounts from accessing files protected by the rule.

Trust rules only block respondents from accessing a Form when the form contains a file upload question and the trust rule has a file sharing restriction. Users within the scope of a trust rule are not restricted from responding to Forms that do not prompt the respondents to upload files.