Drive की शेयर करने की सेटिंग के लिए, ट्रस्ट रूल बनाना और उन्हें मैनेज करना

मान लें कि आपके संगठन की मार्केटिंग टीम को, पार्टनर संगठन के कुछ लोगों के साथ अपनी फ़ाइलें शेयर करनी हैं. अपने संगठन की जानकारी को गोपनीय रखने के लिए, नियम बनाए जा सकते हैं. इन नियमों से, बाहरी सहयोग की सीमाओं को तय किया जा सकता है:

• मार्केटिंग टीम के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों को, पार्टनर संगठन के चुनिंदा लोगों के साथ शेयर करने की अनुमति दें.
• अपने संगठन की अन्य टीमों के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों को पार्टनर संगठन के साथ शेयर किए जाने से रोकें.
• पार्टनर संगठन की अन्य टीमों को, आपके संगठन के किसी भी व्यक्ति के साथ अपनी फ़ाइलें शेयर करने से रोकें.

मान लें कि आपके संगठन की फ़ाइनेंस टीम को अपनी फ़ाइलें सिर्फ़ आपकी एक्ज़ीक्यूटिव टीम के साथ शेयर करनी हैं. अन्य टीमों को गोपनीय वित्तीय जानकारी मिलने से रोकने के लिए, नियम बनाए जा सकते हैं. इससे, इन बातों के लिए सहयोग की सीमाएं तय की जा सकती हैं:

• वित्त विभाग के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों को वित्त विभाग और अधिकारियों के साथ शेयर करने की अनुमति दें.
• फ़ाइनेंस टीम के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों को आपके संगठन की किसी अन्य टीम के साथ शेयर किए जाने से रोकें.

Drive, संगठन से बाहर के उपयोगकर्ताओं को आपके उपयोगकर्ताओं के साथ स्पैम या फ़िशिंग वाले ईमेल शेयर करने से रोकता है. हालांकि, अगर आपको जोखिम कम करने के लिए कुछ और कदम उठाने हैं, तो एक ऐसा नियम बनाया जा सकता है. इससे सिर्फ़ भरोसेमंद डोमेन के बाहरी उपयोगकर्ता, संगठन के उपयोगकर्ताओं के साथ फ़ाइलें शेयर कर पाएंगे. यह पक्का करने के लिए कि उपयोगकर्ता अब भी मिलकर काम कर सकें, इस नियम को सिर्फ़ उन संगठन इकाइयों पर लागू किया जा सकता है जिनके उपयोगकर्ताओं को आम तौर पर बाहरी उपयोगकर्ताओं से फ़ाइलें नहीं मिलती हैं.

Drive की शेयर करने की सेटिंग, ट्रस्ट रूल में अपने-आप बदल जाती हैं

ट्रस्ट रूल, Drive की उन सेटिंग की जगह ले लेते हैं जो शेयर करने के विकल्प अपने संगठन से बाहर शेयर करना में मौजूद होती हैं.

Drive की सेटिंग से बदले गए नियमों की झलक देखी जा सकती है

Drive की सेटिंग से अपने-आप बने नियमों की झलक देखने के लिए:

Admin console के होम पेज पर, नियम पर जाएं. नियमों को टाइप के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है. इसके लिए, फ़िल्टर जोड़ें नियम का टाइप ट्रस्ट पर क्लिक करें.

नियमों की सूची में, आपको यह जानकारी दिखेगी:

• संगठन से बाहर शेयर करने के लिए, दो डिफ़ॉल्ट नियम

  लागू होने के बाद, ये नियम चालू या बंद होंगे. यह इस बात पर निर्भर करेगा कि Drive पर फ़ाइलें शेयर करने की आपकी सेटिंग कैसी हैं.

• आपकी Drive की मौजूदा सेटिंग के हिसाब से, शेयर करने की सीमाओं से मेल खाने वाले अन्य नियम

अहम जानकारी: जब तक ट्रस्ट रूल की सुविधा चालू नहीं की जाती, तब तक इन नियमों को लागू नहीं किया जाता.

Drive में शेयर करने की सेटिंग बंद हो जाती हैं

ट्रस्ट रूल चालू करने के बाद, आपके पास संगठन के बाहर के लोगों के साथ शेयर करने के लिए, Drive की सेटिंग इस्तेमाल करने का विकल्प नहीं रहेगा. Drive में शेयर करने की सेटिंग के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए Drive में शेयर करने की अनुमतियां सेट करना लेख पढ़ें.

ट्रस्ट रूल की सुविधा बंद की जा सकती है

ट्रस्ट रूल को कभी भी बंद किया जा सकता है. इसके बाद, Drive की शेयर करने की सेटिंग का इस्तेमाल किया जा सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, नीचे ट्रस्ट रूल चालू या बंद करना लेख पढ़ें.

ट्रस्ट रूल के स्कोप और शर्तों के कॉम्पोनेंट की मदद से, फ़ाइल शेयर करने की सुविधा को Drive की शेयर करने की सेटिंग की तुलना में ज़्यादा सटीक तरीके से कंट्रोल किया जा सकता है. नियम के कॉम्पोनेंट के बारे में जानने के लिए, इस पेज पर बाद में ट्रस्ट रूल के कॉम्पोनेंट के बारे में जानें सेक्शन पर जाएं.

यहां दिए गए चार्ट में, Drive की शेयर करने की सेटिंग और ट्रस्ट रूल में उपलब्ध कंट्रोल की तुलना की गई है.

स्कोप कंट्रोल

शर्तों को कंट्रोल करने की सुविधा

ट्रस्ट रूल बनाने के लिए, आपको इसके स्कोप, ट्रिगर, शर्तें, और कार्रवाई कॉम्पोनेंट तय करने होते हैं. इन कॉम्पोनेंट का इस्तेमाल करके, ऐसा नियम बनाया जा सकता है जिसमें यह बताया गया हो कि अगर x होता है, तो y करें.

उदाहरण के लिए, अगर आपको ऐसा नियम बनाना है जिससे आपके संगठन के सेल्स डिपार्टमेंट के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों को, आपके ग्राहक के संगठन (other-company.com) के किसी भी व्यक्ति के साथ शेयर किया जा सके, तो नियम के कॉम्पोनेंट ये होंगे:

• स्कोप, आपके सेल्स डिपार्टमेंट के लिए संगठन की इकाई है.
• ट्रिगर तब होता है, जब कोई व्यक्ति स्कोप में शामिल उपयोगकर्ता की फ़ाइल शेयर करने की कोशिश करता है.
• condition, other-company.com है.
• कार्रवाई का मतलब है कि फ़ाइल को शेयर करने की अनुमति देना.

स्कोप तय करना

स्कोप, आपके संगठन का वह उपयोगकर्ता होता है जिस पर नियम का ट्रिगर लागू होता है:

• अगर किसी नियम को फ़ाइलें शेयर करने पर ट्रिगर होने के लिए सेट किया गया है, तो उसका दायरा उस उपयोगकर्ता तक सीमित होता है जिसके पास उस फ़ाइल का मालिकाना हक है जिसे शेयर करने की सुविधा को कंट्रोल करना है.

  अहम जानकारी: शेयर करने का नियम, उन उपयोगकर्ताओं के लिए भी शेयर करने की सुविधा को कंट्रोल करता है जिनके पास स्कोप में शामिल किसी उपयोगकर्ता की फ़ाइल में बदलाव करने के अधिकार हैं.

• अगर किसी नियम का ट्रिगर फ़ाइलें पाना है, तो स्कोप उस व्यक्ति के लिए होता है जिसे फ़ाइल भेजी जानी है.

स्कोप के लिए, ये काम किए जा सकते हैं:

• अपने पूरे संगठन को शामिल करें.
• संगठन की इकाइयां शामिल या बाहर करें. इनमें उपयोगकर्ता और शेयर की गई ड्राइव शामिल हो सकती हैं.
• अपने संगठन के Google Groups खाते में ग्रुप शामिल या बाहर करें.

ट्रिगर तय करना

ट्रिगर, वह गतिविधि होती है जिसे कोई नियम अनुमति देता है या ब्लॉक करता है. इनमें से कोई एक ट्रिगर चुना जा सकता है:

• फ़ाइलें शेयर करना
• फ़ाइलें पाना

शर्तें तय करना

शर्तें उन उपयोगकर्ताओं के लिए होती हैं जिनके साथ फ़ाइल शेयर की जानी है या जिनसे फ़ाइल मिलनी है:

• अगर किसी नियम का ट्रिगर फ़ाइलें शेयर करना है, तो शर्त यह है कि फ़ाइल पाने वाला व्यक्ति कौन है.
• अगर किसी नियम को फ़ाइलें पाने पर ट्रिगर किया जाता है, तो शर्त यह होती है कि फ़ाइल का मालिकाना हक किसके पास है.

किसी नियम के लिए, अपने संगठन के अंदर और बाहर, दोनों के लिए कई शर्तें तय की जा सकती हैं. इनमें ये शामिल हैं:

• संगठन की इकाइयां
• आपके संगठन की Google Groups सेवा में मौजूद ग्रुप (इसमें बाहरी उपयोगकर्ता शामिल हो सकते हैं)
• अनुमति वाली सूची में शामिल डोमेन (अनुमति वाली सूची में शामिल सभी बाहरी डोमेन के सभी उपयोगकर्ता)
• अनुमति वाली सूची में शामिल नहीं किए गए बाहरी डोमेन. इन डोमेन के लिए, Google Workspace का इस्तेमाल करना और डोमेन की पुष्टि करना ज़रूरी है
• आपके संगठन के कुछ उपयोगकर्ता
• ऐसा कोई भी व्यक्ति जिसके पास Google खाता है

ध्यान दें: नियम को लागू करने के लिए, सिर्फ़ एक शर्त पूरी होनी चाहिए.

कार्रवाई तय करना

कार्रवाई वह नतीजा है जो किसी नियम के ट्रिगर होने पर होता है. आप:

• शेयर करने की अनुमति दें
• चेतावनी के साथ शेयर करने की अनुमति दें

  ध्यान दें: यह विकल्प चुनने पर, उपयोगकर्ताओं को फ़ाइलें शेयर करते समय चेतावनी दिखेगी, लेकिन उन्हें फ़ाइलें मिलते समय चेतावनी नहीं दिखेगी.

• शेयर करने की सुविधा ब्लॉक करें

आपके पास दो डिफ़ॉल्ट नियम हैं. इनमें बताया गया है कि संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर करने की अनुमति है या नहीं:

डिफ़ॉल्ट नियमों में बदलाव नहीं किया जा सकता. हालांकि, उन्हें बंद या फिर से चालू किया जा सकता है. ऐसा तब तक किया जा सकता है, जब तक Cloud Identity का इस्तेमाल न किया जा रहा हो.

* अगर आपने Drive की सेटिंग में, बाहर के लोगों के साथ शेयर करने की सुविधा पहले से सेट अप की है, तो: डिफ़ॉल्ट नियमों की स्थिति, Drive की शेयर करने की उन सेटिंग पर निर्भर करती है जिन्हें ट्रस्ट रूल में बदला गया था.

डिपार्टमेंट या ग्रुप के साथ शेयर करने की अनुमति देने या उन्हें ब्लॉक करने के लिए

पक्का करें कि आपने उन संगठन की इकाइयों और ग्रुप को बना लिया हो जिनके लिए आपको ट्रस्ट रूल बनाने हैं:

• संगठन की इकाइयां बनाने के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, संगठन की इकाई जोड़ना लेख पढ़ें.
• ग्रुप बनाने के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, ग्रुप बनाना लेख पढ़ें.

सिर्फ़ भरोसेमंद डोमेन के साथ शेयर करने की सुविधा को सीमित करने के लिए

पक्का करें कि भरोसेमंद डोमेन, अनुमति वाले डोमेन की सूची में शामिल हों. भरोसेमंद डोमेन के लिए, Google Workspace का इस्तेमाल करना और डोमेन की पुष्टि करना ज़रूरी है. ज़्यादा जानकारी के लिए, संगठन से बाहर के सिर्फ़ भरोसेमंद डोमेन के साथ, फ़ाइल शेयर करने की अनुमति देना लेख पढ़ें.

Cloud Identity के ग्राहक: अगर आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं के पास Cloud Identity और Google Workspace, दोनों ही प्लैटफ़ॉर्म के लाइसेंस हैं, तो Google Workspace के लिए अनुमति वाली सूची में शामिल डोमेन, उन उपयोगकर्ताओं पर भी लागू होते हैं जिनके पास Cloud Identity का लाइसेंस है.

ट्रस्ट रूल बनाने से पहले, यह तय करें कि आपको अपने संगठन के स्ट्रक्चर में किस तरह की शेयरिंग की अनुमति देनी है या किस तरह की शेयरिंग को ब्लॉक करना है. पक्का करें कि आपके नियमों के तहत, उपयोगकर्ताओं को ऐसे लोगों के साथ कॉन्टेंट शेयर करने की अनुमति न हो जिनके साथ वे कॉन्टेंट शेयर नहीं करना चाहते. साथ ही, उन्हें ऐसे लोगों के साथ कॉन्टेंट शेयर करने से न रोका जाए जिनके साथ वे कॉन्टेंट शेयर करना चाहते हैं.

उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास संगठन की चार इकाइयां हैं—बिक्री, कानूनी, रिसर्च, और अन्य सभी टीमें. आपको शेयर करने की इन सुविधाओं पर पाबंदी लगानी है:

• Sales के मालिकाना हक वाली फ़ाइलें, Research टीम के साथ शेयर नहीं की जा सकतीं.
• कानूनी टीम के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों को संगठन के बाहर शेयर नहीं किया जा सकता. हालांकि, इन्हें बाहरी कानूनी सलाहकार के साथ शेयर किया जा सकता है.
• रिसर्च के मालिकाना हक वाली फ़ाइलें, सिर्फ़ रिसर्च और कानूनी विभाग के साथ शेयर की जा सकती हैं.
• अन्य सभी टीमों के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों को, किसी के साथ भी बाहरी तौर पर शेयर नहीं किया जा सकता.

शेयर करने का मॉडल लागू करने के लिए, यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं.

पहला चरण: सहयोग की सीमाओं को मैप करना

आपको यह मैप करने के लिए मैट्रिक्स का इस्तेमाल करना पड़ सकता है कि अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के लिए, कौनसी शेयरिंग की अनुमति है. जैसे:

दूसरा चरण: ये नियम बनाएं:

तीसरा चरण: 2 डिफ़ॉल्ट नियमों को बंद करना

डिफ़ॉल्ट नियमों के तहत, संगठन के अंदर और बाहर के लोगों के साथ आसानी से शेयर किया जा सकता है. इस उदाहरण में, ये नियम शेयर करने के उस मॉडल से टकराएंगे जिसका इस्तेमाल आपको करना है.

अगर आपको ट्रस्ट रूल मैनेज करने के लिए, कुछ और खास अधिकारों की ज़रूरत है, तो अपने एडमिन से संपर्क करें.

अहम जानकारी: अगर आप सुपर एडमिन हैं, तो आपके पास ट्रस्ट रूल मैनेज करने के लिए, एडमिन की भूमिका को अपनी पसंद के मुताबिक बनाने का विकल्प होता है. इसके बाद, इसे किसी अन्य एडमिन को असाइन किया जा सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, कस्टम एडमिन रोल बनाना, उनमें बदलाव करना, और उन्हें मिटाना लेख पढ़ें.

ट्रस्ट रूल की सुविधा चालू करने पर:

• नियमों की सूची में मौजूद नियम लागू किए जाते हैं. साथ ही, आपके संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर करने के लिए, Drive की सेटिंग बंद कर दी जाती हैं. ज़्यादा जानकारी के लिए, ऊपर दिया गया ट्रस्ट रूल, Drive की सेटिंग की जगह कैसे लेते हैं लेख पढ़ें.
• अगर आपने ट्रस्ट रूल चालू करने से कुछ समय पहले, Drive की शेयर करने की किसी सेटिंग में बदलाव किया है, तो हो सकता है कि आपके रूल, Drive की सेटिंग की पिछली स्थिति को कुछ समय के लिए लागू करें. Drive की शेयर करने की सेटिंग में हाल ही में किए गए बदलावों के साथ ट्रस्ट रूल सिंक होने में 48 घंटे तक लग सकते हैं.

ट्रस्ट रूल की सुविधा चालू करने के लिए:

1. मेन्यू नियम पर जाएं.

   इसके लिए, आपके पास ट्रस्ट रूल देखने से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

2. पेज के सबसे ऊपर मौजूद, सुरक्षित रूप से मिलकर काम करें कार्ड में, Drive के लिए चालू करें पर क्लिक करें. इसके लिए, आपके पास ट्रस्ट रूल मैनेज करने और Drive और Docs सेटिंग से जुड़े एडमिन के अधिकार होने चाहिए.

   Tasks की आपकी सूची अपने-आप खुल जाएगी और आपको ट्रस्ट रूल के चालू होने की प्रोग्रेस दिखेगी.

ट्रस्ट रूल की सुविधा बंद करने पर:

• आपके संगठन के लिए, Drive की शेयर करने की सेटिंग फिर से चालू हो जाती हैं. साथ ही, वे उसी स्थिति में वापस आ जाती हैं जब आपने ट्रस्ट रूल चालू किए थे.
• आपके बनाए हुए सभी ट्रस्ट रूल हमेशा के लिए मिट जाते हैं.

ट्रस्ट रूल की सुविधा बंद करने के लिए:

1. Google Admin console में, मेन्यू ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs पर जाएं.

   Drive और Docs पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

2. शेयर करने की सेटिंग पर क्लिक करें.
3. अपने संगठन से बाहर शेयर करना सेक्शन में जाकर, ट्रस्ट रूल बंद करें पर क्लिक करें. इसके लिए, आपके पास ट्रस्ट रूल मैनेज करने और Drive और Docs सेटिंग से जुड़े एडमिन के अधिकार होने चाहिए.

   Tasks की आपकी सूची खुल जाएगी और आपको ट्रस्ट रूल के बंद होने की प्रोग्रेस दिखेगी.

ट्रस्ट रूल बनाने के बाद, ये काम किए जा सकते हैं:

• इस नियम में किसी भी समय बदलाव किया जा सकता है. इससे शर्तों और कार्रवाई जैसी सेटिंग बदली जा सकती हैं. इसके अलावा, इसे बंद या फिर से चालू किया जा सकता है.
• किसी भी समय ट्रस्ट रूल मिटाया जा सकता है.

1. मेन्यू नियम पर जाएं.

   इसके लिए, आपके पास ट्रस्ट रूल देखने से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

2. नियम बनाएं ट्रस्ट पर क्लिक करें. इसके लिए, आपके पास ट्रस्ट रूल देखें, ट्रस्ट रूल मैनेज करें, Drive और Docs सेटिंग, ग्रुप पढ़ें, और संगठन की इकाइयां पढ़ें से जुड़े एडमिन के अधिकार होने चाहिए.
3. नाम में जाकर, अपने नियम का नाम डालें. साथ ही, आपके पास नियम की जानकारी डालने का भी विकल्प है.
4. स्कोप में जाकर, इनमें से कोई एक चुनें:

   डिफ़ॉल्ट रूप से, यह नियम आपके संगठन के सभी लोगों पर लागू होता है.

   नियम को सिर्फ़ कुछ उपयोगकर्ताओं पर लागू करने के लिए:

   • शेयर करने से जुड़े नियम के लिए, चुनें कि यह नियम किन उपयोगकर्ताओं की फ़ाइलों पर लागू होगा. ट्रस्ट रूल सिर्फ़ उन फ़ाइलों पर लागू होते हैं जिनका मालिकाना हक, आपके रूल के दायरे में आने वाले उपयोगकर्ताओं या शेयर की गई ड्राइव के पास है. जानकारी पाएं.
   • फ़ाइल पाने से जुड़े नियम के लिए, चुनें कि शेयर की गई फ़ाइल के लिए, कौनसे उपयोगकर्ता टारगेट ऑडियंस हैं.
   1. संगठन की इकाइयां या ग्रुप चुनें पर क्लिक करें.
   2. संगठन की इकाइयों या ग्रुप को शामिल या बाहर रखने के लिए, कोई विकल्प चुनें.
   3. शामिल या बाहर रखने के लिए, संगठन की इकाई या ग्रुप चुनें.
   4. (ज़रूरी नहीं) ज़्यादा ग्रुप या संगठन की इकाइयों को शामिल या बाहर रखें.

      उदाहरण के लिए, अगर आपको अपने संगठन के सभी लोगों पर कोई नियम लागू करना है, लेकिन एक ग्रुप को छोड़कर, तो टॉप-लेवल की संगठन इकाई को शामिल करें और उस ग्रुप को बाहर रखें जिस पर नियम लागू नहीं करना है.

      किसी संगठन की इकाई या ग्रुप को हटाने के लिए, उसके बगल में मौजूद हटाएं पर क्लिक करें.

5. जारी रखें पर क्लिक करें.
6. ट्रिगर में जाकर, वह एक या दोनों इवेंट चुनें जिनके लिए आपको नियम लागू करना है:
   • फ़ाइलें शेयर करना—यह नियम तब ट्रिगर होता है, जब आपके दायरे में शामिल लोगों की फ़ाइलें, उन उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर की जाती हैं जिन्हें आपने शर्तें सेक्शन में चुना है.
   • फ़ाइलें पाना—यह नियम तब लागू होता है, जब आपके दायरे में शामिल लोगों को, उन उपयोगकर्ताओं के मालिकाना हक वाली फ़ाइलें या शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलें मिलती हैं जिन्हें आपने शर्तें सेक्शन में चुना है. इसके अलावा, यह नियम तब भी लागू होता है, जब आपके दायरे में शामिल लोगों को, शर्तें सेक्शन में चुनी गई शेयर की गई ड्राइव में सदस्य के तौर पर जोड़ा जाता है.
7. शर्तें में जाकर, शर्त जोड़ें पर क्लिक करें. इसके बाद, चुनें कि आपके संगठन के दायरे में आने वाले उपयोगकर्ताओं के साथ फ़ाइलें शेयर करने या पाने की अनुमति किसे देनी है या किसे ब्लॉक करना है.

   अंदरूनी विकल्प:

   • उपयोगकर्ता—उपयोगकर्ता का नाम या ईमेल पता टाइप करना शुरू करें.
   • संगठन की इकाई—संगठन की कोई इकाई चुनें पर क्लिक करें.
   • ग्रुप—ग्रुप का नाम या ईमेल पता टाइप करना शुरू करें.
   • मेरा संगठन

   बाहरी विकल्प:

   (ज़रूरी नहीं) अगर आपको उपयोगकर्ताओं को, Google खाता इस्तेमाल न करने वाले लोगों के साथ फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति देनी है, तो विज़िटर को शामिल करें बॉक्स को चुनें. यह विकल्प, कुछ तरह की शर्तों पर लागू नहीं होता. विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा के बारे में जानें.

   • बाहरी संगठन—संगठन का डोमेन नेम डालें. जैसे, other-company.com. संगठन के पास, डोमेन की पुष्टि किया गया Google Workspace खाता होना चाहिए. हालांकि, अगर विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो इसकी ज़रूरत नहीं है.
   • अनुमति वाले डोमेन की सूची में शामिल डोमेन—अगर आपको यह देखना है कि अनुमति वाले डोमेन की सूची में कौनसे डोमेन शामिल हैं, तो अनुमति वाले डोमेन की सूची में शामिल डोमेन देखें पर क्लिक करें.
   • Google खाते वाला कोई भी व्यक्ति (इसमें संगठन के अंदर और बाहर के उपयोगकर्ता शामिल हैं)
8. जारी रखें पर क्लिक करें.
9. कार्रवाई में जाकर, चुनें कि नियम ट्रिगर होने पर क्या होगा: अनुमति दें, चेतावनी के साथ अनुमति दें या ब्लॉक करें.
10. पूरा करें पर क्लिक करें.
11. नियम को चालू या बंद करने का विकल्प चुनें. इसके बाद, पूरा करें पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 48 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग बीच-बीच में लागू की जा सकती हैं.

भरोसेमंद होने से जुड़े नियम में किसी भी समय बदलाव किया जा सकता है. इससे शर्तों और कार्रवाई जैसी सेटिंग बदली जा सकती हैं. इसके अलावा, इसे बंद या फिर से चालू किया जा सकता है.

1. मेन्यू नियम पर जाएं.

   इसके लिए, आपके पास ट्रस्ट रूल देखने से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

2. नियम की सूची में जाकर, नियम ढूंढें.

   अहम जानकारी: नियम का टाइप कॉलम हेडिंग पर क्लिक करके, सूची को नियम के टाइप के हिसाब से क्रम में लगाया जा सकता है. इसके अलावा, फ़िल्टर जोड़ें नियम का टाइप भरोसा पर क्लिक करके, सूची को फ़िल्टर करें.

3. (ज़रूरी नहीं) नियम का दायरा, शर्तें, ट्रिगर, और कार्रवाई देखने के लिए, सूची में मौजूद नियम पर कर्सर घुमाएं और क्विक व्यू पर क्लिक करें.
4. (ज़रूरी नहीं) नियम की ज़्यादा जानकारी वाला पेज खोलने और सेटिंग देखने के लिए, नियम पर क्लिक करें.
5. (ज़रूरी नहीं) सेटिंग में बदलाव करने के लिए:
   1. ज़्यादा जानकारी वाले पेज पर बाईं ओर, नियम में बदलाव करें पर क्लिक करें. इसके अलावा, सेटिंग सेक्शन पर क्लिक करें. इसके लिए, आपके पास ट्रस्ट रूल देखें, ट्रस्ट रूल मैनेज करें, Drive और Docs सेटिंग, ग्रुप पढ़ें, और संगठन की इकाइयां पढ़ें से जुड़े एडमिन के अधिकार होने चाहिए.
   2. सेटिंग में बदलाव करें।

      अन्य सेटिंग पर जाने के लिए, जारी रखें पर क्लिक करें. किसी सेक्शन को बंद करने के लिए, रद्द करें खारिज करें और बाहर निकलें पर क्लिक करें.

   3. सेटिंग में बदलाव करने के बाद, हो गया पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 48 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग बीच-बीच में लागू की जा सकती हैं.

भरोसेमंद होने से जुड़ा कोई नियम मिटाने पर, उसे Google की सेवा से हमेशा के लिए हटा दिया जाता है. इसके अलावा, अगर आपको नियम को बाद में फिर से चालू करना है, तो उसे बंद करने के लिए उसमें बदलाव किया जा सकता है. ट्रस्ट रूल की जानकारी देखें या उसमें बदलाव करें पर जाएं.

1. मेन्यू नियम पर जाएं.

   इसके लिए, आपके पास ट्रस्ट रूल देखने से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

2. नियम में जाकर, फ़िल्टर जोड़ें नियम का टाइप ट्रस्ट पर क्लिक करें.
3. नियम सूची में, उस नियम पर कर्सर ले जाएं जिसे आपको मिटाना है. इसके बाद, मिटाएं पर क्लिक करें. इसके लिए, आपके पास ट्रस्ट रूल देखने, ट्रस्ट रूल मैनेज करने, और Drive और Docs सेटिंग से जुड़े एडमिन के अधिकार होने चाहिए.

   नियम की ज़्यादा जानकारी वाले पेज पर भी, बाईं ओर मिटाएं विकल्प मौजूद होता है. इस पेज को खोलने के लिए, नियम पर क्लिक करें.

4. पुष्टि करने वाले मैसेज में, मिटाएं पर क्लिक करें.

बदलाव दिखने में 48 घंटे लग सकते हैं. इस दौरान, पुरानी और नई सेटिंग बीच-बीच में लागू की जा सकती हैं.

आपको ऐसे लॉग दिख सकते हैं जिनमें ट्रस्ट रूल पर एडमिन की गतिविधि की पूरी जानकारी होती है. तीन तरह के लॉग उपलब्ध हैं:

• नियम बनाना
• नियम मिटाना
• नियम अपडेट करें

शेयर की गई Drive फ़ाइल के ट्रस्ट रूल पर उपयोगकर्ता की गतिविधि दिखाने वाले लॉग की पूरी जानकारी देखी जा सकती है. तीन तरह के लॉग उपलब्ध हैं:

• ईमेल पाने वाले ऐसे लोग जिन्हें ब्लॉक किया गया है
• फ़ाइल शेयर करने की सुविधा ब्लॉक की गई
• फ़ाइल देखने की सुविधा ब्लॉक की गई

आपको किस तरह के इवेंट दिख सकते हैं, यह जानने के लिए एडमिन लॉग इवेंट और नियम के लॉग इवेंट पर जाएं.

अगर आपको किसी टीम या उपयोगकर्ता की फ़ाइलों को, डोमेन की किसी दूसरी टीम या उपयोगकर्ता के साथ शेयर करने की अनुमति देनी है, तो आपको दो नियम बनाने होंगे. एक नियम फ़ाइलें शेयर करने के लिए और दूसरा नियम फ़ाइलें पाने के लिए.

उदाहरण: किसी टीम की फ़ाइलों को दूसरी टीम के साथ शेयर करने की अनुमति देना

मान लें कि आपको अपनी सेल्स टीम के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों को मार्केटिंग टीम के साथ शेयर करना है. इस मामले में, आपको एक नियम की ज़रूरत होगी, ताकि Sales टीम, Marketing टीम के साथ फ़ाइलें शेयर कर सके. साथ ही, दूसरे नियम की ज़रूरत होगी, ताकि Marketing टीम, Sales टीम से फ़ाइलें पा सके:

उदाहरण: दो टीमों की फ़ाइलों को एक-दूसरे के साथ शेयर करने की अनुमति देना

मान लें कि आपको अपनी सेल्स और मार्केटिंग टीमों के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों को दोनों टीमों के बीच शेयर करने की अनुमति देनी है. ऊपर दिए गए उदाहरण की तरह, आपको दो नियमों की ज़रूरत होगी. हालांकि, इस मामले में, हर नियम के ट्रिगर में शेयर करने और पाने की दोनों स्थितियां शामिल होनी चाहिए:

अगर किसी नियम में यह बताया गया है कि फ़ाइल शेयर करने पर क्या होगा, तो यह नियम सिर्फ़ उन फ़ाइलों पर लागू होता है जिन पर नियम के दायरे में आने वाले उपयोगकर्ताओं का मालिकाना हक है. साथ ही, यह नियम शेयर की गई ड्राइव पर भी लागू होता है. यह नियम उन फ़ाइलों पर लागू नहीं होता है जिनके लिए, स्कोप में शामिल उपयोगकर्ताओं के पास एडिटर के अधिकार हैं, लेकिन उनका मालिकाना हक उनके पास नहीं है.

उदाहरण के लिए, अगर आपने एक ऐसा नियम बनाया है जिससे आपकी रिसर्च टीम के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों को सेल्स टीम के साथ शेयर करने से रोका जा सके, तो रिसर्च टीम अब भी उन फ़ाइलों को सेल्स टीम के साथ शेयर कर सकती है जिनके लिए उसके पास संपादक की भूमिका है. अगर आपको Sales टीम को किसी दूसरी टीम से फ़ाइलें मिलने से रोकना है, तो फ़ाइलें ब्लॉक करने के नियम बनाएं.

ध्यान दें:

• अगर फ़ाइल का मालिक, संगठन की किसी दूसरी इकाई या ग्रुप में चला जाता है, तो फ़ाइल शेयर करने के नियम भी नई इकाई या ग्रुप के हिसाब से बदल जाते हैं. अगर फ़ाइल का मालिकाना हक, संगठन की किसी दूसरी इकाई या ग्रुप के व्यक्ति को ट्रांसफ़र कर दिया जाता है, तो भी नियम में यह बदलाव लागू होता है.

• जिन फ़ाइलों का मालिकाना हक उपयोगकर्ताओं के पास नहीं है उन्हें वे शेयर नहीं कर सकते. इसकी अनुमति सिर्फ़ फ़ाइल के मालिकों के पास होती है. यह पाबंदी उन उपयोगकर्ताओं पर भी लागू होती है जो संगठन की उन इकाइयों या ग्रुप में शामिल हैं जिनके पास शेयर करने के ज़्यादा नियम होते हैं.

यहां बताया गया है कि जिन लोगों के पास Google खाता नहीं है या जिनके पास ऐसा Google खाता है जिसे एडमिन मैनेज नहीं करता उनके लिए, भरोसा करने से जुड़े नियम कैसे काम करते हैं.

जिन लोगों के पास Google खाता नहीं है (विज़िटर)

शेयर करने की अनुमति देने वाले नियम

अगर आपने ऐसा नियम बनाया है जिससे उपयोगकर्ताओं को फ़ाइलें बाहरी लोगों के साथ शेयर करने की अनुमति मिलती है, तो डिफ़ॉल्ट रूप से, फ़ाइलें सिर्फ़ उन लोगों के साथ शेयर की जा सकती हैं जिनके पास मैनेज किया गया Google खाता है. हालांकि, आपके पास उपयोगकर्ताओं को उन लोगों के साथ फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति देने का विकल्प भी होता है जिनके पास Google खाता नहीं है. इस मामले में, ईमेल पाने वाले व्यक्ति को एक खास तरह का खाता दिया जाता है. इसे विज़िटर खाता कहा जाता है. विज़िटर खातों के साथ शेयर करने के बारे में ज़्यादा जानें.

जिन लोगों के पास Google खाता नहीं है उनके साथ शेयर करने की अनुमति देने के लिए, नियम की शर्तें सेटिंग में जाकर, विज़िटर को शामिल करें विकल्प चुनें. यह विकल्प सिर्फ़ उन नियमों पर लागू होता है जो उपयोगकर्ताओं को बाहरी डोमेन या सभी बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर करने की अनुमति देते हैं.

ध्यान दें: विज़िटर खाते को ऐसे ग्रुप में जोड़कर, उसके साथ शेयर करने की अनुमति नहीं दी जा सकती जिसके लिए आपने बाहरी शेयरिंग की अनुमति दी है.

शेयर करने की सुविधा को ब्लॉक करने वाले नियम

आपके संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर करने से रोकने वाले सभी नियम, विज़िटर पर हमेशा लागू होते हैं. भले ही, शर्त के लिए विज़िटर को शामिल करें विकल्प न चुना गया हो.

हालांकि, अगर कोई दूसरा नियम विज़िटर खातों के साथ शेयर करने की अनुमति देता है, तो ग्रुप में मौजूद विज़िटर खातों पर फ़ाइल शेयर करने से रोकने वाला नियम लागू नहीं होता. उदाहरण के लिए, अगर आपके पास ये नियम हैं:

• पहला नियम—वे सभी लोग जिनके पास Google खाता है के साथ फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति दें. इसके लिए, विज़िटर को शामिल करें विकल्प चुना गया है.
• दूसरा नियम—ईमेल पाने वाले लोगों की ऐसी सूची वाले ग्रुप के साथ शेयर करने की सुविधा ब्लॉक करें जिसमें विज़िटर खाते वाले लोग शामिल हैं.

ब्लॉक करने की कार्रवाइयां, ग्रुप में शामिल विज़िटर खातों पर लागू नहीं होती हैं. नियम 2 के दायरे में आने वाले उपयोगकर्ता, अब भी विज़िटर खातों को अपनी फ़ाइलों का ऐक्सेस दे सकते हैं.

ऐसे लोग जिनके पास मैनेज नहीं किया जा रहा Google खाता है

शेयर करने की अनुमति देने वाले नियम

अगर आपने ऐसा नियम बनाया है जिससे उपयोगकर्ताओं को किसी खास डोमेन या संगठन के साथ फ़ाइलें शेयर करने की अनुमति मिलती है, तो उपयोगकर्ता उस डोमेन या संगठन के मैनेज नहीं किए जा रहे Google खातों के साथ फ़ाइलें शेयर नहीं कर पाएंगे. इन खातों में उपभोक्ता खाते और ईमेल से पुष्टि किए गए Google Workspace खाते शामिल हैं.

हालांकि, उपयोगकर्ताओं को चुनिंदा गैर-मैनेज किए गए खातों के साथ शेयर करने की अनुमति दी जा सकती है: खातों को किसी ग्रुप में जोड़ें और एक ऐसा नियम बनाएं जो उस ग्रुप के साथ शेयर करने की अनुमति देता हो.

शेयर करने की सुविधा को ब्लॉक करने वाले नियम

उपयोगकर्ताओं को आपके संगठन से बाहर के लोगों के साथ शेयर करने से रोकने वाले सभी नियम, मैनेज नहीं किए जा रहे खातों पर हमेशा लागू होते हैं.

अगर किसी ट्रस्ट रूल के दायरे में संगठन की कोई इकाई शामिल है, तो वह नियम उस इकाई में मौजूद सभी शेयर की गई ड्राइव पर लागू होता है. उदाहरण के लिए, अगर आपने ऐसा नियम बनाया है जिसके तहत, मैन्युफ़ैक्चरिंग टीम की संगठनात्मक इकाई, कानूनी टीम के साथ फ़ाइलें शेयर कर सकती है, तो कानूनी टीम के उपयोगकर्ता, मैन्युफ़ैक्चरिंग टीम की शेयर की गई ड्राइव को ऐक्सेस कर सकते हैं.

शेयर की गई ड्राइव के लिए ट्रस्ट रूल बनाने के लिए, पक्का करें कि आपने संगठन की सही इकाइयों में शेयर की गई ड्राइव सेट अप की हों.

अगर शेयर करने से जुड़े किसी इवेंट के लिए, एक से ज़्यादा ट्रस्ट रूल का दायरा, ट्रिगर, और शर्तें मेल खाती हैं, तो नियमों के ऐक्शन कॉम्पोनेंट के लिए प्राथमिकता का यह क्रम फ़ॉलो किया जाता है:

1. शेयर करने की सुविधा ब्लॉक करें
2. शेयर करने की अनुमति दें
3. चेतावनी के साथ शेयर करने की अनुमति दें

यहां नियम के टकराव को हैंडल करने के कुछ उदाहरण दिए गए हैं. इन उदाहरणों में:

• "your-organization.com" संगठन की टॉप-लेवल की इकाई है.
• "मार्केटिंग डिपार्टमेंट" टॉप लेवल के तहत आने वाली संगठन की उप-इकाई है.

पहला उदाहरण

नतीजा: मार्केटिंग विभाग, आपके पूरे संगठन का एक सबसेट है. इसलिए, नियम 1 भी उन पर लागू होता है. इसलिए, वे दुनिया के किसी भी व्यक्ति के साथ शेयर कर सकते हैं. ऐसा ज़रूरी नहीं है कि वे सिर्फ़ अनुमति वाली सूची में शामिल डोमेन के साथ शेयर करें. यहां दिए गए दूसरे उदाहरण में, मार्केटिंग के लिए सिर्फ़ अनुमति वाले डोमेन के साथ शेयर करने की सुविधा को सीमित करने वाले नियम बनाने का तरीका बताया गया है.

दूसरा उदाहरण

नतीजा: पहले नियम के मुताबिक, मार्केटिंग विभाग को शामिल नहीं किया गया है. इसलिए, उन पर सिर्फ़ दूसरा नियम लागू होगा. इसलिए, वे सिर्फ़ अनुमति वाली सूची में शामिल डोमेन के साथ शेयर कर सकते हैं. बाकी सभी उपयोगकर्ता, दुनिया में किसी के साथ भी शेयर कर सकते हैं.

तीसरा उदाहरण

नतीजा: दूसरे नियम के तहत, ज़्यादा लोगों के साथ डेटा शेयर किया जा सकता है. इसलिए, मार्केटिंग डिपार्टमेंट दुनिया के किसी भी व्यक्ति के साथ डेटा शेयर कर सकता है. अन्य सभी उपयोगकर्ता, सिर्फ़ अनुमति वाली सूची में शामिल डोमेन के साथ फ़ाइलें शेयर कर सकते हैं.

चौथा उदाहरण

नतीजा: नियम 2 के तहत शेयर करने की सुविधा ब्लॉक की गई है. इसलिए, इसे नियम 1 के तहत शेयर करने की अनुमति से ज़्यादा प्राथमिकता दी जाएगी. इसलिए, मार्केटिंग विभाग दुनिया के किसी भी व्यक्ति के साथ शेयर कर सकता है. सिर्फ़ other-company.com के साथ शेयर नहीं किया जा सकता.

डिफ़ॉल्ट रूप से, बनाए गए नए नियमों का स्टेटस चालू है पर सेट होता है. हालांकि, किसी भी नए या मौजूदा नियम को बंद है के तौर पर सेट किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, कोई नया नियम बनाया जा सकता है और उसे तब तक बंद रखा जा सकता है, जब तक उसे इस्तेमाल करने की ज़रूरत न हो.

अगर किसी ट्रस्ट रूल के दायरे या शर्तों में संगठन की कोई इकाई शामिल नहीं है, तो Drive पर शेयर करने की सुविधा के लिए ट्रस्ट रूल लागू होने में 24 घंटे तक लग सकते हैं. हालांकि, अगर किसी ट्रस्ट रूल के दायरे या शर्तों में एक या उससे ज़्यादा संगठनात्मक इकाइयां शामिल हैं, तो नियम लागू होने में 48 घंटे लग सकते हैं. यह समय, संगठनात्मक इकाइयों के साइज़ के हिसाब से तय होता है.

ज़्यादा से ज़्यादा इतनी वैल्यू सबमिट की जा सकती हैं:

• 200 चालू ट्रस्ट रूल
• 2,000 ट्रस्ट रूल (चालू + बंद)
• हर ट्रस्ट रूल के लिए 150 शर्तें
• आपके संगठन के सभी ट्रस्ट रूल में, यहां दी गई तरह की 500 शर्तें:
  • संगठन की इकाइयां
  • समूह
  • अनुमति वाली सूची में शामिल (भरोसेमंद) डोमेन
  • बाहरी डोमेन
  • चुनिंदा उपयोगकर्ता—1 से 200 उपयोगकर्ताओं को एक शर्त के तौर पर गिना जाता है, 201 से 400 उपयोगकर्ताओं को दो शर्तों के तौर पर गिना जाता है. इसी तरह, आगे भी यह क्रम जारी रहता है

  ध्यान दें: आपके सभी भरोसेमंद नियमों में, इस तरह की शर्तों को अनगिनत बार इस्तेमाल किया जा सकता है:

  • संगठन
  • ऐसा कोई भी व्यक्ति जिसके पास Google खाता है
• हर नियम के लिए, दायरे में शामिल और दायरे से बाहर रखी गई संगठन की 500 इकाइयां या ग्रुप

Admin console में, ग्रुप की सूची में जाकर, एडमिन या उपयोगकर्ता के बनाए गए ग्रुप चुने जा सकते हैं. ग्रुप के पते, आपके संगठन के डोमेन पर खत्म होने चाहिए. नियम के दायरे या शर्तों के लिए, बाहरी ग्रुप नहीं चुने जा सकते.

ट्रस्ट रूल के लिए, यहां कुछ तरह के ग्रुप दिए गए हैं:

• डाइनैमिक ग्रुप—जब उपयोगकर्ता आपके संगठन में शामिल होते हैं, एक से दूसरी जगह जाते हैं या उसे छोड़ते हैं, तब सदस्यताएं अपने-आप मैनेज होती हैं. डाइनैमिक ग्रुप, Admin console या Cloud Identity API में उपलब्ध होते हैं. इनकी मदद से, ग्रुप की सदस्यता को मैन्युअल तरीके से मैनेज करने में लगने वाला समय कम किया जा सकता है. ट्रस्ट रूल की नीति के लिए डाइनैमिक ग्रुप का इस्तेमाल करने के लिए, पक्का करें कि वह सुरक्षा से जुड़ा ग्रुप भी हो. सुरक्षा से जुड़े ग्रुप में सुरक्षा लेबल होता है. डाइनैमिक ग्रुप के बारे में ज़्यादा जानें.

• सुरक्षा से जुड़े ग्रुप—किसी स्टैंडर्ड या डाइनैमिक ग्रुप को सुरक्षा से जुड़े ग्रुप में बदलें. इससे आपको ग्रुप को कंट्रोल करने, उसकी ऑडिट करने, और उस पर नज़र रखने में मदद मिलती है. साथ ही, अनुमतियों और ऐक्सेस को कंट्रोल करने में भी मदद मिलती है. Admin console या Cloud Identity Groups API में जाकर, सुरक्षा से जुड़े ग्रुप बनाए जा सकते हैं. इसके लिए, ग्रुप में सुरक्षा लेबल जोड़ें. सुरक्षा ग्रुप के बारे में ज़्यादा जानें.

• माइग्रेट किए गए ग्रुप—Microsoft Active Directory या अन्य टूल में बनाए गए ग्रुप को Google Workspace के साथ सिंक करने के लिए, Google Cloud Directory Sync (GCDS) का इस्तेमाल करें. इसके बाद, सिंक किए गए उन ग्रुप का इस्तेमाल ट्रस्ट रूल में किया जाता है. GCDS के बारे में ज़्यादा जानें.

संगठन से बाहर के लोगों पर ट्रस्ट रूल लागू करने के लिए, बाहरी पतों वाला एक ग्रुप बनाया जा सकता है. इसमें बाहरी ग्रुप या लोगों के पते शामिल होते हैं. उदाहरण के लिए, अगर आपके संगठन की कानूनी टीम को अपनी फ़ाइलें, बाहरी कानूनी सलाहकार की फ़र्म के कुछ खास वकीलों के साथ शेयर करनी हैं, तो वकीलों के ईमेल पतों का इस्तेमाल करके एक ग्रुप बनाया जा सकता है. इसके बाद, कोई नियम बनाएं. जैसे:

• स्कोप—कानूनी टीम की संगठन इकाई
• ट्रिगर—फ़ाइलें शेयर करना और फ़ाइलें पाना
• शर्त—खास वकीलों के पतों वाला ग्रुप
• कार्रवाई—अनुमति दें

अगर किसी उपयोगकर्ता के खाते के लिए Google Drive और Docs की सेवा बंद कर दी गई है, तो उसके मालिकाना हक वाली फ़ाइलें सिर्फ़ आपके संगठन के साथ शेयर की जा सकती हैं. भले ही, उन फ़ाइलों पर लागू ट्रस्ट रूल के तहत, उन्हें बाहरी लोगों के साथ शेयर करने की अनुमति हो. उदाहरण के लिए, अगर किसी उपयोगकर्ता के खाते से Google Workspace का लाइसेंस हटा दिया गया है, तो उसके मालिकाना हक वाली फ़ाइलें सिर्फ़ आपके संगठन के साथ शेयर की जा सकती हैं. शेयर करने के ऐसे नियम अब उपयोगकर्ता की फ़ाइलों पर लागू नहीं होंगे जो संगठन के अंदर शेयर करने से जुड़े हैं. जैसे, किसी खास संगठनात्मक इकाई के साथ शेयर करने पर पाबंदी लगाने वाले नियम. हालांकि, लाइसेंस वाले अन्य उपयोगकर्ताओं को फ़ाइलें पाने से रोकने वाले नियम अब भी लागू होंगे.

उपयोगकर्ता की फ़ाइलों से, बाहरी शेयरिंग से जुड़ी पाबंदी हटाने के लिए, उसके खाते में Archived User (AU) लाइसेंस जोड़ा जा सकता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, Archived User के लाइसेंस जोड़ना लेख पढ़ें.

अगर आपने ऐसा नियम बनाया है जिससे किसी ग्रुप को फ़ाइलें बाहरी तौर पर शेयर करने की अनुमति मिलती है और फिर आपने उस ग्रुप से किसी उपयोगकर्ता को हटा दिया है, तो उस उपयोगकर्ता की ओर से बाहरी तौर पर शेयर की गई किसी भी फ़ाइल को आपके संगठन के बाहर ऐक्सेस नहीं किया जा सकेगा.

अगर आपके संगठन में कुछ ऐसे उपयोगकर्ता हैं जिनके पास Google Workspace का ऐसा लाइसेंस है जिसमें ट्रस्ट रूल शामिल नहीं हैं, तो भी उन उपयोगकर्ताओं और उनकी फ़ाइलों पर ट्रस्ट रूल लागू किए जा सकते हैं. इसके अलावा, अगर किसी उपयोगकर्ता के पास ऐसा Google Workspace लाइसेंस है जिसमें भरोसेमंद नियमों की सुविधा शामिल है और उसके खाते को ऐसे लाइसेंस पर स्विच किया जाता है जिसमें यह सुविधा शामिल नहीं है, तो भी उपयोगकर्ता और उसकी फ़ाइलों पर भरोसेमंद नियम लागू होते हैं.

ट्रस्ट रूल, ग्रुप के बजाय उपयोगकर्ताओं पर लागू होते हैं. ऐसा इसलिए, क्योंकि किसी ग्रुप में ऐसे सदस्य शामिल हो सकते हैं जिन्हें ट्रस्ट रूल के तहत ब्लॉक नहीं किया गया है. इसलिए, Drive की फ़ाइलों को बाहरी ग्रुप के साथ शेयर किया जा सकता है. हालांकि, ट्रस्ट रूल के मुताबिक ग्रुप के सदस्यों के लिए फ़ाइलें ऐक्सेस करने की सुविधा बंद कर दी जाती है.

अगर आपका संगठन, Google Workspace के ऐसे वर्शन पर स्विच करता है जिसमें ट्रस्ट रूल शामिल नहीं हैं, तो आपके संगठन के चालू ट्रस्ट रूल लागू रहेंगे. आपके पास ट्रस्ट रूल देखने का विकल्प होता है, लेकिन उनमें बदलाव करने या उन्हें मिटाने का विकल्प नहीं होता. अगर आप सुपर एडमिन हैं, तो Drive की शेयर करने की सेटिंग का इस्तेमाल करने के लिए, ट्रस्ट रूल बंद किए जा सकते हैं.

ट्रस्ट रूल बंद करने पर: आपके संगठन के लिए, Drive की शेयर करने की सेटिंग फिर से चालू हो जाती हैं. साथ ही, वे उसी स्थिति में वापस आ जाती हैं जब आपने ट्रस्ट रूल चालू किए थे. आपके बनाए हुए सभी ट्रस्ट रूल हमेशा के लिए मिट जाते हैं.

Google Workspace की सदस्यता रद्द करने और सिर्फ़ Cloud Identity के लाइसेंस होने पर, Drive की शेयर करने की सेटिंग का इस्तेमाल नहीं किया जा सकता.

फ़ाइल शेयर करते समय, उपयोगकर्ता जिसके पास लिंक है उसके साथ शेयर करें विकल्प चुन सकते हैं. हालांकि, इसके लिए ज़रूरी है कि ये सभी शर्तें पूरी होती हों:

• उपयोगकर्ताओं की फ़ाइलों पर लागू होने वाले ट्रस्ट रूल की मदद से, वे अपने संगठन के सभी लोगों, Google खाता रखने वाले किसी भी व्यक्ति, और विज़िटर खातों के साथ फ़ाइलें शेयर कर सकते हैं.
• उपयोगकर्ताओं की फ़ाइलों पर कोई ऐसा ट्रस्ट रूल लागू नहीं है जो उन्हें फ़ाइलें शेयर करने से रोकता हो.
• Drive की यह शेयरिंग सेटिंग चालू है: जब आपके डोमेन के बाहर शेयर करने की अनुमति होती है, तब उपयोगकर्ता, फ़ाइलें और पब्लिश किया गया कॉन्टेंट देखने का लिंक किसी को भी दे सकते हैं. इस सेटिंग के बारे में ज़्यादा जानने के लिए, उपयोगकर्ताओं के लिए, Drive में शेयर करने की अनुमतियां सेट करना लेख पढ़ें.

हां, सेवा खाते, Google खाते वाला कोई भी उपयोगकर्ता शर्त में शामिल हैं. उदाहरण के लिए, अगर आपने अपने संगठन के उपयोगकर्ताओं को Google खाता रखने वाले किसी भी व्यक्ति के साथ मिलकर काम करने से रोकने के लिए, कोई ट्रस्ट रूल बनाया है, तो यह रूल सेवा खातों को भी उन फ़ाइलों को ऐक्सेस करने से रोकता है जिन्हें इस रूल के तहत सुरक्षित किया गया है.

ट्रस्ट रूल की वजह से, जवाब देने वाले लोग सिर्फ़ तब किसी फ़ॉर्म को ऐक्सेस नहीं कर पाते, जब फ़ॉर्म में फ़ाइल अपलोड करने से जुड़ा कोई सवाल हो और ट्रस्ट रूल में फ़ाइल शेयर करने पर पाबंदी लगी हो. भरोसेमंद नियम के दायरे में आने वाले उपयोगकर्ताओं को, उन फ़ॉर्म के जवाब देने से नहीं रोका जाता जिनमें जवाब देने वालों से फ़ाइलें अपलोड करने के लिए नहीं कहा जाता.