ড্রাইভ শেয়ারিংয়ের জন্য বিশ্বাসের নিয়ম তৈরি এবং পরিচালনা করুন

ধরুন, আপনার প্রতিষ্ঠানের মার্কেটিং টিমের আপনার অংশীদার প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট কিছু ব্যক্তির সাথে তাদের ফাইল শেয়ার করার প্রয়োজন। আপনার প্রতিষ্ঠানের তথ্যের গোপনীয়তা বজায় রাখতে সাহায্য করার জন্য, আপনি নিম্নলিখিত বাহ্যিক সহযোগিতার সীমা নির্ধারণ করতে নিয়ম তৈরি করতে পারেন:

• আপনার মার্কেটিং টিমের মালিকানাধীন ফাইলগুলো অংশীদার প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট ব্যক্তিদের সাথে শেয়ার করার অনুমতি দিন।
• আপনার প্রতিষ্ঠানের অন্যান্য টিমের মালিকানাধীন ফাইলগুলো অংশীদার প্রতিষ্ঠানের সাথে শেয়ার হওয়া থেকে ব্লক করুন।
• অংশীদার প্রতিষ্ঠানের অন্যান্য টিমকে আপনার প্রতিষ্ঠানের কারও সাথে তাদের ফাইল শেয়ার করা থেকে বিরত রাখুন।

ধরুন, আপনার প্রতিষ্ঠানের অর্থ বিভাগ তাদের ফাইল শুধুমাত্র নির্বাহী বিভাগের সাথেই শেয়ার করবে। অন্যান্য দল যাতে গোপনীয় আর্থিক তথ্য না পায়, তা নিশ্চিত করতে আপনি নিম্নলিখিত অভ্যন্তরীণ সহযোগিতার সীমা নির্ধারণের জন্য নিয়ম তৈরি করতে পারেন:

• অর্থ বিভাগের মালিকানাধীন ফাইলগুলো অর্থ বিভাগ এবং নির্বাহী কর্মকর্তাদের সাথে শেয়ার করার অনুমতি দিন।
• অর্থ বিভাগের মালিকানাধীন ফাইলগুলো আপনার প্রতিষ্ঠানের অন্য কোনো দলের সাথে শেয়ার হওয়া থেকে ব্লক করুন।

ড্রাইভ বহিরাগত ব্যবহারকারীদের আপনার ব্যবহারকারীদের সাথে স্প্যাম বা ফিশিং বার্তা শেয়ার করা থেকে বিরত রাখার চেষ্টা করে। তবে, আপনি যদি আপনার ঝুঁকি কমাতে অতিরিক্ত পদক্ষেপ নিতে চান, তাহলে আপনি এমন একটি নিয়ম তৈরি করতে পারেন যা শুধুমাত্র বিশ্বস্ত ডোমেইনের বহিরাগত ব্যবহারকারীদের অভ্যন্তরীণ ব্যবহারকারীদের সাথে ফাইল শেয়ার করার অনুমতি দেবে। ব্যবহারকারীরা যাতে একে অপরকে সহযোগিতা করতে পারে, তা নিশ্চিত করার জন্য আপনি এই নিয়মটি শুধুমাত্র সেইসব সাংগঠনিক ইউনিটে প্রয়োগ করতে পারেন, যেগুলোর ব্যবহারকারীরা সাধারণত বহিরাগত ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে ফাইল গ্রহণ করেন না।

ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংস স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্রাস্ট রুলে রূপান্তরিত হয়।

শেয়ারিং অপশনের অধীনে থাকা আপনার ড্রাইভ সেটিংসের পরিবর্তে ট্রাস্ট রুলস ব্যবহৃত হবে। আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে শেয়ার করা ।

আপনি ড্রাইভ সেটিংস থেকে রূপান্তরিত নিয়মগুলির প্রিভিউ দেখতে পারেন।

আপনার ড্রাইভ সেটিংস থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি নিয়মগুলির প্রিভিউ দেখতে:

অ্যাডমিন কনসোল হোম পেজ থেকে, Rules- এ যান। Add a filter-এ ক্লিক করে আপনি ধরণ অনুযায়ী নিয়মগুলো ফিল্টার করতে পারেন। নিয়মের ধরণ বিশ্বাস ।

নিয়মের তালিকায় আপনি দেখতে পাবেন:

• আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে শেয়ার করার জন্য দুটি ডিফল্ট নিয়ম

  একবার কার্যকর হলে, এই নিয়মগুলি আপনার সংশ্লিষ্ট ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংসের অবস্থার উপর নির্ভর করে সক্রিয় বা নিষ্ক্রিয় থাকবে।

• আপনার বর্তমান ড্রাইভ সেটিংসের শেয়ারিং সীমার সাথে মেলানোর জন্য প্রয়োজনীয় অন্য যেকোনো নিয়ম।

গুরুত্বপূর্ণ: আপনি ট্রাস্ট রুলস চালু না করা পর্যন্ত এই নিয়মগুলো কার্যকর হবে না।

আপনার সমতুল্য ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংস নিষ্ক্রিয় হয়ে যায়।

একবার ট্রাস্ট রুল চালু করলে, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে শেয়ার করার জন্য আর ড্রাইভ সেটিং ব্যবহার করতে পারবেন না। ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংস সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে, ‘ব্যবহারকারীদের ড্রাইভ শেয়ারিং অনুমতি সেট করুন’ (Set users' Drive sharing permissions ) অংশে যান।

আপনি বিশ্বাসের নিয়মগুলি বন্ধ করতে পারেন

যেকোনো সময়, আপনি ট্রাস্ট রুল বন্ধ করে দিয়ে এর পরিবর্তে ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংস ব্যবহারে ফিরে যেতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, নিচে 'ট্রাস্ট রুল চালু বা বন্ধ করুন' অংশে যান।

একটি ট্রাস্ট রুলের স্কোপ এবং কন্ডিশন কম্পোনেন্টগুলোর সাহায্যে, আপনি ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংসের চেয়েও আরও নিখুঁতভাবে ফাইল শেয়ারিং নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। রুলের কম্পোনেন্টগুলো সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে, এই পৃষ্ঠার পরবর্তী অংশে থাকা 'ট্রাস্ট রুলের কম্পোনেন্টগুলো বুঝুন' (Understand trust rule components) বিভাগে যান।

নিম্নলিখিত চার্টগুলিতে ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংস এবং ট্রাস্ট রুলস-এ উপলব্ধ নিয়ন্ত্রণগুলির তুলনা করা হয়েছে।

পরিধি নিয়ন্ত্রণ

শর্ত নিয়ন্ত্রণ

একটি ট্রাস্ট রুল তৈরি করতে, আপনাকে এর স্কোপ , ট্রিগার , কন্ডিশন এবং অ্যাকশন কম্পোনেন্টগুলো নির্ধারণ করতে হয়। এই কম্পোনেন্টগুলো ব্যবহার করে আপনি এমন একটি রুল তৈরি করতে পারেন যা বলে, যদি x ঘটে, তবে y করো।

উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি এমন একটি নিয়ম তৈরি করেন যা আপনার প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় বিভাগের মালিকানাধীন ফাইলগুলিকে আপনার গ্রাহকের প্রতিষ্ঠানের (other-company.com ) যে কারো সাথে শেয়ার করার অনুমতি দেয়, তাহলে নিয়মটির উপাদানগুলি হবে:

• এর পরিধি হলো আপনার বিক্রয় বিভাগের সাংগঠনিক ইউনিট।
• এর সূত্রপাত ঘটে যখন কেউ স্কোপের অন্তর্ভুক্ত কোনো ব্যবহারকারীর মালিকানাধীন একটি ফাইল শেয়ার করার চেষ্টা করে।
• শর্তটি হলো other-company.com।
• এই কাজটি হলো ফাইলটি শেয়ার করার অনুমতি দেওয়া।

পরিধি নির্ধারণ করা

স্কোপ হলো আপনার প্রতিষ্ঠানের সেই ব্যবহারকারী, যার উপর একটি নিয়মের ট্রিগার প্রযোজ্য হয়:

• যদি কোনো নিয়মের ট্রিগার ' ফাইল শেয়ার করা' হয়, তাহলে এর স্কোপ হবে সেই ব্যবহারকারী, যিনি ফাইলটির মালিক এবং যেটির শেয়ারিং আপনি নিয়ন্ত্রণ করতে চান।

  গুরুত্বপূর্ণ: একটি শেয়ারিং রুল তার আওতাভুক্ত কোনো ব্যবহারকারীর মালিকানাধীন ফাইল, সম্পাদনার অধিকারপ্রাপ্ত ব্যবহারকারীদের দ্বারা শেয়ার করাকেও নিয়ন্ত্রণ করে।

• যদি কোনো নিয়মের ট্রিগার ' ফাইল গ্রহণ করা' হয়, তাহলে স্কোপটি হবে ফাইলটির উদ্দিষ্ট প্রাপক।

পরিধির জন্য, আপনি করতে পারেন:

• আপনার পুরো সংস্থাকে অন্তর্ভুক্ত করুন।
• সাংগঠনিক ইউনিট অন্তর্ভুক্ত বা বাদ দিন (যার মধ্যে ব্যবহারকারী এবং শেয়ার করা ড্রাইভ থাকতে পারে)।
• আপনার প্রতিষ্ঠানের গুগল গ্রুপস পরিষেবাতে গ্রুপ অন্তর্ভুক্ত করুন বা বাদ দিন।

ট্রিগার নির্ধারণ করা

ট্রিগার হলো সেই কার্যকলাপ যা একটি নিয়ম অনুমোদন করে বা বাধা দেয়। আপনি নিম্নলিখিত ট্রিগারগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন করতে পারেন:

• ফাইল শেয়ার করা
• ফাইল গ্রহণ করা

শর্তাবলী নির্ধারণ করা

শর্তাবলী হলো সেই ব্যবহারকারীরা যাদের সাথে একটি ফাইল শেয়ার করা বা যাদের কাছ থেকে ফাইলটি গ্রহণ করার উদ্দেশ্যে তৈরি করা হয়েছে:

• যদি কোনো নিয়মের ট্রিগার ' ফাইল শেয়ার করা' হয়, তাহলে শর্তটি হলো ফাইলটির উদ্দিষ্ট প্রাপক।
• যদি কোনো নিয়মের ট্রিগার ' ফাইল গ্রহণ করা' হয়, তাহলে শর্তটি হবে ফাইলটির মালিক ব্যবহারকারী।

আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরে এবং বাইরে, একটি নিয়মের জন্য একাধিক শর্ত নির্দিষ্ট করতে পারেন, যার মধ্যে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

• সাংগঠনিক ইউনিট
• আপনার প্রতিষ্ঠানের গুগল গ্রুপস পরিষেবার গ্রুপসমূহ (বহিরাগত ব্যবহারকারীরাও অন্তর্ভুক্ত হতে পারেন)
• অনুমোদিত ডোমেইনসমূহ (আপনার অনুমোদিত তালিকায় থাকা সমস্ত বাহ্যিক ডোমেইনের সকল ব্যবহারকারী)
• আপনার অনুমোদিত তালিকায় নেই এমন বাহ্যিক ডোমেইন (অবশ্যই গুগল ওয়ার্কস্পেস ব্যবহার করতে হবে এবং ডোমেইন যাচাইকৃত হতে হবে)
• আপনার প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীরা
• যার গুগল অ্যাকাউন্ট আছে

দ্রষ্টব্য: নিয়মটি কার্যকর হওয়ার জন্য শুধুমাত্র একটি শর্ত পূরণ হলেই চলবে।

ক্রিয়া সংজ্ঞায়িত করা

যখন কোনো নিয়ম সক্রিয় হয়, তখন আপনি যে ফলাফলটি ঘটাতে চান, সেটিই হলো অ্যাকশন। আপনি পারেন:

• শেয়ার করার অনুমতি দিন
• সতর্কীকরণ সহ শেয়ার করার অনুমতি দিন

  দ্রষ্টব্য: আপনি এই বিকল্পটি নির্বাচন করলে, ব্যবহারকারীরা ফাইল শেয়ার করার সময় একটি সতর্কবার্তা দেখতে পাবেন, কিন্তু ফাইল গ্রহণ করার সময় পাবেন না।

• ব্লক শেয়ারিং

আপনার দুটি ডিফল্ট নিয়ম আছে যা আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে শেয়ার করাকে নির্দিষ্ট করে:

আপনি ডিফল্ট নিয়মগুলো সম্পাদনা করতে পারবেন না , তবে সেগুলোকে নিষ্ক্রিয় বা পুনরায় সক্রিয় করতে পারবেন (যদি না আপনি ক্লাউড আইডেন্টিটি ব্যবহার করেন)।

* আপনি যদি বাইরে শেয়ার করার জন্য ইতিমধ্যেই ড্রাইভ সেটিংস সেট আপ করে থাকেন: ডিফল্ট নিয়মগুলির অবস্থা আপনার সমতুল্য ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংসের উপর নির্ভর করে, যেগুলিকে ট্রাস্ট নিয়মে রূপান্তরিত করা হয়েছে।

বিভাগ বা গোষ্ঠী অনুসারে শেয়ার করার অনুমতি দিতে বা ব্লক করতে

আপনি যে সাংগঠনিক ইউনিট এবং গ্রুপগুলির জন্য ট্রাস্ট রুল তৈরি করতে চান, সেগুলি তৈরি করে নিন:

• সাংগঠনিক ইউনিট তৈরি করার বিস্তারিত তথ্যের জন্য, "একটি সাংগঠনিক ইউনিট যোগ করুন" অংশে যান।
• গ্রুপ তৈরি করার বিস্তারিত তথ্যের জন্য, 'একটি গ্রুপ তৈরি করুন' অংশে যান।

শুধুমাত্র বিশ্বস্ত ডোমেনগুলিতে শেয়ার সীমাবদ্ধ করতে

নিশ্চিত করুন যে বিশ্বস্ত ডোমেইনগুলো আপনার অনুমোদিত তালিকায় (allowlist) রয়েছে। বিশ্বস্ত ডোমেইনগুলোকে অবশ্যই গুগল ওয়ার্কস্পেস (Google Workspace) ব্যবহার করতে হবে এবং ডোমেইন-যাচাইকৃত হতে হবে। বিস্তারিত জানতে, ‘শুধুমাত্র বিশ্বস্ত ডোমেইনের সাথে বাহ্যিক শেয়ারিংয়ের অনুমতি দিন’ (Allow external sharing only with trusted domains) অংশে যান।

ক্লাউড আইডেন্টিটি গ্রাহকগণ: যদি আপনার প্রতিষ্ঠানে ক্লাউড আইডেন্টিটি এবং গুগল ওয়ার্কস্পেস উভয় ধরনের লাইসেন্স থাকে, তাহলে গুগল ওয়ার্কস্পেসের জন্য অনুমোদিত তালিকায় থাকা ডোমেইনগুলো ক্লাউড আইডেন্টিটি লাইসেন্সধারী ব্যবহারকারীদের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য হবে।

ট্রাস্ট রুল তৈরি করার আগে, আপনার প্রাতিষ্ঠানিক কাঠামো জুড়ে কোন ধরনের শেয়ারিংয়ের অনুমতি দেবেন বা ব্লক করবেন তা বিবেচনা করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনার নিয়মগুলো ব্যবহারকারীদের অনাকাঙ্ক্ষিত ব্যক্তির সাথে শেয়ার করতে দেয় না, অথবা তাদের কাঙ্ক্ষিত ব্যক্তির সাথে শেয়ার করা থেকে বিরত রাখে না।

উদাহরণস্বরূপ, ধরে নিন আপনার চারটি সাংগঠনিক ইউনিট আছে— সেলস , লিগ্যাল , রিসার্চ এবং অন্যান্য সকল টিম —এবং আপনি নিম্নলিখিত ধরণের শেয়ারিং সীমাবদ্ধ করতে চান:

• বিক্রয় বিভাগের মালিকানাধীন ফাইলগুলো গবেষণা বিভাগের সাথে অভ্যন্তরীণভাবে শেয়ার করা যাবে না।
• লিগ্যাল বিভাগের মালিকানাধীন ফাইলগুলো আপনার বহিরাগত আইনজীবী ব্যতীত অন্য কারো সাথে শেয়ার করা যাবে না।
• রিসার্চ- এর মালিকানাধীন ফাইলগুলো শুধুমাত্র রিসার্চ এবং লিগ্যাল বিভাগের মধ্যে অভ্যন্তরীণভাবে শেয়ার করা যাবে।
• অন্য সব দলের মালিকানাধীন ফাইলগুলো বাইরের কারও সাথে শেয়ার করা যাবে না।

আপনার শেয়ারিং মডেলটি বাস্তবায়নের জন্য নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলো সুপারিশ করা হলো।

ধাপ ১: সহযোগিতার সীমানা নির্ধারণ করুন

বিভিন্ন ব্যবহারকারীর জন্য কোন কোন শেয়ারিং অনুমোদিত, তা নির্ধারণ করতে আপনি একটি ম্যাট্রিক্স ব্যবহার করতে পারেন, যেমনটি নিচে দেওয়া হলো:

ধাপ ২: নিম্নলিখিত নিয়মগুলো তৈরি করুন:

ধাপ ৩: ২টি ডিফল্ট নিয়ম নিষ্ক্রিয় করুন

ডিফল্ট নিয়মগুলো আপনার প্রতিষ্ঠানের ভেতরে ও বাইরে ব্যাপকভাবে শেয়ার করার অনুমতি দেয়; এই উদাহরণে, এগুলো আপনার ব্যবহার করতে চাওয়া আরও সুনির্দিষ্ট শেয়ারিং মডেলের সাথে সাংঘর্ষিক হবে।

ট্রাস্ট রুলস পরিচালনা করার জন্য যদি আপনার অতিরিক্ত বিশেষাধিকারের প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনার অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের সাথে যোগাযোগ করুন।

পরামর্শ: আপনি যদি একজন সুপার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর হন, তাহলে ট্রাস্ট রুলগুলো পরিচালনা করার জন্য একটি কাস্টম অ্যাডমিন রোল তৈরি করতে পারেন এবং সেটি একজন ডেলিগেটেড অ্যাডমিনকে অর্পণ করতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, কাস্টম অ্যাডমিন রোল তৈরি, সম্পাদনা এবং মুছে ফেলা অংশে যান।

যদি আপনি ট্রাস্ট রুলস চালু করেন:

• আপনার রুলস লিস্টে থাকা বিদ্যমান নিয়মগুলো কার্যকর করা হয় এবং আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে শেয়ার করার জন্য ড্রাইভ সেটিংস নিষ্ক্রিয় করা হয়। বিস্তারিত জানতে, ‘কীভাবে ট্রাস্ট রুলস আগের ড্রাইভ সেটিংসকে প্রতিস্থাপন করে’ অংশটি দেখুন।
• ট্রাস্ট রুল চালু করার ঠিক আগে যদি আপনি ড্রাইভ শেয়ারিং-এর কোনো সেটিংস পরিবর্তন করেন, তাহলে আপনার রুলগুলো সাময়িকভাবে ড্রাইভ সেটিংসের পূর্ববর্তী অবস্থা বজায় রাখতে পারে। ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংসের সাম্প্রতিক পরিবর্তনগুলোর সাথে ট্রাস্ট রুলগুলো সিঙ্ক হতে ৪৮ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে।

ট্রাস্ট রুল চালু করতে:

1. মেনুতে যান নিয়মাবলী ।

   ট্রাস্ট নিয়ম দেখার প্রশাসক বিশেষাধিকার থাকা আবশ্যক।

2. পৃষ্ঠার শীর্ষে থাকা ‘Collaborate securely’ কার্ডে, Drive-এর জন্য ‘Turn on’-এ ক্লিক করুন। এর জন্য ‘Manage Trust Rules’ এবং ‘Drive & Docs’ থাকা আবশ্যক। সেটিংস প্রশাসক বিশেষাধিকার।

   আপনার টাস্ক তালিকা স্বয়ংক্রিয়ভাবে খুলে যায় এবং ট্রাস্ট রুল সক্রিয়করণের অগ্রগতি দেখায়।

যদি আপনি ট্রাস্ট রুলস বন্ধ করে দেন:

• আপনার প্রতিষ্ঠানের ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংস পুনরায় সক্রিয় হয়ে ওঠে এবং ট্রাস্ট রুল চালু করার আগের অবস্থায় ফিরে আসে।
• আপনার তৈরি করা যেকোনো ট্রাস্ট নিয়ম স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা হয়েছে।

ট্রাস্ট রুল বন্ধ করতে:

1. গুগল অ্যাডমিন কনসোলে, মেনুতে যান অ্যাপস গুগল ওয়ার্কস্পেস ড্রাইভ এবং ডক্স ।

   ড্রাইভ এবং ডক্স-এ যান

   সার্ভিস সেটিংস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রিভিলেজ থাকা আবশ্যক।

2. শেয়ারিং সেটিংসে ক্লিক করুন।
3. আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে শেয়ার করার ক্ষেত্রে, ট্রাস্ট রুলস বন্ধ করুন -এ ক্লিক করুন। এর জন্য ম্যানেজ ট্রাস্ট রুলস এবং ড্রাইভ অ্যান্ড ডক্স থাকা আবশ্যক। সেটিংস প্রশাসক বিশেষাধিকার।

   আপনার টাস্ক তালিকাটি খোলে এবং ট্রাস্ট রুল নিষ্ক্রিয়করণের অগ্রগতি দেখায়।

একটি ট্রাস্ট রুল তৈরি করার পরে, আপনি যা করতে পারেন:

• শর্তাবলী ও কার্যকলাপের মতো সেটিংস পরিবর্তন করতে, অথবা এটিকে নিষ্ক্রিয় বা পুনরায় সক্রিয় করতে যেকোনো সময় এটি সম্পাদনা করুন।
• যেকোনো সময় একটি ট্রাস্ট রুল মুছে ফেলুন।

1. মেনুতে যান নিয়মাবলী ।

   ট্রাস্ট নিয়ম দেখার প্রশাসক বিশেষাধিকার থাকা আবশ্যক।

2. নিয়ম তৈরি করতে ক্লিক করুন ট্রাস্ট । এর জন্য ভিউ ট্রাস্ট রুলস , ম্যানেজ ট্রাস্ট রুলস , ড্রাইভ এবং ডক্স থাকা আবশ্যক। সেটিংস , গ্রুপ পড়ুন , এবং সাংগঠনিক ইউনিট প্রশাসকের বিশেষাধিকার পড়ুন ।
3. Name-এর জায়গায় আপনার নিয়মটির জন্য একটি নাম এবং ঐচ্ছিকভাবে একটি বিবরণ লিখুন।
4. Scope-এর অধীনে, নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি বেছে নিন:

   ডিফল্টরূপে, এই নিয়মটি আপনার প্রতিষ্ঠানের সকলের জন্য প্রযোজ্য।

   নিয়মটি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ব্যবহারকারীদের ক্ষেত্রে প্রয়োগ করতে:

   • শেয়ারিং নিয়মের জন্য, বেছে নিন কোন ব্যবহারকারীদের ফাইলগুলোর ক্ষেত্রে নিয়মটি প্রযোজ্য হবে। ট্রাস্ট নিয়মগুলো শুধুমাত্র আপনার নিয়মের আওতাভুক্ত ব্যবহারকারীদের মালিকানাধীন ফাইল বা শেয়ার করা ড্রাইভের ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য হয়। বিস্তারিত জানুন ।
   • গ্রহণ সংক্রান্ত নিয়মের জন্য, বেছে নিন কোন ব্যবহারকারীরা শেয়ার করা ফাইলের উদ্দিষ্ট প্রাপক হবেন।
   1. সাংগঠনিক ইউনিট বা গোষ্ঠী নির্দিষ্ট করতে ক্লিক করুন।
   2. সাংগঠনিক ইউনিট বা গোষ্ঠী অন্তর্ভুক্ত বা বাদ দেওয়ার জন্য একটি বিকল্প নির্বাচন করুন।
   3. অন্তর্ভুক্ত বা বাদ দেওয়ার জন্য সাংগঠনিক ইউনিট বা গোষ্ঠী নির্বাচন করুন।
   4. (ঐচ্ছিক) আরও সাংগঠনিক ইউনিট বা গোষ্ঠী অন্তর্ভুক্ত করুন বা বাদ দিন।

      উদাহরণস্বরূপ, আপনার প্রতিষ্ঠানের একটি নির্দিষ্ট গোষ্ঠী ছাড়া বাকি সবার উপর কোনো নিয়ম প্রয়োগ করতে চাইলে, শীর্ষ-স্তরের সাংগঠনিক ইউনিটটিকে অন্তর্ভুক্ত করুন এবং অব্যাহতিপ্রাপ্ত গোষ্ঠীটিকে বাদ দিন।

      কোনো সাংগঠনিক ইউনিট বা গ্রুপ অপসারণ করতে, ক্লিয়ার-এ ক্লিক করুন। এর পাশে।

5. চালিয়ে যান-এ ক্লিক করুন।
6. ট্রিগার-এর অধীনে, সেই এক বা উভয় ইভেন্ট নির্বাচন করুন যেগুলোর জন্য আপনি নিয়মটি প্রয়োগ করতে চান:
   • ফাইল শেয়ার করা — এই নিয়মটি তখন সক্রিয় হয়, যখন আপনার আওতাভুক্ত ব্যক্তিদের মালিকানাধীন ফাইলগুলো 'শর্তাবলী' -তে আপনার নির্বাচিত ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করা হয়।
   • ফাইল গ্রহণ — এই নিয়মটি তখন সক্রিয় হয় যখন আপনার আওতাভুক্ত ব্যক্তিরা 'শর্তাবলী' -তে আপনার নির্বাচিত ব্যবহারকারী বা শেয়ার্ড ড্রাইভের মালিকানাধীন ফাইল গ্রহণ করে, অথবা 'শর্তাবলী' -তে থাকা শেয়ার্ড ড্রাইভের সদস্য হিসেবে যুক্ত হয়।
7. ‘শর্তাবলী’ (Conditions)-এর অধীনে, ‘শর্ত যোগ করুন’ (Add condition) -এ ক্লিক করুন এবং তারপরে আপনার আওতাভুক্ত ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করা বা গ্রহণ করার জন্য আপনি যাদের অনুমতি দিতে বা আটকাতে চান, সেই অভ্যন্তরীণ বা বাহ্যিক ব্যক্তিদের নির্বাচন করুন।

   অভ্যন্তরীণ বিকল্প:

   • ব্যবহারকারী —ব্যবহারকারীর নাম বা ইমেল ঠিকানা টাইপ করা শুরু করুন।
   • সাংগঠনিক ইউনিট — একটি সাংগঠনিক ইউনিট নির্বাচন করতে ক্লিক করুন।
   • গ্রুপ — গ্রুপের নাম বা ইমেল ঠিকানা টাইপ করা শুরু করুন।
   • আমার সংস্থা

   বাহ্যিক বিকল্পসমূহ:

   (ঐচ্ছিক) যাদের গুগল অ্যাকাউন্ট নেই, তাদের সাথে ব্যবহারকারীদের বাহ্যিকভাবে শেয়ার করার অনুমতি দিতে, ‘Include visitors’ বক্সটি চেক করুন । এই বিকল্পটি কিছু নির্দিষ্ট ধরনের শর্তের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য নয়। ভিজিটর শেয়ারিং সম্পর্কে জানুন।

   • বহিরাগত সংস্থা — সংস্থাটির ডোমেইন নাম লিখুন (যেমন other-company.com)। সংস্থাটির একটি ডোমেইন-যাচাইকৃত গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্ট থাকতে হবে, যদি না আপনি ভিজিটর শেয়ারিং ব্যবহার করেন।
   • অনুমোদিত তালিকাভুক্ত ডোমেইন —ঐচ্ছিকভাবে, ' অনুমোদিত তালিকাভুক্ত ডোমেইন দেখুন' এ ক্লিক করে আপনার অনুমোদিত তালিকায় কোন ডোমেইনগুলো আছে তা দেখে নিন।
   • যাদের গুগল অ্যাকাউন্ট আছে (অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক ব্যবহারকারী সহ)
8. চালিয়ে যান-এ ক্লিক করুন।
9. অ্যাকশন-এর অধীনে, আপনার রুলটি ট্রিগার হলে কী ঘটবে তা বেছে নিন: অনুমতি দিন , সতর্কীকরণ সহ অনুমতি দিন , অথবা ব্লক করুন ।
10. শেষ করুন- এ ক্লিক করুন।
11. নিয়মটি সক্রিয় বা নিষ্ক্রিয় করবেন কিনা তা বেছে নিন, এবং তারপর 'সম্পূর্ণ করুন'-এ ক্লিক করুন।

পরিবর্তনগুলি দেখতে ৪৮ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে। এই সময়ে, পুরোনো এবং নতুন সেটিংস মাঝে মাঝে কার্যকর হতে পারে।

আপনি যেকোনো সময় একটি ট্রাস্ট রুল সম্পাদনা করে এর শর্তাবলী ও পদক্ষেপের মতো সেটিংস পরিবর্তন করতে, অথবা এটিকে নিষ্ক্রিয় বা পুনরায় সক্রিয় করতে পারেন।

1. মেনুতে যান নিয়মাবলী ।

   ট্রাস্ট নিয়ম দেখার প্রশাসক বিশেষাধিকার থাকা আবশ্যক।

2. নিয়মের তালিকা থেকে নিয়মটি খুঁজুন।

   টিপস: আপনি ‘Rule type’ কলামের শিরোনামে ক্লিক করে নিয়মের ধরন অনুযায়ী তালিকাটি সাজাতে পারেন। অথবা ‘Add a filter’- এ ক্লিক করে তালিকাটি ফিল্টার করতে পারেন। নিয়মের ধরণ বিশ্বাস ।

3. (ঐচ্ছিক) নিয়মের পরিধি, শর্তাবলী, ট্রিগার এবং অ্যাকশন দেখতে, তালিকা থেকে নিয়মটির উপর মাউস রাখুন এবং কুইক ভিউ-তে ক্লিক করুন।
4. (ঐচ্ছিক) নিয়মটির বিস্তারিত পৃষ্ঠা খুলতে এবং সেটিংস দেখতে নিয়মটিতে ক্লিক করুন।
5. (ঐচ্ছিক) সেটিংস সম্পাদনা করতে:
   1. ডিটেইলস পেজের বাম দিকে, 'এডিট রুল'-এ ক্লিক করুন। অথবা কোনো সেটিংস সেকশনে ক্লিক করুন। এর জন্য 'ভিউ ট্রাস্ট রুলস' , 'ম্যানেজ ট্রাস্ট রুলস' , 'ড্রাইভ অ্যান্ড ডক্স' থাকা আবশ্যক। সেটিংস , গ্রুপ পড়ুন , এবং সাংগঠনিক ইউনিট প্রশাসকের বিশেষাধিকার পড়ুন ।
   2. সেটিংস সম্পাদনা করুন।

      অন্যান্য সেটিংসে যেতে, ' চালিয়ে যান'-এ ক্লিক করুন। কোনো বিভাগ বন্ধ করতে, 'বাতিল করুন'-এ ক্লিক করুন। বাতিল করুন এবং প্রস্থান করুন ।

   3. সেটিংস সম্পাদনা করা শেষ হলে, ফিনিশ-এ ক্লিক করুন।

পরিবর্তনগুলি দেখতে ৪৮ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে। এই সময়ে, পুরোনো এবং নতুন সেটিংস মাঝে মাঝে কার্যকর হতে পারে।

আপনি যদি কোনো ট্রাস্ট রুল ডিলিট করেন, তাহলে সেটি আপনার গুগল পরিষেবা থেকে স্থায়ীভাবে মুছে যাবে। বিকল্পভাবে, আপনি কোনো রুল এডিট করে সেটিকে নিষ্ক্রিয় করতে পারেন, যাতে পরে আবার সক্রিয় করতে চাইলে তা করা যায়। এর জন্য ‘ট্রাস্ট রুলের বিবরণ দেখুন বা এডিট করুন’ (View or edit trust rule details) -এ যান।

1. মেনুতে যান নিয়মাবলী ।

   ট্রাস্ট নিয়ম দেখার প্রশাসক বিশেষাধিকার থাকা আবশ্যক।

2. Rules-এর অধীনে, Add a filter-এ ক্লিক করুন। নিয়মের ধরণ বিশ্বাস ।
3. নিয়মের তালিকা থেকে, যে নিয়মটি মুছতে চান সেটির উপর মাউস রাখুন এবং ডিলিট-এ ক্লিক করুন। এর জন্য View Trust Rules , Manage Trust Rules , এবং Drive & Docs থাকা আবশ্যক। সেটিংস প্রশাসক বিশেষাধিকার।

   আপনি নিয়মটির বিস্তারিত পৃষ্ঠার বাম দিকে ডিলিট অপশনটিও খুঁজে পাবেন (এর বিস্তারিত পৃষ্ঠাটি খুলতে নিয়মটির উপর ক্লিক করুন)।

4. নিশ্চিতকরণ বার্তায়, ডিলিট-এ ক্লিক করুন।

পরিবর্তনগুলি দেখতে ৪৮ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে। এই সময়ে, পুরোনো এবং নতুন সেটিংস মাঝে মাঝে কার্যকর হতে পারে।

আপনি ট্রাস্ট রুলগুলোর ওপর অ্যাডমিনের কার্যকলাপের বিস্তারিত লগ দেখতে পারেন। তিন ধরনের লগ পাওয়া যায়:

• নিয়ম তৈরি
• নিয়ম মুছে ফেলা
• নিয়ম আপডেট করুন

আপনি শেয়ার করা ড্রাইভ ফাইলের ট্রাস্ট রুলগুলিতে ব্যবহারকারীর কার্যকলাপের বিস্তারিত লগ দেখতে পারেন। তিন ধরনের লগ পাওয়া যায়:

• অবরুদ্ধ প্রাপক
• ফাইল শেয়ার ব্লক করা হয়েছে
• ফাইল দেখা ব্লক করা হয়েছে

আপনি কী কী ধরনের ইভেন্ট দেখতে পারবেন, তা জানার জন্য অ্যাডমিন লগ ইভেন্টস এবং রুল লগ ইভেন্টস- এ যান।

একটি টিম বা ব্যবহারকারীর ফাইল অন্য কোনো অভ্যন্তরীণ টিম বা ব্যবহারকারীর সাথে শেয়ার করার অনুমতি দিতে হলে, আপনার ২টি নিয়মের প্রয়োজন হবে—একটি শেয়ার করার জন্য এবং অন্যটি গ্রহণ করার জন্য।

উদাহরণ: একটি টিমের ফাইল অন্য টিমের সাথে শেয়ার করার অনুমতি দিন।

ধরুন, আপনি আপনার সেলস টিমের মালিকানাধীন ফাইলগুলো আপনার মার্কেটিং টিমের সাথে শেয়ার করতে দিতে চান। এক্ষেত্রে, সেলসকে মার্কেটিং-এর সাথে ফাইল শেয়ার করার অনুমতি দেওয়ার জন্য আপনার একটি নিয়ম এবং মার্কেটিংকে সেলস থেকে ফাইল গ্রহণ করার অনুমতি দেওয়ার জন্য আরেকটি নিয়মের প্রয়োজন হবে:

উদাহরণ: দুটি দলের ফাইল একে অপরের সাথে শেয়ার করার অনুমতি দিন।

ধরুন, আপনি আপনার সেলস এবং মার্কেটিং টিমের মালিকানাধীন ফাইলগুলো তাদের মধ্যে শেয়ার করতে দিতে চান। উপরের উদাহরণের মতোই, আপনার ২টি নিয়মের প্রয়োজন হবে; তবে, এক্ষেত্রে প্রতিটি নিয়মের ট্রিগারে শেয়ারিং এবং রিসিভিং উভয়ই অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে:

যদি কোনো নিয়ম নির্দিষ্ট করে দেয় যে একটি ফাইল শেয়ার করা হলে কী ঘটবে, তবে তা শুধুমাত্র সেই নিয়মের আওতাভুক্ত ব্যবহারকারীদের মালিকানাধীন ফাইলগুলোর (এবং যেকোনো শেয়ার করা ড্রাইভের) ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য হবে। এই নিয়মটি সেইসব ফাইলের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হবে না, যেগুলোর ওপর আওতাভুক্ত ব্যবহারকারীদের এডিটর প্রিভিলেজ আছে কিন্তু তারা সেগুলোর মালিক নন।

উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আপনার রিসার্চ টিমের মালিকানাধীন ফাইলগুলো আপনার সেলস টিমের সাথে শেয়ার হওয়া থেকে বিরত রাখার জন্য একটি নিয়ম তৈরি করেন, তবুও রিসার্চ টিম তাদের এডিটর প্রিভিলেজ আছে এমন অন্য যেকোনো ফাইল সেলস টিমের সাথে শেয়ার করতে পারবে। সেলস টিম যাতে অন্য কোনো টিমের কাছ থেকে ফাইল গ্রহণ করতে না পারে, সেজন্য আপনি ব্লকিং রুল তৈরি করতে পারেন।

দ্রষ্টব্য:

• যদি কোনো ফাইলের মালিক অন্য কোনো সাংগঠনিক ইউনিট বা গ্রুপে স্থানান্তরিত হন, তাহলে ফাইলটির শেয়ারিং নিয়মাবলী নতুন সাংগঠনিক ইউনিট বা গ্রুপের নিয়ম অনুযায়ী পরিবর্তিত হয়ে যায়। ফাইলের মালিকানা অন্য কোনো সাংগঠনিক ইউনিট বা গ্রুপের কারো কাছে হস্তান্তরিত হলেও এই নিয়ম পরিবর্তন প্রযোজ্য হয়।

• যেসব ফাইলের মালিক তারা নন, ব্যবহারকারীরা সেগুলোর মালিকদের জন্য অনুমোদিত সীমার বাইরে ফাইল শেয়ার করতে পারবেন না। ব্যবহারকারীরা যদি এমন কোনো সাংগঠনিক ইউনিট বা গ্রুপের সদস্য হন যেখানে শেয়ার করার নিয়মকানুন তুলনামূলকভাবে বেশি উদার, তাহলেও এই সীমাবদ্ধতা প্রযোজ্য হবে।

যাদের গুগল অ্যাকাউন্ট নেই অথবা যাদের গুগল অ্যাকাউন্ট কোনো অ্যাডমিনিস্ট্রেটর দ্বারা পরিচালিত নয়, তাদের ক্ষেত্রে ট্রাস্ট রুলগুলো কীভাবে কাজ করে, তা এখানে তুলে ধরা হলো।

যাদের গুগল অ্যাকাউন্ট নেই (দর্শনার্থী)

যে নিয়মগুলো শেয়ার করার অনুমতি দেয়

আপনি যদি এমন একটি নিয়ম তৈরি করেন যা ব্যবহারকারীদের বাইরে ফাইল শেয়ার করার অনুমতি দেয়, তাহলে ডিফল্টরূপে, শুধুমাত্র সেইসব ব্যক্তিদের সাথেই শেয়ার করার অনুমতি দেওয়া হয় যাদের একটি পরিচালিত গুগল অ্যাকাউন্ট (managed Google Account) আছে। তবে, আপনি ব্যবহারকারীদের এমন ব্যক্তিদের সাথেও ফাইল শেয়ার করার অনুমতি দিতে পারেন যাদের গুগল অ্যাকাউন্ট নেই। এই ক্ষেত্রে, প্রাপককে ভিজিটর অ্যাকাউন্ট (visitor account) নামক একটি বিশেষ ধরনের অ্যাকাউন্ট দেওয়া হয়। ভিজিটর অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে শেয়ার করা সম্পর্কে আরও জানুন ।

যাদের গুগল অ্যাকাউন্ট নেই, তাদের সাথে শেয়ার করার অনুমতি দিতে, নিয়মটির ' শর্তাবলী' (Conditions ) সেটিংসে 'ভিজিটর অন্তর্ভুক্ত করুন' (Include visitors ) বিকল্পটি নির্বাচন করুন। এই বিকল্পটি শুধুমাত্র সেইসব নিয়মের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য, যেগুলো ব্যবহারকারীদের কোনো বাহ্যিক ডোমেনে বা সকল বাহ্যিক ব্যবহারকারীর সাথে শেয়ার করার অনুমতি দেয়।

দ্রষ্টব্য: আপনি কোনো ভিজিটর অ্যাকাউন্টকে এমন কোনো গ্রুপে যুক্ত করে শেয়ার করার অনুমতি দিতে পারবেন না, যে গ্রুপের জন্য আপনি এক্সটার্নাল শেয়ারিংয়ের অনুমতি দিয়েছেন।

শেয়ারিং ব্লক করে এমন নিয়ম

যে কোনো নিয়ম যা ব্যবহারকারীদের আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে কিছু শেয়ার করা থেকে বিরত রাখে, তা ভিজিটরদের ক্ষেত্রেও সর্বদা প্রযোজ্য হবে, এমনকি যদি শর্তটির জন্য ‘ভিজিটর অন্তর্ভুক্ত করুন’ বিকল্পটি নির্বাচন করা না-ও থাকে।

তবে, যদি ভিজিটর অ্যাকাউন্টের সাথে শেয়ার করার অনুমতি দেয় এমন অন্য কোনো নিয়ম থাকে, তাহলে গ্রুপে থাকা ভিজিটর অ্যাকাউন্টগুলোর ক্ষেত্রে ব্লকিং নিয়মটি প্রযোজ্য হবে না। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার নিম্নলিখিত নিয়মগুলো থাকে:

• নিয়ম ১— ‘ভিজিটরদের অন্তর্ভুক্ত করুন’ বিকল্পটি নির্বাচিত থাকলে, গুগল অ্যাকাউন্ট আছে এমন যে কারো সাথে ফাইল শেয়ার করার অনুমতি দিন।
• নিয়ম ২—এমন কোনো মেইলিং লিস্ট গ্রুপের সাথে শেয়ার করা ব্লক করুন, যেখানে ভিজিটর অ্যাকাউন্টধারী ব্যক্তিরা রয়েছেন।

গ্রুপের অন্তর্ভুক্ত ভিজিটর অ্যাকাউন্টগুলোর ক্ষেত্রে ব্লক অ্যাকশনগুলো প্রযোজ্য নয়। নিয়ম ২-এর আওতাভুক্ত ব্যবহারকারীরা ভিজিটর অ্যাকাউন্টগুলোকে তাদের ফাইলগুলোতে অ্যাক্সেস দিতে পারবেন।

যাদের গুগল অ্যাকাউন্ট অব্যবস্থাপিত

যে নিয়মগুলো শেয়ার করার অনুমতি দেয়

আপনি যদি এমন কোনো নিয়ম তৈরি করেন যা ব্যবহারকারীদের একটি নির্দিষ্ট ডোমেইন বা সংস্থার বাইরে শেয়ার করার অনুমতি দেয়, তাহলে ব্যবহারকারীরা সেই ডোমেইন বা সংস্থার অব্যবস্থাপিত গুগল অ্যাকাউন্টগুলির সাথে শেয়ার করতে পারবেন না। এই অ্যাকাউন্টগুলির মধ্যে কনজিউমার অ্যাকাউন্ট এবং ইমেল-যাচাইকৃত গুগল ওয়ার্কস্পেস অ্যাকাউন্ট অন্তর্ভুক্ত।

তবে, আপনি ব্যবহারকারীদের নির্দিষ্ট কিছু অপরিবর্তিত অ্যাকাউন্টের সাথে শেয়ার করার অনুমতি দিতে পারেন: অ্যাকাউন্টগুলোকে একটি গ্রুপে যুক্ত করুন এবং এমন একটি নিয়ম তৈরি করুন যা সেই গ্রুপের সাথে শেয়ার করার অনুমতি দেয়।

শেয়ারিং ব্লক করে এমন নিয়ম

যেসব নিয়ম ব্যবহারকারীদের আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে তথ্য শেয়ার করা থেকে বিরত রাখে, সেগুলো অপরিবর্তিত অ্যাকাউন্টগুলোর ক্ষেত্রে সর্বদা প্রযোজ্য হবে।

যদি কোনো ট্রাস্ট রুলের পরিধির মধ্যে কোনো অর্গানাইজেশনাল ইউনিট অন্তর্ভুক্ত থাকে, তাহলে সেই রুলটি ওই অর্গানাইজেশনাল ইউনিটের যেকোনো শেয়ার্ড ড্রাইভের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি এমন একটি রুল তৈরি করেন যা আপনার ম্যানুফ্যাকচারিং টিমের অর্গানাইজেশনাল ইউনিটকে লিগ্যাল বিভাগের সাথে ফাইল শেয়ার করার অনুমতি দেয়, তাহলে লিগ্যাল বিভাগের ব্যবহারকারীরা ম্যানুফ্যাকচারিং-এর শেয়ার্ড ড্রাইভগুলো অ্যাক্সেস করতে পারবে।

শেয়ার্ড ড্রাইভের জন্য ট্রাস্ট রুল তৈরি করতে, নিশ্চিত করুন যে আপনি শেয়ার্ড ড্রাইভগুলো যথাযথ অর্গানাইজেশনাল ইউনিটে সেট আপ করেছেন।

যদি একাধিক ট্রাস্ট রুলের স্কোপ, ট্রিগার এবং কন্ডিশন কোনো শেয়ারিং ইভেন্টের সাথে মিলে যায়, তাহলে রুলগুলোর অ্যাকশন কম্পোনেন্টের ক্ষেত্রে নিম্নলিখিত অগ্রাধিকারের ক্রম অনুসরণ করা হয়:

1. ব্লক শেয়ারিং
2. শেয়ার করার অনুমতি দিন
3. সতর্কীকরণ সহ শেয়ার করার অনুমতি দিন

নিয়মের দ্বন্দ্ব কীভাবে সমাধান করা হয় তার কিছু উদাহরণ এখানে দেওয়া হলো। এই উদাহরণগুলোতে:

• 'your-organization.com' হলো সংস্থাটির সর্বোচ্চ স্তরের সাংগঠনিক ইউনিট।
• "বিপণন বিভাগ" হলো শীর্ষ স্তরের অধীনস্থ একটি সাংগঠনিক ইউনিট।

উদাহরণ ১

ফলাফল: যেহেতু মার্কেটিং বিভাগ আপনার সম্পূর্ণ প্রতিষ্ঠানের একটি অংশ, তাই নিয়ম ১ তাদের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। সুতরাং, তারা শুধুমাত্র অনুমোদিত ডোমেইনগুলোর সাথেই নয়, বরং বিশ্বের যেকোনো ব্যক্তির সাথেই শেয়ার করতে পারে। নিচের উদাহরণ ২-এ দেখানো হয়েছে কীভাবে মার্কেটিং বিভাগকে শুধুমাত্র অনুমোদিত ডোমেইনগুলোর সাথেই শেয়ার করার জন্য সীমাবদ্ধ রাখতে নিয়ম তৈরি করতে হয়।

উদাহরণ ২

ফলাফল: যেহেতু নিয়ম ১ মার্কেটিং বিভাগকে বাদ দেয়, তাই তাদের ক্ষেত্রে শুধুমাত্র নিয়ম ২ প্রযোজ্য। সুতরাং, তারা কেবল অনুমোদিত ডোমেইনগুলোর সাথেই শেয়ার করতে পারবে। অন্য সকল ব্যবহারকারী বিশ্বের যে কারো সাথে শেয়ার করতে পারবে।

উদাহরণ ৩

ফলাফল: নিয়ম ২ তুলনামূলকভাবে বেশি শিথিল, তাই মার্কেটিং বিভাগ বিশ্বের যে কারো সাথে শেয়ার করতে পারে। অন্য সকল ব্যবহারকারী শুধুমাত্র অনুমোদিত ডোমেইনগুলোর সাথেই শেয়ার করতে পারবে।

উদাহরণ ৪

ফলাফল: যেহেতু নিয়ম ২ শেয়ার করাকে বাধা দেয়, তাই এটি নিয়ম ১ দ্বারা অনুমোদিত শেয়ারিংয়ের চেয়ে অগ্রাধিকার পায়। অতএব, মার্কেটিং বিভাগ other-company.com ছাড়া বিশ্বের যে কারো সাথে শেয়ার করতে পারে।

ডিফল্টরূপে, আপনার তৈরি করা নতুন নিয়মগুলির স্ট্যাটাস ' সক্রিয়' (Active) হিসেবে সেট করা থাকে। তবে, আপনি যেকোনো নতুন বা বিদ্যমান নিয়মকে ' নিষ্ক্রিয়' (Inactive ) করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি নতুন নিয়ম তৈরি করে সেটিকে নিষ্ক্রিয় করে রাখতে পারেন, যতক্ষণ না আপনি এটি ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত হচ্ছেন।

যদি কোনো ট্রাস্ট রুলের পরিধি বা শর্তাবলীতে কোনো অর্গানাইজেশনাল ইউনিট অন্তর্ভুক্ত না থাকে, তাহলে ড্রাইভ শেয়ারিং-এর ক্ষেত্রে ট্রাস্ট রুলটি প্রয়োগ হতে ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে। তবে, যদি কোনো ট্রাস্ট রুলের পরিধি বা শর্তাবলীতে এক বা একাধিক অর্গানাইজেশনাল ইউনিট অন্তর্ভুক্ত থাকে, তাহলে অর্গানাইজেশনাল ইউনিটগুলোর আকারের ওপর নির্ভর করে রুলটি প্রয়োগ হতে ৪৮ ঘণ্টা পর্যন্ত সময় লাগতে পারে।

আপনি সর্বোচ্চ রাখতে পারেন:

• ২০০টি সক্রিয় ট্রাস্ট নিয়ম
• ২,০০০ ট্রাস্ট নিয়ম (সক্রিয় + নিষ্ক্রিয়)
• ট্রাস্ট নিয়ম প্রতি ১৫০টি শর্ত
• আপনার প্রতিষ্ঠানের সমস্ত ট্রাস্ট রুল জুড়ে নিম্নলিখিত ধরণের ৫০০টি শর্ত রয়েছে:
  • সাংগঠনিক ইউনিট
  • দলগুলি
  • অনুমোদিত তালিকাভুক্ত (বিশ্বস্ত) ডোমেইন
  • বাহ্যিক ডোমেন
  • নির্দিষ্ট ব্যবহারকারী—১-২০০ জন ব্যবহারকারীকে ১টি শর্ত হিসেবে গণ্য করা হয়, ২০১-৪০০ জন ব্যবহারকারীকে ২টি শর্ত হিসেবে গণ্য করা হয়, এবং এভাবেই চলতে থাকে।

  দ্রষ্টব্য: আপনার সমস্ত ট্রাস্ট নিয়ম জুড়ে নিম্নলিখিত ধরণের শর্তগুলির সংখ্যার কোনো সীমা নেই:

  • সংগঠন
  • যার গুগল অ্যাকাউন্ট আছে
• নিয়ম অনুযায়ী, আওতাভুক্ত ও বাদ দেওয়া ৫০০টি সাংগঠনিক ইউনিট বা গোষ্ঠী।

আপনি অ্যাডমিন কনসোলের গ্রুপ তালিকা থেকে অ্যাডমিন-সৃষ্ট বা ব্যবহারকারী-সৃষ্ট গ্রুপ বেছে নিতে পারেন। গ্রুপের ঠিকানা অবশ্যই আপনার প্রতিষ্ঠানের ডোমেইন দিয়ে শেষ হতে হবে—আপনি কোনো নিয়মের পরিধি বা শর্তের জন্য বাইরের গ্রুপ বেছে নিতে পারবেন না।

বিশ্বাসযোগ্যতার নিয়মের জন্য বিবেচনা করার মতো কিছু গোষ্ঠীর প্রকারভেদ নিচে দেওয়া হলো:

• ডাইনামিক গ্রুপ — ব্যবহারকারীরা যখন আপনার প্রতিষ্ঠানে যোগদান করে, স্থান পরিবর্তন করে বা প্রতিষ্ঠান ছেড়ে যায়, তখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সদস্যপদ পরিচালনা করুন। অ্যাডমিন কনসোলে অথবা ক্লাউড আইডেন্টিটি এপিআই (Cloud Identity API)-এর মাধ্যমে উপলব্ধ, ডাইনামিক গ্রুপ আপনাকে ম্যানুয়ালি গ্রুপ সদস্যপদ পরিচালনায় ব্যয় করা সময় কমাতে সাহায্য করে। একটি ট্রাস্ট রুলস পলিসির জন্য ডাইনামিক গ্রুপ ব্যবহার করতে, নিশ্চিত করুন যে এটি একটি সিকিউরিটি গ্রুপও (যার ‘ সিকিউরিটি’ লেবেল রয়েছে)। ডাইনামিক গ্রুপ সম্পর্কে আরও জানুন।

• সিকিউরিটি গ্রুপ — একটি স্ট্যান্ডার্ড বা ডাইনামিক গ্রুপকে সিকিউরিটি গ্রুপে রূপান্তর করুন, যা আপনাকে অনুমতি এবং অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণের জন্য গ্রুপটিকে নিয়ন্ত্রণ, নিরীক্ষা এবং নিরীক্ষণ করতে সাহায্য করে। আপনি অ্যাডমিন কনসোলে অথবা ক্লাউড আইডেন্টিটি গ্রুপস এপিআই (Cloud Identity Groups API) ব্যবহার করে সেগুলিতে 'সিকিউরিটি' লেবেল যুক্ত করার মাধ্যমে সিকিউরিটি গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। সিকিউরিটি গ্রুপ সম্পর্কে আরও জানুন।

• স্থানান্তরিত গ্রুপসমূহ — Microsoft Active Directory বা অন্যান্য টুলে আপনার তৈরি করা গ্রুপগুলোকে Google Workspace-এর সাথে সিঙ্ক করতে Google Cloud Directory Sync (GCDS) ব্যবহার করুন। এরপর, আপনি সেই সিঙ্ক করা গ্রুপগুলোকে ট্রাস্ট রুলসে ব্যবহার করতে পারবেন। GCDS সম্পর্কে আরও জানুন।

বহিরাগত ব্যবহারকারীদের উপর ট্রাস্ট রুল প্রয়োগ করতে, আপনি বহিরাগত ঠিকানা (বহিরাগত গ্রুপ বা ব্যক্তিগত ঠিকানা সহ) দিয়ে একটি গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার সংস্থার লিগ্যাল টিমের আপনার বহিরাগত কাউন্সেলের ফার্মের নির্দিষ্ট আইনজীবীদের সাথে তাদের ফাইল শেয়ার করার প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনি সেই আইনজীবীদের ঠিকানা দিয়ে একটি গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। তারপর একটি রুল তৈরি করুন, যেমন:

• পরিধি — আইনি দলের সাংগঠনিক ইউনিট
• ট্রিগার — ফাইল শেয়ার করা এবং ফাইল গ্রহণ করা
• শর্ত — নির্দিষ্ট আইনজীবীদের ঠিকানা সহ গ্রুপ
• পদক্ষেপ — অনুমতি দিন

যদি কোনো ব্যবহারকারীর অ্যাকাউন্টে আর গুগল ড্রাইভ এবং ডক্স পরিষেবা না থাকে—উদাহরণস্বরূপ, তার অ্যাকাউন্ট থেকে গুগল ওয়ার্কস্পেস লাইসেন্সটি সরিয়ে নেওয়া হলে—তার মালিকানাধীন ফাইলগুলি শুধুমাত্র আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যেই শেয়ার করা যাবে, এমনকি যদি তার ফাইলগুলিতে প্রযোজ্য ট্রাস্ট রুলস বাইরের কারও সাথে শেয়ার করার অনুমতি দেয়। অভ্যন্তরীণ শেয়ারিং নিয়ম, যেমন নির্দিষ্ট সাংগঠনিক ইউনিটে শেয়ার সীমাবদ্ধ করার নিয়ম, ব্যবহারকারীর ফাইলের ক্ষেত্রে আর প্রযোজ্য হবে না। তবে, অন্যান্য লাইসেন্সপ্রাপ্ত ব্যবহারকারীদের ফাইল গ্রহণ করা থেকে বিরত রাখার নিয়মগুলি তখনও বলবৎ থাকবে।

ব্যবহারকারীর ফাইলগুলি থেকে বাহ্যিক শেয়ারিং সীমাবদ্ধতা অপসারণ করতে, আপনি তাদের অ্যাকাউন্টে আর্কাইভড ইউজার (AU) লাইসেন্স যোগ করতে পারেন। বিস্তারিত জানতে, আর্কাইভড ইউজার লাইসেন্স যোগ করুন -এ যান।

যদি আপনি এমন একটি নিয়ম তৈরি করেন যা কোনো গ্রুপকে বাহ্যিকভাবে ফাইল শেয়ার করার অনুমতি দেয়, এবং তারপর সেই গ্রুপ থেকে কোনো ব্যবহারকারীকে সরিয়ে দেন, তাহলে সেই ব্যবহারকারীর শেয়ার করা কোনো ফাইলই আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে আর অ্যাক্সেস করা যাবে না।

যদি আপনার প্রতিষ্ঠানে এমন কিছু ব্যবহারকারী থাকেন যাদের গুগল ওয়ার্কস্পেস লাইসেন্সে ট্রাস্ট রুলস অন্তর্ভুক্ত নেই, তবুও আপনি সেই ব্যবহারকারী এবং তাদের ফাইলগুলিতে ট্রাস্ট রুলস প্রয়োগ করতে পারবেন। এছাড়াও, যদি কোনো ব্যবহারকারীর এমন গুগল ওয়ার্কস্পেস লাইসেন্স থাকে যেখানে ট্রাস্ট রুলস অন্তর্ভুক্ত আছে, এবং তার অ্যাকাউন্টটি এমন একটি লাইসেন্সে পরিবর্তন করা হয় যেখানে এই ফিচারটি নেই, তাহলেও সেই ব্যবহারকারী এবং তার ফাইলগুলিতে ট্রাস্ট রুলস প্রযোজ্য থাকবে।

ট্রাস্ট রুল ব্যবহারকারীদের উপর প্রয়োগ করা হয়, গ্রুপের উপর নয়, কারণ একটি গ্রুপে এমন সদস্যও থাকতে পারে যাদের ট্রাস্ট রুল দ্বারা ব্লক করা হয় না। তাই আপনি বাইরের গ্রুপগুলোর সাথে ড্রাইভ ফাইল শেয়ার করতে পারলেও, আপনার ট্রাস্ট রুল অনুযায়ী গ্রুপের সদস্যদের জন্য অ্যাক্সেস ব্লক করা থাকে।

যদি আপনার সংস্থা এমন কোনো গুগল ওয়ার্কস্পেস সংস্করণে স্থানান্তরিত হয় যেখানে ট্রাস্ট রুলস অন্তর্ভুক্ত নেই, তাহলেও আপনার সংস্থার সক্রিয় ট্রাস্ট রুলসগুলো সক্রিয় এবং বলবৎ থাকবে। আপনি ট্রাস্ট রুলসগুলো দেখতে পারবেন, কিন্তু সেগুলো সম্পাদনা বা মুছে ফেলতে পারবেন না। আপনি যদি একজন সুপার অ্যাডমিন হন, তাহলে এর পরিবর্তে ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংস ব্যবহার করার জন্য ট্রাস্ট রুলস বন্ধ করে দিতে পারেন।

আপনি যদি ট্রাস্ট রুলস বন্ধ করেন: আপনার প্রতিষ্ঠানের ড্রাইভ শেয়ারিং সেটিংস পুনরায় সক্রিয় হয়ে উঠবে এবং ট্রাস্ট রুলস চালু করার সময়কার অবস্থায় ফিরে যাবে। আপনার তৈরি করা সমস্ত ট্রাস্ট রুলস স্থায়ীভাবে মুছে যাবে।

আপনি যদি আপনার Google Workspace সাবস্ক্রিপশন বাতিল করেন এবং আপনার কাছে শুধুমাত্র Cloud Identity লাইসেন্স থাকে, তাহলে আপনি Drive শেয়ারিং সেটিংস ব্যবহার করতে পারবেন না।

ফাইল শেয়ার করার সময়, নিম্নলিখিত সবগুলি শর্ত সত্য হলে ব্যবহারকারীরা ‘লিঙ্কসহ যে কেউ’ বিকল্পটি বেছে নিতে পারেন:

• ব্যবহারকারীদের ফাইলে প্রযোজ্য ট্রাস্ট রুলগুলো তাদেরকে আপনার প্রতিষ্ঠানের সকলের সাথে, গুগল অ্যাকাউন্ট আছে এমন যে কারো সাথে এবং ভিজিটর অ্যাকাউন্টের সাথে ফাইল শেয়ার করার অনুমতি দেয়।
• ব্যবহারকারীদের ফাইলগুলিতে এমন কোনো বিশ্বাসযোগ্যতার নিয়ম প্রয়োগ করা নেই যা তাদের ফাইল শেয়ার করা থেকে বিরত রাখে।
• The following Drive sharing setting is turned on: When sharing outside of your domain is allowed, users can make files and published content available to anyone with the link . For details about this setting, go to Set users' Drive sharing permissions .

Yes, service accounts are included in the condition Anyone with a Google Account . For example, if you create a trust rule to block users at your organization from collaborating with Anyone with a Google Account, the rule also prevents service accounts from accessing files protected by the rule.

Trust rules only block respondents from accessing a Form when the form contains a file upload question and the trust rule has a file sharing restriction. Users within the scope of a trust rule are not restricted from responding to Forms that do not prompt the respondents to upload files.