إنشاء تصنيفات لمؤسستك

الإصدارات المتوافقة مع هذه الميزة: Frontline Starter وFrontline Standard وFrontline Plus وBusiness Standard وBusiness Plus وEnterprise Standard وEnterprise Plus وEducation Standard وEducation Plus وEssentials وEnterprise Essentials وEnterprise Essentials Plus وG Suite Business مقارنة إصدارك

ملاحظة:

• تتطلّب بعض الميزات الموضّحة في هذه المقالة إصدارًا من Google Workspace يتضمّن إمكانات منع فقدان البيانات، وتشمل مثلاً التصنيف التلقائي وقواعد منع فقدان البيانات (DLP) وقواعد الاحتفاظ بالبيانات المستندة إلى التصنيفات في Vault. للتأكّد من أنّ إصدارك مؤهَّل للاستفادة من هذه الميزات المتقدّمة، اطّلِع على مقارنة بين إصدارات Google Workspace.
• لإضافة علامات تصنيف إلى ملفاتك في Drive، انتقِل إلى هذه المقالة. لإضافة علامات تصنيف إلى رسائل Gmail، انتقِل إلى هذه المقالة.

بصفتك مشرفًا، يمكنك إنشاء علامات تصنيف ليتمكّن المستخدمون من إضافتها إلى الملفات في Drive والرسائل في Gmail. يمكنك إنشاء ما يصل إلى 150 تصنيفًا، ويشمل ذلك إنشاء تصنيفات ذات شارات متعدّدة. ويتم إنشاء التصنيفات في "وحدة تحكّم المشرف".

قبل البدء: مزيد من المعلومات عن أفضل الممارسات المتعلّقة بالتصنيفات

الخطوة 1: إنشاء تصنيف

1. في "وحدة تحكّم المشرف في Google"، انتقِل إلى "القائمة" الأمانالتحكّم في البيانات والوصولأداة إدارة التصنيفات.

   الانتقال إلى "أداة إدارة التصنيفات"

   يجب توفُّر امتيازات المشرف إدارة تسميات التصنيفات.

2. انقر على تصنيف جديد.
3. أدخِل اسمًا للتصنيف.
4. ضَع علامة في المربّعات بجانب التطبيقات التي تريد استخدام التصنيف فيها.
5. (اختياري) يمكنك إضافة وصفًا للتصنيف، سيرى المستخدمون وصف التصنيف عندما يفتحون لوحة التصنيفات في أحد الملفات.
6. (اختياري) بالنسبة إلى التصنيفات التي تتضمّن حقلاً يحمل شارة، يمكنك إضافة رابط يؤدي إلى المستندات المتعلّقة بالتصنيف. وسيرى المستخدمون رابط "مزيد من المعلومات" عندما يشيرون إلى التصنيف الذي يحمل شارة أو يفتحون لوحة التصنيفات في أحد الملفات.

يُرجى الانتقال إلى الأقسام التالية لإضافة حقول (اختياري) ونشر التصنيف.

الخطوة 2: (اختياري) إضافة حقول إلى التصنيف

يمكنك إضافة ما يصل إلى 10 حقول إلى التصنيفات للحصول على تصنيف أكثر دقّة. مثلاً، يمكن أن يحتوي تصنيف القسم على حقل به قائمة من الخيارات مثل الشؤون المالية والهندسة والشؤون القانونية.

1. بعد فتح التصنيف، انقر على إضافة حقول.

2. انقر على "إضافة حقل" بجانب كل نوع حقل تريد إضافته. للحصول على تفاصيل حول أنواع الحقول، يُرجى مراجِعة الجدول الذي يتبع هذه الخطوات.

   ملاحظات:

   1. ننصح بتقليل عدد الحقول في التصنيفات للتشجيع على استخدامها بانتظام. يميل المستخدمون إلى تطبيق التصنيفات وتعديل قيم الحقول إذا كانت سريعة وسهلة.
   2. يمكن لقواعد حماية البيانات في Drive أن تستخدم التصنيفات التي تحتوي فقط على حقول تحمل شارة أو التصنيفات مع نوع الحقلقائمة الخيارات ذات الاختيار الواحد. ولا تتوافق مع أنواع الحقول الأخرى.

3. انقر على إضافة حقول.

4. انقر على حقل لضبط الخيارات، مثل اسم الحقل أو الخيارات المتوفرة أو تنسيق حقل التاريخ. يمكنك ضبط ألوان الشارات وإعادة ترتيب خيارات الحقول.

5. (اختياري) يمكنك وضع علامة في المربّع يُطلب من المستخدمين تحديد خيار ليصبح هذا الحقل إلزاميًا. ملاحظة مهمة: يرى المستخدمون علامات تمييز بارزة على هذه التصنيفات لتشجيعهم على ملء الحقول المطلوبة، ولكن لا يتم فرضها.

في حال إضافة حقل أو خيار حقل آخرَين، يمكنك حذفهما قبل نشر التصنيف. بالنسبة إلى الحقل أو خيار الحقل الذي تريد حذفه، انقر على "المزيد" حذف.

راجِع الحقول الجديدة بعناية. بعد نشر التصنيف، لن تتمكن من تغيير نوع الحقل. بالنسبة إلى حقول الشخص، لا يمكنك تغيير إعدادات السماح للمستخدمين باختيار قيمة واحدة أو عدة قيم.

أنواع الحقول

الحقل	الإجراءات التي يمكن للمستخدمين اتّخاذها	تفاصيل إضافية
قائمة الشارات	تحديد خيار واحد من قائمة الشارات	يمكن إضافة حقل واحد فقط من نوع قائمة الشارات لكل تصنيف ما لا يزيد عن 200 خيار يمكن للمستخدمين تحديد خيار واحد فقط
قائمة خيارات (اختيار واحد)	تحديد خيار واحد من القائمة	ما لا يزيد عن 200 خيار
قائمة خيارات (متعدّدة الاختيارات) غير متاح في Gmail	تحديد خيار واحد أو أكثر من القائمة	ما لا يزيد عن 200 خيار لا يمكن للمستخدمين اختيار أكثر من 10 قيم
العدد غير متاح في Gmail	إدخال قيمة رقمية	الأرقام الصحيحة فقط
التاريخ غير متاح في Gmail	اختيار تاريخ من التقويم	يمكن ضبط تنسيق التاريخ على طويل: الشهر DD, YYYY، أو قصير: MM/DD/YY
نص غير متاح في Gmail	إدخال نص في مربّع نص	‫100 حرف كحد أقصى
شخص غير متاح في Gmail	اختيار شخص من جهات اتصال Google Workspace	ضبط اختياري: السماح بتحديد خيارات متعددة في حال السماح بالخيارات المتعددة، لا يمكن للمستخدمين اختيار أكثر من 10 خيارات.

الخطوة 3: تحديد المستخدمين الذين يمكنهم الاطّلاع على تصنيف أو استخدامه

وفق الإعدادات التلقائية، يمكن لجميع المستخدمين في مؤسستك الاطّلاع على التصنيفات واستخدامها. يمكنك تعديل أذونات التصنيف لتحديد المستخدمين الذين يمكنهم الاطّلاع على قيم الحقول واستخدامها وتعديلها، والبحث حسب التصنيف. على سبيل المثال:

• للسماح للمستخدمين الخارجيين أو المجموعات التي تضم مستخدمين خارجيين بالاطّلاع على التصنيفات واستخدامها، يُرجى إضافة هؤلاء المستخدمين والمجموعات ضمن الأذونات المتقدّمة.
• لاختبار تصنيف جديد، يمكنك أولاً ضبط وصول محدود ومنح إذن الوصول إلى التصنيف لمجموعة اختبار فقط. بعد الانتهاء، يمكنك تغيير الأذونات ليتمكّن الجميع من استخدام التصنيف.
• إذا كان أحد التصنيفات يحتوي على معلومات سرية، يمكنك ضبط وصول محدود بحيث لا يمكن إلا للمستخدمين الذين يملكون إذن الوصول إلى هذه المعلومات الاطّلاع على التصنيف أو استخدامه.

ملاحظة:

• تُطبّق أذونات الملفات على علامات التصنيف في Drive أيضًا. على سبيل المثال، إذا كان المستخدم يملك إذنًا بالاطّلاع فقط على ملف، سيتمكّن من الاطّلاع حصرًا على التصنيفات المستخدمة لذلك الملف، حتى لو كان بإمكانه إضافة تلك التصنيفات وضبطها.
• يمكن منح الإذن لأي مستخدم يملك حساب Google بالاطّلاع على التصنيفات أو تطبيقها. ومع ذلك، لا يمكن إضافة علامات التصنيف في Drive إلا على العناصر التي يملكها المستخدمون مع ترخيص يتيح استخدام تصنيفات Drive أو العناصر في مساحات التخزين السحابي المشتركة.

لضبط أذونات التصنيفات:

1. افتح التصنيف إذا لم يكن مفتوحًا من قبل.
2. في لوحة الأذونات على يسار الصفحة، انقر على تعديل.
3. اختَر مستوى الإذن لمؤسستك:
   1. يمكن إضافة التصنيفات وضبط القيم: بإمكان المستخدمين استخدام هذا التصنيف وضبط قيَمه والبحث عنه في الملفات التي يمكنهم تعديلها.
   2. يمكن عرض هذا التصنيف: بإمكان المستخدمين الاطّلاع على التصنيف والبحث عنه في الملفات التي يمكنهم الاطّلاع عليها أو التعليق عليها.
   3. وصول محدود: بإمكان المستخدمين والمجموعات التي تحدّدها فقط الاطّلاع على التصنيفات أو استخدامها. يمكنك اختيار الأذونات لكل مستخدم أو مجموعة في الخطوة التالية.
4. (اختياري) أضِف الأذونات لمستخدمين محددين ومجموعات محددة:
   1. ضمن الأذونات المتقدّمة، ابدأ في إدخال حساب مستخدم أو مجموعة واختَر الحساب. تشمل الحسابات المقترَحة المجموعات والمستخدمين الداخليين والخارجيين الذين تواصلت معهم. إذا لم يظهر لك حساب مستخدم أو مجموعة في قائمة الاقتراحات، يمكنك إضافته يدويًا. على سبيل المثال، إذا كنت مشرفًا لدى مورّد، يمكنك إضافة أي مستخدمين أو مجموعات لعملاء التوريد. ملاحظة: لا يمكن استخدام علامات التصنيف في Gmail للمجموعات الديناميكية.
   2. اختَر مستوى الإذن لذلك الحساب.
5. انقر على حفظ.

الخطوة 4: معاينة تصنيف ونشره

يتم إنشاء التصنيفات الجديدة بالحالة "مسودة" حتى تتمكن من مراجعة الشكل الذي سيظهر به التصنيف للمستخدمين قبل إتاحته.

لمعاينة طريقة عمل تصنيف معيّن في Drive وGmail، يمكنك مراجعة لوحة المعاينة في يسار الصفحة. في أعلى الصفحة، اختَر التطبيق الذي تريد معاينة التصنيف فيه. إذا كان التصنيف يتضمّن حقولاً غير متوافقة مع Gmail، لن يتم إدراجها في معاينة Gmail، ولكن سيتم إدراجها في معاينة Drive.

لنشر تصنيف، يُرجى اتّباع الخطوات التالية:

1. افتح التصنيف إذا لم يكن مفتوحًا من قبل.
2. راجِع التصنيف وأي حقول متوفرة. ملاحظة مهمة: لا يمكن تغيير نوع الحقل بعد نشر التصنيف.
3. انقر على نشر.
4. انقر على نشر لتأكيد نشر التصنيف.

إنّ المستخدمين الذين يملكون أذونات الاطّلاع على التصنيف أو استخدامه يصبح بإمكانهم الوصول إليه، ويمكنك استخدامه لتصنيف البيانات وحمايتها (كما هو موضّح في القسم التالي).

عند تعديل تصنيف، تُحفظ التغييرات كمسودة. ولإتاحة تعديلاتك للمستخدمين، عليك نشر التصنيف مرة أخرى.

الخطوة 5: (اختياري) استخدام علامات التصنيف لتصنيف البيانات وحمايتها وإدارتها

يمكنك إعداد السياسات من أجل إضافة علامات التصنيف تلقائيًا إلى الملفات في Drive أو الرسائل في Gmail. يمكنك أيضًا إعداد قواعد "منع فقدان البيانات" (DLP) والاحتفاظ بالبيانات في Vault لمنع حذف الملفات استنادًا إلى تصنيفاتها.

ملاحظات مُهمّة:

• عند استخدام تصنيف للتصنيف التلقائي أو التصنيف بالذكاء الاصطناعي أو قواعد "منع فقدان البيانات" أو الاحتفاظ بالبيانات في Vault، سيتم قفل إعدادات التصنيف في أداة إدارة التصنيفات. ويؤدي ذلك إلى منع إجراء تعديلات على التصنيفات التي قد تخالف سياسات النشاط التجاري.
• عند استخدام تصنيف في قواعد "منع فقدان البيانات" أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault، لا يمكنك إيقاف التصنيف أو حذفه. يمكن لمديري التصنيفات معرفة أنّ التصنيف يُستخدَم في قاعدة ضمن عمود القواعد في جدول التصنيفات. ومع ذلك، لن يتمكّن المستخدمون من الاطّلاع على تفاصيل القاعدة التي تستخدم التصنيف ما لم يكن لديهم امتيازات المشرف المطلوبة.

إضافة التصنيفات تلقائيًا إلى الملفات في Drive

تتوفّر 3 طرق لتطبيق التصنيفات تلقائيًا على الملفات: "التصنيف التلقائي" وميزة "منع فقدان البيانات" و"تصنيف الذكاء الاصطناعي" (AI). وهذه الطرق تعمل بأساليب مختلفة، ويمكنك استخدامها معًا اعتمادًا على نوع التصنيف الذي تريد القيام به.

إضافة التصنيفات تلقائيًا على الرسائل في Gmail

يمكنك استخدام قواعد "منع فقدان البيانات" لتصنيف الرسائل تلقائيًا استنادًا إلى محتواها. لمزيد من المعلومات، يُرجى الاطّلاع على المقالة لمحة عن ميزة "منع فقدان البيانات" في Gmail وعلامات التصنيف التلقائية.

منع مشاركة المحتوى وإرساله خارجيًا باستخدام قواعد "منع فقدان البيانات" المستندة إلى التصنيف

يمكنك تحديد قواعد تنطبق فقط على الملفات أو الرسائل التي تحمل تصنيفًا أو حقلاً محددًا. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة "منع فقدان البيانات" للبحث عن أرقام بطاقات الائتمان وأرقام التأمين الاجتماعي في المستندات أو الرسائل. وفي حال العثور على مطابقة، تتم إضافة تصنيف، مثل "الحساسية"، ويتم ضبط قيمة الحقل على "سري"، كما يتم حظر مشاركة المحتوى وإرساله خارجيًا.

يمكن أن تستخدم قواعد حماية البيانات التصنيفات التي تحتوي على حقول تحمل شارة أو حقول قائمة الخيارات. ولا تتوافق مع أنواع الحقول الأخرى.

لإعداد قاعدة "منع فقدان البيانات"، يُرجى اتّباع الخطوات الواردة في المقالة إنشاء قواعد "منع فقدان البيانات" في Drive وأدوات رصد المحتوى المخصّصة أو منع تسرُّب البيانات في الرسائل الإلكترونية والمرفقات. ملاحظة: يمكنك إعداد قواعد "منع فقدان البيانات" من أجل إضافتها إلى كل من الملفات في Drive والرسائل في Gmail. يمكنك اختيار الإجراء الذي سيتم اتّخاذه لكل تطبيق عندما ترصد ميزة "منع فقدان البيانات" التصنيف.

الاحتفاظ بملفات Drive حسب التصنيف باستخدام Google Vault

يمكنك تحديد قواعد الاحتفاظ بالبيانات التي تمنع حذف عنصر، أو التي تتطلب حذف عنصر، استنادًا إلى تصنيف Drive وأي قيم للحقول. للحصول على أمثلة ومعلومات إضافية، يُرجى الاطّلاع على المقالة الاحتفاظ بملفات Drive باستخدام Vault.

الخطوات التالية

بعد أن أصبح لدى مؤسستك تصنيفات يمكن استخدامها، عليك تنفيذ ما يلي:

1. تدريب المستخدمين على كيفية إضافة علامات التصنيف في Drive واستخدامها للبحث عن الملفات
2. تدريب المستخدمين على كيفية استخدام علامات التصنيف في Gmail
3. التعرُّف على كيفية تعديل التصنيفات وإيقافها وحذفها ورصدها