Klassifizierungslabels für Ihre Organisation erstellen

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Frontline Starter, Frontline Standard und Frontline Plus; Business Standard und Business Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Standard und Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Versionen vergleichen

Hinweis:

Für einige der in diesem Artikel beschriebenen Funktionen, z. B. die automatische Klassifizierung, Regeln zum Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) und auf Labels basierende Aufbewahrungsregeln in Vault, ist eine Google Workspace-Version mit DLP-Funktionen erforderlich. Informationen dazu, ob Ihre Version für diese erweiterten Funktionen infrage kommt, finden Sie unter Google Workspace-Versionen vergleichen.
Wenn Sie Klassifizierungslabels auf Ihre Dateien in Google Drive anwenden möchten, lesen Sie hier weiter. Wenn Sie Klassifizierungslabels auf Ihre Gmail-Nachrichten anwenden möchten, lesen Sie hier weiter.

Als Administrator können Sie Klassifizierungslabels erstellen, die Nutzer auf Dateien in Google Drive und Nachrichten in Gmail anwenden können. Sie können bis zu 150 Labels erstellen, darunter Labels mit mehreren Badges. Die Labels werden in der Admin-Konsole erstellt.

Hinweis:Best Practices für Labels

Schritt 1: Labels erstellen

Gehen Sie in der Admin-Konsole zum Dreistrich-Menü SicherheitZugriffs- und DatenkontrolleLabel Manager.

Zum Label Manager gehen

Hierfür ist die Administratorberechtigung Klassifizierungslabels verwalten erforderlich.
Klicken Sie auf Neues Label.
Geben Sie einen Namen für das Label ein.
Setzen Sie ein Häkchen neben den Apps, in denen Sie das Label verwenden möchten.
Optional: Fügen Sie eine Labelbeschreibung hinzu. Die Nutzer sehen die Labelbeschreibung, wenn sie den Bereich Labels für eine Datei öffnen.
Optional: Fügen Sie für Labels mit einem Badge-Feld einen Link zur Dokumentation des Labels hinzu. Die Nutzer sehen diesen Link zu weiteren Informationen, wenn sie den Mauszeiger auf das Badge-Label bewegen oder den Bereich Labels für eine Datei öffnen.

Fahren Sie mit den nächsten Abschnitten fort, um Felder hinzuzufügen (optional) und Ihr Label zu veröffentlichen.

Schritt 2: Optional: Dem Label Felder hinzufügen

Sie können Labels bis zu 10 Felder hinzufügen, um eine detailliertere Klassifizierung zu ermöglichen. Das Label Abteilung könnte beispielsweise ein Feld mit einer Liste von Optionen wie Finanzen, Entwicklung und Rechtsabteilung enthalten.

Klicken Sie bei einem geöffneten Label auf Felder hinzufügen.
Klicken Sie neben jedem Feldtyp, den Sie hinzufügen möchten, auf „Feld hinzufügen“ . Weitere Informationen zu den Feldtypen finden Sie in der Tabelle, die dieser Anleitung folgt.

Tipps:
1. Verwenden Sie möglichst wenige Felder in einem Label, damit diese einheitlich verwendet werden. Nutzer wenden eher Labels an und bearbeiten Feldwerte, wenn das schnell und einfach geht.
2. Für Datenschutzregeln in Google Drive dürfen nur Labels mit Badge-Feldern oder Labels mit dem Feldtyp Liste der Optionen mit einer einzigen Auswahlmöglichkeit verwendet werden. Andere Feldtypen werden nicht unterstützt.
Klicken Sie auf Felder hinzufügen.
Klicken Sie auf ein Feld, um Optionen zu konfigurieren, z. B. den Feldnamen, die verfügbaren Optionen oder das Format eines Datumsfelds. Sie können Badge-Farben festlegen und Feldoptionen neu anordnen.
Optional: Setzen Sie ein Häkchen bei Nutzer müssen eine Option auswählen, um das Feld als Pflichtfeld festzulegen. Wichtig:Die Nutzer sehen bei diesen Labels Markierungen, um sie zum Ausfüllen aufzufordern. Das Ausfüllen von Pflichtfeldern wird aber nicht erzwungen.

Wenn Sie ein Feld oder eine Feldoption zu viel hinzufügen, können Sie sie löschen, bevor Sie das Label veröffentlichen. Klicken Sie dazu neben dem Feld oder der Option auf das Dreipunkt-Menü Löschen.

Sehen Sie sich die neuen Felder genau an. Nach der Veröffentlichung des Labels können Sie den Feldtyp nicht mehr ändern. Bei Feldern vom Typ Person können Sie nicht ändern, ob Nutzer mehrere Werte auswählen können.

Feldtypen

Feld	Optionen für Nutzer	Weitere Details
Badge-Liste	Eine Option aus einer Liste von Badges auswählen	Pro Label kann nur ein Badge-Listenfeld hinzugefügt werden. Maximal 200 Optionen. Nutzer können nur eine Option auswählen.
Optionsliste (Einzelauswahl)	Eine Option aus einer Liste auswählen	Maximal 200 Optionen.
Optionsliste (Mehrfachauswahl) für Gmail nicht unterstützt	Eine oder mehrere Optionen aus einer Liste auswählen	Maximal 200 Optionen. Nutzer können maximal 10 Werte auswählen.
Zahl für Gmail nicht unterstützt	Numerischen Wert eingeben	Nur ganze Zahlen
Datum für Gmail nicht unterstützt	Kalenderdatum auswählen	Das Datumsformat kann auf Lang: Monat TT, JJJJ oder Kurz: MM/TT/JJ festgelegt werden.
Text für Gmail nicht unterstützt	Text in ein Textfeld eingeben	Maximal 100 Zeichen zulässig.
Person für Gmail nicht unterstützt	Person aus den Google Workspace-Kontakten auswählen	Optionale Konfiguration: Mehrfachauswahl zulassen Wenn die Mehrfachauswahl zulässig ist, können Nutzer maximal 10 Elemente auswählen.

Schritt 3: Festlegen, wer ein Label sehen oder verwenden darf

Standardmäßig kann jeder in Ihrer Organisation Labels ansehen und anwenden. Bearbeiten Sie die Labelberechtigungen, um festzulegen, wer Labels aufrufen, anwenden, Feldwerte bearbeiten und anhand der Labels suchen kann. Beispiel:

Damit externe Nutzer oder Gruppen, die externe Nutzer enthalten, die Labels ansehen und verwenden können, fügen Sie diese Nutzer und Gruppen unter Erweiterte Berechtigungen hinzu.
Wenn Sie ein neues Label testen möchten, können Sie zuerst Eingeschränkter Zugriff festlegen und nur einer Testgruppe Zugriff auf das Label gewähren. Nach dem Testen können Sie die Berechtigungen so ändern, dass alle Nutzer das Label verwenden können.
Wenn ein Label vertrauliche Informationen enthält, können Sie Eingeschränkter Zugriff festlegen, sodass nur Nutzer, die Zugriff auf diese Informationen haben sollen, das Label sehen oder verwenden können.

Hinweis:

Für Drive-Klassifizierungslabels gelten weiterhin die Dateiberechtigungen. Wenn eine Person beispielsweise Lesezugriff auf eine Datei hat, kann sie Labels, die auf diese Datei angewendet wurden, nur ansehen, auch wenn sie die Labels anwenden und festlegen darf.
Jeder Person mit einem Google-Konto kann die Berechtigung erteilt werden, Labels anzusehen oder sie anzuwenden. Drive-Klassifizierungslabels können jedoch nur auf Elemente angewendet werden, bei denen Nutzende mit einer Lizenz, die Google Drive-Labels unterstützt, die Rolle „Eigentümer“ haben, oder auf Elemente in geteilten Ablagen.

So legen Sie Labelberechtigungen fest:

Öffnen Sie das Label, falls es noch nicht geöffnet ist.
Klicken Sie rechts im Bereich Berechtigungen auf Bearbeiten.
Wählen Sie die Berechtigungsstufe für Ihre Organisation aus:
1. Darf Labels anwenden und Werte festlegen: Nutzer können für Dateien, die sie bearbeiten können, das Label anwenden, Werte festlegen und danach suchen.
2. Darf dieses Label ansehen: Nutzer können dieses Label in Dateien suchen, die sie ansehen oder kommentieren dürfen.
3. Eingeschränkter Zugriff: Nur von Ihnen festgelegte Nutzer und Gruppen dürfen die Labels ansehen oder anwenden. Im nächsten Schritt können Sie die Berechtigungen für die einzelnen Nutzer oder Gruppen auswählen.
Optional: Fügen Sie Berechtigungen für bestimmte Nutzer und Gruppen hinzu:
1. Geben Sie unter Erweiterte Berechtigungen die ersten Buchstaben eines Nutzer- oder Gruppenkontos ein und wählen Sie es aus. Die vorgeschlagenen Konten umfassen sowohl interne als auch externe Nutzer und Gruppen, die von Ihnen kontaktiert wurden. Wenn ein Nutzer- oder Gruppenkonto nicht in der Vorschlagsliste angezeigt wird, können Sie es manuell hinzufügen. Wenn Sie beispielsweise Reseller-Administrator sind, können Sie Nutzer oder Gruppen des Kunden eines Resellers hinzufügen. Hinweis:Dynamische Gruppen werden für Gmail-Klassifizierungslabels nicht unterstützt.
2. Wählen Sie die Berechtigungsstufe für das Konto aus.
Klicken Sie auf Speichern.

Schritt 4: Label als Vorschau ansehen und veröffentlichen

Neue Labels werden im Status „Entwurf“ erstellt. So können Sie prüfen, wie das Label Nutzerinnen und Nutzern angezeigt wird, bevor Sie es zur Verfügung stellen.

Rechts im Bereich Vorschau können Sie sehen, wie ein Label in Drive und Gmail funktioniert. Wählen Sie oben die App aus, für die Sie das Label als Vorschau ansehen möchten. Wenn ein Label Felder enthält, die von Gmail nicht unterstützt werden, werden diese Felder nicht in der Gmail-Vorschau aufgeführt, sind aber in der Drive-Vorschau zu sehen.

So veröffentlichen Sie ein Label:

Öffnen Sie das Label, falls es noch nicht geöffnet ist.
Prüfen Sie das Label und alle Felder. Wichtig:Der Feldtyp kann nach der Veröffentlichung des Labels nicht mehr geändert werden.
Klicken Sie auf Veröffentlichen.
Klicken Sie auf Veröffentlichen, um zu bestätigen, dass Sie das Label veröffentlichen möchten.

Nutzer mit Berechtigungen zum Ansehen oder Verwenden des Labels haben jetzt Zugriff und Sie können das Label verwenden, um Daten zu klassifizieren und zu schützen (wie im nächsten Abschnitt beschrieben).

Wenn Sie ein Label bearbeiten, werden die Änderungen als Entwurf gespeichert. Damit Nutzerinnen und Nutzer Ihre Änderungen sehen können, müssen Sie das Label noch einmal veröffentlichen.

Schritt 5: Optional: Daten mit Klassifizierungslabels klassifizieren, schützen und verwalten

Sie können Richtlinien einrichten, damit Klassifizierungslabels automatisch auf Dateien in Drive oder Nachrichten in Gmail angewendet werden. Außerdem können Sie den Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) und Vault-Aufbewahrungsregeln einrichten, um zu verhindern, dass Dateien anhand des Labels gelöscht werden.

Wichtig:

Wenn Sie ein Label für Standardklassifizierungen, KI-Klassifizierung, DLP oder Vault-Aufbewahrungsregeln verwenden, werden die Einstellungen des Labels im Label Manager gesperrt. So lässt sich verhindern, dass Labels in einer Weise bearbeitet werden, die gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen könnte.
Wenn Sie ein Label in DLP-Regeln oder Vault-Aufbewahrungsregeln verwenden, kann es nicht deaktiviert oder gelöscht werden. Label-Manager können in der Spalte Regeln der Labeltabelle sehen, dass das Label in einer Regel verwendet wird. Sie können die Details der Regel, die das Label verwendet, jedoch nur dann aufrufen, wenn sie die erforderlichen Administratorberechtigungen haben.

Labels automatisch auf Dateien in Drive anwenden

Es gibt drei Möglichkeiten, automatisch Labels auf Dateien anzuwenden: Standardklassifizierung, DLP und KI-basierte Klassifizierung. Sie funktionieren auf unterschiedliche Weise und können je nach Art der gewünschten Kennzeichnung kombiniert werden.

Methodenvergleich für Drive

Funktionsweise von Standard-Klassifizierungslabels

Wendet Labels auf neue Dateien an und wenn sich die Eigentümerschaft einer Datei ändert. Bei der Standardklassifizierung werden Labels nicht rückwirkend auf vorhandene Dateien angewendet, es sei denn, der Dateieigentümer ändert sich.
Wendet Labels basierend auf der Organisationseinheit oder Gruppe des Dateieigentümers an. Bei der Standardklassifizierung wird der Dateiinhalt oder die Metadaten nicht nach bestimmten Bedingungen durchsucht.
Wenn Nutzer die Berechtigung haben, ein Label zu ändern, können sie es ändern oder entfernen, nachdem es automatisch angewendet wurde.
Für die Standardklassifizierung werden nur Labels mit einem Optionslistenfeld unterstützt.
Labels für die Standardklassifizierung werden von Labels überschrieben, die mit DLP festgelegt wurden, auch wenn der Wert für die Datenklassifizierung in der Optionsliste höher ist.

Funktionsweise von Labels, die durch DLP-Regeln festgelegt werden

Wendet Labels auf neue und vorhandene Dateien an.
Weist Labels auf Grundlage von Bedingungen wie Dateityp, Wortübereinstimmungen und String-Übereinstimmungen zu.
Sie können kein Label mit einer DLP-Regel anwenden, in der ein Label als Bedingung verwendet wird.
Sie können verhindern, dass Nutzer das Label ändern, auch wenn sie die Berechtigung dazu haben. Wenn sie es ändern, wird die Datei von DLP sofort noch einmal gescannt und auf die DLP-Labelkonfiguration zurückgesetzt.
Wenn in Ihrer Organisation eine DLP-Regel vorhanden ist, die die externe Freigabe blockiert, können Nutzer außerhalb Ihrer Organisation den Versionsverlauf von Dateien nicht aufrufen, auf die jemals eine DLP-Regel angewendet wurde. Diese Bestimmung umfasst DLP-Regeln, mit denen Labels angewendet werden, die externe Freigabe aber nicht blockiert wird.
Mit DLP-Regeln können Labels mit Optionslistenfeldern angewendet werden, einschließlich Badge-Labels.

So funktionieren Labels für die KI-Klassifizierung

Wendet Labels auf neue und vorhandene Dateien an.
Für die KI-Klassifizierung werden nur Labels mit einem Optionslistenfeld mit 2–7 Werten unterstützt.
Wendet Labels nach einem Trainingszeitraum an. Während des Trainingszeitraums wenden die zuständigen Labelanwender ein Trainingslabel auf mindestens 100 Dateien pro Feldoption an.
Labels für die KI-basierte Klassifizierung werden von Labels überschrieben, die mit DLP festgelegt wurden, überschreiben aber Labels für die Standardklassifizierung.

Labelkonflikte beheben

Labelwerte, die durch DLP-Regeln festgelegt werden, haben Vorrang vor der KI-basierten Klassifizierung und beide haben Vorrang vor der Standardklassifizierung.

Wenn durch zwei oder mehr Regeln desselben Typs versucht wird, unterschiedliche Labelwerte auf dieselbe Datei anzuwenden, wird der Wert angewendet, der in der Optionsliste des Labels höher steht. Nehmen wir an, Sie haben ein Label mit einem Feld, das im Label Manager drei Optionen enthält:

Vertraulich
Intern
Öffentlich

Wenn Regel 1 versucht, das Label als Vertraulich festzulegen, und Regel 2 versucht, das Label für dieselbe Datei auf Öffentlich zu setzen, wird Vertraulich (Regel 1) angewendet. Achten Sie darauf, dass die Feldoptionen eines Labels in der gewünschten Prioritätsreihenfolge aufgeführt sind, bevor Sie Regeln einrichten.

Automatisches Hinzufügen von Labels für Drive einrichten

Eine Anleitung zum Einrichten von Standardklassifizierungslabels finden Sie unter Standardklassifizierungslabels automatisch auf neue Dateien anwenden.

Folgen Sie der Anleitung unter Klassifizierungslabels automatisch mit DLP-Regeln auf Drive-Dateien anwenden, um DLP-Regeln einzurichten, mit denen Labels automatisch angewendet werden.

Labels automatisch auf Nachrichten in Gmail anwenden

Mit DLP-Regeln können Sie Nachrichten basierend auf ihrem Inhalt automatisch mit Labeln versehen. Weitere Informationen finden Sie unter DLP und automatische Klassifizierungslabels in Gmail.

Externe Freigabe und das Senden mit labelbasierten DLP-Regeln verhindern

Sie können Regeln definieren, die nur für Elemente oder Nachrichten mit einem bestimmten Label oder Feld gelten. Sie können beispielsweise eine DLP-Regel erstellen, mit der in Dokumenten oder Nachrichten nach Kreditkartennummern und Sozialversicherungsnummern gesucht wird. Bei einer Übereinstimmung wird ein Label wie „Vertraulichkeit“ angewendet, der Feldwert auf „Vertraulich“ gesetzt und die externe Freigabe und das Senden werden blockiert.

Für Datenschutzregeln können Labels mit Badge-Feldern oder Optionslisten verwendet werden. Andere Feldtypen werden nicht unterstützt.

Folgen Sie der Anleitung unter DLP-Regeln und benutzerdefinierte Inhaltsdetektoren für Google Drive erstellen oder Datenlecks in E-Mails und Anhängen verhindern, um eine DLP-Regel einzurichten. Hinweis:Sie können DLP-Regeln so einrichten, dass sie sowohl für Dateien in Drive als auch für Nachrichten in Gmail gelten. Sie legen fest, welche Aktion für eine App ausgeführt werden soll, wenn DLP das Label erkennt.

Drive-Dateien nach Label mit Google Vault aufbewahren

Sie können Aufbewahrungsregeln definieren, die auf der Grundlage eines Drive-Labels und beliebiger Feldwerte verhindern, dass ein Element gelöscht wird, oder das Löschen eines Elements erfordern. Beispiele und weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Drive-Dateien mit Vault aufbewahren.

Nächste Schritte

Sie haben jetzt Labels, die in Ihrer Organisation verwendet werden können. Dies sind die nächsten Schritte:

Zeigen Sie Ihren Nutzern, wie sie Klassifizierungslabels in Google Drive anwenden und damit nach Dateien suchen.
Stellen Sie für Ihre Nutzer Informationen zum Anwenden von Gmail-Klassifizierungslabels bereit.
Weitere Informationen zum Bearbeiten, Deaktivieren, Löschen und Überwachen von Labels