Creare etichette di classificazione per l'organizzazione

Versioni supportate per questa funzionalità: Frontline Starter, Frontline Standard e Frontline Plus; Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard ed Enterprise Plus; Education Standard ed Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials ed Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Confronta la tua versione

Nota:

Alcune funzionalità descritte in questo articolo, come la classificazione automatica, le regole per la prevenzione della perdita di dati (DLP) e le regole di conservazione di Vault basate sulle etichette, richiedono una versione di Google Workspace con funzionalità DLP. Per verificare l'idoneità della tua versione a queste funzionalità avanzate, consulta l'articolo Confronto tra le versioni di Google Workspace.
Per applicare etichette di classificazione ai tuoi file in Drive, visita questa pagina. Per applicare le etichette di classificazione ai tuoi messaggi di Gmail, visita questa pagina.

In qualità di amministratore, puoi creare etichette di classificazione che gli utenti possono applicare ai file in Drive e ai messaggi in Gmail. Puoi creare fino a 150 etichette, incluse le etichette con badge. Puoi creare le etichette nella Console di amministrazione.

Prima di iniziare: scopri le best practice per le etichette.

Passaggio 1: Creare un'etichetta

Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu SicurezzaAccesso e controllo dei datiGestore etichette.

Vai a Gestore etichette

È necessario disporre dei privilegi amministrativi Gestione delle etichette di classificazione.
Fai clic su Nuova etichetta.
Inserisci un nome per l'etichetta.
Seleziona le caselle accanto alle app in cui vuoi utilizzare l'etichetta.
(Facoltativo) Aggiungi una descrizione dell'etichetta. Gli utenti vedono la descrizione dell'etichetta quando aprono il riquadro Etichette per un file.
(Facoltativo) Per le etichette con un campo con badge, aggiungi un link alla documentazione relativa all'etichetta. Gli utenti visualizzano questo link "Scopri di più" quando selezionano l'etichetta con il badge o aprono il riquadro Etichette per un file.

Vai alle sezioni successive per aggiungere campi (facoltativo) e pubblicare l'etichetta.

Passaggio 2: (Facoltativo) Aggiungi campi all'etichetta

Puoi aggiungere fino a 10 campi alle etichette per consentire una classificazione più granulare. Ad esempio, un'etichetta Reparto potrebbe avere un campo con un elenco di opzioni come Finanza, Tecnico e Legale.

Con l'etichetta aperta, fai clic su Aggiungi campi.
Fai clic su Aggiungi campo accanto a ogni tipo di campo da aggiungere. Per maggiori dettagli sui tipi di campi, consulta la tabella che segue questi passaggi.

Suggerimenti:
1. Riduci al minimo il numero di campi in un'etichetta per favorire un utilizzo coerente. Gli utenti sono più propensi ad applicare le etichette e a modificare i valori dei campi se possono farlo in modo rapido e semplice.
2. Le regole per la protezione dei dati di Drive possono utilizzare solo etichette con campi con badge o etichette con il tipo di campo Elenco opzioni a selezione singola. Gli altri tipi di campo non sono supportati.
Fai clic su Aggiungi campi.
Fai clic su un campo per configurare le opzioni, ad esempio il nome del campo, le opzioni disponibili o il formato di un campo data. Puoi impostare i colori del badge e riordinare le opzioni dei campi.
(Facoltativo) Rendi obbligatorio il campo selezionando Richiedi agli utenti di scegliere un'opzione. Importante:gli utenti vedono gli elementi in evidenza su queste etichette per incoraggiarne il completamento, ma i campi obbligatori non vengono applicati in modo forzato.

Se aggiungi un'opzione di campo o un campo aggiuntivo, puoi eliminarli prima di pubblicare l'etichetta. Per il campo o l'opzione di campo che vuoi eliminare, fai clic su Altro Elimina.

Esamina attentamente i nuovi campi. Dopo aver pubblicato l'etichetta, non puoi modificare il tipo di campo. Per i campi Persona non puoi cambiare l'impostazione che stabilisce se gli utenti possono scegliere più valori.

Tipi di campo

Campo	Cosa possono fare gli utenti	Ulteriori dettagli
Elenco badge	Scegli un'opzione da un elenco di badge	È possibile aggiungere un solo campo Elenco badge per etichetta Non più di 200 opzioni Gli utenti possono selezionare una sola opzione
Elenco di opzioni (selezione singola)	Scegliere un'opzione da un elenco	Non più di 200 opzioni
Elenco di opzioni (a scelta multipla) non supportato per Gmail	Seleziona una o più opzioni da un elenco	Non più di 200 opzioni Gli utenti non possono selezionare più di 10 valori
Numero non supportato per Gmail	Inserisci un valore numerico	Solo numeri interi
Data non supportato per Gmail	Scegli una data del calendario	Il formato della data può essere impostato su Formato esteso: mese GG, AAAA o Formato breve: MM/GG/AA.
Testo non supportato per Gmail	Inserisci il testo in una casella di testo	Sono consentiti massimo 100 caratteri
Persona non supportato per Gmail	Scegli una persona dai contatti di Workspace	Configurazione facoltativa: Consenti più sezioni Se è consentita la selezione multipla, gli utenti non possono selezionarne più di 10

Passaggio 3: Impostare chi può visualizzare o utilizzare un'etichetta

Per impostazione predefinita, tutti gli utenti dell'organizzazione possono visualizzare e applicare le etichette. Modifica le autorizzazioni delle etichette per controllare chi può visualizzare, applicare, modificare i valori dei campi e cercare in base all'etichetta. Ad esempio:

Per consentire a utenti esterni o a gruppi che contengono utenti esterni di visualizzare e utilizzare le etichette, aggiungi questi utenti e gruppi in Autorizzazioni avanzate.
Per testare una nuova etichetta, puoi impostare prima l'opzione Accesso limitato e concedere l'accesso all'etichetta soltanto a un gruppo di test. Dopo il test, puoi modificare le autorizzazioni in modo che tutti possano utilizzare l'etichetta.
Se un'etichetta contiene informazioni riservate, puoi impostare l'Accesso limitato in modo che solo gli utenti che dovrebbero avervi accesso possono visualizzare o utilizzare l'etichetta.

Nota:

Per le etichette di classificazione di Drive, i permessi dei file rimangono validi. Ad esempio, se un utente dispone dell'accesso di sola visualizzazione a un file, può visualizzare solo le etichette applicate a quel file, anche se è autorizzato ad applicare e impostare queste etichette.
A qualsiasi utente con un Account Google può essere concessa l'autorizzazione per visualizzare o applicare le etichette. Tuttavia, le etichette di classificazione di Drive possono essere applicate solo a elementi di proprietà di utenti con una licenza che supporta le etichette di Drive o gli elementi dei Drive condivisi.

Per impostare le autorizzazioni delle etichette:

Se non è già aperta, apri l'etichetta.
Nel riquadro Autorizzazioni a destra, fai clic su Modifica.
Seleziona il livello di autorizzazione per la tua organizzazione:
1. Può applicare etichette e impostare valori: gli utenti possono applicare, impostare valori e cercare questa etichetta nei file che possono modificare.
2. Può visualizzare questa etichetta: gli utenti possono visualizzare l'etichetta e cercarla nei file che possono visualizzare o commentare.
3. Accesso limitato: solo gli utenti e i gruppi specificati possono visualizzare o applicare le etichette. Puoi scegliere le autorizzazioni per ogni utente o gruppo nel passaggio successivo.
(Facoltativo) Aggiungi le autorizzazioni per utenti e gruppi specifici:
1. In Autorizzazioni avanzate, inizia a inserire un account utente o di gruppo e seleziona l'account. Gli account suggeriti includono gli utenti e i gruppi interni ed esterni che hai contattato. Se non viene visualizzato un account utente o gruppo nell'elenco dei suggerimenti, puoi comunque aggiungerlo manualmente. Ad esempio, se sei un amministratore del rivenditore, puoi aggiungere utenti o gruppi di qualsiasi cliente del rivenditore. Nota: i gruppi dinamici non sono supportati per le etichette di classificazione di Gmail.
2. Seleziona il livello di autorizzazione per l'account.
Fai clic su Salva.

Passaggio 4: Visualizzare l'anteprima e pubblicare un'etichetta

Le nuove etichette vengono create con lo stato "bozza", quindi puoi controllare come verranno visualizzate dagli utenti prima di renderle disponibili.

Per visualizzare l'anteprima del funzionamento di un'etichetta in Drive e Gmail, esamina il riquadro Anteprima a destra. In alto, seleziona l'app di cui vuoi visualizzare l'anteprima dell'etichetta. Se un'etichetta include campi non supportati da Gmail, questi non vengono visualizzati nell'anteprima di Gmail, ma vengono visualizzati nell'anteprima di Drive.

Per pubblicare un'etichetta:

Se non è già aperta, apri l'etichetta.
Esamina l'etichetta e gli eventuali campi. Importante:il tipo di campo non può essere modificato dopo la pubblicazione dell'etichetta.
Fai clic su Pubblica.
Fai clic su Pubblica per confermare che vuoi pubblicare l'etichetta.

Gli utenti con le autorizzazioni per visualizzare o utilizzare l'etichetta ora hanno accesso e puoi utilizzare l'etichetta per classificare e proteggere i dati (come descritto nella sezione successiva).

Quando modifichi un'etichetta, le modifiche vengono salvate come bozza. Per rendere le modifiche disponibili agli utenti, devi pubblicare di nuovo l'etichetta.

Passaggio 5. (Facoltativo) Utilizza le etichette di classificazione per classificare, proteggere e gestire i dati

Puoi configurare policy per applicare automaticamente le etichette di classificazione ai file su Drive o ai messaggi in Gmail. Puoi anche configurare la prevenzione della perdita di dati (DLP) e le regole di conservazione di Vault per impedire l'eliminazione in base alle etichette di un file.

Importante:

Quando utilizzi un'etichetta per la classificazione predefinita, la classificazione AI, la DLP o le regole di conservazione di Vault, le relative impostazioni vengono bloccate in Gestore etichette. Questo impedisce che le etichette vengano modificate in modo tale da violare i criteri aziendali.
Quando utilizzi un'etichetta nelle regole DLP o nelle regole di conservazione di Vault, non è possibile disattivarla o eliminarla. I gestori etichette possono vedere che l'etichetta è utilizzata in una regola nella colonna Regole della tabella delle etichette. Tuttavia, non potranno visualizzare i dettagli della regola che utilizza l'etichetta a meno che non abbiano privilegi amministrativi necessari.

Applica automaticamente le etichette ai file in Drive

Esistono tre modi per applicare automaticamente le etichette ai file: classificazione predefinita, DLP e classificazione AI. Funzionano in modi diversi e puoi utilizzarli in combinazione a seconda del tipo di etichettatura che vuoi applicare.

Confronto dei metodi per Drive

Come funzionano le etichette di classificazione predefinite

Applica le etichette ai nuovi file e quando la proprietà di un file cambia. La classificazione predefinita non applica le etichette ai file esistenti in modo retroattivo, a meno che il proprietario del file non cambi.
Applica le etichette in base all'unità organizzativa o al gruppo del proprietario del file. La classificazione predefinita non esegue ricerche nei contenuti o nei metadati del file per determinate condizioni.
Se gli utenti hanno l'autorizzazione per modificare un'etichetta, possono modificarla o rimuoverla dopo che è stata applicata automaticamente.
Per la classificazione predefinita sono supportate solo le etichette con un campo di elenco di opzioni.
Le etichette di classificazione predefinite vengono sovrascritte da etichette impostate in base a DLP, anche se il valore di classificazione dei dati è più alto nell'elenco delle opzioni.

Come funzionano le etichette impostate dalle regole DLP

Applica le etichette ai file nuovi ed esistenti.
Applica le etichette in base a condizioni, ad esempio tipo di file, corrispondenze di parole e corrispondenze di stringhe.
Non puoi applicare un'etichetta con una regola DLP che utilizza un'etichetta come condizione.
Puoi impedire agli utenti di modificare l'etichetta, anche se hanno l'autorizzazione per farlo. Se eseguono modifiche, DLP eseguirà nuovamente la scansione del file e ripristinerà la configurazione delle etichette DLP.
Se la tua organizzazione ha una regola DLP che blocca la condivisione esterna, gli utenti esterni non possono visualizzare la cronologia delle versioni dei file a cui è stata applicata una regola DLP. Questa clausola include le regole DLP che applicano le etichette, ma non bloccano la condivisione esterna.
Le regole DLP possono applicare etichette con campi di elenco di opzioni, incluse le etichette con badge.

Come funzionano le etichette di classificazione AI

Applica le etichette ai file nuovi ed esistenti.
Per la classificazione AI sono supportate solo le etichette con un solo campo di elenco di opzioni con 2-7 valori.
Applica le etichette dopo un periodo di addestramento. Durante il periodo di addestramento, gli etichettatori designati applicano un'etichetta di addestramento ad almeno 100 file per opzione di campo.
Le etichette di classificazione AI vengono sovrascritte da etichette impostate in base a DLP, ma sovrascrivono le etichette di classificazione predefinite.

Risoluzione dei conflitti delle etichette

I valori delle etichette impostati dalle regole DLP hanno la priorità sulla classificazione AI ed entrambi hanno la priorità sulla classificazione predefinita.

Quando due o più regole dello stesso tipo tentano di applicare valori di etichetta diversi allo stesso file, viene applicato il valore più in alto nell'elenco di opzioni dell'etichetta. Ad esempio, potresti avere un'etichetta con un campo che ha tre opzioni elencate in Gestore etichette:

Riservato
Interno
Pubblico

Se la Regola 1 cerca di impostare l'etichetta come Riservato, mentre la Regola 2 cerca di impostare l'etichetta come Pubblico per lo stesso file, viene applicato Riservato (Regola 1). Prima di configurare le regole, assicurati che le opzioni dei campi di un'etichetta siano elencate nell'ordine di priorità che preferisci.

Configurare l'etichettatura automatica per Drive

Per configurare le etichette di classificazione predefinita, segui i passaggi descritti in Applicare automaticamente le etichette di classificazione predefinita ai nuovi file.

Per configurare le regole DLP per applicare automaticamente le etichette, segui i passaggi descritti in Applica automaticamente le etichette di classificazione ai file di Drive con le regole DLP.

Applica automaticamente le etichette ai messaggi in Gmail

Puoi utilizzare le regole DLP per etichettare automaticamente i messaggi in base ai relativi contenuti. Per saperne di più, vedi Informazioni sulle etichette di classificazione automatiche e DLP di Gmail.

Impedisci la condivisione e l'invio esterni con le regole DLP basate sulle etichette

Puoi definire regole che si applicano solo agli elementi o ai messaggi con un'etichetta o un campo specifico. Ad esempio, puoi creare una regola DLP che esegua la scansione dei numeri di carta di credito e di codice fiscale nei documenti o nei messaggi. Se viene trovata una corrispondenza, viene applicata un'etichetta, ad esempio Sensibilità, il valore del campo viene impostato su Riservato e la condivisione e l'invio esterni vengono bloccati.

Le regole per la protezione dei dati possono utilizzare etichette con campi con badge o campi Elenco opzioni. Gli altri tipi di campo non sono supportati.

Per configurare una regola DLP, segui i passaggi descritti in Creare regole e rilevatori di contenuti personalizzati di DLP per Drive o Impedisci le fughe di dati nelle email e negli allegati. Suggerimento:puoi configurare regole DLP da applicare sia ai file su Drive sia ai messaggi in Gmail. Quando DLP rileva l'etichetta, potrai scegliere l'azione da intraprendere per ogni app.

Conservare i file di Drive in base alle etichette con Google Vault

Puoi definire le regole di conservazione che impediscono l'eliminazione di un elemento o richiedere che venga eliminato in base a un'etichetta di Drive e a qualsiasi valore di campo. Per esempi e per saperne di più, vedi Conserva i file di Drive con Vault.

Passaggi successivi

Ora che la tua organizzazione può utilizzare le etichette:

Insegna agli utenti come applicare le etichette di classificazione di Drive e utilizzarle per cercare i file.
Insegna agli utenti come applicare le etichette di classificazione di Gmail.
Scopri come modificare, disattivare, eliminare e monitorare le etichette.