Tworzenie etykiet klasyfikacji dla organizacji

Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: Frontline Starter, Frontline Standard i Frontline Plus; Business Standard i Business Plus; Enterprise Standard i Enterprise Plus; Education Standard i Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials i Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Porównanie wersji

Uwaga:

• Niektóre funkcje opisane w tym artykule, takie jak automatyczna klasyfikacja, reguły zapobiegania utracie danych (DLP) i reguły przechowywania w Vault oparte na etykietach, wymagają wersji Google Workspace z funkcjami DLP. Aby sprawdzić, czy Twoja wersja kwalifikuje się do korzystania z tych zaawansowanych funkcji, zapoznaj się z artykułem Porównanie wersji Google Workspace.
• Aby zastosować etykiety klasyfikacji do plików na Dysku, przejdź tutaj. Aby zastosować etykiety klasyfikacji do wiadomości w Gmailu, przejdź tutaj.

Jako administrator możesz tworzyć etykiety klasyfikacji, które użytkownicy będą stosować do plików na Dysku i wiadomości w Gmailu. Możesz utworzyć maksymalnie 150 etykiet, w tym etykiety z plakietką. Etykiety możesz utworzyć w konsoli administracyjnej.

Zanim zaczniesz: dowiedz się więcej o sprawdzonych metodach dotyczących etykiet.

Krok 1. Tworzenie etykiety

1. W konsoli administracyjnej Google otwórz Menu  BezpieczeństwoDostęp do danych i kontrola nad nimiMenedżer etykiet.

   Otwórz stronę Menedżer etykiet

   Wymaga uprawnień administratora dotyczących zarządzania etykietami klasyfikacji.

2. Kliknij Nowa etykieta.
3. Wpisz nazwę etykiety.
4. Zaznacz pola obok aplikacji, w których chcesz używać etykiety.
5. (Opcjonalnie) Dodaj opis etykiety. Użytkownicy zobaczą opis etykiety, kiedy otworzą panel Etykiety pliku.
6. (Opcjonalnie) W przypadku etykiet z polem z plakietką dodaj link do dotyczącej ich dokumentacji. Użytkownicy zobaczą ten link „więcej informacji”, gdy najadą kursorem na etykietę z plakietką lub otworzą panel Etykiety pliku.

Przejdź do kolejnych sekcji, aby dodać pola (opcjonalnie) i opublikować etykietę.

Krok 2. (Opcjonalnie) Dodawanie pól do etykiety

Na potrzeby bardziej szczegółowej klasyfikacji możesz dodać maksymalnie 10 pól do etykiet. Na przykład etykieta Dział może zawierać pole z listą opcji takich jak Finanse, Inżynieria i Dział prawny.

1. Po otwarciu etykiety kliknij Dodaj pola.

2. Kliknij Dodaj pole  obok każdego typu pola, które chcesz dodać. Szczegółowe informacje o typach pól znajdziesz w tabeli poniżej.

   Wskazówki:

   1. Zalecamy użycie jak najmniejszej liczby pól w etykiecie. Ułatwi to spójne użytkowanie. Użytkownicy chętniej stosują etykiety i edytują wartości pól, jeśli jest to szybkie i łatwe.
   2. Reguły ochrony danych na Dysku mogą używać tylko etykiet z polami z plakietką lub etykiet z polem typu Lista opcji z możliwością jednokrotnego wyboru. Inne typy pól nie są obsługiwane.

3. Kliknij Dodaj pola.

4. Kliknij pole, aby skonfigurować opcje, np. nazwę pola, dostępne opcje czy format pola daty. Możesz ustawić kolory plakietki i zmienić kolejność opcji pól.

5. (Opcjonalnie) Wypełnij wymagane pole, zaznaczając opcję Wymagaj od użytkowników wybrania opcji. Ważne: w etykietach będą widoczne wyróżnione fragmenty zachęcające użytkowników do wypełnienia pól wymaganych, ale nie będzie to egzekwowane.

Jeśli dodasz kolejne pole lub opcję pola, możesz usunąć ten element przed opublikowaniem etykiety. Obok opcji lub pola, które chcesz usunąć, kliknij Więcej Usuń.

Uważnie sprawdź nowe pola. Po opublikowaniu etykiety typu pola nie można zmienić. W przypadku pól Osoba nie możesz zmienić tego, czy użytkownicy mogą wybrać wiele wartości.

Typy pól

Pole	Czynności, które mogą wykonywać użytkownicy	Informacje dodatkowe
Lista odznak	Wybierz 1 opcję z listy plakietek	Do każdej etykiety można dodać tylko 1 pole listy odznak. Nie więcej niż 200 opcji. Użytkownicy mogą wybrać tylko 1 opcję.
Lista opcji (jednokrotny wybór)	Wybierz 1 opcję z listy.	Nie więcej niż 200 opcji.
Lista opcji (wielokrotny wybór) nieobsługiwane w Gmailu	Wybierz co najmniej 1 opcję z listy	Nie więcej niż 200 opcji. Użytkownicy mogą wybrać maksymalnie 10 wartości.
Liczba nieobsługiwane w Gmailu	Wpisz wartość liczbową	Tylko liczby całkowite
Data nieobsługiwane w Gmailu	Wybierz datę kalendarzową	Możesz wybrać format daty długi: DD miesiąc RRRR lub krótki: DD.MM.RR.
Tekst nieobsługiwane w Gmailu	Wpisz tekst w polu tekstowym	Możesz wpisać maksymalnie 100 znaków.
Osoba nieobsługiwane w Gmailu	Wybierz osobę z listy kontaktów Workspace	Konfiguracja opcjonalna: Zezwalaj na wybieranie wielu sekcji. Jeśli wielokrotny wybór jest dozwolony, użytkownicy mogą wybrać maksymalnie 10 opcji.

Krok 3. Określanie, kto może wyświetlać etykietę i jej używać

Domyślnie wszyscy w organizacji mogą wyświetlać i stosować etykiety. Możesz edytować uprawnienia dotyczące etykiet, aby kontrolować, kto może wyświetlać, stosować i zmieniać wartości pól oraz wyszukiwać według etykiety. Na przykład:

• Aby zezwolić użytkownikom zewnętrznym lub grupom z takimi użytkownikami na wyświetlanie etykiet i korzystanie z nich, dodaj tych użytkowników i grupy w sekcji Uprawnienia zaawansowane.
• Aby przetestować nową etykietę, możesz najpierw ustawić Ograniczony dostęp i przyznać dostęp do etykiety tylko grupie testowej. Po przetestowaniu etykiety możesz zmienić uprawnienia, aby każdy mógł jej używać.
• Jeśli etykieta zawiera informacje poufne, możesz skorzystać z ustawienia Dostęp ograniczony, aby mogli ją wyświetlać i używać tylko ci użytkownicy, którzy powinni mieć do niej dostęp.

Uwaga:

• W przypadku etykiet klasyfikacji na Dysku nadal obowiązują uprawnienia do plików. Jeśli na przykład użytkownik ma dostęp do danego pliku w trybie tylko do wyświetlania, może jedynie wyświetlać etykiety zastosowane do tego pliku, nawet jeśli ma prawo stosować te etykiety i je konfigurować.
• Każdy użytkownik mający konto Google może otrzymać uprawnienia do wyświetlania lub stosowania etykiet. Etykiety klasyfikacji na Dysku można jednak stosować tylko do elementów należących do użytkowników z licencją, która obsługuje etykiety Dysku, lub elementów na dyskach współdzielonych.

Aby ustawić uprawnienia dotyczące etykiet:

1. Otwórz etykietę.
2. W panelu Uprawnienia po prawej stronie kliknij Edytuj.
3. Wybierz poziom uprawnień dla swojej organizacji:
   1. Może stosować etykiety i ustawiać wartości – użytkownicy mogą stosować etykiety i konfigurować wartości oraz wyszukiwać te etykiety w przypadku plików, które użytkownicy mogą edytować.
   2. Może wyświetlać tę etykietę – użytkownicy mogą wyświetlać i wyszukiwać etykietę w przypadku plików, do których mają uprawnienia wyświetlania i komentowania.
   3. Dostęp ograniczony – tylko użytkownicy i określone przez Ciebie grupy mogą wyświetlać oraz stosować etykiety. W następnym kroku możesz wybrać uprawnienia dla poszczególnych użytkowników i grup.
4. (Opcjonalnie) Dodaj uprawnienia dla określonych użytkowników i grup:
   1. W sekcji Zaawansowane uprawnienia zacznij wpisywać konto użytkownika lub grupy, a następnie wybierz to konto. Sugestie dotyczące kont obejmują wewnętrzne i zewnętrzne grupy i użytkowników, z którymi się kontaktujesz. Jeśli nie widzisz konta użytkownika lub grupy na liście sugestii, możesz je dodać ręcznie. Jeśli na przykład jesteś administratorem sprzedawców, możesz dodać dowolnych użytkowników lub grupy będące klientami sprzedawców. Uwaga: grupy dynamiczne nie są obsługiwane w przypadku etykiet klasyfikacji w Gmailu.
   2. Wybierz poziom uprawnień dla tego konta.
5. Kliknij Zapisz.

Krok 4. Wyświetlanie podglądu etykiety i jej publikowanie

Nowe etykiety są tworzone w „wersji roboczej”, dzięki czemu możesz sprawdzić, jak etykieta będzie wyglądała u użytkowników, zanim ją udostępnisz.

Aby sprawdzić, jak etykieta będzie działać na Dysku i w Gmailu, przejrzyj panel Podgląd po prawej stronie. U góry wybierz aplikację, dla której chcesz wyświetlić podgląd etykiety. Jeśli etykieta zawiera pola, których Gmail nie obsługuje, te pola nie będą widoczne w podglądzie Gmaila, ale będą widoczne w podglądzie Dysku.

Aby opublikować etykietę:

1. Otwórz etykietę.
2. Sprawdź etykietę i wszystkie pola. Ważne: po opublikowaniu etykiety nie można zmienić typu pola.
3. Kliknij Opublikuj.
4. Potwierdź, że chcesz opublikować etykietę, klikając Opublikuj.

Użytkownicy z uprawnieniami do wyświetlania lub używania etykiety mają teraz dostęp. Możesz używać tej etykiety do klasyfikowania i ochrony danych (opis w następnej sekcji).

Gdy edytujesz etykietę, zmiany są zapisywane jako wersja robocza. Aby udostępnić użytkownikom wprowadzone zmiany, musisz ponownie opublikować etykietę.

Krok 5. (Opcjonalnie) Używanie etykiet klasyfikacji do klasyfikowania i zabezpieczania danych oraz zarządzania nimi

Możesz skonfigurować zasady, które będą automatycznie stosować etykiety klasyfikacji do plików na Dysku lub wiadomości w Gmailu. Możesz też skonfigurować reguły zapobiegania utracie danych (DLP) i przechowywania w Vault, aby w zależności od etykiet pliku uniemożliwić jego usunięcie.

Ważne:

• Gdy używasz etykiety na potrzeby klasyfikacji domyślnej, klasyfikacji AI, reguł przechowywania w Vault lub DLP, jej ustawienia są zablokowane w menedżerze etykiet. Zapobiega to edytowaniu etykiet, które mogą naruszać zasady w firmie.
• Gdy używasz etykiety w regułach przechowywania w Vault lub regułach DLP, nie można jej wyłączyć ani usunąć. Menedżerowie etykiet mogą zobaczyć w kolumnie Reguły w tabeli etykiet, czy etykieta jest używana w jakiejś regule. Nie mogą jednak zobaczyć szczegółów reguły, która używa etykiety, chyba że mają wymagane uprawnienia administratora.

Automatyczne stosowanie etykiet do plików na Dysku

Dostępne są 3 metody automatycznego stosowania etykiet do plików: klasyfikacja domyślna, DLP i klasyfikacja AI. Każda z nich działa w inny sposób i możesz je stosować razem, w zależności od tego, jak chcesz dodawać etykiety.

Automatyczne stosowanie etykiet do wiadomości w Gmailu

Możesz używać reguł DLP do automatycznego oznaczania etykietami wiadomości na podstawie ich treści. Więcej informacji znajdziesz w artykule o etykietach DLP i automatycznej klasyfikacji w Gmailu.

Zapobieganie udostępnianiu i wysyłaniu danych na zewnątrz przy użyciu reguł DLP opartych na etykietach

Możesz zdefiniować reguły, które będą stosowane tylko do elementów lub wiadomości z konkretną etykietą lub polem. Możesz na przykład utworzyć regułę DLP, która skanuje dokumenty lub wiadomości pod kątem numerów kart kredytowych i numerów PESEL. W przypadku znalezienia odpowiedniego dokumentu lub wiadomości zostanie zastosowana etykieta (na przykład „Poufność”), wartość pola zostanie ustawiona na „Poufne”, a udostępnianie i wysyłanie na zewnątrz będzie blokowane.

Reguły ochrony danych mogą używać etykiet z polami z plakietką lub polami typu Lista opcji. Inne typy pól nie są obsługiwane.

Aby skonfigurować regułę DLP, wykonaj czynności opisane w artykule Tworzenie reguł i niestandardowych wzorców do wykrywania treści w DLP dla Dysku lub w artykule na temat zapobiegania wyciekom danych z e-maili i załączników. Wskazówka: możesz skonfigurować reguły DLP tak, aby były stosowane zarówno do plików na Dysku, jak i do wiadomości w Gmailu. Gdy DLP wykryje etykietę, będziesz mieć możliwość wybrania działania, jakie ma zostać wykonane w przypadku każdej aplikacji.

Przechowywanie plików na Dysku na podstawie etykiety przy użyciu Google Vault

Możesz zdefiniować reguły przechowywania, które uniemożliwiają usunięcie elementu lub wymagają jego usunięcia na podstawie etykiety na Dysku i dowolnych wartości pól. Przykłady oraz więcej informacji znajdziesz w artykule Przechowywanie plików na Dysku przy użyciu Vault.

Dalsze kroki

Skoro masz już etykiety, których Twoja organizacja może używać:

1. Naucz użytkowników stosować etykiety klasyfikacji na Dysku i wyszukiwać za ich pomocą pliki.
2. Naucz użytkowników stosować etykiety klasyfikacji w Gmailu.
3. Dowiedz się, jak edytować, wyłączać, usuwać i śledzić etykiety.