Criar rótulos de classificação para sua organização

Edições compatíveis com este recurso: Frontline Starter, Frontline Standard e Frontline Plus; Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Standard e Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials e Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Comparar sua edição

Observação:

• Alguns recursos descritos neste artigo, como a classificação automática, as regras de Prevenção contra Perda de Dados (DLP, na sigla em inglês) e as regras de retenção do Vault baseadas em marcadores, exigem uma edição do Google Workspace com recursos de DLP. Para saber se sua edição se qualifica para esses recursos avançados, consulte Comparar as edições do Google Workspace.
• Para aplicar rótulos de classificação aos seus arquivos no Drive, acesse este link. Para aplicar rótulos de classificação às suas mensagens do Gmail, acesse este link.

Como administrador, você pode criar marcadores de classificação para os usuários aplicarem a arquivos no Drive e mensagens no Gmail. É possível criar até 150 marcadores, que podem ter mais de um selo. Você cria marcadores no Admin Console.

Antes de começar:conheça as práticas recomendadas para marcadores.

Etapa 1. Criar um marcador

1. No Google Admin Console, acesse Menu SegurançaControle de acesso e dadosGerenciador de marcadores.

   Acesse o Gerenciador de marcadores

   É necessário ter os privilégios de administrador Gerenciar marcadores de classificação.

2. Clique em Novo marcador.
3. Digite um nome para o marcador.
4. Marque as caixas ao lado dos apps em que você quer usar o marcador.
5. (Opcional) Adicione uma descrição do marcador. Os usuários veem a descrição do marcador quando abrem o painel Marcadores em um arquivo.
6. (Opcional) Para marcadores com um campo com selo, adicione um link para a documentação sobre o marcador. Ao apontar para o marcador com selo ou abrir o painel Marcadores em um arquivo, os usuários verão o link "Saiba mais".

Continue para as próximas seções para adicionar campos (opcional) e publicar seu marcador.

Etapa 2. (Opcional) Adicionar campos ao marcador

É possível adicionar até 10 campos aos marcadores para uma classificação mais granular. Por exemplo, o marcador Departamento pode ter um campo com uma lista de opções, como "Finanças", "Engenharia" e "Jurídico".

1. Com o marcador aberto, clique em Adicionar campos.

2. Clique em Adicionar campo ao lado de cada tipo de campo que você quer adicionar. Para detalhes sobre os tipos de campo, consulte a tabela que vem depois dessas etapas.

   Dicas:

   1. Minimize o número de campos em um marcador para incentivar o uso consistente. É mais provável que os usuários apliquem marcadores e editem valores de campo se o processo for rápido e fácil.
   2. As regras de proteção de dados do Drive só podem usar marcadores com campos com selo ou marcadores com o tipo de campo Lista de opções de seleção única. Outros tipos de campo não são compatíveis.

3. Clique em Adicionar campos.

4. Clique em um campo para configurar opções, como o nome do campo, as opções disponíveis ou o formato de um campo de data. Você pode definir as cores dos selos e reordenar as opções de campos.

5. (Opcional) Marque a opção Exigir que os usuários selecionem uma opção para tornar o campo obrigatório. Importante:esses marcadores têm destaques para incentivar o preenchimento, mas os campos obrigatórios não são aplicados.

Se você adicionar um campo ou uma opção de campo extra, poderá excluí-los antes de publicar o marcador. No campo ou na opção de campo que você quer excluir, clique em Mais Excluir.

Analise os novos campos com atenção. Não é possível mudar o tipo de campo após a publicação. No campo Pessoa, não é possível mudar se os usuários podem escolher vários valores.

Tipos de campo

Campo	O que os usuários podem fazer	Mais detalhes
Lista de selos	Escolher uma opção em uma lista de selos	Só é possível adicionar um campo de lista de selos por marcador No máximo 200 opções Os usuários só podem selecionar uma opção
Lista de opções (seleção única)	Escolher uma opção em uma lista	No máximo 200 opções
Lista de opções (seleção múltipla) não é compatível com o Gmail	Escolher uma ou mais opções em uma lista	No máximo 200 opções Os usuários não podem selecionar mais de 10 valores
Número não é compatível com o Gmail	Insira um valor numérico	Apenas números inteiros
Data não é compatível com o Gmail	Escolher uma data	O formato de data pode ser definido como Longo: DD do mês, AAAA ou Curto: DD/MM/AA
Texto não é compatível com o Gmail	Digitar em uma caixa de texto	Máximo permitido de 100 caracteres
Pessoa não é compatível com o Gmail	Escolher uma pessoa nos contatos do Workspace	Configuração opcional: permitir várias seções Se a seleção múltipla for permitida, os usuários não poderão escolher mais de 10

Etapa 3. Definir quem pode ver ou usar um marcador

Por padrão, todos na sua organização podem ver e aplicar marcadores. Edite as permissões de marcadores para controlar quem pode ver, aplicar e editar os valores dos campos ou pesquisar pelo marcador. Exemplo:

• Adicione usuários externos individualmente ou em grupos a Permissões avançadas para que eles possam acessar e usar os marcadores.
• Para testar um novo marcador, primeiro defina o Acesso restrito e libere o acesso ao marcador apenas para um grupo de teste. Depois do teste, você poderá mudar as permissões para que todos possam usar o marcador.
• Se um marcador contiver informações confidenciais, você poderá definir o Acesso restrito para que somente os usuários que precisam ter acesso a essas informações possam ver ou usar o marcador.

Observação:

• Para rótulos de classificação do Drive, as permissões do arquivo continuam válidas. Por exemplo, se um usuário tiver acesso de visualização a um arquivo, ele só vai poder ver os marcadores aplicados a esse arquivo, mesmo que tenha permissão para aplicar e definir esses marcadores.
• Qualquer usuário com uma Conta do Google pode receber permissão para ver ou aplicar marcadores. No entanto, os rótulos de classificação do Drive só podem ser aplicados a itens em drives compartilhados ou que pertencem a usuários com uma licença que aceita rótulos do Drive.

Para definir as permissões de marcadores:

1. Abra o marcador, se ele ainda não estiver aberto.
2. No painel Permissões à direita, clique em Editar.
3. Selecione o nível de permissão da sua organização:
   1. Pode aplicar marcadores e definir valores: os usuários podem aplicar, definir e pesquisar esse marcador nos arquivos que podem editar.
   2. Pode ver este marcador: os usuários podem ver e pesquisar o marcador nos arquivos que eles podem ver ou comentar.
   3. Acesso restrito: somente usuários e grupos especificados podem ver ou aplicar marcadores. Você pode escolher as permissões de cada usuário ou grupo na próxima etapa.
4. (Opcional) Adicione permissões para usuários e grupos específicos:
   1. Em Permissões avançadas, digite uma conta de usuário ou de grupo e selecione a conta. As contas sugeridas incluem usuários e grupos internos e externos com quem você entrou em contato. Se não houver uma conta de usuário ou de grupo na lista de sugestões, é possível adicioná-la manualmente. Por exemplo, se você for um admin de revendedor, poderá adicionar usuários ou grupos de qualquer cliente de revenda. Observação:os grupos dinâmicos não são compatíveis com os rótulos de classificação do Gmail.
   2. Selecione o nível de permissão dessa conta.
5. Clique em Salvar.

Etapa 4. Visualizar e publicar um marcador

Marcadores são criados em estado de rascunho para que você possa revisar como eles vão aparecer para os usuários.

Para conferir como um marcador vai funcionar no Drive e no Gmail, consulte o painel Visualização à direita. Na parte de cima, selecione o app que você quer visualizar. Se um marcador incluir campos não aceitos pelo Gmail, eles não serão listados na visualização do Gmail, mas aparecerão na do Drive.

Para publicar um marcador:

1. Abra o marcador, se ele ainda não estiver aberto.
2. Revise o marcador e os campos. Importante:o tipo de campo não pode ser alterado depois da publicação do marcador.
3. Clique em Publicar.
4. Selecione Publicar para confirmar.

Os usuários com permissões para ver ou usar o marcador agora têm acesso a ele, e você pode usá-lo para classificar e proteger dados (descrito na próxima seção).

Quando você edita um marcador, as mudanças são salvas como rascunho. Para disponibilizar suas edições aos usuários, publique o marcador novamente.

Etapa 5. (Opcional) Usar marcadores para classificar, proteger e gerenciar dados

Você pode configurar políticas para aplicar automaticamente os rótulos de classificação aos arquivos no Drive ou às mensagens no Gmail. Também é possível configurar a Prevenção Contra Perda de Dados (DLP) e as regras de retenção do Vault para impedir a exclusão com base nos marcadores de um arquivo.

Importante:

• Quando você usa um marcador para regras de retenção do Vault, de classificação padrão ou da DLP, as configurações são bloqueadas no Gerenciador de marcadores. Isso impede a edição de marcadores que violam as políticas comerciais.
• Quando você usa um marcador nas regras de DLP ou de retenção do Vault, ele não pode ser desativado nem excluído. Os gerentes de marcadores podem ver se o marcador está sendo usado em uma regra na coluna Regras da tabela de marcadores. Eles só poderão ver detalhes da regra que usa o marcador se tiverem os privilégios de administrador necessários.

Aplicar marcadores automaticamente aos arquivos no Drive

Há três maneiras de aplicar marcadores automaticamente a arquivos: classificação padrão, DLP e classificação por IA. Eles funcionam de maneiras diferentes e podem ser usados em combinação, dependendo do tipo de rotulagem que você quer fazer.

Aplicar marcadores automaticamente às mensagens no Gmail

Você pode usar as regras de DLP para atribuir marcadores a mensagens automaticamente com base no conteúdo delas. Para saber mais, acesse DLP do Gmail e rótulos de classificação automática.

Impedir o compartilhamento externo e o envio com regras de DLP baseadas em marcadores

Você pode definir regras que se apliquem somente a itens ou mensagens com um marcador ou campo específico. Por exemplo, é possível criar uma regra de DLP que verifique os números de cartão de crédito e de CPF ou CNPJ nos documentos ou mensagens. Se uma correspondência for encontrada, um marcador, como "Confidencialidade", será aplicado, o valor do campo será definido como "Confidencial" e o compartilhamento externo e o envio serão bloqueados.

As regras de proteção de dados podem usar marcadores com campos com selo ou campos Lista de opções. Outros tipos de campo não são compatíveis.

Para configurar uma regra de DLP, siga as etapas em Criar regras e detectores de conteúdo personalizados para a DLP do Drive ou Impedir vazamentos de dados em e-mails e anexos. Dica:configure regras de DLP para que elas sejam aplicadas a arquivos no Drive e mensagens no Gmail. Você vai escolher a ação a ser tomada para cada app quando a DLP detectar o marcador.

Reter arquivos do Drive por marcador com o Google Vault

Você pode definir regras de retenção que impeçam a exclusão de um item ou exijam que um item seja excluído com base em um marcador do Drive e quaisquer valores nos campos. Confira exemplos e saiba mais em Reter arquivos do Drive com o Vault.

Próximas etapas

Agora que você tem marcadores que sua organização pode usar:

1. Ensine os usuários a aplicar rótulos de classificação do Drive e usá-los para pesquisar arquivos.
2. Ensine os usuários a aplicar rótulos de classificação do Gmail.
3. Saiba como editar, desativar, excluir e monitorar marcadores.