Chỉnh sửa và giám sát nhãn phân loại cho tổ chức của bạn

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Frontline Starter, Frontline Standard và Frontline Plus; Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

Lưu ý: Để chỉnh sửa nhãn Drive được áp dụng cho tệp, hãy truy cập vào đây. Để chỉnh sửa nhãn phân loại của Gmail được áp dụng cho thư, hãy truy cập vào đây.

Là quản trị viên, bạn có thể xem xét, chỉnh sửa và xoá các nhãn phân loại của Drive và Gmail mà tổ chức của bạn sử dụng. Hãy thận trọng khi thay đổi nhãn đã xuất bản. Các thay đổi sẽ ảnh hưởng đến tất cả tệp và thư mà nhãn được áp dụng.

Trên trang này

Xem xét tất cả nhãn phân loại trong tổ chức của bạn

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Bảo mật sau đó Quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu sau đó Trình quản lý nhãn.

    Bạn phải có đặc quyền Quản lý nhãn phân loại dành cho quản trị viên.

  2. (Không bắt buộc) Để lọc danh sách, hãy nhấp vào Tìm tên nhãn rồi nhập văn bản tìm kiếm.

Chỉnh sửa nhãn phân loại

Là quản trị viên, bạn có thể thay đổi tên nhãn, tên trường hoặc các lựa chọn. Các thay đổi sẽ được truyền tải đến mọi nơi mà nhãn được áp dụng. Bạn không thể thay đổi loại trường hoặc lựa chọn chọn nhiều. Bạn cũng không thể chỉnh sửa nhãn được dùng trong quy tắc phân loại dữ liệu, quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) hoặc quy tắc lưu giữ của Vault.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Bảo mật sau đó Quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu sau đó Trình quản lý nhãn.

    Bạn phải có đặc quyền Quản lý nhãn phân loại dành cho quản trị viên.

  2. Nhấp vào nhãn mà bạn muốn chỉnh sửa.
  3. Chỉnh sửa nhãn. Ngoài việc đổi tên các trường và lựa chọn, bạn có thể tắt và xoá chúng:
    • Cách thay đổi ứng dụng mà nhãn được dùng: Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu hộp bên cạnh ứng dụng.
    • Cách đổi tên trường hoặc lựa chọn: Nhấp vào tên trường hoặc mở rộng lựa chọn rồi nhấp vào tên lựa chọn. Nếu nhãn hoặc trường được một quy tắc sử dụng, thì bạn sẽ thấy tên bị khoá bên cạnh nhãn hoặc trường đó và không thể chỉnh sửa.
    • Cách tắt một trường: Tìm trường bạn muốn tắt rồi nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Tắt. Lưu ý: Khi một trường bị vô hiệu hoá, người dùng sẽ không thể áp dụng giá trị cho trường đó nữa. Tuy nhiên, giá trị này sẽ tiếp tục xuất hiện ở những nơi đã áp dụng giá trị và trong kết quả tìm kiếm.
    • Cách xoá một trường: Trước tiên, hãy tắt trường đó rồi xuất bản. Sau đó, nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Xoá. Đối với những tệp đã áp dụng trường này, trường sẽ bị xoá.
    • Cách vô hiệu hoá một lựa chọn của trường:
      1. Nhấp vào trường để mở rộng trường đó.
      2. Đối với lựa chọn về trường mà bạn muốn tắt, hãy nhấp vào Tuỳ chọn khác rồi chọn cách tắt lựa chọn đó:
        • Để giữ cho lựa chọn này xuất hiện nhưng chặn người dùng chọn lựa chọn này, hãy nhấp vào Hiện và không cho phép chọn.
        • Để ẩn hoàn toàn lựa chọn này, hãy nhấp vào Ẩn và vô hiệu hoá.
    • Cách xoá một lựa chọn trong trường: Trước tiên, hãy tắt lựa chọn đó rồi xuất bản. Sau đó, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Xoá. Đối với những tệp có nhãn mà bạn đã áp dụng lựa chọn đã xoá, trường này sẽ không được đặt.
  4. Nhấp vào Xuất bản các thay đổi.

Mở khoá nhãn phân loại để chỉnh sửa

Nhãn bị khoá để ngăn việc chỉnh sửa gây ảnh hưởng đến dữ liệu (vô hiệu hoá hoặc xoá các trường, lựa chọn về trường hoặc chính nhãn) khi được dùng trong quy tắc NCMDL, phân loại dữ liệu hoặc lưu giữ. Để mở khoá một nhãn, bạn phải xoá nhãn đó khỏi tất cả các quy tắc. Đối với các quy tắc DLP, bạn không thể sử dụng nhãn làm điều kiện hoặc hành động.

Tắt nhãn phân loại

Tắt nhãn khi bạn không muốn người dùng áp dụng nhãn nữa, nhưng bạn muốn giữ lại nhãn ở những nơi đã áp dụng và trong kết quả tìm kiếm. Các bước sau đây sẽ tắt nhãn cho tất cả ứng dụng. Để tìm hiểu cách tắt nhãn chỉ cho một số ứng dụng nhất định, hãy xem bài viết Bật hoặc tắt nhãn phân loại.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Bảo mật sau đó Quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu sau đó Trình quản lý nhãn.

    Bạn phải có đặc quyền Quản lý nhãn phân loại dành cho quản trị viên.

  2. Đối với nhãn bạn muốn tắt, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Tắt. Bạn không thể tắt nhãn nếu nhãn đó chưa được xuất bản hoặc nếu nhãn đó được dùng trong quy tắc phân loại dữ liệu, quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) hoặc quy tắc lưu giữ của Vault.
  3. Xác nhận rằng bạn muốn tắt nhãn bằng cách nhấp vào Tắt và hiển thị.

Bạn có thể bật lại một nhãn bằng cách tìm nhãn đó trong trình quản lý nhãn rồi nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Bật.

Xoá nhãn phân loại

Xoá nhãn khi bạn muốn xoá vĩnh viễn và loại bỏ khỏi tệp hoặc thư tất cả các trường hợp đã áp dụng nhãn đó, bao gồm cả mọi giá trị trường do người dùng nhập.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Bảo mật sau đó Quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu sau đó Trình quản lý nhãn.

    Bạn phải có đặc quyền Quản lý nhãn phân loại dành cho quản trị viên.

  2. Nếu trạng thái của nhãn là Đã xuất bản, trước tiên hãy tắt nhãn:
    1. Đối với nhãn bạn muốn tắt, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Tắt.
    2. Xác nhận rằng bạn muốn tắt nhãn.
  3. Đối với nhãn bạn muốn xoá, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Xoá. Bạn không thể xoá nhãn nếu nhãn đó được dùng trong quy tắc phân loại dữ liệu, quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) hoặc quy tắc lưu giữ của Vault.
  4. Xác nhận bạn muốn xoá nhãn bằng cách nhấp vào Xoá vĩnh viễn.

Kiểm tra hoạt động liên quan đến nhãn phân loại trong Drive

Khi người dùng hoặc quy tắc áp dụng hoặc cập nhật nhãn cho một tệp, hoạt động đó sẽ được ghi lại trong nhật ký kiểm tra của quản trị viên. Mục nhập nhật ký bao gồm các giá trị nhãn cũ và mới, cũng như người dùng hoặc hệ thống nào đã thực hiện thay đổi.

Nhật ký kiểm tra của quản trị viên đối với các sự kiện khác về tệp không báo cáo nhãn tệp.

Tìm hiểu thêm về cách xem xét các sự kiện trong nhật ký quản trị và nhật ký báo cáo cũng như BigQuery.

Kiểm tra hoạt động liên quan đến nhãn phân loại trong Gmail

Là quản trị viên, bạn có thể kiểm tra các thư trong Gmail đã được áp dụng nhãn phân loại do người dùng trong tổ chức của bạn gửi. Để kiểm tra email trên Gmail bằng nhãn phân loại, bạn có thể:

  • Xuất nhật ký Gmail sang BigQuery
  • Xuất dữ liệu Gmail từ Google Vault

Xuất nhật ký Gmail sang BigQuery

Để kiểm tra email trong Gmail có nhãn phân loại, bạn có thể xuất nhật ký của Gmail sang BigQuery. BigQuery là nền tảng dữ liệu được quản lý của Google, giúp bạn phân tích dữ liệu bằng các tính năng như công nghệ học máy, tìm kiếm và thông tin kinh doanh chuyên sâu. Ví dụ: bạn có thể tạo một báo cáo BigQuery về các sự kiện nhật ký gần đây của Gmail có một hoặc nhiều nhãn phân loại được liên kết với thư.

Tìm hiểu thêm về nhật ký báo cáo và BigQuery, xem giản đồ (các trường siêu dữ liệu) cho nhật ký Gmail và xem các truy vấn ví dụ về Gmail.

Bạn có thể dùng Looker Studio (không bắt buộc) để đọc và chia sẻ báo cáo BigQuery. Tìm hiểu thêm về Looker Studio.

Xuất dữ liệu Gmail từ Google Vault

Bạn có thể xuất dữ liệu Gmail từ Vault (bao gồm cả thông tin về nhãn phân loại được áp dụng cho thư) sang tệp XML. Tạo một vấn đề mới trong Vault, sau đó tìm kiếm và xuất dữ liệu trong Gmail. Để biết thông tin chi tiết về nội dung trong tệp xuất, hãy truy cập vào phần Tệp xuất Gmail trên trang Tệp xuất của Vault.

Để tìm thư trong Gmail có nhãn phân loại trong Vault, trên trang tìm kiếm của Vault, hãy làm như sau:

  • Trong trường Dịch vụ, hãy nhập Gmail
  • Trong trường Điều khoản, hãy nhập has:classification-label

Điền vào các trường tìm kiếm khác dựa trên những thư bạn muốn tìm.

Để tìm hiểu thêm và xem các bước chi tiết, hãy truy cập vào bài viết Bắt đầu sử dụng tính năng tìm kiếm và xuất của Vault.