अपने संगठन के लिए, क्लासिफ़िकेशन लेबल में बदलाव करना और उन्हें मॉनिटर करना

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Frontline Starter, Frontline Standard, और Frontline Plus; Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Standard और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

ध्यान दें: अगर आपको अपनी फ़ाइलों पर लागू किए गए Drive के लेबल में बदलाव करना है, तो इसके बजाय यहां जाएं. अगर आपको अपने मैसेज पर लागू किए गए Gmail के क्लासिफ़िकेशन लेबल में बदलाव करना है, तो इसके बजाय यहां जाएं.

एडमिन के तौर पर, आपके पास अपने संगठन में इस्तेमाल किए गए Drive और Gmail के क्लासिफ़िकेशन लेबल की समीक्षा करने, उनमें बदलाव करने, और उन्हें मिटाने का विकल्प होता है. पब्लिश किए गए लेबल में बदलाव करते समय सावधानी बरतें. बदलावों का असर उन सभी फ़ाइलों और मैसेज पर पड़ता है जिन पर लेबल लागू किया गया है.

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अपने संगठन में मौजूद सभी क्लासिफ़िकेशन लेबल की समीक्षा करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद सुरक्षा इसके बाद ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल इसके बाद लेबल मैनेजर पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास क्लासिफ़िकेशन लेबल मैनेज करने के एडमिन के अधिकार होने चाहिए.

  2. (ज़रूरी नहीं) सूची को फ़िल्टर करने के लिए, लेबल के नाम से खोजें पर क्लिक करें और खोज का टेक्स्ट डालें.

क्लासिफ़िकेशन लेबल में बदलाव करना

एडमिन के तौर पर, आपके पास किसी लेबल का नाम, फ़ील्ड के नाम या विकल्प बदलने का विकल्प होता है. लेबल में किए गए बदलाव, उन सभी जगहों पर दिखते हैं जहां लेबल लागू किया गया है. फ़ील्ड का टाइप या एक से ज़्यादा विकल्प चुनने की सुविधा नहीं बदली जा सकती. इसके अलावा, ऐसे लेबल में भी बदलाव नहीं किया जा सकता जिसका इस्तेमाल, डेटा को अलग-अलग ग्रुप में बांटने के नियम, डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) के नियम या Vault में डेटा बनाए रखने के नियम में किया गया हो.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद सुरक्षा इसके बाद ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल इसके बाद लेबल मैनेजर पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास क्लासिफ़िकेशन लेबल मैनेज करने के एडमिन के अधिकार होने चाहिए.

  2. उस लेबल पर क्लिक करें जिसमें आपको बदलाव करना है.
  3. लेबल में बदलाव करें. फ़ील्ड और विकल्पों के नाम बदलने के अलावा, उन्हें बंद और मिटाया भी जा सकता है:
    • यह तय करने के लिए कि लेबल का इस्तेमाल किन ऐप्लिकेशन में किया जाए: उस ऐप्लिकेशन के बगल में मौजूद बॉक्स को चुनें या उसका निशान हटाएं.
    • फ़ील्ड या विकल्पों के नाम बदलने के लिए: फ़ील्ड के नाम पर क्लिक करें या विकल्प को बड़ा करें. इसके बाद, विकल्प के नाम पर क्लिक करें. अगर किसी नियम में लेबल या फ़ील्ड का इस्तेमाल किया गया है, तो उसके बगल में नाम लॉक है दिखेगा. ऐसे में, उसमें बदलाव नहीं किया जा सकता.
    • किसी फ़ील्ड को बंद करने के लिए: उस फ़ील्ड को ढूंढें. इसके बाद, ज़्यादा इसके बाद बंद करें पर क्लिक करें. ध्यान दें: किसी फ़ील्ड को बंद करने के बाद, उपयोगकर्ता उसमें वैल्यू नहीं डाल सकते. हालांकि, यह अब भी खोज के नतीजों और उन जगहों पर दिखेगा जहां इसमें पहले से वैल्यू डाली गई हैं.
    • किसी फ़ील्ड को मिटाने के लिए: सबसे पहले उसे बंद करें और पब्लिश करें. इसके बाद, ज़्यादा इसके बाद मिटाएं पर क्लिक करें. जिन फ़ाइलों पर फ़ील्ड लागू किया गया था उनसे फ़ील्ड हटा दिया जाता है.
    • किसी फ़ील्ड के विकल्प को बंद करने के लिए:
      1. फ़ील्ड को बड़ा करने के लिए, उस पर क्लिक करें.
      2. आपको जिस फ़ील्ड के विकल्प को बंद करना है उसके लिए, ज़्यादा पर क्लिक करें और चुनें कि उसे कैसे बंद करना है:
        • विकल्प को दिखाने के लिए, लेकिन उपयोगकर्ताओं को उसे चुनने से रोकने के लिए, दिखाएं और चुनने की अनुमति न दें पर क्लिक करें.
        • विकल्प को पूरी तरह से छिपाने के लिए, छिपाएं और बंद करें पर क्लिक करें.
    • किसी फ़ील्ड के विकल्प को मिटाने के लिए: सबसे पहले उसे बंद करें और पब्लिश करें. इसके बाद, ज़्यादा इसके बाद मिटाएं पर क्लिक करें. जिन फ़ाइलों पर लेबल के साथ मिटाया गया विकल्प लागू किया गया था उनसे फ़ील्ड हटा दिया जाता है.
  4. बदलावों को पब्लिश करें पर क्लिक करें.

बदलाव करने के लिए, क्लासिफ़िकेशन लेबल को अनलॉक करना

जब लेबल का इस्तेमाल, डीएलपी, डेटा को अलग-अलग ग्रुप में बांटने या डेटा बनाए रखने के नियम में किया जाता है, तो उन्हें बदलाव करने से रोकने के लिए लॉक कर दिया जाता है. जैसे, फ़ील्ड, फ़ील्ड के विकल्प या लेबल को बंद या मिटाने से रोकने के लिए. किसी लेबल को अनलॉक करने के लिए, उसे सभी नियमों से हटाना होगा. डीएलपी के नियमों के लिए, लेबल का इस्तेमाल शर्त या कार्रवाई के तौर पर नहीं किया जा सकता.

क्लासिफ़िकेशन लेबल को बंद करना

किसी लेबल को तब बंद करें, जब आपको नहीं चाहिए कि उपयोगकर्ता उस लेबल को लागू करें. हालांकि, आपको यह भी चाहिए कि लेबल उन जगहों पर दिखता रहे जहां उसे पहले से लागू किया गया है. साथ ही, वह खोज के नतीजों में भी दिखता रहे. नीचे दिए गए चरणों से, सभी ऐप्लिकेशन के लिए लेबल बंद हो जाता है. सिर्फ़ कुछ ऐप्लिकेशन के लिए लेबल बंद करने का तरीका जानने के लिए, क्लासिफ़िकेशन लेबल को चालू या बंद करना पर जाएं.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद सुरक्षा इसके बाद ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल इसके बाद लेबल मैनेजर पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास क्लासिफ़िकेशन लेबल मैनेज करने के एडमिन के अधिकार होने चाहिए.

  2. आपको जिस लेबल को बंद करना है उसके लिए, ज़्यादा इसके बाद बंद करें पर क्लिक करें. किसी लेबल को तब तक बंद नहीं किया जा सकता, जब तक उसे पब्लिश न किया गया हो. इसके अलावा, अगर उसका इस्तेमाल, डेटा को अलग-अलग ग्रुप में बांटने के नियम, डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) के नियम या Vault में डेटा बनाए रखने के नियम में किया गया है, तब भी उसे बंद नहीं किया जा सकता.
  3. बंद करें और दिखाएं पर क्लिक करके, पुष्टि करें कि आपको लेबल बंद करना है.

किसी लेबल को फिर से चालू करने के लिए, उसे लेबल मैनेजर में ढूंढें. इसके बाद, ज़्यादा इसके बाद चालू करें पर क्लिक करें.

क्लासिफ़िकेशन लेबल को मिटाना

किसी लेबल को तब मिटाएं, जब आपको चाहिए कि उस लेबल के सभी इंस्टेंस हमेशा के लिए मिट जाएं. इनमें, उपयोगकर्ताओं की ओर से डाली गई फ़ील्ड की वैल्यू भी शामिल हैं. साथ ही, लेबल को फ़ाइलों या मैसेज से भी हटा दिया जाए.

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद सुरक्षा इसके बाद ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल इसके बाद लेबल मैनेजर पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास क्लासिफ़िकेशन लेबल मैनेज करने के एडमिन के अधिकार होने चाहिए.

  2. अगर लेबल की स्थिति पब्लिश किया गया है, तो सबसे पहले लेबल को बंद करें:
    1. आपको जिस लेबल को बंद करना है उसके लिए, ज़्यादा इसके बाद बंद करें पर क्लिक करें.
    2. पुष्टि करें कि आपको लेबल बंद करना है.
  3. आपको जिस लेबल को मिटाना है उसके लिए, ज़्यादा इसके बाद मिटाएं पर क्लिक करें. किसी लेबल को तब तक नहीं मिटाया जा सकता, जब तक उसका इस्तेमाल, डेटा को अलग-अलग ग्रुप में बांटने के नियम, डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) के नियम या Vault में डेटा बनाए रखने के नियम में किया जा रहा हो.
  4. हमेशा के लिए मिटाएं पर क्लिक करके, पुष्टि करें कि आपको लेबल मिटाना है.

Drive में क्लासिफ़िकेशन लेबल की गतिविधि का ऑडिट करना

जब कोई उपयोगकर्ता या नियम, किसी फ़ाइल पर लेबल लागू करता है या उसे अपडेट करता है, तो उस गतिविधि को एडमिन के ऑडिट लॉग में रिकॉर्ड किया जाता है. लॉग की एंट्री में, लेबल की पिछली और नई वैल्यू शामिल होती हैं. साथ ही, यह भी जानकारी होती है कि बदलाव किस उपयोगकर्ता या सिस्टम ने किया है.

फ़ाइल से जुड़े अन्य इवेंट के लिए, एडमिन के ऑडिट लॉग में फ़ाइल के लेबल की जानकारी नहीं दिखती.

एडमिन के लॉग इवेंट की समीक्षा करने और रिपोर्टिंग लॉग और BigQuery के बारे में ज़्यादा जानें.

Gmail में क्लासिफ़िकेशन लेबल की गतिविधि का ऑडिट करना

एडमिन के तौर पर, आपके पास अपने संगठन के लोगों की ओर से भेजे गए, क्लासिफ़िकेशन लेबल वाले Gmail मैसेज का ऑडिट करने का विकल्प होता है. क्लासिफ़िकेशन लेबल वाले Gmail मैसेज का ऑडिट करने के लिए, ये काम किए जा सकते हैं:

  • Gmail लॉग को BigQuery में एक्सपोर्ट करना
  • Google Vault से Gmail का डेटा एक्सपोर्ट करना

Gmail लॉग को BigQuery में एक्सपोर्ट करना

क्लासिफ़िकेशन लेबल वाले Gmail मैसेज का ऑडिट करने के लिए, Gmail लॉग को BigQuery में एक्सपोर्ट किया जा सकता है. BigQuery, Google का मैनेज किया गया डेटा प्लैटफ़ॉर्म है. इसकी मदद से, मशीन लर्निंग, खोज, और कारोबार की अहम जानकारी जैसी सुविधाओं के साथ डेटा का विश्लेषण किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, हाल ही के Gmail लॉग इवेंट की BigQuery रिपोर्ट बनाई जा सकती है. इसमें, मैसेज से जुड़े एक या उससे ज़्यादा क्लासिफ़िकेशन लेबल शामिल किए जा सकते हैं.

रिपोर्टिंग लॉग और BigQuery के बारे में ज़्यादा जानें. साथ ही, Gmail लॉग के स्कीमा (मेटाडेटा फ़ील्ड) की समीक्षा करें और Gmail की क्वेरी के उदाहरण देखें.

आपके पास BigQuery की रिपोर्ट को पढ़ने और शेयर करने के लिए, Looker Studio का इस्तेमाल करने का विकल्प होता है. Looker Studio के बारे में ज़्यादा जानें.

Google Vault से Gmail का डेटा एक्सपोर्ट करना

आपके पास Vault से Gmail का डेटा एक्सपोर्ट करने का विकल्प होता है. इसमें, मैसेज पर लागू किए गए क्लासिफ़िकेशन लेबल की जानकारी भी शामिल होती है. इस डेटा को XML फ़ाइल में एक्सपोर्ट किया जा सकता है. Vault में कोई नया मामला बनाएं. इसके बाद, Gmail का डेटा खोजें और उसे एक्सपोर्ट करें. एक्सपोर्ट किए गए डेटा में क्या-क्या शामिल है, इस बारे में जानने के लिए, Gmail से डेटा एक्सपोर्ट करने का सेक्शन, Vault में डेटा एक्सपोर्ट करने के पेज पर देखें.

Vault में क्लासिफ़िकेशन लेबल वाले Gmail मैसेज ढूंढने के लिए, Vault के खोज पेज पर:

  • सेवा फ़ील्ड में, Gmail डालें
  • शर्तें फ़ील्ड में, has:classification-label डालें

आपको जो मैसेज ढूंढने हैं उनके हिसाब से, खोज के अन्य फ़ील्ड भरें.

ज़्यादा जानने और पूरी जानकारी पाने के लिए, Vault में खोजने और एक्सपोर्ट करने की सुविधा का इस्तेमाल करना लेख पढ़ें.