Chỉnh sửa và giám sát nhãn phân loại cho tổ chức của bạn

Các phiên bản có hỗ trợ tính năng này: Frontline Starter, Frontline Standard và Frontline Plus; Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

Lưu ý: Để chỉnh sửa nhãn Drive được áp dụng cho tệp, hãy chuyển đến đây thay vì. Để chỉnh sửa nhãn phân loại của Gmail được áp dụng cho thư, hãy chuyển đến đây.

Là quản trị viên, bạn có thể xem xét, chỉnh sửa và xoá các nhãn phân loại của Drive và Gmail mà tổ chức của bạn sử dụng. Hãy thận trọng khi thay đổi một nhãn đã xuất bản. Các thay đổi sẽ ảnh hưởng đến tất cả các tệp và thư mà nhãn được áp dụng.

Trên trang này

Xem xét tất cả các nhãn phân loại trong tổ chức của bạn

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Bảo mật sau đó Quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu sau đó Trình quản lý nhãn.

    Bạn phải có đặc quyền Quản lý nhãn phân loại dành cho quản trị viên.

  2. (Không bắt buộc) Để lọc danh sách, hãy nhấp vào Tìm kiếm tên nhãn rồi nhập văn bản tìm kiếm.

Chỉnh sửa nhãn phân loại

Là quản trị viên, bạn có thể thay đổi tên nhãn, tên trường hoặc các lựa chọn. Các thay đổi sẽ được truyền đến mọi nơi mà nhãn được áp dụng. Bạn không thể thay đổi loại trường hoặc lựa chọn chọn nhiều mục. Bạn cũng không thể chỉnh sửa nhãn được sử dụng trong quy tắc phân loại dữ liệu, quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) hoặc quy tắc lưu giữ của Vault.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Bảo mật sau đó Quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu sau đó Trình quản lý nhãn.

    Bạn phải có đặc quyền Quản lý nhãn phân loại dành cho quản trị viên.

  2. Nhấp vào nhãn mà bạn muốn chỉnh sửa.
  3. Chỉnh sửa nhãn. Ngoài việc đổi tên các trường và lựa chọn, bạn có thể tắt và xoá các trường và lựa chọn đó:
    • Cách thay đổi ứng dụng mà nhãn được sử dụng: Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu vào hộp bên cạnh ứng dụng.
    • Cách đổi tên trường hoặc lựa chọn: Nhấp vào tên trường hoặc mở rộng lựa chọn, sau đó nhấp vào tên lựa chọn. Nếu nhãn hoặc trường được một quy tắc sử dụng, bạn sẽ thấy biểu tượng tên bị khoá bên cạnh nhãn hoặc trường đó và không thể chỉnh sửa.
    • Cách tắt một trường: Tìm trường đó rồi nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Tắt. Lưu ý: Khi một trường bị tắt, người dùng sẽ không thể áp dụng giá trị cho trường đó nữa. Tuy nhiên, trường đó sẽ tiếp tục xuất hiện ở những nơi đã áp dụng giá trị và trong kết quả tìm kiếm.
    • Cách xoá một trường: Trước tiên, hãy tắt trường đó và xuất bản. Sau đó, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Xoá. Đối với các tệp mà trường đã được áp dụng, trường đó sẽ bị xoá.
    • Cách tắt một lựa chọn trường:
      1. Nhấp vào trường để mở rộng trường đó.
      2. Đối với lựa chọn trường mà bạn muốn tắt, hãy nhấp vào Tuỳ chọn khác rồi chọn cách tắt:
        • Để giữ cho lựa chọn hiển thị nhưng chặn người dùng chọn lựa chọn đó, hãy nhấp vào Hiện và không cho phép chọn.
        • Để ẩn hoàn toàn lựa chọn, hãy nhấp vào Ẩn và tắt.
    • Cách xoá một lựa chọn trường: Trước tiên, hãy tắt lựa chọn đó và xuất bản. Sau đó, hãy nhấp vào Tuỳ chọn khác sau đó Xoá. Đối với các tệp có nhãn mà lựa chọn đã xoá được áp dụng, trường đó sẽ bị huỷ đặt.
  4. Nhấp vào Xuất bản các thay đổi.

Mở khoá nhãn phân loại để chỉnh sửa

Nhãn bị khoá để chỉnh sửa mang tính phá huỷ (tắt hoặc xoá các trường, lựa chọn trường hoặc chính nhãn đó) khi được sử dụng trong quy tắc DLP, quy tắc phân loại dữ liệu hoặc quy tắc lưu giữ. Để mở khoá nhãn, bạn phải xoá nhãn đó khỏi tất cả các quy tắc. Đối với quy tắc DLP, bạn không thể sử dụng nhãn làm điều kiện hoặc hành động.

Tắt nhãn phân loại

Tắt nhãn khi bạn không còn muốn người dùng áp dụng nhãn đó nữa, nhưng bạn muốn giữ nhãn ở những nơi đã áp dụng và trong kết quả tìm kiếm. Các bước sau đây sẽ tắt nhãn cho tất cả các ứng dụng. Để tìm hiểu cách tắt nhãn chỉ cho một số ứng dụng nhất định, hãy chuyển đến bài viết Bật hoặc tắt nhãn phân loại nhãn.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Bảo mật sau đó Quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu sau đó Trình quản lý nhãn.

    Bạn phải có đặc quyền Quản lý nhãn phân loại dành cho quản trị viên.

  2. Đối với nhãn mà bạn muốn tắt, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Tắt. Bạn không thể tắt nhãn nếu nhãn đó chưa được xuất bản hoặc nếu được sử dụng trong quy tắc phân loại dữ liệu, quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) hoặc quy tắc lưu giữ của Vault.
  3. Xác nhận rằng bạn muốn tắt nhãn bằng cách nhấp vào Tắt và hiện.

Bạn có thể bật lại nhãn bằng cách tìm nhãn đó trong trình quản lý nhãn rồi nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Bật.

Xoá nhãn phân loại

Xoá nhãn khi bạn muốn xoá vĩnh viễn và loại bỏ khỏi tệp hoặc thư tất cả các trường hợp mà nhãn đó được áp dụng, bao gồm cả mọi giá trị trường do người dùng nhập.

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Bảo mật sau đó Quyền truy cập và kiểm soát dữ liệu sau đó Trình quản lý nhãn.

    Bạn phải có đặc quyền Quản lý nhãn phân loại dành cho quản trị viên.

  2. Nếu trạng thái của nhãn là Đã xuất bản, trước tiên hãy tắt nhãn:
    1. Đối với nhãn mà bạn muốn tắt, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Tắt.
    2. Xác nhận rằng bạn muốn tắt nhãn.
  3. Đối với nhãn mà bạn muốn xoá, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác sau đó Xoá. Bạn không thể xoá nhãn nếu nhãn đó được sử dụng trong quy tắc phân loại dữ liệu, quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) hoặc quy tắc lưu giữ của Vault.
  4. Xác nhận rằng bạn muốn xoá nhãn bằng cách nhấp vào Xoá vĩnh viễn.

Kiểm tra hoạt động của nhãn phân loại trong Drive

Khi người dùng hoặc quy tắc áp dụng hoặc cập nhật nhãn trên tệp, hoạt động đó sẽ được ghi lại trong nhật ký kiểm tra của quản trị viên. Mục nhập nhật ký bao gồm các giá trị nhãn trước đó và giá trị nhãn mới, cũng như người dùng hoặc hệ thống đã thực hiện thay đổi.

Nhật ký kiểm tra của quản trị viên cho các sự kiện khác của tệp không báo cáo nhãn tệp.

Tìm hiểu thêm về cách xem xét các sự kiện trong nhật ký của quản trị viên và báo cáo nhật ký cũng như BigQuery.

Kiểm tra hoạt động của nhãn phân loại trong Gmail

Là quản trị viên, bạn có thể kiểm tra các thư trong Gmail có nhãn phân loại được áp dụng do những người trong tổ chức của bạn gửi. Để kiểm tra các thư trong Gmail có nhãn phân loại, bạn có thể:

  • Xuất nhật ký Gmail sang BigQuery
  • Xuất dữ liệu Gmail từ Google Vault

Xuất nhật ký Gmail sang BigQuery

Để kiểm tra các thư trong Gmail có nhãn phân loại, bạn có thể xuất nhật ký Gmail sang BigQuery. BigQuery là nền tảng dữ liệu được quản lý của Google, giúp bạn phân tích dữ liệu bằng các tính năng như công nghệ học máy, tìm kiếm và dữ liệu thông minh cho doanh nghiệp. Ví dụ: bạn có thể tạo báo cáo BigQuery về các sự kiện gần đây trong nhật ký Gmail có một hoặc nhiều nhãn phân loại được liên kết với thư.

Tìm hiểu thêm về cách báo cáo nhật ký và BigQuery, xem xét giản đồ (các trường siêu dữ liệu) cho nhật ký Gmail, và xem các truy vấn mẫu của Gmail.

Bạn có thể tuỳ ý sử dụng Looker Studio để đọc và chia sẻ báo cáo BigQuery. Tìm hiểu thêm về Looker Studio.

Xuất dữ liệu Gmail từ Google Vault

Bạn có thể xuất dữ liệu Gmail từ Vault, bao gồm cả thông tin về nhãn phân loại được áp dụng cho thư, sang tệp XML. Tạo một vấn đề mới trong Vault, sau đó tìm kiếm và xuất dữ liệu Gmail. Để biết thông tin chi tiết về nội dung trong bản xuất, hãy truy cập vào phần Xuất dữ liệu Gmail trên trang Xuất dữ liệu Vault.

Để tìm các thư trong Gmail có nhãn phân loại trong Vault, trên trang tìm kiếm của Vault:

  • Trong trường Dịch vụ, hãy nhập Gmail
  • Trong trường Điều khoản, hãy nhập has:classification-label

Điền vào các trường tìm kiếm khác dựa trên những thư mà bạn muốn tìm.

Để tìm hiểu thêm và xem các bước chi tiết, hãy truy cập vào bài viết Bắt đầu sử dụng tính năng tìm kiếm và xuất của Vault.