Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Frontline Plus; Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Enterprise Essentials Plus. So sánh phiên bản của bạn
Báo cáo rủi ro với tệp trên trang tổng quan về bảo mật cung cấp thông tin chi tiết về cách chia sẻ tệp làm lộ dữ liệu của miền. Báo cáo rủi ro với tệp hiển thị các thông tin chi tiết sau:
- Các loại phương thức chia sẻ tệp theo thời gian (bao gồm cả hoạt động chia sẻ nội bộ)
- Những tệp được chia sẻ nào đã được xem thường xuyên
- Những miền bên ngoài nào đã được chia sẻ thường xuyên
- Những quy tắc Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) nào đã được kích hoạt thường xuyên
Lưu ý: Trang tổng quan về bảo mật cũng bao gồm phần tóm tắt dữ liệu về rủi ro với tệp. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Trang tổng quan về bảo mật.
Xem báo cáo rủi ro với tệp
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn
Bảo mật
Trung tâm bảo mật
Trang tổng quan.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Trung tâm bảo mật.
- Chuyển đến bảng có tiêu đề Miền có trạng thái chia sẻ tệp bên ngoài như thế nào? Ở góc dưới cùng bên phải của bảng, hãy nhấp vào Xem báo cáo.
Biểu đồ sự kiện chia sẻ
Ở đầu Báo cáo rủi ro với tệp, biểu đồ Sự kiện chia sẻ hiển thị số lượng sự kiện chia sẻ trong một khoảng thời gian cụ thể. Bạn có thể tuỳ chỉnh báo cáo để xem dữ liệu của Hôm nay, Hôm qua, Tuần này, Tuần trước, Tháng này, Tháng trước hoặc Nhiều ngày trước (tối đa 180 ngày).
Các đường trong biểu đồ này hiển thị số liệu thống kê cho 5 loại phương thức chia sẻ:
| Bất kỳ ai trong miền | Bất kỳ ai trong miền của bạn đều có thể truy cập vào tệp. |
| Nội bộ | Người dùng chỉ chia sẻ tệp với những người cụ thể trong miền của bạn. Lưu ý: Người dùng miền phụ được coi là người dùng nội bộ. |
| Riêng tư | Tệp này là riêng tư (không được chia sẻ với bất kỳ ai). Có thời điểm, người dùng đã chia sẻ tệp rồi sau đó huỷ chia sẻ. |
| Bất kỳ ai có đường liên kết | Bất kỳ ai ở trong hoặc bên ngoài miền của bạn có quyền truy cập vào đường liên kết đều có thể truy cập vào tệp. |
| Bên ngoài |
Tệp được chia sẻ với ít nhất một người dùng bên ngoài miền của bạn.
|
Lưu ý:
- Có thể có độ trễ lên đến 80 phút để dữ liệu Drive hiển thị đối với một số miền.
- Bạn có thể ẩn các đường trong biểu đồ bằng cách nhấp vào chú giải. Ví dụ: nhấp vào Riêng tư để ẩn dữ liệu liên quan đến việc chia sẻ tệp riêng tư. Điều này đặc biệt hữu ích nếu một đường trùng lặp với một đường khác.
- Các tệp đã xoá có thể được biểu thị trong Báo cáo rủi ro với tệp trên Drive.
Nhấp vào bất kỳ điểm dữ liệu nào trong biểu đồ để xem thêm thông tin chi tiết về từng phương thức chia sẻ vào những ngày cụ thể. Bạn cũng có thể sử dụng danh sách thả xuống Miền để xem dữ liệu cho Tất cả miền hoặc cho các miền cụ thể. Danh sách miền chỉ bao gồm miền chính và miền phụ. Miền bí danh và miền bên ngoài không được đưa vào.
Xin lưu ý rằng các sự kiện trên bộ nhớ dùng chung chỉ được đưa vào báo cáo khi xem dữ liệu cho Tất cả miền, vì các sự kiện trên bộ nhớ dùng chung không thuộc về bất kỳ miền cụ thể nào.
So sánh dữ liệu hiện tại và dữ liệu trước đây
Để so sánh dữ liệu hiện tại với dữ liệu cũ, ở trên cùng bên phải, trong trình đơn Phân tích thống kê, hãy chọn Phân vị (không áp dụng cho tất cả biểu đồ trên trang tổng quan về bảo mật). Bạn sẽ thấy một lớp phủ trên biểu đồ để hiển thị phân vị thứ 10, thứ 50 và thứ 90 của dữ liệu trong quá khứ (180 ngày đối với hầu hết dữ liệu và 30 ngày đối với dữ liệu Gmail). Sau đó, để thay đổi bản phân tích, ở trên cùng bên phải của biểu đồ, hãy sử dụng trình đơn để thay đổi đường lớp phủ.
Tệp được xem nhiều nhất
Ở nửa dưới của trang Báo cáo rủi ro với tệp, hãy xem một bảng liệt kê các tệp được xem nhiều nhất đã được chia sẻ từ miền của bạn (bảng này được hiển thị theo mặc định khi bạn mở Báo cáo rủi ro với tệp).
Bảng này liệt kê tên tệp, các tệp được xem nhiều nhất, phương thức chia sẻ và chủ sở hữu của tệp. Nhấp vào XUẤT để xuất tất cả thông tin trong bảng.
Theo mặc định, bảng này hiển thị dữ liệu cho phạm vi thời gian được chỉ định ở đầu trang. Bạn cũng có thể chỉ hiển thị các tệp được xem nhiều nhất cho một ngày bằng cách nhấp vào ngày đó trong biểu đồ dạng đường.
Tệp thuộc miền hàng đầu được chia sẻ
Ở nửa dưới của trang Báo cáo rủi ro với tệp, bạn có thể xem một biểu đồ liệt kê các miền hàng đầu mà tệp được chia sẻ. Để xem biểu đồ này, hãy nhấp vào MIỀN.
Biểu đồ này liệt kê tên miền và số lượng tệp đã được chia sẻ với miền đó. Bạn cũng có thể thu thập thêm thông tin chi tiết cho từng miền bằng cách xuất một bảng tính chỉ định những tệp đã được chia sẻ với miền đó.
Cách xuất bảng tính:
- Nhấp vào biểu tượng Bảng tính
cho miền có liên quan. Trong cửa sổ Xuất danh sách tệp sang Drive, hãy nhấp vào XUẤT.
Một bảng tính về các tệp đã được chia sẻ với miền này sẽ được tạo và lưu vào thư mục Drive của tôi.
Các quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) hàng đầu
Ở nửa dưới của trang Báo cáo rủi ro với tệp, bạn có thể xem một biểu đồ liệt kê các quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) hàng đầu đã được kích hoạt trong miền của bạn và số lần các quy tắc này được kích hoạt. Để xem biểu đồ này, hãy nhấp vào QUY TẮC DLP.
Giới thiệu về DLP Quản trị viên có thể sử dụng các quy tắc DLP để giúp ngăn người dùng chia sẻ nội dung nhạy cảm trong các tệp trên Google Drive bên ngoài miền của công ty. DLP quét các tệp trên Drive để tìm nội dung nhạy cảm và các hành động dựa trên chính sách có thể được kích hoạt khi phát hiện thấy bất kỳ nội dung nhạy cảm nào. Các hành động có sẵn bao gồm gửi email cho quản trị viên cấp cao, gửi email cho người dùng đã tạo, chỉnh sửa hoặc tải tệp có nội dung nhạy cảm lên hoặc chặn việc chia sẻ bất kỳ tệp nào có nội dung nhạy cảm.
Giới thiệu về tệp trên trang web tạo bằng Google Sites
- Tệp trên trang web tạo bằng Google Sites có hai trạng thái: phiên bản nháp và phiên bản đã xuất bản. Báo cáo rủi ro với tệp ghi lại lượt xem phiên bản nháp, nhưng không ghi lại lượt xem phiên bản đã xuất bản.
- Nếu bạn chia sẻ một tệp trên Google Sites với một người dùng bên ngoài miền của bạn bằng chế độ cài đặt Có thể xem phiên bản đã xuất bản , thì khả năng hiển thị của tệp sẽ được ghi lại là bên ngoài trong Báo cáo rủi ro với tệp, ngay cả khi tệp đó chưa được xuất bản và người dùng chưa có gì để đọc.