फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, और Enterprise Essentials Plus. अपने वर्शन की तुलना करें

सिक्योरिटी डैशबोर्ड में मौजूद फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट से, यह जानकारी मिलती है कि फ़ाइल शेयर करने से आपके डोमेन का डेटा कैसे सार्वजनिक हो जाता है. फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट में, ये जानकारी दिखती है:

• समय के साथ, फ़ाइल शेयर करने के अलग-अलग तरीके (डोमेन के अंदर शेयर की गई फ़ाइलें भी शामिल हैं)
• शेयर की गई किन फ़ाइलों को अक्सर देखा गया है
• किन बाहरी डोमेन के साथ अक्सर फ़ाइलें शेयर की गई हैं
• किन डीएलपी नियमों को अक्सर ट्रिगर किया गया है

ध्यान दें: सिक्योरिटी डैशबोर्ड में, फ़ाइल एक्सपोज़र के डेटा का सारांश भी शामिल होता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, सिक्योरिटी डैशबोर्ड देखें.

फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट देखना

1. Google Admin console में, मेन्यू सुरक्षा सुरक्षा केंद्र डैशबोर्ड पर जाएं.

   डैशबोर्ड पर जाएं

   इसके लिए, आपके पास सुरक्षा केंद्र से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

2. डोमेन के बाहर फ़ाइल शेयर करना कैसा दिखता है? नाम वाले पैनल पर जाएं. पैनल के सबसे नीचे दाएं कोने में, रिपोर्ट देखें पर क्लिक करें.

इवेंट शेयर करने का ग्राफ़

फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट में सबसे ऊपर, इवेंट शेयर करने का ग्राफ़ दिखता है. इसमें, किसी तय समयावधि में शेयर किए गए इवेंट की संख्या दिखती है. रिपोर्ट को ज़रूरत के मुताबिक अडजस्ट करके, आज, बीते हुए कल, इस हफ़्ते, पिछले हफ़्ते, इस महीने, पिछले महीने या कुछ दिन पहले (ज़्यादा से ज़्यादा 180 दिन) का डेटा देखा जा सकता है.

इस ग्राफ़ में, शेयर करने के पांच तरीकों के आंकड़े दिखते हैं:

डोमेन में सभी	आपके डोमेन में मौजूद कोई भी व्यक्ति इस फ़ाइल को ऐक्सेस कर सकता है.
डोमेन के अंदर	उपयोगकर्ता ने सिर्फ़ आपके डोमेन के कुछ लोगों के साथ फ़ाइल शेयर की है. ध्यान दें: सेकंडरी डोमेन के उपयोगकर्ताओं को, डोमेन के अंदर के उपयोगकर्ताओं के तौर पर गिना जाता है.
निजी	फ़ाइल निजी है. इसे किसी के साथ शेयर नहीं किया गया है. उपयोगकर्ता ने एक बार फ़ाइल शेयर की थी. हालांकि, बाद में उसने शेयर करने की सुविधा बंद कर दी.
लिंक वाले लोग	आपके डोमेन के अंदर या बाहर का कोई भी व्यक्ति, जिसके पास लिंक का ऐक्सेस है वह फ़ाइल को ऐक्सेस कर सकता है.
डोमेन के बाहर	फ़ाइल को आपके डोमेन के बाहर के कम से कम एक उपयोगकर्ता के साथ शेयर किया गया है. ध्यान दें: Google Groups में, किसी फ़ाइल को डोमेन के बाहर शेयर की गई फ़ाइल के तौर पर मार्क किया जाता है. ऐसा तब होता है, जब कोई उपयोगकर्ता उस फ़ाइल को ऐसे ग्रुप के साथ शेयर करता है जिसमें डोमेन के बाहर के सदस्यों को शामिल होने की अनुमति होती है. भले ही, ग्रुप में डोमेन के बाहर का कोई सदस्य न हो. किसी ऐसे ग्रुप के साथ फ़ाइल शेयर करने पर, जिसे डोमेन के बाहर शेयर करने की अनुमति है, उसे डोमेन के बाहर शेयर की गई एक फ़ाइल के तौर पर गिना जाता है.

ध्यान दें:

• कुछ डोमेन के लिए, Drive का डेटा दिखने में 80 मिनट तक लग सकते हैं.
• लेगंड पर क्लिक करके, ग्राफ़ में लाइनें छिपाई जा सकती हैं. उदाहरण के लिए, निजी तौर पर शेयर की गई फ़ाइलों से जुड़ा डेटा छिपाने के लिए, निजी पर क्लिक करें. यह सुविधा खास तौर पर तब काम आती है, जब एक लाइन दूसरी लाइन पर ओवरलैप हो रही हो.
• Drive की फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट में, मिटाई गई फ़ाइलें दिख सकती हैं.

किसी खास तारीख पर, शेयर करने के हर तरीके के बारे में ज़्यादा जानकारी देखने के लिए, ग्राफ़ में किसी भी डेटा पॉइंट पर क्लिक करें. सभी डोमेन या चुनिंदा डोमेन का डेटा देखने के लिए, डोमेन ड्रॉप-डाउन सूची का भी इस्तेमाल किया जा सकता है. डोमेन की सूची में, सिर्फ़ प्राइमरी और सेकंडरी डोमेन शामिल होते हैं. इसमें, अन्य डोमेन नेम और डोमेन के बाहर के डोमेन शामिल नहीं होते.

ध्यान दें कि शेयर की गई ड्राइव के इवेंट, रिपोर्ट में सिर्फ़ डेटा देखने पर सभी डोमेन में शामिल किए जाते हैं. ऐसा इसलिए, क्योंकि शेयर की गई ड्राइव के इवेंट किसी खास डोमेन से जुड़े नहीं होते.

मौजूदा और पुराने डेटा की तुलना करना

मौजूदा डेटा की तुलना पुराने डेटा से करने के लिए, सबसे ऊपर दाएं कोने में, आंकड़ों का विश्लेषण मेन्यू में जाकर, शतमक को चुनें. यह विकल्प, सिक्योरिटी डैशबोर्ड के सभी चार्ट के लिए उपलब्ध नहीं है. चार्ट पर एक ओवरले दिखेगा. इसमें, पुराने डेटा के 10वें, 50वें, और 90वें शतमक दिखेंगे. ज़्यादातर डेटा के लिए 180 दिन और Gmail डेटा के लिए 30 दिन का डेटा दिखेगा. इसके बाद, विश्लेषण बदलने के लिए, चार्ट के सबसे ऊपर दाएं कोने में मौजूद मेन्यू का इस्तेमाल करके, ओवरले लाइन बदलें.

सबसे ज़्यादा बार देखी गई फ़ाइलें

फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट वाले पेज के सबसे नीचे वाले हिस्से में, एक टेबल देखें. इसमें, आपके डोमेन से शेयर की गई सबसे ज़्यादा बार देखी गई फ़ाइलों की सूची होती है. जब फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट खोली जाती है, तो यह टेबल डिफ़ॉल्ट रूप से दिखती है.

टेबल में, फ़ाइलों के नाम, सबसे ज़्यादा बार देखी गई फ़ाइलें, शेयर करने का तरीका, और फ़ाइलों के मालिक दिखते हैं. टेबल में मौजूद सारी जानकारी एक्सपोर्ट करने के लिए, एक्सपोर्ट करें पर क्लिक करें.

डिफ़ॉल्ट रूप से, टेबल में पेज पर सबसे ऊपर बताई गई समयावधि का डेटा दिखता है. लाइन ग्राफ़ में किसी तारीख पर क्लिक करके, सिर्फ़ उस तारीख के लिए सबसे ज़्यादा बार देखी गई फ़ाइलें भी दिखाई जा सकती हैं.

शीर्ष डोमेन फ़ाइलें इनके साथ शेयर की जाती हैं

फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट वाले पेज के सबसे नीचे वाले हिस्से में, एक चार्ट देखा जा सकता है. इसमें, उन टॉप डोमेन की सूची होती है जिनके साथ फ़ाइलें शेयर की जाती हैं. यह चार्ट देखने के लिए, डोमेन पर क्लिक करें.

चार्ट में, डोमेन के नाम और उस डोमेन के साथ शेयर की गई फ़ाइलों की संख्या दिखती है. हर डोमेन के बारे में ज़्यादा जानकारी पाने के लिए, एक स्प्रेडशीट भी एक्सपोर्ट की जा सकती है. इसमें यह जानकारी होती है कि उस डोमेन के साथ कौनसी फ़ाइलें शेयर की गई थीं.

स्प्रेडशीट एक्सपोर्ट करने के लिए:

1. उस डोमेन के लिए, स्प्रेडशीट पर क्लिक करें जिसके लिए आपको स्प्रेडशीट एक्सपोर्ट करनी है.

2. फ़ाइल सूची को Drive में एक्सपोर्ट करें विंडो में, एक्सपोर्ट करें पर क्लिक करें.

   इस डोमेन के साथ शेयर की गई फ़ाइलों की एक स्प्रेडशीट जनरेट की जाती है और आपके 'मेरी ड्राइव' फ़ोल्डर में सेव की जाती है.

डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) के टॉप नियम

फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट वाले पेज के सबसे नीचे वाले हिस्से में, एक चार्ट देखा जा सकता है . इसमें, आपके डोमेन में ट्रिगर किए गए डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) के टॉप नियमों की सूची होती है . साथ ही, यह भी दिखता है कि ये नियम कितनी बार ट्रिगर हुए. यह चार्ट देखने के लिए, डीएलपी के नियम पर क्लिक करें.

डीएलपी के बारे में जानकारी एडमिन, डीएलपी के नियमों का इस्तेमाल करके, उपयोगकर्ताओं को कंपनी के डोमेन के बाहर, Google Drive की फ़ाइलों में मौजूद संवेदनशील कॉन्टेंट शेयर करने से रोक सकते हैं. डीएलपी, Drive की फ़ाइलों में संवेदनशील कॉन्टेंट की स्कैनिंग करता है. अगर कोई संवेदनशील कॉन्टेंट मिलता है, तो नीति के आधार पर कार्रवाइयां ट्रिगर की जा सकती हैं. उपलब्ध कार्रवाइयों में, सुपर एडमिन को ईमेल भेजना, संवेदनशील कॉन्टेंट वाली फ़ाइल बनाने, उसमें बदलाव करने या उसे अपलोड करने वाले उपयोगकर्ता को ईमेल भेजना या संवेदनशील कॉन्टेंट वाली किसी भी फ़ाइल को शेयर करने से रोकना शामिल है.

Google Sites की फ़ाइलों के बारे में जानकारी

• Google Sites की किसी फ़ाइल के दो वर्शन होते हैं: ड्राफ़्ट वर्शन और पब्लिश किया गया वर्शन. फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट में, ड्राफ़्ट वर्शन के व्यू कैप्चर किए जाते हैं. हालांकि, पब्लिश किए गए वर्शन के व्यू नहीं कैप्चर किए जाते.
• अगर पब्लिश किया गया वर्शन देखा जा सकता है सेटिंग का इस्तेमाल करके, Google Sites की कोई फ़ाइल आपके डोमेन के बाहर के किसी उपयोगकर्ता के साथ शेयर की जाती है, तो फ़ाइल एक्सपोज़र की रिपोर्ट में, फ़ाइल की विज़िबिलिटी डोमेन के बाहर के तौर पर रिकॉर्ड की जाती है. भले ही, वह फ़ाइल अब तक पब्लिश न की गई हो और उपयोगकर्ता के पास अब तक पढ़ने के लिए कुछ न हो.