एडमिन के तौर पर, आपको किसी संवेदनशील दस्तावेज़ को खोजना पड़ सकता है. ऐसा तब हो सकता है, जब उसे संगठन के बाहर शेयर किया गया हो या बहुत ज़्यादा लोगों के साथ शेयर किया गया हो.
अपने संगठन के किसी खास उपयोगकर्ता की ओर से, संगठन के बाहर शेयर की गई फ़ाइल की जांच करने के लिए, इस लेख में दिया गया तरीका अपनाएं.
फ़ाइल शेयर करने की गतिविधि की जांच करना
1. जांच शुरू करना
- जांच टूल का इस्तेमाल करने के लिए, साइन इन करें.
- डेटा सोर्स मेन्यू में जाकर, Drive के लॉग इवेंट पर क्लिक करें.
- शर्त जोड़ें पर क्लिक करें.
- शर्त मेन्यू में जाकर, विज़िबिलिटी में बदलाव पर क्लिक करें.
- पक्का करें कि शर्त संगठन के बाहर पर सेट हो.
- शर्त जोड़ें पर क्लिक करें.
- शर्त मेन्यू में जाकर, ऐक्टर पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ता फ़ील्ड में, उस उपयोगकर्ता का नाम डालें जिसने फ़ाइल शेयर की है. उदाहरण के लिए, user@example.com.
- शर्त जोड़ें पर क्लिक करें.
- शर्त मेन्यू में जाकर, तारीख पर क्लिक करें.
- शर्त को इसके बाद पर सेट करें.
- तारीख फ़ील्ड में, वह तारीख और समय डालें जब फ़ाइल को संगठन के बाहर शेयर किया गया हो.
- खोजें पर क्लिक करें.
2. खोज के नतीजे देखना और उन्हें एक्सपोर्ट करना
ऊपर दिए गए चरण पूरे करने के बाद, खोज के नतीजे पेज के सबसे नीचे मौजूद टेबल में दिखते हैं. टेबल में, फ़ाइल को संगठन के बाहर शेयर करने की तारीख और समय, दस्तावेज़ का आईडी, दस्तावेज़ का टाइप, विज़िबिलिटी, टाइटल, इवेंट का टाइप (उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ता के ऐक्सेस में बदलाव), ऐक्टर का उपयोगकर्ता नाम, और दस्तावेज़ का मालिक दिखता है.
(ऐक्टर वह उपयोगकर्ता होता है जिसने किसी भी तरह से दस्तावेज़ की विज़िबिलिटी में बदलाव किया हो.)
खोज के इन नतीजों को 'मेरी ड्राइव' फ़ोल्डर में सेव करने के लिए, टेबल में सबसे ऊपर मौजूद सभी नतीजे एक्सपोर्ट करें पर क्लिक करें.
ज़्यादा जानकारी के लिए, जांच टूल में खोज के नतीजे देखना लेख पढ़ें.