Giám sát tình trạng của các chế độ cài đặt Drive

Trang tình trạng bảo mật

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Frontline Plus; Enterprise Plus; Education Standard và Education Plus; Enterprise Essentials Plus. So sánh phiên bản của bạn

Trên trang tình trạng bảo mật, bạn có thể theo dõi cấu hình của các chế độ cài đặt Google Drive cho tổ chức của mình.

Trước khi bắt đầu

Để biết các bước chuyển đến trang tình trạng bảo mật trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến phần Bắt đầu tìm hiểu trang tình trạng bảo mật.

Bạn có thể giới hạn hoạt động chia sẻ trên Drive trong phạm vi miền của mình hoặc cho phép chia sẻ ra bên ngoài miền.

Nếu bạn thiết lập quy tắc tin cậy, thì các đề xuất liên quan đến chế độ cài đặt cách chia sẻ trên Drive sẽ không có trên trang tình trạng bảo mật. Để biết thêm thông tin, hãy chuyển đến phần Tạo và quản lý quy tắc tin cậy cho hoạt động chia sẻ trên Drive sharing.

Các phiên bản được hỗ trợ: Frontline Plus, Enterprise Plus, Education

Chế độ cài đặt	Cài đặt cách chia sẻ trên Drive
Trạng thái	Chỉ định số lượng đơn vị tổ chức đã bật tính năng chia sẻ trên Drive
Nội dung đề xuất	Giới hạn hoạt động chia sẻ tệp trong miền của bạn để giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu và đánh cắp dữ liệu. Nếu cần chia sẻ ra bên ngoài miền vì nhu cầu kinh doanh, bạn có thể linh hoạt xác định cách chia sẻ theo từng đơn vị tổ chức hoặc chỉ định các miền có trong danh sách cho phép.
Nếu bạn tắt tính năng chia sẻ trên Drive	Người dùng sẽ không thể chia sẻ tệp ra bên ngoài miền.

Tắt tính năng chia sẻ tệp ra bên ngoài miền

Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.
Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ Lựa chọn chia sẻ.
Nhấp vào Tắt.

Để biết thêm thông tin chi tiết và hướng dẫn về cách thay đổi cài đặt cách chia sẻ trên Drive, hãy chuyển đến phần Quản lý tính năng chia sẻ ra bên ngoài cho tổ chức của bạn.

Bạn có thể định cấu hình chế độ cài đặt Drive để cảnh báo người dùng khi họ chia sẻ tệp trên Drive với người dùng ở bên ngoài miền.

Nếu bạn thiết lập quy tắc tin cậy, thì các đề xuất liên quan đến Cảnh báo khi chia sẻ bên ngoài miền sẽ không có trên trang tình trạng bảo mật. Để biết thêm thông tin, hãy chuyển đến phần Tạo và quản lý quy tắc tin cậy cho hoạt động chia sẻ trên Drive.

Chế độ cài đặt	Cảnh báo khi chia sẻ bên ngoài miền
Trạng thái	Chỉ định số lượng đơn vị tổ chức đã bật tính năng chia sẻ trên Drive
Nội dung đề xuất	Bật cảnh báo khi một trong những người dùng cố gắng chia sẻ tệp ra bên ngoài miền của bạn. Điều này cho phép người dùng của bạn xác nhận xem hành động này có phải là hành động có chủ ý hay không và giúp giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu.
Ảnh hưởng đến người dùng	Khi người dùng được uỷ quyền cố gắng chia sẻ tệp ra bên ngoài miền, một thông báo cảnh báo sẽ nhắc họ xác nhận hành động chia sẻ. Điều này giúp giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu do vô tình.

Bật cảnh báo khi chia sẻ bên ngoài miền

Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.
Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ Lựa chọn chia sẻ.
Trong phần Lựa chọn chia sẻ:
- Nếu bạn chọn Miền có trong danh sách cho phép, hãy đánh dấu vào hộp Cảnh báo khi chia sẻ tệp do người dùng hoặc bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn sở hữu với người dùng thuộc các miền có trong danh sách cho phép.
- Nếu bạn chọn Bật, hãy đánh dấu vào hộp Cảnh báo khi chia sẻ tệp do người dùng hoặc bộ nhớ dùng chung trong tổ chức của bạn sở hữu ra bên ngoài *tổ chức của bạn* .

Để biết thêm hướng dẫn, hãy chuyển đến phần Quản lý tính năng chia sẻ ra bên ngoài cho tổ chức.

Công cụ kiểm tra quyền truy cập

Khi người dùng chia sẻ tệp bằng một sản phẩm của Google không phải là Google Tài liệu hoặc Drive (ví dụ: bằng cách dán một đường liên kết trong Gmail), Google sẽ kiểm tra để đảm bảo rằng người nhận có quyền truy cập. Nếu không, khi có thể, người dùng có thể chọn một chế độ chia sẻ tệp:

Chỉ người nhận, miền của bạn hoặc mọi người (không cần có Tài khoản Google)
Chỉ người nhận hoặc miền của bạn
Chỉ người nhận

Trong phần Công cụ kiểm tra quyền truy cập của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, bạn có thể chọn một trong ba chế độ trước đó.

Lưu ý: Công cụ kiểm tra quyền truy cập không cung cấp tùy chọn sử dụng tính năng chia sẻ với khách bên ngoài tổ chức cho những người nhận không có Tài khoản Google. Để chia sẻ tài liệu với khách, hãy sử dụng Google Drive. Để biết thêm thông tin, hãy chuyển đến phần Chia sẻ tài liệu với khách.

Chế độ cài đặt	Công cụ kiểm tra quyền truy cập
Trạng thái	Chỉ định số lượng đơn vị tổ chức đã định cấu hình Công cụ kiểm tra quyền truy cập thành Chỉ người nhận.
Nội dung đề xuất	Hãy định cấu hình Công cụ kiểm tra quyền truy cập cho tất cả các đơn vị tổ chức thành Chỉ người nhận. Điều này cho phép bạn kiểm soát khả năng truy cập các đường liên kết mà người dùng của bạn chia sẻ và giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu.
Ảnh hưởng đến người dùng	Khi người dùng chia sẻ một đường liên kết đến một tài nguyên (ví dụ: một tệp trên Drive), Google sẽ nhắc người dùng nếu người nhận không có quyền truy cập và đề xuất phạm vi chia sẻ đã định cấu hình.

Định cấu hình Công cụ kiểm tra quyền truy cập

Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.
Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ Lựa chọn chia sẻ.
Tại đơn vị tổ chức gốc, trong phần Công cụ kiểm tra quyền truy cập, hãy chọn Chỉ người nhận.

Để biết thêm thông tin chi tiết và hướng dẫn, hãy chuyển đến phần Quản lý tính năng chia sẻ ra bên ngoài cho tổ chức.

Quyền truy cập vào tài liệu ngoại tuyến

Bạn có thể cho phép người dùng bật quyền truy cập ngoại tuyến vào tài liệu. Khi có thể truy cập vào tài liệu ngoại tuyến, một bản sao của tài liệu sẽ được lưu trữ cục bộ.

Chế độ cài đặt	Quyền truy cập vào tài liệu ngoại tuyến
Trạng thái	Chỉ định số lượng đơn vị tổ chức đã bật quyền truy cập vào tài liệu ngoại tuyến.
Nội dung đề xuất	Để giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu, hãy tắt quyền truy cập vào tài liệu ngoại tuyến. Nếu có lý do kinh doanh buộc bạn phải cho phép truy cập vào tài liệu ngoại tuyến, hãy bật tính năng này theo đơn vị tổ chức để giảm thiểu rủi ro.
Ảnh hưởng đến người dùng	Nếu bạn tắt chế độ cài đặt này, người dùng sẽ không thể truy cập vào tài liệu ngoại tuyến.

Tắt quyền truy cập vào tài liệu ngoại tuyến

Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.
Nhấp vào Tính năng và ứng dụng chọn Kiểm soát quyền truy cập ngoại tuyến bằng chính sách thiết bị.

Nếu bạn không đặt chính sách thiết bị được quản lý, thì tất cả người dùng sẽ mất quyền truy cập vào tài liệu ngoại tuyến trên mọi thiết bị.

Để biết thêm thông tin chi tiết và hướng dẫn, hãy chuyển đến phần Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến vào trình chỉnh sửa Tài liệu.

Truy cập vào Drive bằng máy tính

Bạn có thể cho phép người dùng đồng bộ hoá và truy cập vào tệp trên Drive trên máy tính bằng cách thiết lập ứng dụng Drive cho máy tính cho tổ chức của mình.

Chế độ cài đặt	Truy cập vào Drive bằng máy tính
Trạng thái	Chỉ định số lượng đơn vị tổ chức đã bật quyền truy cập vào Drive bằng máy tính
Nội dung đề xuất	Để giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu, hãy giới hạn hoặc tắt quyền truy cập vào ứng dụng Drive cho máy tính. Nếu quyết định cho phép truy cập bằng máy tính, hãy chỉ bật tính năng này cho những người dùng có nhu cầu kinh doanh quan trọng và chỉ cho phép trên các thiết bị được uỷ quyền.
Ảnh hưởng đến người dùng	Nếu bạn tắt chế độ cài đặt này, người dùng sẽ không có quyền truy cập vào Drive bằng máy tính.

Tắt quyền truy cập vào Drive bằng máy tính

Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.
Nhấp vào Google Drive cho máy tính Bật ứng dụng Drive cho máy tính.
Bỏ đánh dấu hộp Cho phép tổ chức của bạn dùng ứng dụng Google Drive cho máy tính.

Để biết thêm thông tin chi tiết và hướng dẫn, hãy chuyển đến phần Thiết lập ứng dụng Drive cho máy tính cho tổ chức của bạn.

Xuất bản tệp trên web

Bạn có thể bật hoặc tắt tính năng xuất bản tệp trên web cho người dùng.

Chế độ cài đặt	Xuất bản tệp trên web
Trạng thái	Chỉ định số lượng đơn vị tổ chức đã bật tính năng xuất bản tệp trên web
Nội dung đề xuất	Để giảm nguy cơ rò rỉ dữ liệu, hãy tắt tính năng xuất bản tệp trên web cho tất cả các đơn vị tổ chức.
Ảnh hưởng đến người dùng	Người dùng trong các đơn vị tổ chức được chỉ định được phép hoặc không được phép xuất bản tệp trên web. Việc tắt tính năng xuất bản tệp sẽ không hoàn nguyên các hành động xuất bản mà người dùng đã thực hiện. Người dùng bên ngoài không thể nhìn thấy bất kỳ trang web mới nào được xuất bản.

Tắt tính năng xuất bản tệp trên web

Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn Ứng dụng Google Workspace Drive và Tài liệu.

Chuyển đến phần Drive và Tài liệu

Yêu cầu có đặc quyền của quản trị viên Cài đặt dịch vụ.
Nhấp vào Cài đặt cách chia sẻ Lựa chọn chia sẻ.
Bỏ đánh dấu hộp Khi được phép chia sẻ ra bên ngoài tổ chức của bạn, người dùng trong tổ chức của bạn có thể cho phép bất kỳ ai có đường liên kết đều xem được tệp và nội dung web đã xuất bản.