Drive की सेटिंग की स्थिति को मॉनिटर करना

सिक्योरिटी हेल्थ पेज

यह सुविधा इन वर्शन में उपलब्ध है: Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, और Enterprise Essentials Plus. अपने वर्शन की तुलना करें

सिक्योरिटी हेल्थ पेज से, अपने संगठन के लिए Google Drive की सेटिंग के कॉन्फ़िगरेशन पर नज़र रखी जा सकती है.

शुरू करने से पहले

Admin console में सिक्योरिटी हेल्थ पेज पर जाने के लिए, सिक्योरिटी हेल्थ पेज का इस्तेमाल शुरू करना लेख पढ़ें.

इस पेज पर इन विषयों के बारे में बताया गया है

Drive की शेयर करने की सेटिंग

Drive में शेयर करने की सुविधा को अपने डोमेन तक ही सीमित किया जा सकता है. इसके अलावा, डोमेन के बाहर शेयर करने की अनुमति भी दी जा सकती है.

अगर ट्रस्ट रूल सेट अप किए जाते हैं, तो Drive की शेयर करने की सेटिंग से जुड़े सुझाव, सिक्योरिटी हेल्थ पेज पर उपलब्ध नहीं होंगे. ज़्यादा जानकारी के लिए, Drive में शेयर करने की सुविधा के लिए ट्रस्ट रूल बनाना और उन्हें मैनेज करना लेख पढ़ें.

यह सुविधा इन वर्शन में उपलब्ध है: Frontline Plus, Enterprise Plus, Education

सेटिंग Drive की शेयर करने की सेटिंग
स्टेटस इससे उन संगठनात्मक इकाइयों की संख्या का पता चलता है जिनके लिए Drive में शेयर करने की सुविधा चालू है

सुझाव

डेटा लीक होने और डेटा बाहर निकाले जाने के जोखिम को कम करने के लिए, फ़ाइल शेयर करने की सुविधा को अपने डोमेन तक ही सीमित करें.

अगर कारोबार की ज़रूरतों की वजह से, डोमेन के बाहर शेयर करने की ज़रूरत पड़ती है, तो आपके पास यह तय करने की सुविधा होती है कि अलग-अलग संगठनात्मक इकाइयां, फ़ाइलें कैसे शेयर करेंगी. इसके अलावा, अनुमति वाली सूची में शामिल डोमेन तय किए जा सकते हैं.
Drive में शेयर करने की सुविधा बंद करने पर उपयोगकर्ता, डोमेन के बाहर फ़ाइलें शेयर नहीं कर पाएंगे.

अपने डोमेन के बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा बंद करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. बंद करें पर क्लिक करें.

Drive की शेयर करने की सेटिंग में बदलाव करने के बारे में ज़्यादा जानकारी और निर्देश पाने के लिए, अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा मैनेज करना लेख पढ़ें.

डोमेन के बाहर शेयर करने पर चेतावनी

Drive की सेटिंग को इस तरह कॉन्फ़िगर किया जा सकता है कि जब उपयोगकर्ता, डोमेन के बाहर के लोगों के साथ Drive की कोई फ़ाइल शेयर करें, तो उन्हें चेतावनी मिले.

अगर ट्रस्ट रूल सेट अप किए जाते हैं, तो डोमेन के बाहर शेयर करने पर चेतावनी से जुड़े सुझाव, सिक्योरिटी हेल्थ पेज पर उपलब्ध नहीं होंगे. ज़्यादा जानकारी के लिए, Drive में शेयर करने की सुविधा के लिए ट्रस्ट रूल बनाना और उन्हें मैनेज करना लेख पढ़ें.

सेटिंग डोमेन के बाहर शेयर करने पर चेतावनी
स्टेटस इससे उन संगठनात्मक इकाइयों की संख्या का पता चलता है जिनके लिए Drive में शेयर करने की सुविधा चालू है

सुझाव

जब आपके उपयोगकर्ताओं में से कोई एक उपयोगकर्ता आपके डोमेन से बाहर फ़ाइल शेयर करने की कोशिश कर रहा हो, तब एक चेतावनी चालू करें. इससे आपके उपयोगकर्ताओं को यह पुष्टि करने की अनुमति मिलती है कि यह कार्रवाई जान-बूझकर की गई है या नहीं. साथ ही, इससे डेटा लीक होने का जोखिम कम हो जाता है.
आपके उपयोगकर्ताओं पर इसका असर

जब अनुमति वाला कोई उपयोगकर्ता, डोमेन के बाहर कोई फ़ाइल शेयर करने की कोशिश करता है, तो उसे चेतावनी वाला मैसेज दिखता है. इससे उसे शेयर करने की कार्रवाई की पुष्टि करने का मौका मिलता है. इससे गलती से डेटा लीक होने का जोखिम कम हो जाता है.

डोमेन के बाहर शेयर करने पर चेतावनी की सुविधा चालू करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. शेयर करने के विकल्प सेक्शन में:
    • अगर अनुमति वाली सूची में शामिल डोमेन विकल्प चुना जाता है, तो _आपके संगठन_ के उपयोगकर्ताओं की मालिकाना हक वाली फ़ाइलों या शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों को, अनुमति वाली सूची में शामिल डोमेन के उपयोगकर्ताओं के साथ शेयर किए जाने पर चेतावनी पाएं बॉक्स को भी चुनें.
    • अगर चालू करें विकल्प चुना जाता है, तो _आपके संगठन_ के उपयोगकर्ताओं की मालिकाना हक वाली फ़ाइलों या शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों को, _आपके संगठन_ से बाहर के लोगों के साथ शेयर किए जाने पर चेतावनी पाएं बॉक्स को भी चुनें.

ज़्यादा निर्देशों के लिए, अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा मैनेज करना लेख पढ़ें.

ऐक्सेस चेकर

जब कोई उपयोगकर्ता, Google Docs या Drive के अलावा किसी अन्य Google प्रॉडक्ट (उदाहरण के लिए, Gmail में लिंक चिपकाकर) का इस्तेमाल करके कोई फ़ाइल शेयर करता है, तो Google यह जांचता है कि पाने वाले लोगों के पास ऐक्सेस है या नहीं. अगर ऐसा नहीं है, तो उपयोगकर्ता, फ़ाइल शेयर करने का कोई विकल्प चुन सकता है. हालांकि, यह विकल्प तब ही चुना जा सकता है, जब ऐसा करना मुमकिन हो:

  • सिर्फ़ पाने वाले लोग, आपका डोमेन या सभी लोग (Google खाता होना ज़रूरी नहीं)
  • सिर्फ़ पाने वाले लोग या आपका डोमेन
  • सिर्फ़ पाने वाले लोग

Google Admin console में ऐक्सेस चेकर में जाकर, ऊपर दिए गए तीन विकल्पों में से कोई एक विकल्प चुना जा सकता है.

ध्यान दें:

  • ऐक्सेस चेकर, उन लोगों के साथ विज़िटर के तौर पर शेयर करने का विकल्प नहीं देता जिनके पास Google खाते नहीं हैं. किसी विज़िटर के साथ कोई दस्तावेज़ शेयर करने के लिए, Google Drive का इस्तेमाल करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, विज़िटर के साथ दस्तावेज़ शेयर करना लेख पढ़ें.
  • सुरक्षा के लिए, अगर भेजने वाला व्यक्ति, ऐक्सेस कंट्रोल लिस्ट (एसीएल) में शामिल किसी ग्रुप के सदस्यों को नहीं देख सकता, तो ऐक्सेस चेकर उस फ़ाइल की जांच नहीं करेगा.
सेटिंग ऐक्सेस चेकर
स्टेटस इससे उन संगठनात्मक इकाइयों की संख्या का पता चलता है जिनके लिए, ऐक्सेस चेकर को सिर्फ़ पाने वाले लोगों के लिए कॉन्फ़िगर किया गया है.

सुझाव

सभी संगठनात्मक इकाइयों के पाने वालों के लिए ऐक्सेस चेकर को कॉन्फ़िगर करें. इससे आपको उन लिंक की ऐक्सेस-योग्यता पर नियंत्रण मिलता है जिन्हें आपके उपयोगकर्ताओं ने शेयर किया है. साथ ही, इससे डेटा लीक होने का जोखिम कम हो जाता है.
आपके उपयोगकर्ताओं पर इसका असर जब उपयोगकर्ता किसी संसाधन (उदाहरण के लिए, कोई Drive फ़ाइल) के लिए लिंक शेयर करते हैं, तो पाने वाले लोगों के पास ऐक्सेस न होने की स्थिति में Google, उपयोगकर्ता को संकेत देता है और शेयर करने के कॉन्फ़िगर किए गए दायरे का सुझाव देता है.

ऐक्सेस चेकर को कॉन्फ़िगर करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. मूल संगठनात्मक इकाई में, ऐक्सेस चेकर में जाकर, सिर्फ़ पाने वाले लोग को चुनें.

ज़्यादा जानकारी और निर्देश पाने के लिए, अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा मैनेज करना लेख पढ़ें.

ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस

उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ों का ऑफ़लाइन ऐक्सेस चालू करने की अनुमति दी जा सकती है. जब दस्तावेज़ों को ऑफ़लाइन ऐक्सेस किया जा सकता है, तो दस्तावेज़ की एक कॉपी स्थानीय तौर पर सेव की जाती है.

सेटिंग ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस
स्टेटस इससे उन संगठनात्मक इकाइयों की संख्या का पता चलता है जिनके लिए, ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस चालू है.

सुझाव

डेटा लीक होने का जोखिम कम करने के लिए, ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस बंद करें.

अगर आपके पास ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस चालू करने की कोई व्यावसायिक वजह है, तो जोखिम की संभावना को कम करने के लिए, इस सुविधा को हर संगठनात्मक इकाई के लिए चालू करें.
आपके उपयोगकर्ताओं पर इसका असर अगर यह सेटिंग बंद की जाती है, तो आपके उपयोगकर्ता, ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों को ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे.

ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों का ऐक्सेस बंद करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. सुविधाएं और ऐप्लिकेशन इसके बाद डिवाइस की नीतियों का इस्तेमाल करके, ऑफ़लाइन ऐक्सेस कंट्रोल करें को चुनें.

    अगर मैनेज किए जा रहे डिवाइसों के लिए नीतियां सेट नहीं की जाती हैं, तो सभी उपयोगकर्ता, सभी डिवाइसों पर ऑफ़लाइन दस्तावेज़ों को ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे.

ज़्यादा जानकारी और निर्देश पाने के लिए, Docs के एडिटर का ऑफ़लाइन ऐक्सेस सेट अप करना लेख पढ़ें.

Drive पर डेस्कटॉप ऐक्सेस

अपने संगठन के लिए Drive for desktop सेट अप करके, उपयोगकर्ताओं को अपने कंप्यूटर पर Drive की फ़ाइलों को सिंक करने और उन्हें ऐक्सेस करने की अनुमति दी जा सकती है.

सेटिंग Drive पर डेस्कटॉप ऐक्सेस
स्टेटस इससे उन संगठनात्मक इकाइयों की संख्या का पता चलता है जिनके लिए, Drive पर डेस्कटॉप ऐक्सेस चालू है

सुझाव

डेटा लीक होने का जोखिम कम करने के लिए, Drive for desktop का ऐक्सेस सीमित करें या उसे बंद करें.

अगर डेस्कटॉप ऐक्सेस की अनुमति देने का फ़ैसला लिया जाता है, तो इसे सिर्फ़ उन उपयोगकर्ताओं के लिए चालू करें जिनकी व्यावसायिक ज़रूरतें अहम हैं. साथ ही, इसकी अनुमति सिर्फ़ उन डिवाइसों पर दें जिन्हें अनुमति मिली हुई है.
आपके उपयोगकर्ताओं पर इसका असर अगर यह सेटिंग बंद की जाती है, तो आपके उपयोगकर्ता, Drive को डेस्कटॉप पर ऐक्सेस नहीं कर पाएंगे.

Drive पर डेस्कटॉप ऐक्सेस बंद करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. Google Drive for desktop इसके बाद Drive for desktop की सुविधा चालू करें पर क्लिक करें.
  3. _आपके संगठन_ में, Google Drive for desktop की अनुमति दें** बॉक्स से सही का निशान हटाएं.

ज़्यादा जानकारी और निर्देश पाने के लिए, अपने संगठन के लिए Drive for desktop सेट अप करना लेख पढ़ें.

वेब पर फ़ाइल को पब्लिश करना

उपयोगकर्ताओं के लिए, वेब पर फ़ाइल पब्लिश करने की सुविधा को चालू या बंद किया जा सकता है.

सेटिंग वेब पर फ़ाइल को पब्लिश करना
स्टेटस इससे उन संगठनात्मक इकाइयों की संख्या का पता चलता है जिनके लिए, वेब पर फ़ाइल पब्लिश करने की सुविधा चालू है

सुझाव

 डेटा लीक होने का जोखिम कम करने के लिए, सभी संगठनात्मक इकाइयों के लिए वेब पर फ़ाइल पब्लिश करने की सुविधा बंद करें.

आपके उपयोगकर्ताओं पर इसका असर

चुनी गई संगठनात्मक इकाइयों के उपयोगकर्ताओं को, वेब पर फ़ाइलें पब्लिश करने की अनुमति दी जाती है या नहीं दी जाती है.

फ़ाइल पब्लिश करने की सुविधा बंद करने से, उपयोगकर्ताओं ने पहले से जो फ़ाइलें पब्लिश की हैं वे अनपब्लिश नहीं होती हैं. पब्लिश की गई नई साइटें, बाहरी उपयोगकर्ताओं को नहीं दिखती हैं.

वेब पर फ़ाइल को पब्लिश करने की सुविधा बंद करना

  1. Google Admin console में, मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Drive और Docs पर जाएं.

    इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.

  2. शेयर करने की सेटिंग इसके बाद शेयर करने के विकल्प पर क्लिक करें.
  3. आपके संगठन के बाहर शेयर करने की अनुमति होने पर, आपके संगठन के उपयोगकर्ता, पब्लिश किए गए वेब कॉन्टेंट और फ़ाइलें देखने का लिंक किसी को भी दे सकते हैं बॉक्स से सही का निशान हटाएं.

ज़्यादा जानकारी और निर्देश पाने के लिए, अपने संगठन के लिए, संगठन से बाहर फ़ाइलें शेयर करने की सुविधा मैनेज करना लेख पढ़ें.