Giới thiệu về tính năng Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) cho Gmail

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Frontline Standard và Frontline Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus. So sánh phiên bản của bạn

Khi sử dụng tính năng ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) cho Gmail, bạn có thể tạo các quy tắc bảo vệ dữ liệu để quản lý nội dung nhạy cảm mà người dùng chia sẻ trong thư. Với DLP cho Gmail, các quy tắc sẽ được áp dụng cho những thư được gửi đến hoặc nhận từ những người trong và ngoài tổ chức của bạn.

Tính năng DLP cho Gmail hoạt động như thế nào?

Khi người dùng gửi hoặc nhận nội dung email, DLP sẽ quét nội dung email để tìm nội dung nhạy cảm. Nếu một thư hoặc tệp đính kèm vi phạm một quy tắc, thì hành động được xác định trong quy tắc đó sẽ được áp dụng cho thư.

Quy trình DLP cho Gmail

1. Thêm các quy tắc bảo vệ dữ liệu để xác định nội dung nhạy cảm và hành động cần thực hiện đối với những thư có nội dung nhạy cảm.
2. Khi người dùng gửi hoặc nhận một thư email, DLP sẽ quét nội dung để tìm nội dung trùng khớp với quy tắc.
3. Nếu một quy tắc được so khớp, DLP sẽ áp dụng hành động được xác định trong quy tắc đó.
4. Tất cả sự kiện đều được ghi lại trong Sự kiện trong nhật ký quy tắc để xem xét.

Các loại tệp đính kèm được hỗ trợ

Quy tắc bảo vệ dữ liệu quét các loại tệp đính kèm sau:

• Các loại tệp tài liệu: TXT, DOC, DOCX, RTF, HTML, XHTML, XML, PDF, PPT, PPTX, ODP, ODS, ODT, XLS, XLSX, PS, CSS, CSV, JSON, SH
• Các loại tệp hình ảnh (khi bật tính năng OCR) – EPS, BMP, GIF, JPEG, PNG và hình ảnh trong tệp PDF
• Các loại tệp nén – BZIP, RAR, TAR, ZIP
• Loại tệp tuỳ chỉnh – HWP, KML, KMZ, SDC, SDD, SDW, SXC, SXI, SXW, WML, XPS

Nhiều tệp đính kèm

Nếu một thư có nhiều tệp đính kèm, quy tắc sẽ được kích hoạt nếu bất kỳ tệp đính kèm nào khớp với điều kiện của quy tắc. Đôi khi, điều này có thể dẫn đến việc các quy tắc có điều kiện NOT mang lại kết quả không mong muốn. Ví dụ: Nếu bạn sử dụng điều kiện NOT(content contains SSN) và một trong các tệp đính kèm có chứa SSN, thì điều kiện này là đúng và quy tắc sẽ không được kích hoạt.

Tìm hiểu về điều kiện kích hoạt

Trước khi xác định nội dung mà quy tắc của bạn sẽ tìm kiếm, bạn phải chỉ định điều kiện kích hoạt để bắt đầu quy trình quét. Với tính năng DLP cho Gmail, các điều kiện kích hoạt là:

• Đã gửi thư – Thư và tệp đính kèm gửi đi sẽ được quét.
• Đã nhận được thư – Thư và tệp đính kèm đến sẽ được quét.

Tìm hiểu về các hành động NCMDL

Khi phát hiện thấy nội dung nhạy cảm, quy tắc của bạn có thể thực thi các hành động được liệt kê trong bảng sau.

Nếu bạn có các quy tắc tương tự nhưng có hành động phản hồi khác nhau, thì hành động nghiêm ngặt hơn sẽ được áp dụng. Ví dụ: nếu một quy tắc cảnh báo người dùng khi phát hiện thấy Số an sinh xã hội (SSN) và một quy tắc khác chặn người dùng sử dụng SSN, thì quy tắc chặn sẽ được kích hoạt và người dùng không thể gửi hoặc nhận email.

Nếu bạn chọn Đã nhận được tin nhắn làm điều kiện kích hoạt, thì các hành động duy nhất có sẵn là Chỉ kiểm tra và Áp dụng nhãn phân loại.

Hành động	Mô tả
Chặn thư	Chỉ thư gửi đi. Chặn việc gửi thư và gửi thông báo cho người dùng. Bạn có thể thêm một thông báo tuỳ chỉnh cho người dùng (không bắt buộc). Sự kiện được ghi lại.
Cảnh báo người dùng	Chỉ thư gửi đi. Cho phép người dùng tiếp tục sau khi nhận được thông báo cảnh báo. Nếu muốn, bạn có thể thêm một thông báo cảnh báo tuỳ chỉnh cho người dùng. Lựa chọn tiếp tục của người dùng được ghi lại trong các sự kiện nhật ký.
Cách ly thư	Chỉ thư gửi đi. Đưa thư vào vùng cách ly để quản trị viên xem xét trước khi thư được gửi hoặc trả lại. Bạn có thể áp dụng các điều kiện cách ly hoặc thêm thông báo tuỳ chỉnh cho người dùng (không bắt buộc). Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thiết lập tính năng cách ly email.
Chỉ kiểm tra	Cho phép người dùng tiếp tục mà không bị gián đoạn và ghi lại sự kiện. Bạn có thể chọn kiểm tra thư từ người gửi bên ngoài, người gửi nội bộ hoặc cả hai.
Áp dụng nhãn phân loại	Áp dụng nhãn phân loại hiện có cho các thư email phù hợp. Chỉ những nhãn có huy hiệu và nhãn chuẩn có loại trường Danh sách tuỳ chọn mới được hỗ trợ. Bạn có thể chọn áp dụng nhãn phân loại cho thư của người gửi bên ngoài, người gửi nội bộ hoặc cả hai. Một quy tắc bảo vệ dữ liệu không thể có nhãn phân loại vừa là điều kiện vừa là hành động. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết DLP của Gmail và nhãn phân loại tự động.
Thêm ghi chú tuỳ chỉnh	Chỉ thư gửi đi. Thêm tiêu đề hoặc chân trang tuỳ chỉnh vào các thư email phù hợp. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thêm ghi chú phân loại vào thư gửi đi.

Tìm hiểu các điều kiện DLP

Khi tạo quy tắc bảo vệ dữ liệu, bạn có thể chỉ định các điều kiện xác định nội dung hoặc hoạt động cần quét. Bạn có thể sử dụng các loại dữ liệu được xác định trước hoặc tạo trình phát hiện nội dung tuỳ chỉnh của riêng mình. Bạn cũng có thể kết hợp nhiều điều kiện bằng cách sử dụng các toán tử AND, OR hoặc NOT.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Cách sử dụng trình phát hiện nội dung được xác định trước, Tạo trình phát hiện tuỳ chỉnh và Ví dụ về các quy tắc có toán tử điều kiện lồng nhau.

Loại nội dung cần quét	Nội dung cần tìm khi quét	Thông tin chi tiết và cách sử dụng
Tất cả nội dung	Khớp với loại dữ liệu định sẵn Chứa chuỗi văn bản Chứa từ Phù hợp với biểu thức chính quy Phù hợp với các từ trong danh sách từ	Quét tất cả nội dung để tìm thông tin nhạy cảm. Lựa chọn Tất cả nội dung chỉ quét 5 loại tiêu đề: Tiêu đề, Đến, Từ, Bcc và Cc. Các tiêu đề này có sẵn ngay lập tức để quét đồng bộ. Để quét tất cả tiêu đề thư, bạn nên sử dụng một trong những lựa chọn sau: Thêm nhiều điều kiện bằng toán tử OR để quét tiêu đề email. Tạo một quy tắc riêng để quét tiêu đề email.
Nội dung	Khớp với loại dữ liệu định sẵn Chứa chuỗi văn bản Chứa từ Phù hợp với biểu thức chính quy Phù hợp với các từ trong danh sách từ	Quét nội dung thư và tệp đính kèm để tìm thông tin nhạy cảm. Nội dung thư được quét đồng bộ và tệp đính kèm được quét không đồng bộ.
Nhãn phân loại	Là	Nhãn phân loại đã được áp dụng cho thư hay chưa. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết DLP của Gmail và nhãn phân loại tự động. Một quy tắc bảo vệ dữ liệu không thể có nhãn phân loại vừa là điều kiện vừa là hành động.
Trạng thái của chế độ bảo mật	Đã bật Đã tắt	Thư có bật chế độ bảo mật hay không. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Bảo vệ thư trong Gmail bằng chế độ bảo mật.
Tiêu đề email	Khớp với loại dữ liệu định sẵn Chứa chuỗi văn bản Chứa từ Phù hợp với biểu thức chính quy Phù hợp với các từ trong danh sách từ	Quét tiêu đề email để tìm thông tin nhạy cảm. Mặc dù hầu hết các tiêu đề đều được quét không đồng bộ, nhưng các tiêu đề Subject, To, From, Bcc và Cc đều được quét không đồng bộ và đồng bộ. Để tránh làm gián đoạn người dùng, hãy tránh đặt điều kiện khớp phủ định (điều kiện NOT) trên các tiêu đề email không có sẵn.
Tiêu đề	Khớp với loại dữ liệu định sẵn Chứa chuỗi văn bản Chứa từ Phù hợp với biểu thức chính quy Phù hợp với các từ trong danh sách từ	Quét đồng bộ tiêu đề email để tìm thông tin nhạy cảm.

Tạo quy tắc

Sau khi xác định những việc bạn muốn quy tắc thực hiện, hãy tạo quy tắc. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần Tạo quy tắc bảo vệ dữ liệu.

Các trường hợp sử dụng phổ biến

Bảng sau đây cung cấp ví dụ về cách kết hợp điều kiện kích hoạt (hành động của người dùng), điều kiện (nội dung được kiểm tra) và hành động cụ thể (biện pháp thực thi) để xác định chính sách DLP. Để sử dụng bảng này, bạn phải:

1. Chọn một điều kiện kích hoạt.
2. Liên kết các giá trị điều kiện với các lựa chọn tương ứng.
3. Chọn một hành động.

Thay đổi có thể mất đến 24 giờ mới có hiệu lực, nhưng thường thì nhanh hơn. Tìm hiểu thêm

Trường hợp sử dụng	Kích hoạt	Tình trạng	Thao tác
Cảnh báo cho người dùng khi thư hoặc tệp đính kèm trên Gmail có chứa số thẻ tín dụng	Google Gmail Đã gửi thư	Loại nội dung: Tất cả nội dung Khớp: Khớp với loại dữ liệu định sẵn Loại dữ liệu: Toàn cầu &mdash Số thẻ tín dụng Ngưỡng khả năng: Cao Số kết quả trùng khớp duy nhất tối thiểu: 1 Số lượng kết quả khớp tối thiểu: 1	Cảnh báo người dùng
Chặn thư trong Gmail khi nội dung thư có mã số thuế cá nhân của Hoa Kỳ và thư không sử dụng chế độ bảo mật	Google Gmail Đã gửi thư	Điều kiện 1: Loại nội dung: Nội dung Khớp: Khớp với loại dữ liệu định sẵn Loại dữ liệu: Hoa Kỳ &mdash Mã số định danh người nộp thuế cá nhân AND Điều kiện 2: Loại nội dung: Trạng thái của chế độ bảo mật Giá trị: Đã tắt	Chặn thư
Kiểm tra email đến	Google Gmail Đã nhận được thư	Loại nội dung: Tiêu đề email Khớp: Khớp với biểu thức chính quy Giá trị: Nội bộ &mdash Công cụ Số lần tối thiểu mẫu lặp lại: 1	Chỉ kiểm tra

Giới thiệu về tính năng quét đồng bộ và không đồng bộ

Khi thư Gmail được gửi, các quy tắc có thể được quét đồng bộ hoặc không đồng bộ:

• Quét đồng bộ – Các quy tắc bảo vệ dữ liệu được quét khi người dùng nhấp vào Gửi. Người dùng sẽ nhận được thông báo về nội dung nhạy cảm trước khi tin nhắn rời khỏi hộp thư của họ. Gmail trên web và ứng dụng di động Gmail thực hiện quét đồng bộ.

  Lưu ý: Những email mà người dùng lưu dưới dạng bản nháp cũng sẽ được quét và người dùng sẽ nhận được thông báo về mọi nội dung nhạy cảm.

• Quá trình quét không đồng bộ – Các quy tắc bảo vệ dữ liệu được quét sau khi thư rời khỏi hộp thư của người gửi. Người dùng sẽ nhận được thông báo cho biết thư bị chặn hoặc bị cách ly trước khi được gửi đến người nhận. Quá trình quét không đồng bộ xảy ra khi người dùng gửi thư bằng ứng dụng email bên thứ ba và khi quá trình quét đồng bộ không thành công.

Khi nhận được thư trong Gmail, các quy tắc sẽ được quét trước khi thư được gửi đến hộp thư của người nhận.

Kết quả của quá trình quét đồng bộ và không đồng bộ đối với tin nhắn đã gửi

DLP cho hoạt động tương tác qua Gmail

DLP tương tác với các quy tắc khác về email như thế nào?

Các quy tắc bảo vệ dữ liệu được đánh giá trước các quy tắc tuân thủ về nội dung và quy tắc định tuyến.

Nếu các quy tắc bảo vệ dữ liệu không chấp nhận hành động chặn hoặc cách ly đối với một thư, thì thư đó sẽ được đánh giá theo các quy tắc tuân thủ về nội dung và định tuyến. Nếu quy tắc tuân thủ về nội dung hoặc quy tắc định tuyến áp dụng một hành động tạo ra một bản sao khác của thư (ví dụ: thêm người nhận mới), thì DLP sẽ quét các bản sao mới của thư trước khi gửi.

Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thiết lập quy tắc cho tính năng lọc nội dung email nâng cao.

Tính năng DLP cho Gmail tương tác với các nhóm như thế nào?

Quy tắc bảo vệ dữ liệu chỉ áp dụng cho các nhóm khi quy tắc được đặt cho toàn bộ tổ chức. Đối với thư đã gửi, quy tắc bảo vệ dữ liệu chỉ hỗ trợ hành động Chặn thư cho các nhóm. Các thao tác Cảnh báo người dùng và Cách ly thư không được hỗ trợ cho nhóm.

Đối với các thư nhận được, quy tắc bảo vệ dữ liệu sẽ áp dụng cho bản sao gốc mà nhóm nhận được. Nếu nhãn phân loại được áp dụng cho thư, thì tất cả bản sao thư nhận được của các thành viên trong nhóm sẽ có cùng một nhãn phân loại.

Điều tra các sự kiện quy tắc bảo vệ dữ liệu bằng công cụ điều tra bảo mật

Xuất thông tin về các trường hợp vi phạm DLP bằng BigQuery

Bạn có thể xuất các lỗi vi phạm DLP được ghi lại trong sự kiện Nhật ký quy tắc sang bảng tuỳ chỉnh để điều tra thêm. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thiết lập tính năng xuất nhật ký dịch vụ sang BigQuery.

Chia sẻ ý kiến phản hồi của bạn

Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, trên trang bảo vệ dữ liệu bất kỳ, hãy nhấp vào Gửi ý kiến phản hồi.

Chủ đề có liên quan

• DLP và nhãn phân loại tự động trong Gmail
• Xem giới hạn về nội dung và kích thước quy tắc DLP
• Sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học để đọc hình ảnh
• Các lựa chọn định tuyến và gửi email cho Google Workspace
• Thiết lập tính năng cách ly email
• Sự kiện trong nhật ký về quy tắc