Usa el acceso adaptado al contexto con grupos de configuración

Por lo general, defines los niveles de acceso para las unidades organizacionales y, luego, determinas los niveles de acceso personalizados para los grupos de configuración. Por ejemplo, puedes tener grupos de configuración para "Acceso abierto" o "Acceso restringido" para otorgar o limitar rápidamente el acceso de usuarios específicos.

Por lo general, usarás una combinación de grupos de configuración:

Usa tus grupos de usuarios existentes

En el grupo de usuarios, debes establecer el nivel de acceso para cada app (por ejemplo, Gmail o Google Drive). Si un usuario pertenece a varios grupos, puedes establecer qué grupo determina la configuración del usuario (se describe más adelante en la sección Prioridad).

Aplicar niveles de acceso directamente a los grupos de usuarios es una buena opción para los siguientes casos:

• Probar el acceso adaptado al contexto
• Administrar el acceso para grupos específicos de usuarios, como el personal de TI o un equipo en una asignación remota
• Administrar el acceso para organizaciones con menos de 50 usuarios o una pequeña cantidad de niveles de acceso No es necesario que crees más grupos, y puedes ajustar la configuración de cada grupo de usuarios.

Crea grupos de configuración según los niveles de acceso

Como alternativa, puedes asignar niveles de acceso a grupos. Creas un grupo de configuración y asignas niveles de acceso para una o varias apps. Luego, agrega grupos de usuarios como miembros del grupo de configuración.

Las organizaciones más grandes pueden considerar útil este enfoque para administrar las políticas y prioridades de los grupos de acceso (que se describen a continuación).

Cuando un usuario pertenece a varios grupos de configuración, debes establecer qué grupo de configuración tiene prioridad para determinar el acceso del usuario a la app.

En la Consola del administrador de Google, primero debes seleccionar una aplicación para que se muestre su lista de prioridad de grupos correspondiente. Los grupos se enumeran de la prioridad más alta a la más baja. Un grupo de configuración nuevo siempre tiene la prioridad más baja y se agrega a la parte inferior de una lista de grupos de configuración.

Prioridad del Acceso adaptado al contexto

Un usuario obtiene la configuración de la app del grupo con la prioridad más alta al que pertenece. Si el grupo no tiene un nivel de acceso para una app en particular, se usa el nivel de acceso del siguiente grupo de mayor prioridad del usuario, y así sucesivamente.

En la Consola del administrador, puedes verificar qué grupo o unidad organizativa determinó el nivel de acceso a las apps de un usuario. En el siguiente ejemplo, el grupo "Seguridad de Drive" estableció el acceso del usuario a Drive.

Apps del usuario	Niveles de acceso	Heredado de
Calendario de Google	Red de empresas	Unidad organizativa: Ventas
Drive	Red de la empresa y seguridad del dispositivo	Grupo: Seguridad de Drive
Gmail	Seguridad del dispositivo	Unidad organizativa: Ventas
Google Vault	<none>	<none>

Para tener un control detallado, puedes usar grupos para personalizar los niveles de acceso de cada app. Por ejemplo:

Apps del usuario	Niveles de acceso	Heredado de
Calendario	Red de empresas	Unidad organizativa: Ventas
Drive	Red de la empresa y seguridad del dispositivo	Grupo: Seguridad de Drive
Gmail	Seguridad del dispositivo, GEG de Canadá	Grupo: Norteamérica
Vault	Dispositivo restringido, red de la empresa	Grupo: Investigador de Vault

Aplica prioridad a los grupos de configuración

• Considera colocar los grupos de configuración críticos o sensibles con alta prioridad. Por ejemplo, tu grupo de prioridad más alta podría ser un grupo de "Acceso Urgente" que anule cualquier grupo que limite el acceso.
  

• Los niveles de acceso no se suman en los grupos de un usuario. En este ejemplo, un usuario pertenece a 3 grupos de usuarios, pero solo su grupo de configuración de mayor prioridad, "Dispositivo", establece su nivel de acceso.
  

Planificar la estructura de tu grupo de configuración es probablemente el paso que requiere más tiempo y revisión.

Cómo nombrar y buscar grupos

Establece un estándar de nomenclatura de grupos para facilitar la búsqueda, la priorización y la auditoría. Por ejemplo, agrega un prefijo como "caa" para indicar grupos de configuración que tienen en cuenta el contexto. Además, usa un decimal para evitar editar los nombres de los grupos existentes cuando agregues un grupo de configuración.

			Buscar por dirección de grupo
			Ver la lista de grupos

<ul>
  <li><b>Search for a group:</b> You might want to set up a naming standard that includes the setting name and priority number, for example:</li>

<blockquote>
<p>caa_p0.0_unrestricted_access@example.com<br>
  caa_p1.0_lockdown_access@example.com<br>
  caa_p3.0_Gmail_IP_Device@example.com<br>
  caa_p3.1_Gmail_IP@example.com</p>

<ul>
  <li><b>View the groups:</b> The Groups panel displays the <b>group name</b> (maximum of 37 characters) in the priority order. Pointing to a group shows the full name. For example:</li>

<blockquote>
<p>CAA p0.0 - Unrestricted access all apps<br>
  CAA p1.0 - Lockdown access<br>
  CAA p3.0 - Gmail IP corp &amp; device security<br>
  CAA p3.1 - Gmail IP corp</p>

<p><b>Ordering groups</b></p>

<p>To keep track of priority and settings:</p>

<ul>
  <li>You might place groups that apply to the fewest users or define critical policies (such as "Lockdown access" or "All access") at the highest priority.</li>
  <li>Consider priority in your group structure and watch for deeply nested groups, which might be challenging to trace to settings.</li>

<p><b>Creating groups</b></p>

<p>You must use groups created in the Admin console, Directory API, or Google Cloud Directory Sync. Groups created in Google Groups can't be used as configuration groups. (The Admin console doesn't show whether a group was created in Google Groups.)</p>

<p>You can manage the configuration group in any tool. You might set strict permissions to add or delete users, turn off posting to the group, or prevent users from leaving the group (available only in the Groups API).</p>

Necesitas privilegios de administrador para los grupos, las unidades organizativas (nivel superior) y la administración del nivel de acceso y la administración de reglas de seguridad de los datos.

1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú Seguridad Control de acceso y datos Acceso adaptado al contexto.

   Ir a Acceso adaptado al contexto

   Requiere los privilegios de administración de reglas y nivel de acceso de seguridad de los datos y los privilegios de lectura de usuarios y grupos de la API de Admin.

2. Haz clic en Asignar niveles de acceso para ver la lista de apps.
3. En la sección Acceso adaptado al contexto, haz clic en Grupos.
4. Elige una opción:
   • Haz clic en una app. Los grupos de configuración existentes que tienen un nivel de acceso asignado para tu app se enumeran en orden de prioridad.
   • Haz clic en Buscar un grupo para revisar una lista de todos los grupos, no solo los de configuración. Puedes ingresar texto para filtrar los resultados.
5. Haz clic en el grupo. En la tabla de aplicaciones, se enumeran todas las aplicaciones con sus asignaciones de nivel de acceso.
   
   • Si no encuentras tu grupo, es posible que se haya creado en Google Groups. Debes crear grupos de configuración en la Consola del administrador, la API de Directory o Google Cloud Directory Sync.
   • Comienza por agregar tus grupos de configuración desde la prioridad más alta hasta la más baja. Cuando agregas una política de grupo nueva para una app, se coloca en la prioridad más baja.
6. Haz clic en una o más apps y, luego, en Asignar.
7. Selecciona los niveles de acceso para la app en el grupo y haz clic en Guardar. De forma predeterminada, un grupo nuevo no tiene niveles de acceso asignados.
   
   
   
   Para organizaciones con varios tipos de licencias de Google Workspace: Los niveles de acceso al grupo solo se aplican a los usuarios a los que se les asignó una edición de Google Workspace que incluye el control de acceso adaptado al contexto.