Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO) चालू करने पर, आपके संगठन की ग्लोबल ऐड्रेस लिस्ट (जीएएल), Google Workspace में अपने-आप उपलब्ध हो जाती है. इसे Outlook में GWSMO का इस्तेमाल करने वाला हर उपयोगकर्ता ऐक्सेस कर सकता है.
जीएएल, आपके Google Workspace डोमेन के लिए तय किए गए सभी उपयोगकर्ताओं, ग्रुप, शेयर किए गए संपर्कों, और संसाधनों की एक शेयर की जाने वाली डायरेक्ट्री है. इसमें खोज की जा सकती है. ये ग्लोबल संपर्क, वेब पर Gmail के इंटरफ़ेस से भी उपलब्ध होते हैं.
डिफ़ॉल्ट रूप से, ग्लोबल पते आपके संगठन में मौजूद सभी लोगों के साथ शेयर किए जाते हैं. इनमें हर उपयोगकर्ता का प्राइमरी ईमेल पता और ईमेल के अन्य पते या उपनाम शामिल होते हैं. इनके नाम का फ़ॉर्मैट (उदाहरण के लिए, सरनेम, नाम या नाम, सरनेम) आपकी Gmail की नाम के फ़ॉर्मैट सेटिंग के मुताबिक होता है.
अगर Google Workspace में जीएएल में बदलाव किया जाता है, तो Outlook में भी हर उपयोगकर्ता की सूची अपडेट हो जाती है. अपडेट, Outlook में उपलब्ध होने में 24 घंटे तक लग सकते हैं. इसके अलावा, GWSMO इंस्टॉल करने के बाद, उपयोगकर्ताओं को जीएएल दिखने में भी 24 घंटे तक लग सकते हैं.
Outlook के उपयोगकर्ताओं के लिए क्या उपलब्ध है और क्या नहीं?
Outlook में GWSMO का इस्तेमाल करने वाले उपयोगकर्ता ये काम कर सकते हैं:
- आपके संगठन के Google Workspace के सभी उपयोगकर्ताओं, ग्रुप, शेयर किए गए संपर्कों, और संसाधनों के लिए जीएएल देखना. ज़्यादा जानकारी के लिए, नीचे दिए गए काम करने वाले फ़ील्ड देखें.
- Outlook की ऐड्रेस बुक में, उपयोगकर्ता, ग्रुप, और संसाधन के पते के हिसाब से संपर्क खोजना. ऐड्रेस बुक में किसी पते के शुरुआती कुछ वर्ण डालने पर, एंट्री से मेल खाने वाले सबसे ऊपर के नाम अपने-आप पूरे हो जाते हैं.
- अन्य उपयोगकर्ताओं और संसाधनों, जैसे कि कॉन्फ़्रेंस रूम की खाली/व्यस्त जानकारी ढूंढना. आपके पास अपने संगठन में Microsoft Exchange का इस्तेमाल करने वाले लोगों की खाली/व्यस्त जानकारी भी शामिल करने का विकल्प होता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, Exchange के उपयोगकर्ताओं के लिए खाली/व्यस्त जानकारी सेट अप करना लेख पढ़ें.
Outlook में GWSMO का इस्तेमाल करने वाले उपयोगकर्ता, Exchange का वह डेटा नहीं देख सकते जिसे Google Workspace में कॉपी नहीं किया गया है.
जीएएल को मैनेज करना
डायरेक्ट्री के एडमिन के तौर पर, आपके पास जीएएल को मैनेज करने का विकल्प होता है. इससे, Google Contacts और Google की अन्य सेवाओं में उपयोगकर्ता की जानकारी की विज़िबिलिटी को कंट्रोल किया जा सकता है. अगर आपके डोमेन के उपयोगकर्ता, Outlook या Gmail में किसी भी ग्लोबल पते को ऐक्सेस नहीं कर पा रहे हैं, तो Google Admin console में जाकर देखें कि संपर्क शेयर करने की सुविधा चालू है या नहीं.
संपर्क शेयर करने की सेटिंग में बदलाव करने के लिए, आपके पास सुपर एडमिन या सेवाओं के एडमिन की भूमिका होनी चाहिए. इसके अलावा, कस्टम भूमिका में डायरेक्ट्री की सेटिंग से जुड़ी सेवाओं के विशेषाधिकार होने चाहिए. ज़्यादा जानकारी के लिए, किसी उपयोगकर्ता को एडमिन बनाना या कस्टम एडमिन की भूमिकाएं बनाना, उनमें बदलाव करना, और उन्हें मिटाना लेख पढ़ें.
डायरेक्ट्री चालू करना
यह पक्का करने के लिए कि जीएएल, GWSMO का इस्तेमाल करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध हो, आपको अपने संगठन की डायरेक्ट्री चालू करनी होगी. साथ ही, Google Admin console में संपर्क शेयर करने की सेटिंग सेट करनी होगी. ज़्यादा जानकारी के लिए, डायरेक्ट्री चालू करना और शेयर करने के विकल्प लेख पढ़ें.
डायरेक्ट्री बंद करना
अगर आपको नहीं चाहिए कि उपयोगकर्ता जीएएल को ऐक्सेस कर पाएं, तो आपके पास पूरे संगठन या सिर्फ़ किसी एक उपयोगकर्ता के लिए इस सुविधा को बंद करने का विकल्प होता है:
- अपने संगठन के लिए संपर्क शेयर करने की सुविधा बंद करने और अपने उपयोगकर्ताओं के लिए सभी ग्लोबल पते छिपाने के लिए, डायरेक्ट्री बंद करना लेख पढ़ें.
- किसी खास उपयोगकर्ता के लिए संपर्क शेयर करने की सुविधा बंद करने के लिए, उपयोगकर्ता के कंप्यूटर में रजिस्ट्री की जोड़ें. किसी उपयोगकर्ता के लिए ग्लोबल ऐड्रेस लिस्ट बंद करना लेख पढ़ें.
ध्यान दें: डायरेक्ट्री को पहली बार सेट अप करने या समस्या हल करने के लिए भी, आपको डायरेक्ट्री बंद करनी पड़ सकती है.
डायरेक्ट्री की अन्य सेटिंग
यहां डायरेक्ट्री की कुछ अन्य सेटिंग दी गई हैं, जिनके बारे में आपको पता होना चाहिए:
- तय करें कि आपके संगठन के लोग ईमेल पते कैसे देखें: सेट करें कि डायरेक्ट्री में कौनसे ईमेल पते दिखेंगे
- तय करें कि आपके संगठन में अन्य उपयोगकर्ताओं को कौनसे उपयोगकर्ता दिखेंगे: कंट्रोल करें कि डायरेक्ट्री में उपयोगकर्ताओं को कौन दिख सकता है
- अपने संगठन की डायरेक्ट्री से प्रोफ़ाइल छिपाना: डायरेक्ट्री से किसी उपयोगकर्ता को छिपाना
ग्लोबल पते के फ़ील्ड
काम करने वाले फ़ील्ड
डिफ़ॉल्ट रूप से, ग्लोबल पतों में नाम, सरनेम, और ईमेल पता फ़ील्ड शामिल होते हैं. ये फ़ील्ड, हर उपयोगकर्ता को आपके Google Workspace खाते में जोड़ने पर तय किए जाते हैं. सिंक करने के दौरान, GWSMO इन फ़ील्ड के साथ काम करता है:
- General-Name-First
- General-Name-Initials
- General-Name-Last
- General-Name-Display
- General-Name-Email
- General-Address
- General-City
- General-State
- General-Zip code
- General-Country/Region
- General-Title
- General-Company
- General-Department
- General-Office
- General-Assistant
- General-Phone
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business
- Phone/Notes-Phone Numbers-Business2
- Phone/Notes-Phone Numbers-Fax
- Phone/Notes-Phone Numbers-Assistant
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home
- Phone/Notes-Phone Numbers-Home2
- Phone/Notes-Phone Numbers-Mobile
- Phone/Notes-Phone Numbers-Pager
- Phone/Notes-Notes
Google, Google Workspace, और इनसे जुड़े चिह्न और लोगो Google LLC के ट्रेडमार्क हैं. अन्य सभी कंपनी और प्रॉडक्ट के नाम, उन कंपनियों के ट्रेडमार्क हैं जिनसे वे जुड़े हैं.