Gestionar el acceso a los servicios que no se pueden controlar por separado

Puedes gestionar el acceso a los servicios de Google que no se muestran en la consola de administración y que, por tanto, no tienen un control de activación o desactivación individual.

Antes de empezar

Los servicios que no se pueden activar ni desactivar individualmente tienen ciertas peculiaridades que debes tener en cuenta:

  • Solo se pueden activar o desactivar todos a la vez, es decir, no se pueden controlar por separado.
  • El acceso a estos servicios se puede gestionar para todos los usuarios o para unidades organizativas específicas.
  • Si no tienes claro si es conveniente desactivar estos servicios en tu organización, puedes probar a desactivarlos primero solo en una unidad organizativa o en varias. Después, espera unos días para comprobar si los usuarios se quedan sin acceso a algún servicio que necesiten.
  • Cuando desactivas estos servicios, los datos de los usuarios no se eliminan. Si quieres que tus usuarios conserven los datos que puedan tener de los servicios que vas a desactivar, ponte de acuerdo con ellos para exportar sus datos con Google Takeout antes de desactivar los servicios. Consulta más información en el artículo sobre cómo activar o desactivar Google Takeout para los usuarios.
  • Si, más adelante, un servicio obtiene un control de activación o desactivación en la consola de administración, conservará su estado en ese momento (activado o desactivado).
  • Solo en las ediciones de Google Workspace for Education: los usuarios menores de 18 años no pueden usar estos servicios con sus cuentas de Google Workspace for Education, aunque este ajuste esté activado. Consulta más información en el artículo Controlar el acceso a los servicios de Google por edad. Si alguno de estos servicios se activa o desactiva en la consola de administración más adelante, se desactivará en los centros de enseñanza primaria y secundaria.

Nota: Los clientes con las siguientes suscripciones no pueden usar estos controles:

  • Google Workspace Essentials con una cuenta verificada por correo. Para desbloquear estas funciones, debes verificar tu dominio.
  • Una edición Business de Workspace con una cuenta "@gmail.com". Para desbloquear estas funciones, debes verificar tu dominio.

Activar o desactivar los servicios

  1. En la consola de administración de Google, ve a Menú y luego Aplicaciones y luego Servicios adicionales de Google.

    Se necesita el privilegio de administrador Configuración del servicio.

  2. En el mensaje situado en la parte superior de la página, haz clic en Cambiar.

  3. Elige cómo quieres restringir los servicios y sigue los pasos de abajo en función de tus preferencias:

    Activar o desactivar los servicios para todos los usuarios de tu organización

    1. En el panel izquierdo, asegúrate de que esté seleccionada la opción Configuración de todas las unidades organizativas.
    2. Elige si activar o desactivar los servicios para todos los usuarios.
    3. Haz clic en Guardar.

    Activar o desactivar los servicios para usuarios de una unidad organizativa específica

    1. En el panel de la izquierda, selecciona la unidad organizativa que quieras.
    2. Elige si activar o desactivar los servicios para los usuarios.
    3. Haz clic en Anular para que este ajuste no cambie aunque se modifique el de la unidad organizativa superior.
    4. Si el estado de la unidad organizativa ya es Anulado, elige una de estas opciones:
      • Heredar: el ajuste pasa a ser el de la unidad organizativa superior.
      • Guardar: se mantiene el nuevo ajuste (incluso si se modifica el de la unidad organizativa superior).

El nuevo ajuste puede tardar hasta 48 horas en aplicarse.

Consejo: Si desactivas estos servicios, te recomendamos que comuniques la política de tu organización a los usuarios.

Decidir si se restringe el acceso

Motivos para restringir el acceso a determinados servicios

Algunos servicios de Google no incluyen un ajuste para activarlos o desactivarlos de forma individual en la consola de administración, y Google puede lanzar nuevos servicios en cualquier momento. Estos son algunos de los motivos por los cuales puede interesarte restringir el acceso de los usuarios a estos servicios desde su cuenta de Google gestionada:

  • Política de empresa: si tu organización requiere controlar el acceso de los usuarios a servicios desde su cuenta de Google gestionada por la organización.
  • Normativas del sector: si tu organización está sujeta a normativas del sector que requieran control administrativo de los datos de los usuarios.
  • Restricciones de los centros educativos: si tu centro educativo debe restringir el acceso a algunos servicios por cuestiones de política o por carecer de la aprobación de los padres para que los usen los alumnos.

Consecuencias para los usuarios de restringir el acceso a los servicios

  • Si desactivas los servicios de Google que no se controlan por separado en la consola de administración, los usuarios no podrán usar ciertos servicios que podrían serles útiles. En caso de que ya los estuvieran utilizando, restringir el acceso podría entorpecer su trabajo.
  • Si los usuarios intentan iniciar sesión en un servicio cuyo acceso se ha restringido, generalmente se les redirige a una página donde se indican los motivos por los que el servicio no está disponible.