Workspace के मेहमानों को मैनेज करना

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Google Chat में Workspace के मेहमानों के लिए, यह सुविधा Business और Enterprise के सभी एसकेयू में उपलब्ध है. Workspace के मेहमानों के लिए, Gmail में क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन की सुविधा, Assured Controls ऐड-ऑन के साथ Enterprise Plus SKU में उपलब्ध है. अपने वर्शन की तुलना करें

अगर आपके उपयोगकर्ता सिर्फ़ उन बाहरी उपयोगकर्ताओं के साथ मिलकर काम करेंगे जो क्लाइंट के डिवाइस पर डेटा सुरक्षित करने की सुविधा (सीएसई) का इस्तेमाल करते हैं, तो क्लाइंट के डिवाइस पर डेटा सुरक्षित करने की सुविधा (सीएसई) का इस्तेमाल करके एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किए गए कॉन्टेंट का बाहरी ऐक्सेस देना लेख पढ़ें.

मेहमान कौन होते हैं?

Workspace के मेहमान खातों की मदद से, ऐसे लोग आपके संगठन के Google Workspace ऐप्लिकेशन में सुरक्षित तरीके से सहयोग कर सकते हैं जिनके पास आपके संगठन का खाता नहीं है. जैसे, कोई ठेकेदार जो किसी दूसरे ईमेल सिस्टम का इस्तेमाल करता है.

मेहमान खाते कैसे काम करते हैं

जब आपके संगठन का कोई व्यक्ति एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किया गया ईमेल भेजता है या किसी बाहरी उपयोगकर्ता को चैट में शामिल होने का न्योता देता है, तो Google Workspace उसके लिए मेहमान खाता बनाता है. मेहमान को अपना खाता सेट अप करने का न्योता मिलता है. मेहमान के तौर पर शामिल होने वाले व्यक्ति को Google Workspace की सेवा की शर्तों को स्वीकार करना होगा. साथ ही, उसे यह भी स्वीकार करना होगा कि वह जिस डेटा को ऐक्सेस कर रहा है वह आपके संगठन का है. इसके बाद, वह आपके उपयोगकर्ताओं के साथ काम कर सकता है.

मेहमानों को आपकी Admin console की Workspace के मेहमान संगठन इकाई में अपने-आप जोड़ दिया जाता है. यहां उनके खातों को मैनेज किया जा सकता है. आपके पास उनकी जानकारी अपडेट करने, यह कंट्रोल करने, और पासवर्ड से जुड़ी ज़रूरी शर्तें सेट करने का विकल्प होता है कि उनके पास किन सेवाओं का ऐक्सेस है. साथ ही, सुरक्षा से जुड़ी अन्य सुविधाओं का इस्तेमाल भी किया जा सकता है. सुरक्षा बढ़ाने के लिए, मेहमान खातों को अन्य संगठनात्मक इकाइयों में नहीं ले जाया जा सकता.

मेहमान क्या-क्या कर सकते हैं?

Workspace के मेहमान, एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किए गए ईमेल देख सकते हैं और उनका जवाब दे सकते हैं. वे चैट में शामिल हो सकते हैं, शेयर किए गए दस्तावेज़ों और ड्राइव को ऐक्सेस कर सकते हैं, और आपके संगठन में मेहमान के तौर पर मीटिंग में हिस्सा ले सकते हैं.

ध्यान दें: मेहमानों के पास Workspace में Gmail, Google Calendar या Gemini का ऐक्सेस नहीं होता. इन्हें डाइनैमिक ग्रुप में शामिल नहीं किया जा सकता.

मेहमान खाते की सीमाएं

आपको अपने संगठन में, Business और Enterprise के हर पेड लाइसेंस के लिए पांच मुफ़्त गेस्ट खाते मिलते हैं. उदाहरण के लिए, अगर आपके संगठन के पास पैसे चुकाकर लिए गए 10 उपयोगकर्ता लाइसेंस हैं, तो आपके पास 50 मेहमान खाते हो सकते हैं.

मेहमानों को मैनेज करना

यह तरीका पूरा करने के लिए, आपके पास उपयोगकर्ता मैनेजमेंट के लिए ज़रूरी अनुमतियां होनी चाहिए. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

मेहमान डायरेक्ट्री में, आपके संगठन के डोमेन के तहत बनाए गए सभी मेहमान खातों की सूची होती है. इसमें उनके ईमेल पते, आखिरी बार ऐक्सेस करने की तारीख, और स्थिति भी शामिल होती है. मेहमानों को उनकी स्थिति के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है. साथ ही, किसी खास उपयोगकर्ता को खोजा जा सकता है. इसके अलावा, उन्हें उसी तरह से मैनेज किया जा सकता है जिस तरह से अपने संगठन के उपयोगकर्ताओं को मैनेज किया जाता है.

मेहमान डायरेक्ट्री खोलने के लिए:

1. एडमिन खाते से Google Admin console में साइन इन करें.
2. मेन्यू डायरेक्ट्री मेहमान पर जाएं
3. सूची को फ़िल्टर करने के लिए, उपयोगकर्ता की स्थिति पर क्लिक करें. इसके बाद, वह फ़िल्टर चुनें जिसे आपको लागू करना है. इसके बाद, लागू करें पर क्लिक करें.
4. आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं के साथ इंटरैक्ट करने वाले मेहमानों की सूची डाउनलोड करने के लिए, पेज में सबसे ऊपर मौजूद मेहमानों की सूची डाउनलोड करें बटन पर क्लिक करें.
   • मौजूदा लागू फ़िल्टर या कोई फ़िल्टर नहीं चुनें.
   • डाउनलोड करने का फ़ॉर्मैट चुनें: Google Sheets, कॉमा लगाकर अलग की गई वैल्यू (CSV) या JSON
   • डाउनलोड करें पर क्लिक करें.
5. मेहमान खातों पर कार्रवाइयां करने के लिए, एक या उससे ज़्यादा मेहमानों के नामों के बगल में मौजूद बॉक्स पर सही का निशान लगाएं. इसके बाद, विकल्पों का ड्रॉप-डाउन खोलने के लिए, कार्रवाइयां पर क्लिक करें:
   • ईमेल उपयोगकर्ता: एक या उससे ज़्यादा मेहमानों को ईमेल भेजें.
   • उपयोगकर्ता का खाता निलंबित करें: मेहमान के तौर पर ब्राउज़ करने वाले किसी व्यक्ति के खाते को कुछ समय के लिए निलंबित करें. हालांकि, उससे जुड़ा डेटा सेव रहेगा. ध्यान दें कि मेहमानों को एक साथ निलंबित नहीं किया जा सकता. मेहमानों के खातों को निलंबित करने या निलंबित खातों को वापस लाने के बारे में ज़्यादा जानें.
   • उपयोगकर्ता मिटाएं: एक या उससे ज़्यादा मेहमानों और उनसे जुड़ा सारा डेटा मिटाएं. ध्यान दें कि आपके उपयोगकर्ता, मेहमानों को मिटाने के बाद भी उन्हें फिर से न्योता भेज सकते हैं. मेहमानों को मिटाने या हाल ही में मिटाए गए मेहमानों को वापस लाने के बारे में ज़्यादा जानें.
   • ग्रुप में जोड़ें: अपने संगठन के ईमेल ग्रुप में एक या उससे ज़्यादा मेहमानों को जोड़ें. ज़्यादा जानें
6. मेहमान की ज़्यादा जानकारी वाला पेज खोलने के लिए, उसके नाम पर क्लिक करें.

मेहमान की जानकारी वाले पेज में बदलाव करना

यह तरीका पूरा करने के लिए, आपके पास उपयोगकर्ता मैनेजमेंट के लिए ज़रूरी अनुमतियां होनी चाहिए. सही अधिकार के बिना, आपको इन चरणों को पूरा करने के लिए ज़रूरी सभी कंट्रोल नहीं दिखेंगे.

मेहमान के नाम पर क्लिक करने से, आपको उसकी ज़्यादा जानकारी वाला पेज दिखेगा. उनके नाम के नीचे मौजूद नीले रंग के बाहरी बैज से पता चलता है कि वे मेहमान हैं. उनके खाते के लिए बनाया गया ईमेल पता भी दिखता है. यह user_company.com@hostorg.com.guest.google के फ़ॉर्मैट में होता है. ईमेल पते के नीचे, की जा सकने वाली कार्रवाइयों की सूची दी गई है:

• पासवर्ड रीसेट करें: मेहमान के लिए, अपने-आप जनरेट होने वाला या मैन्युअल तरीके से बनाया गया नया पासवर्ड सेट करें.
• उपयोगकर्ता की जानकारी अपडेट करें: मेहमान का नाम या उपनाम अपडेट करें. मेहमान के मुख्य ईमेल पते को अपडेट नहीं किया जा सकता.
• अन्य ईमेल पते जोड़ें: मेहमानों के लिए, अन्य ईमेल पते उपलब्ध नहीं होते.
• ग्रुप में जोड़ें: कोई ग्रुप खोजें और मेहमान को जोड़ें.
• ईमेल: मेहमान को ईमेल भेजें.
• उपयोगकर्ता को निलंबित करें: मेहमान खाते को निलंबित करें. ज़्यादा जानकारी के लिए, सुरक्षा देखें.
• डेटा वापस लाएं: मेहमान के तौर पर इस्तेमाल करने वाले व्यक्ति के मिटाए गए ऐप्लिकेशन के डेटा को वापस लाएं. यह डेटा, किसी खास समयावधि के दौरान मिटाया गया हो.
• उपयोगकर्ता का खाता मिटाएं: मेहमान का खाता मिटाएं.
  • आपके उपयोगकर्ता, मेहमानों को हटाने के बाद भी उन्हें फिर से न्योता भेज सकते हैं. मेहमानों को मिटाने के बारे में ज़्यादा जानें.
• संगठन की इकाई बदलना: मेहमानों को सिर्फ़ मेहमानों वाली संगठन की इकाई में रखा जा सकता है.

उपयोगकर्ता विवरण

मेहमान के उपयोगकर्ता की जानकारी या ऐप्लिकेशन को अपडेट किया जा सकता है. किसी उपयोगकर्ता का नाम, फ़ोटो या ईमेल पता बदलने के बारे में ज़्यादा जानें.

सुरक्षा

मेहमान के लिए सुरक्षा सेटिंग को सुरक्षा टैब में जाकर अपडेट किया जा सकता है. मेहमान के पासवर्ड को रीसेट करने, पासवर्ड वापस पाने की सुविधा सेट अप करने, और मेहमानों को पासवर्ड वापस पाने की जानकारी जोड़ने की अनुमति देने के बारे में ज़्यादा जानें.

Groups

मेहमान के ग्रुप को ग्रुप टैब में जाकर मैनेज किया जा सकता है.

जाँच करें

मेहमान खाते से जुड़ी समस्याओं के लॉग इवेंट देखने के लिए, जांच करें टैब पर जाएं. सुरक्षा से जुड़ी जांच करने वाला टूल खोलने के लिए, लॉग देखें पर क्लिक करें.

मेहमान के तौर पर शामिल किए गए डोमेन देखना

Admin console में जाकर, अपने संगठन के मेहमानों के डोमेन देखे जा सकते हैं.

1. मेन्यू खाता डोमेन डोमेन मैनेज करें पर जाएं.
2. मेहमान के तौर पर शामिल किए गए डोमेन, विज़िटर डोमेन टाइप के तौर पर दिखते हैं.

मेहमानों के लिए डायरेक्ट्री में शामिल होने और ऐक्सेस करने की सुविधा

आपके पास यह चुनने का विकल्प होता है कि मेहमानों को आपके संगठन की डायरेक्ट्री में दिखाया जाए या नहीं. साथ ही, यह भी तय किया जा सकता है कि वे डायरेक्ट्री देख पाएं या नहीं. उपयोगकर्ता की डायरेक्ट्री मैनेज करने या डायरेक्ट्री के ऐक्सेस और लिस्टिंग को कंट्रोल करने के बारे में ज़्यादा जानें.

मेहमानों के लिए संगठन की इकाई की सेटिंग अपडेट करना

यह टास्क पूरा करने के लिए, आपको सुपर एडमिन के तौर पर साइन इन करना होगा.

आपके संगठन के लिए, मेहमान खाते के न्योते भेजने की सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होती है. मेहमानों के लिए संगठन की इकाई की ज़्यादातर सेटिंग, संगठन की टॉप-लेवल की इकाई से इनहेरिट की जाती हैं. इस टेबल में, Admin console में मेहमानों के लिए डिफ़ॉल्ट सेटिंग दी गई हैं.

आपके पास मेहमान खाते की अन्य सुविधाओं को मैनेज करने का विकल्प हो सकता है. हालांकि, यह आपके Google Workspace के वर्शन पर निर्भर करता है. ज़्यादा जानकारी के लिए, अतिथि के लिए उपलब्ध अन्य सेटिंग देखें.

सेटिंग	डिफ़ॉल्ट कॉन्फ़िगरेशन	नतीजा
देखे जा सकने वाले Workspace संसाधन मेन्यू डायरेक्ट्री की सेटिंग देखे जा सकने वाले Workspace संसाधन	नहीं दिख रहा है	मेहमान, आपके संगठन के Google Groups या डोमेन पर शेयर किए गए संपर्क नहीं देख सकते
दृश्यता सेटिंग मेन्यू डायरेक्ट्री डायरेक्ट्री की सेटिंग दिखने की सेटिंग	कोई उपयोगकर्ता नहीं	मेहमान, आपके संगठन की डायरेक्ट्री में मौजूद अन्य उपयोगकर्ताओं को नहीं देख सकते
प्रोफ़ाइल संपादन मेन्यू डायरेक्ट्री डायरेक्ट्री सेटिंग प्रोफ़ाइल में बदलाव करने की सुविधा	नाम	मेहमान सिर्फ़ अपना नाम अपडेट कर सकते हैं
तीसरे पक्ष के आईडीपी (IDPs) के साथ एसएसओ (SSO) मेन्यू सुरक्षा तीसरे पक्ष के आईडीपी (IDPs) के साथ एसएसओ (SSO)	बंद	मेहमान हमेशा Google खाते से साइन इन करते हैं. वे तीसरे पक्ष के आईडीपी का इस्तेमाल नहीं कर सकते
खाता वापस पाना मेन्यू सुरक्षा खाता वापस पाने की सुविधा	चालू	मेहमान, अपने मुख्य ईमेल पते का इस्तेमाल करके अपने खाते वापस पा सकते हैं
बिना पासवर्ड के साइन इन करने की सुविधा मेन्यू सुरक्षा पासवर्ड के बिना लॉगिन करें	बंद	मेहमानों को हमेशा अपने पासवर्ड से साइन इन करना होगा
एपीआई की सेटिंग तीसरे पक्ष के कॉन्फ़िगर नहीं किए गए ऐप्लिकेशन मेन्यू ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल > एपीआई कंट्रोल सेटिंग तीसरे पक्ष के कॉन्फ़िगर नहीं किए गए ऐप्लिकेशन	बंद	मेहमान, तीसरे पक्ष के कॉन्फ़िगर नहीं किए गए ऐप्लिकेशन को ऐक्सेस नहीं कर सकते
Gmail में ईमेल अपने-आप फ़ॉरवर्ड करने की सुविधा मेन्यू ऐप्लिकेशन Google Workspace Gmail की सेटिंग असली उपयोगकर्ता का ऐक्सेस अपने-आप फ़ॉरवर्ड करने की सुविधा	बंद	मेहमान, अपने मेहमान खाते से आने वाले ईमेल अपने-आप फ़ॉरवर्ड नहीं कर सकते

मेहमान के लिए अन्य सेटिंग

इस टेबल में, उन अतिरिक्त कंट्रोल के बारे में बताया गया है जिन्हें एडमिन, Workspace Guests संगठन की इकाई पर लागू कर सकते हैं. ये कंट्रोल, Google Workspace के उनके वर्शन के हिसाब से लागू किए जा सकते हैं. अपने वर्शन की तुलना करें

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise Starter	Enterprise Standard	Enterprise Plus
DLP
कॉन्टेक्स्ट अवेयर ऐक्सेस की नीतियां
ट्रस्ट रूल
Vault

मेहमान खाते के न्योते बंद करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके उपयोगकर्ता Google Chat या Gmail की क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन (सीएसई) सुविधा का इस्तेमाल करके, मेहमानों को आपके संगठन में शामिल होने का न्योता भेज सकते हैं. अगर आपको अपने उपयोगकर्ताओं को मेहमानों को न्योता भेजने की अनुमति नहीं देनी है, तो Google Chat, Gmail CSE या दोनों में मेहमान खाते के न्योते भेजने की सुविधा बंद की जा सकती है.

Chat में मेहमान खाते के न्योते पाने की सुविधा बंद करना

1. एडमिन खाते से Google Admin console में साइन इन करें.
2. मेन्यू सुरक्षा ऐक्सेस और डेटा कंट्रोल बाहरी शेयरिंग मेहमानों को न्योता पर जाएं.
3. उपयोगकर्ताओं को अपने संगठन से बाहर के लोगों को मेहमान के तौर पर न्योते भेजने की अनुमति दें से सही का निशान हटाएं.
4. सेव करें पर क्लिक करें.

Gmail में मेहमान खाते के न्योते पाने की सुविधा बंद करना

1. एडमिन खाते से Google Admin console में साइन इन करें.
2. मेन्यू डेटा अनुपालन क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन Gmail मेहमान खातों के साथ एन्क्रिप्शन पर जाएं.
3. उपयोगकर्ताओं को उन लोगों को क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन वाले मैसेज भेजने की अनुमति दें जो S/MIME एन्क्रिप्शन की सुविधा इस्तेमाल नहीं करते को अनचेक करें.
4. सेव करें पर क्लिक करें.