Workspace-Gäste verwalten

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Workspace-Gäste in Google Chat werden in allen Business- und Enterprise-Versionen unterstützt. Workspace-Gäste in clientseitiger Verschlüsselung in Gmail werden in Enterprise Plus-Versionen mit dem Assured Controls-Add‑on unterstützt. Versionen vergleichen

Wenn Ihre Nutzer nur mit externen Nutzern zusammenarbeiten, die die clientseitige Verschlüsselung (Client-side Encryption, CSE) verwenden, lesen Sie den Hilfeartikel Externen Zugriff auf clientseitig verschlüsselte Inhalte gewähren.

Was sind Gäste?

Mit Workspace-Gastkonten können Personen, die keine Konten in Ihrer Organisation haben, z. B. Auftragnehmer, die ein anderes E‑Mail-System verwenden, sicher mit Ihren Nutzern in Google Workspace-Apps zusammenarbeiten.

So funktionieren Gastkonten

Wenn jemand in Ihrer Organisation eine verschlüsselte E‑Mail sendet oder einen externen Nutzer zu einem Chat einlädt, wird in Google Workspace ein Gastkonto für ihn erstellt. Der Gast erhält eine Einladung, sein Konto einzurichten. Nachdem der Gast die Nutzungsbedingungen von Google Workspace und die Tatsache bestätigt hat, dass alle Daten, auf die er zugreift, Ihrer Organisation gehören, kann er mit Ihren Nutzern zusammenarbeiten.

Gäste werden automatisch der Organisationseinheit Workspace-Gäste in der Admin-Konsole hinzugefügt. Dort können Sie ihre Konten verwalten. Sie können die Informationen der Nutzer aktualisieren, festlegen, auf welche Dienste sie Zugriff haben, Passwortanforderungen festlegen und andere Sicherheitsfunktionen verwenden. Aus Sicherheitsgründen können Gastkonten nicht in andere Organisationseinheiten verschoben werden.

Was können Gäste tun?

Workspace-Gäste können verschlüsselte E‑Mails ansehen und darauf antworten, Chats beitreten, auf freigegebene Dokumente und Ablagen zugreifen und als Gast in Ihrer Organisation an Videokonferenzen teilnehmen.

Hinweis:Gäste haben keinen Zugriff auf Gmail, Google Kalender oder Gemini in Workspace. Sie können nicht in dynamische Gruppen aufgenommen werden.

Geräteverwaltung für Gäste

Wenn ein Gast sein Gerät verwendet, um mit Ihrer Organisation zusammenzuarbeiten, unterliegt sein Konto den Google-Endpunktverwaltungsrichtlinien Ihrer Organisation. Administratoren können Richtlinien für die Geräteverwaltung direkt auf die Organisationseinheit „Workspace-Gastkonten“ anwenden. Administratoren können Unternehmensdaten auch per Remote-Zugriff vom Gerät eines Gastes löschen. Dadurch werden das Gastkonto und alle zugehörigen Organisationsdaten sicher vom Mobilgerät entfernt, ohne dass die persönlichen Daten oder Anwendungen des Gastes beeinträchtigt werden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Geräte mit der Google-Endpunktverwaltung verwalten.

Limits für Gastkonten

Sie erhalten 5 kostenlose Gastkonten für jede kostenpflichtige Business- und Enterprise-Lizenz in Ihrer Organisation. Wenn Ihre Organisation beispielsweise 10 bezahlte Nutzerlizenzen hat, können Sie 50 Gastkonten haben.

Einladungen für Gastkonten deaktivieren

Standardmäßig können Ihre Nutzer Gäste in Ihre Organisation einladen, indem sie Google Chat oder die clientseitige Verschlüsselung (Client-side Encryption, CSE) von Gmail verwenden. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Nutzer Gäste einladen können, können Sie Einladungen für Gastkonten in Google Chat, Gmail CSE oder beiden deaktivieren.

Einladungen für Gastkonten in Google Chat deaktivieren

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in der Admin-Konsole an.
2. Öffnen Sie das Menü Sicherheit Zugriffs- und Datenkontrolle Externe Freigabe Gast-Einladungen.
3. Deaktivieren Sie Nutzern erlauben, Gasteinladungen an Personen außerhalb Ihrer Organisation zu senden.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Einladungen für Gastkonten in Gmail deaktivieren

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in der Admin-Konsole an.
2. Rufen Sie das Menü Daten Compliance Clientseitige Verschlüsselung Gmail Verschlüsselung mit Gastkonten auf.
3. Deaktivieren Sie Nutzern erlauben, clientseitig verschlüsselte Nachrichten an Empfänger zu senden, die S/MIME nicht verwenden.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Gastkonten und Besucherfreigabe

Gastkonten unterscheiden sich von der Gastfreigabe. Mit der Besucherfreigabe können Ihre Nutzer Personen ohne Google-Konto einladen, mit ihnen zusammen an Google Drive-Dateien und ‑Ordnern zu arbeiten. Dazu wird eine PIN zur Identitätsbestätigung verwendet. Mit Gastkonten können externe Nutzer in einer Vielzahl von Workspace-Diensten zusammenarbeiten, indem sie ein Konto in Ihrer Organisationseinheit „Workspace-Gäste“ erstellen.

• Wenn Sie Gastkonten aktiviert haben:Externe Nutzer können mit einem Gastkonto oder einem Besucherzugriff beginnen, je nachdem, wie Ihre Nutzer anfangs mit ihnen zusammenarbeiten.

  • Neue externe Nutzer, die über Google Chat eingeladen werden, erhalten ein Gastkonto. Der Zugriff auf freigegebene Google Drive-Dateien und -Ordner erfolgt standardmäßig über das Gastkonto.
  • Neue externe Nutzer, die eine freigegebene Datei oder einen freigegebenen Ordner aus Google Drive erhalten, erhalten Besucherzugriff auf dieses Element.
  • Bestehende externe Nutzer mit Besucherzugriff, die über Google Chat zur Zusammenarbeit eingeladen werden, erhalten ein Gastkonto. Der Zugriff auf neue Dateien oder Ordner in geteilten Ablagen erfolgt standardmäßig über das Gastkonto. Der Besucherzugriff auf zuvor freigegebene Dateien oder Ordner bleibt jedoch erhalten.

• Wenn Sie Gastkonten deaktiviert haben:Ihre Nutzer können die Besucherfreigabe verwenden, um gemeinsam an Drive-Dateien und ‑Ordnern zu arbeiten.

Weitere Informationen

Gäste in Chat verwalten

• Mit externen Nutzern und Gastkonten chatten
• Chatoptionen in externen Chats und Gruppenbereichen steuern

Gäste in Drive verwalten

• Vertrauensregeln für die Freigabe in Drive erstellen und verwalten
• Externe Freigabe nur für vertrauenswürdige Domains erlauben
• Mit der Besucherfreigabe Freigabe an Personen ohne Google-Konto zulassen