จัดการผู้มาเยือน Workspace

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้: แขกรับเชิญใน Workspace ใน Google Chat ได้รับการรองรับใน SKU ของ Business และ Enterprise ทั้งหมด ระบบรองรับผู้เข้าร่วม Workspace ในการเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ของ Gmail ใน SKU ของ Enterprise Plus ที่มีส่วนเสริม Assured Controls เปรียบเทียบ รุ่นของคุณ

หากผู้ใช้จะทำงานร่วมกับผู้ใช้ภายนอกที่ใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ (CSE) เท่านั้น โปรดดูให้สิทธิ์เข้าถึงจากภายนอกสำหรับเนื้อหาที่เข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์

ผู้เข้าร่วมคืออะไร

บัญชีผู้ใช้ชั่วคราวของ Workspace ช่วยให้ผู้ที่ไม่มีบัญชีในองค์กรของคุณ เช่น ผู้รับเหมาที่ใช้ระบบอีเมลอื่น สามารถทำงานร่วมกับผู้ใช้ของคุณในแอป Google Workspace ได้อย่างปลอดภัย

วิธีการทำงานของบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว

เมื่อมีคนในองค์กรส่งอีเมลที่เข้ารหัสหรือเชิญผู้ใช้ภายนอกเข้าร่วมแชท Google Workspace จะสร้างบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวให้ แขกรับเชิญจะได้รับคำเชิญให้ตั้งค่าบัญชี หลังจากแขกรับเชิญรับทราบข้อกำหนดในการให้บริการของ Google Workspace และทราบว่าข้อมูลใดก็ตามที่แขกรับเชิญเข้าถึงเป็นขององค์กรของคุณแล้ว แขกรับเชิญจะเริ่มทำงานร่วมกับผู้ใช้ของคุณได้

ระบบจะเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราวลงในหน่วยขององค์กร Workspace Guests ของคอนโซลผู้ดูแลระบบโดยอัตโนมัติ ซึ่งคุณสามารถจัดการบัญชีของผู้ใช้ชั่วคราวได้ คุณสามารถอัปเดตข้อมูล ควบคุมบริการที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึง กำหนดข้อกำหนดของรหัสผ่าน และใช้ฟีเจอร์ความปลอดภัยอื่นๆ ได้ เพื่อความปลอดภัยยิ่งขึ้น คุณจะย้ายบัญชีผู้เข้าร่วมไปยังหน่วยขององค์กรอื่นไม่ได้

ผู้เข้าร่วมทำอะไรได้บ้าง

ผู้เข้าร่วม Workspace สามารถดูและตอบอีเมลที่เข้ารหัส เข้าร่วมแชท เข้าถึงเอกสารและไดรฟ์ที่แชร์ รวมถึงเข้าร่วมการประชุมในฐานะผู้เข้าร่วมในองค์กรของคุณได้

หมายเหตุ: แขกรับเชิญจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึง Gmail, Google ปฏิทิน หรือ Gemini ใน Workspace และไม่สามารถรวมไว้ในกลุ่มแบบไดนามิก

การจัดการอุปกรณ์สำหรับผู้มาเยือน

เมื่อแขกรับเชิญใช้อุปกรณ์ของตนเองเพื่อทำงานร่วมกับองค์กร บัญชีของแขกรับเชิญจะอยู่ภายใต้นโยบายการจัดการอุปกรณ์ปลายทางของ Google ขององค์กร ผู้ดูแลระบบสามารถใช้นโยบายการจัดการอุปกรณ์กับหน่วยขององค์กร Workspace Guests ได้โดยตรง นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบยังล้างข้อมูลของบริษัทจากอุปกรณ์ของแขกรับเชิญจากระยะไกลได้ด้วย การดำเนินการนี้จะนำบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวและข้อมูลขององค์กรที่เชื่อมโยงออกอย่างปลอดภัยจากอุปกรณ์เคลื่อนที่โดยไม่ส่งผลต่อข้อมูลส่วนตัวหรือแอปพลิเคชันของผู้ใช้ชั่วคราว โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อจัดการอุปกรณ์ด้วยการจัดการอุปกรณ์ปลายทางของ Google

ขีดจำกัดบัญชีผู้เข้าร่วม

คุณจะได้รับบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวฟรี 5 บัญชีสำหรับใบอนุญาต Business และ Enterprise ที่ชำระเงินแล้วทุกใบในองค์กร เช่น หากองค์กรของคุณมีใบอนุญาตผู้ใช้แบบชำระเงิน 10 ใบ คุณจะมีบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวได้ 50 บัญชี

ปิดคำเชิญให้สร้างบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว

โดยค่าเริ่มต้น ผู้ใช้จะเชิญแขกรับเชิญมายังองค์กรได้โดยใช้การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ (CSE) ของ Google Chat หรือ Gmail หากไม่ต้องการให้ผู้ใช้เชิญแขกได้ คุณสามารถปิดคำเชิญบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวใน Google Chat, CSE ของ Gmail หรือทั้ง 2 อย่าง

ปิดคำเชิญให้สร้างบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวใน Chat

1. ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
2. ไปที่เมนู ความปลอดภัย การเข้าถึงและการควบคุมข้อมูล การแชร์ภายนอก คำเชิญสำหรับแขกรับเชิญ
3. ยกเลิกการเลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งคำเชิญสำหรับผู้เข้าร่วมไปยังบุคคลภายนอก องค์กร
4. คลิกบันทึก

ปิดคำเชิญให้ใช้บัญชีผู้ใช้ชั่วคราวใน Gmail

1. ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ
2. ไปที่เมนู ข้อมูล การปฏิบัติตามข้อกำหนด การเข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ Gmail การเข้ารหัสด้วยบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว
3. ยกเลิกการเลือกอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งข้อความที่เข้ารหัสฝั่งไคลเอ็นต์ถึงผู้รับที่ไม่ได้ใช้ S/MIME
4. คลิกบันทึก

วิธีที่บัญชีผู้ใช้ชั่วคราวทำงานร่วมกับการแชร์กับผู้มาเยือน

บัญชีผู้ใช้ชั่วคราวแตกต่างจากการแชร์สำหรับผู้เข้าชม เมื่อใช้การแชร์กับผู้เข้าชม ผู้ใช้จะเชิญบุคคลที่ไม่มีบัญชี Google มาทำงานร่วมกันในไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์ได้โดยใช้ PIN สำหรับยืนยันตัวตน บัญชีผู้ใช้ชั่วคราวช่วยให้ผู้ใช้ภายนอกทำงานร่วมกันในบริการ Workspace ได้หลากหลายมากขึ้นโดยการสร้างบัญชีในหน่วยขององค์กรผู้เข้าร่วม Workspace

• หากเปิดใช้บัญชีผู้ใช้ชั่วคราว: ผู้ใช้ภายนอกจะเริ่มต้นด้วยบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวหรือสิทธิ์เข้าถึงของผู้เข้าชมก็ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่ผู้ใช้ของคุณทำงานร่วมกับผู้ใช้ภายนอกในตอนแรก

  • ผู้ใช้ภายนอกใหม่ที่ได้รับเชิญผ่าน Google Chat จะได้รับบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว สิทธิ์เข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์ที่แชร์จะกำหนดเป็นบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวโดยค่าเริ่มต้น
  • ผู้ใช้ภายนอกรายใหม่ที่ได้รับไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แชร์จาก Google ไดรฟ์จะมีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้เข้าชมในรายการนั้น
  • ผู้ใช้ภายนอกที่มีอยู่ซึ่งมีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้เข้าชมและได้รับเชิญให้ทำงานร่วมกันผ่าน Google Chat จะได้รับบัญชีผู้เข้าร่วม สิทธิ์เข้าถึงไฟล์หรือโฟลเดอร์ใหม่ในไดรฟ์ที่แชร์จะเป็นบัญชีผู้ใช้ชั่วคราวโดยค่าเริ่มต้น แต่จะยังคงสิทธิ์เข้าถึงของผู้เข้าชมสำหรับไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่แชร์ก่อนหน้านี้

• หากปิดบัญชีผู้มาเยือน: ผู้ใช้จะใช้การแชร์กับผู้เข้าชมเพื่อทำงานร่วมกันในไฟล์และโฟลเดอร์ในไดรฟ์ได้

หัวข้อที่เกี่ยวข้อง

จัดการแขกรับเชิญใน Chat

• การแชทกับผู้ใช้ภายนอกและบัญชีผู้ใช้ชั่วคราว
• ควบคุมตัวเลือกแชทสำหรับ Chat และพื้นที่ทำงานภายนอก

จัดการแขกรับเชิญในไดรฟ์

• สร้างและจัดการกฎการเชื่อถือสำหรับการแชร์ไดรฟ์
• อนุญาตให้แชร์ภายนอกกับโดเมนที่เชื่อถือได้เท่านั้น
• อนุญาตให้แชร์กับผู้ใช้ที่ไม่มีบัญชี Google ด้วยการแชร์กับผู้เข้าชม