Gérer les invités Workspace

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : les invités Workspace dans Google Chat sont compatibles avec tous les SKU Business et Enterprise. Les invités Workspace dans Gmail Chiffrement côté client sont compatibles avec les SKU Enterprise Plus disposant du module complémentaire Assured Controls. Comparer votre édition

Si vos utilisateurs ne collaborent qu'avec des utilisateurs externes qui utilisent le chiffrement côté client (CSE), consultez Fournir un accès externe au contenu chiffré côté client.

Que sont les invités ?

Les comptes invités Workspace permettent aux personnes qui ne possèdent pas de compte dans votre organisation (comme un sous-traitant qui utilise un autre système de messagerie) de collaborer de manière sécurisée avec vos utilisateurs dans les applications Google Workspace.

Fonctionnement des comptes invités

Lorsqu'un membre de votre organisation envoie un e-mail chiffré ou invite un utilisateur externe à une discussion, Google Workspace crée un compte invité pour lui. L'invité reçoit une invitation à configurer son compte. Une fois que l'invité a accepté les conditions d'utilisation de Google Workspace et confirmé que toutes les données auxquelles il accède appartiennent à votre organisation, il peut commencer à travailler avec vos utilisateurs.

Les invités sont automatiquement ajoutés à l'unité organisationnelle Invités Workspace de votre console d'administration, où vous pouvez gérer leurs comptes. Vous pouvez mettre à jour leurs informations, contrôler les services auxquels ils ont accès, définir des exigences concernant les mots de passe et utiliser d'autres fonctionnalités de sécurité. Pour plus de sécurité, les comptes invités ne peuvent pas être déplacés vers d'autres unités organisationnelles.

Que peuvent faire les invités ?

Les invités Workspace peuvent consulter les e-mails chiffrés et y répondre, participer à des discussions, accéder aux documents et Drive partagés, et participer à des réunions en tant qu'invités dans votre organisation.

Fonctionnalités de messagerie pour les invités

Capacités des utilisateurs Workspace

Disponible pour les invités ?

Recevoir des e-mails chiffrés et y répondre sur des comptes externes

Uniquement avec le module complémentaire Assured Controls

Fonctionnalités de chat pour les invités

Capacités des utilisateurs Workspace

Disponible pour les invités ?

Créer un espace

Parcourir les espaces

Les invités ne peuvent parcourir que les espaces auxquels ils ont été ajoutés par des membres de votre organisation.

Recherche de messages

Les invités peuvent effectuer des recherches dans les discussions et les espaces auxquels ils participent.

Demander à rejoindre des espaces

Discuter avec des utilisateurs externes par message privé

Discuter avec des utilisateurs internes dans un message privé

Lorsque vous recevez une demande de message

Discuter avec d'autres invités dans un message privé

Uniquement avec les invités créés par le même domaine hôte

Rejoindre un espace marqué comme externe créé par une organisation externe

Rejoindre un espace marqué comme externe créé par une organisation externe

Lorsqu'un utilisateur de votre organisation l'ajoute

Rejoindre des espaces internes

Ajouter des membres à un espace

Modifier les détails de l'espace

Utiliser les suggestions de contacts

Les suggestions n'incluent que les utilisateurs qui ont envoyé un message à l'invité.

Utiliser les suggestions de mention de personnes dans un espace

Les suggestions n'incluent que les utilisateurs qui ont envoyé un message à l'invité.

Importer des fichiers dans un espace marqué comme externe

Avec l'autorisation d'administrateur

Importer des fichiers dans un message privé

Avec l'autorisation d'administrateur

Accéder aux fichiers importés dans un espace marqué comme externe

Accéder aux fichiers importés dans DM

Afficher des espaces publics à l'aide d'une URL

être invité à rejoindre plusieurs espaces ;

Rechercher, installer et exécuter des applications Chat

Ajouter des webhooks aux espaces

Lancer des demandes Meet

Bloquer des utilisateurs

Signaler des utilisateurs

Signaler des messages dans des espaces

Réagir avec des emoji dans les espaces

Réagir avec des emoji dans les messages privés échangés avec des utilisateurs de l'organisation

Réagir avec un emoji personnalisé

Créer, attribuer ou marquer une tâche d'espace comme terminée

Utiliser @tous dans un espace

Avec l'autorisation de gestionnaire d'espace

Épingler un message, un fichier Google Docs ou un lien au tableau Chat

Fonctionnalités Drive pour les invités

Capacités des utilisateurs Workspace

Disponible pour les invités ?

Lire le nom et la description d'un fichier ou d'un dossier

Lire le contenu d'un fichier

Lire la liste des éléments d'un dossier

Télécharger un fichier

Copier un fichier

Ajouter des commentaires à un fichier

Modifier le nom et la description d'un fichier ou d'un dossier

Modifier le contenu du fichier

Accéder aux révisions précédentes

Supprimer des éléments du dossier "Mon Drive"

Partager des éléments du dossier "Mon Drive"

Partager un élément d'un Drive partagé

Partager un dossier de Drive partagé

Ajouter des fichiers à des Drive partagés

Modifier le nom ou la description d'un Drive partagé

Ajouter des membres à un Drive partagé

Accéder aux autorisations détaillées des fichiers

Réorganiser des éléments dans un Drive partagé

Déplacer des éléments en dehors d'un Drive partagé

Placer des éléments dans la corbeille

Récupérer des éléments dans la corbeille

Vider la corbeille

Supprimer un fichier ou un dossier

Supprimer des éléments dans des Drive partagés

Supprimer un Drive partagé vide

Fonctionnalités Meet pour les invités

Capacités des utilisateurs Workspace

Disponible pour les invités ?

Participer à un appel Meet à partir d'une invitation Chat envoyée par un utilisateur interne

Remarque : Les invités n'ont pas accès à Gmail, Google Agenda ni Gemini dans Workspace. Ils ne peuvent pas être inclus dans les groupes dynamiques.

Limites applicables aux comptes invités

Vous obtenez cinq comptes invités sans frais pour chaque licence Business et Enterprise payante de votre organisation. Par exemple, si votre organisation dispose de 10 licences utilisateur payantes, vous pouvez avoir 50 comptes invités.

Désactiver les invitations de compte invité

Par défaut, vos utilisateurs peuvent inviter des invités dans votre organisation à l'aide de Google Chat ou du chiffrement côté client (CSE) Gmail. Si vous ne souhaitez pas que vos utilisateurs puissent inviter des invités, vous pouvez désactiver les invitations de comptes invités dans Google Chat, le CSE Gmail ou les deux.

Désactiver les invitations de compte invité dans Chat

  1. Connectez-vous à la console d'administration Google avec un compte administrateur.
  2. Accédez à Menu Sécurité puis Accès et contrôle des données puis Partage externe puis Invitations d'invités.
  3. Décochez Autoriser les utilisateurs à envoyer des invitations à des personnes externes à votre organisation.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Désactiver les invitations de compte invité dans Gmail

  1. Connectez-vous à la console d'administration Google avec un compte administrateur.
  2. Accédez à Menu Données puis Conformité puis Chiffrement côté client puis Gmail puis Chiffrement avec des comptes invités.
  3. Décochez Autoriser les utilisateurs à envoyer des messages chiffrés côté client à des destinataires qui n'utilisent pas S/MIME.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Gérer les invités dans Chat

Gérer les invités dans Drive