ניהול אורחים ב-Workspace

התכונה הזאת נתמכת במהדורות הבאות: אורחים ב-Workspace ב-Google Chat נתמכים בכל מהדורות Business ו-Enterprise. אורחים ב-Workspace בהצפנה מצד הלקוח ב-Gmail נתמכים ב-SKU של Enterprise Plus עם התוסף Assured Controls. השוואה בין המהדורות

אם המשתמשים שלכם ישתפו פעולה רק עם משתמשים חיצוניים שמשתמשים בהצפנה מצד הלקוח (CSE), כדאי לעיין במאמר מתן גישה חיצונית לתוכן מוצפן מצד הלקוח.

מהם משתתפים?

חשבונות אורחים ב-Workspace מאפשרים לאנשים שאין להם חשבונות בארגון שלכם – כמו קבלן שמשתמש במערכת אימייל אחרת – לשתף פעולה בצורה מאובטחת עם המשתמשים שלכם באפליקציות Google Workspace.

איך עובדים חשבונות אורח

כשמישהו בארגון שלכם שולח אימייל מוצפן או מזמין משתמש חיצוני לצ'אט, מערכת Google Workspace יוצרת בשבילו חשבון אורח. האורח מקבל הזמנה להגדרת החשבון. אחרי שהאורח יאשר את התנאים וההגבלות של Google Workspace ואת העובדה שכל הנתונים שהוא ניגש אליהם שייכים לארגון שלכם, הוא יוכל להתחיל לעבוד עם המשתמשים שלכם.

אורחים מתווספים אוטומטית ליחידה הארגונית אורחים ב-Workspace במסוף Admin, שבה אפשר לנהל את החשבונות שלהם. אתם יכולים לעדכן את הפרטים שלהם, לקבוע לאילו שירותים תהיה להם גישה, להגדיר דרישות לסיסמאות ולהשתמש בתכונות אבטחה אחרות. כדי להוסיף שכבת אבטחה, אי אפשר להעביר חשבונות אורחים ליחידות ארגוניות אחרות.

מה האורחים יכולים לעשות?

משתמשים עם חשבונות של אורחים ב-Workspace יכולים לראות הודעות אימייל מוצפנות ולהשיב להן, להצטרף לצ'אטים, לגשת למסמכים ולתיקיות משותפים ב-Drive ולהשתתף בפגישות כאורחים בארגון שלכם.

הערה: לאורחים אין גישה ל-Gmail, ליומן Google או ל-Gemini ב-Workspace. אי אפשר לכלול אותם בקבוצות דינמיות.

ניהול מכשירים של אורחים

כשאורחים משתמשים במכשיר שלהם כדי לשתף פעולה עם הארגון שלכם, החשבון שלהם כפוף למדיניות של הארגון בנושא ניהול נקודות קצה של Google. אדמינים יכולים להחיל מדיניות לניהול מכשירים ישירות על היחידה הארגונית 'אורחים ב-Workspace'. אדמינים יכולים גם לאפס מרחוק נתוני חברה במכשיר של אורח. הפעולה הזו מסירה בבטחה את חשבון האורח ואת כל הנתונים הארגוניים שמשויכים אליו מהמכשיר הנייד, בלי להשפיע על הנתונים האישיים או על האפליקציות של האורח. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא ניהול מכשירים באמצעות ניהול נקודות קצה ב-Google.

מגבלות בחשבון אורח

אתם מקבלים 5 חשבונות אורח בחינם לכל רישיון בתשלום של Business ו-Enterprise בארגון. לדוגמה, אם לארגון שלכם יש 10 רישיונות למשתמשים בתשלום, אתם יכולים ליצור 50 חשבונות אורח.

השבתת ההזמנות לחשבון אורח

כברירת מחדל, המשתמשים יכולים להזמין אורחים לארגון באמצעות Google Chat או הצפנה מצד הלקוח (CSE) ב-Gmail. אם אתם לא רוצים שהמשתמשים יוכלו להזמין אורחים, אתם יכולים להשבית את ההזמנות לחשבונות אורח ב-Google Chat, ב-Gmail CSE או בשניהם.

השבתת ההזמנות לחשבונות אורחים ב-Chat

1. נכנסים עם חשבון אדמין למסוף Google Admin.
2. נכנסים אל תפריט אבטחה שליטה בגישה ובנתונים שיתוף חיצוני הזמנות לאורחים.
3. מבטלים את הסימון של המשתמשים יוכלו לשלוח הזמנות לאורחים מחוץ לארגון.
4. לוחצים על שמירה.

השבתת ההזמנות לחשבונות אורחים ב-Gmail

1. נכנסים עם חשבון אדמין למסוף Google Admin.
2. נכנסים אל תפריט נתונים עמידה בדרישות הצפנה מצד הלקוח Gmail הצפנה באמצעות חשבונות אורחים.
3. מבטלים את הסימון של האפשרות המשתמשים יכולים לשלוח הודעות עם הצפנה בצד הלקוח לאנשים שלא משתמשים ב-S/MIME.
4. לוחצים על שמירה.

איך חשבונות אורח פועלים עם שיתוף למבקרים

חשבונות אורחים שונים משיתוף עם מבקרים. בעזרת שיתוף עם משתמש במצב אורח, המשתמשים יכולים להזמין אנשים שאין להם חשבון Google לעבוד במשותף על קבצים ותיקיות ב-Google Drive באמצעות קוד אימות זהות. חשבונות אורח מאפשרים למשתמשים חיצוניים לשתף פעולה במגוון רחב יותר של שירותי Workspace. לשם כך, הם צריכים ליצור חשבון ביחידה הארגונית 'אורחים ב-Workspace'.

• אם הפעלתם חשבונות אורח: משתמשים חיצוניים יכולים להתחיל עם חשבון אורח או עם גישת מבקר, בהתאם לאופן שבו המשתמשים שלכם משתפים איתם פעולה בהתחלה.

  • משתמשים חיצוניים חדשים שהוזמנו דרך Google Chat מקבלים חשבון אורח. הגישה לקבצים ולתיקיות משותפים ב-Google Drive מוגדרת כברירת מחדל דרך חשבון האורח שלהם.
  • משתמשים חיצוניים חדשים שמקבלים קובץ או תיקייה משותפים מ-Google Drive מקבלים גישה לאותו פריט במצב אורח.
  • משתמשים חיצוניים קיימים עם גישת מבקרים שמוזמנים לשתף פעולה דרך Google Chat מקבלים חשבון אורח. הגישה לכל הקבצים או התיקיות החדשים באחסון השיתופי תהיה דרך חשבון האורח, אבל הם יוכלו להמשיך לגשת לקבצים או לתיקיות ששותפו איתם לפני כן.

• אם השבתתם את חשבונות האורחים: המשתמשים יכולים להשתמש בשיתוף עם משתמש במצב אורח כדי לעבוד יחד על קבצים ותיקיות ב-Drive.

נושאים קשורים

ניהול אורחים ב-Chat

• צ'אט עם משתמשים חיצוניים וחשבונות אורח
• בקרה על אפשרויות לשימוש ב-Chat ובמרחבי Chat משותפים מחוץ לארגון

ניהול אורחים ב-Drive

• איך יוצרים ומנהלים כללים להרשאות שיתוף ב-Drive
• איך מאפשרים שיתוף מחוץ לארגון רק עם דומיינים מהימנים
• איך מאפשרים שיתוף עם משתמשים ללא חשבון Google בעזרת "שיתוף עם משתמש במצב אורח"