Workspace-Gäste verwalten

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Workspace-Gäste in Google Chat werden in allen Business- und Enterprise-SKUs unterstützt. Workspace-Gäste in der clientseitigen Verschlüsselung für Gmail werden in Enterprise Plus-SKUs mit dem Assured Controls-Add-on unterstützt. Versionen vergleichen

Wenn Ihre Nutzer nur mit externen Nutzern zusammenarbeiten, die die clientseitige Verschlüsselung (Client-side Encryption, CSE) verwenden, lesen Sie den Hilfeartikel Externen Zugriff auf clientseitig verschlüsselte Inhalte gewähren.

Was sind Gäste?

Mit Workspace-Gastkonten können Personen, die kein Konto in Ihrer Organisation haben, z. B. Auftragnehmer, die ein anderes E‑Mail-System verwenden, sicher mit Ihren Nutzern in Google Workspace-Apps zusammenarbeiten.

So funktionieren Gastkonten

Wenn jemand in Ihrer Organisation eine verschlüsselte E‑Mail sendet oder einen externen Nutzer zu einem Chat einlädt, erstellt Google Workspace ein Gastkonto für ihn. Der Gast erhält eine Einladung, sein Konto einzurichten. Nachdem der Gast die Google Workspace-Nutzungsbedingungen akzeptiert und bestätigt hat, dass alle Daten, auf die er zugreift, Ihrer Organisation gehören, kann er mit Ihren Nutzern zusammenarbeiten.

Gäste werden automatisch der Organisationseinheit Workspace-Gäste in Ihrer Admin-Konsole hinzugefügt. Dort können Sie ihre Konten verwalten. Sie können die Informationen der Nutzer aktualisieren, festlegen, auf welche Dienste sie Zugriff haben, Passwortanforderungen festlegen und andere Sicherheitsfunktionen verwenden. Aus Sicherheitsgründen können Gastkonten nicht in andere Organisationseinheiten verschoben werden.

Was können Gäste tun?

Workspace-Gäste können verschlüsselte E‑Mails aufrufen und beantworten, an Chats teilnehmen, auf freigegebene Dokumente und Ablagen zugreifen und als Gast in Ihrer Organisation an Besprechungen teilnehmen.

Hinweis:Gäste haben keinen Zugriff auf Gmail, Google Kalender oder Gemini in Workspace. Sie können nicht in dynamische Gruppen aufgenommen werden.

Geräteverwaltung für Gäste

Wenn ein Gast sein Gerät für die Zusammenarbeit mit Ihrer Organisation verwendet, unterliegt sein Konto den Richtlinien für die Google-Endpunktverwaltung Ihrer Organisation. Administratoren können Richtlinien für die Geräteverwaltung direkt auf die Organisationseinheit „Workspace-Gäste“ anwenden. Administratoren können Unternehmensdaten auch per Remotezugriff von einem Gastgerät löschen. Dadurch werden das Gastkonto und alle zugehörigen Organisationsdaten sicher vom Mobilgerät entfernt, ohne dass die privaten Daten oder Anwendungen des Gasts beeinträchtigt werden. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Geräte mit der Google-Endpunktverwaltung verwalten.

Einschränkungen für Gastkonten

Sie erhalten für jede kostenpflichtige Business- und Enterprise-Lizenz in Ihrer Organisation 5 kostenlose Gastkonten. Wenn Ihre Organisation beispielsweise 10 kostenpflichtige Nutzerlizenzen hat, können Sie 50 Gastkonten haben.

Einladungen für Gastkonten deaktivieren

Standardmäßig können Ihre Nutzer Gäste über die clientseitige Verschlüsselung (Client-side Encryption, CSE) von Google Chat oder Gmail in Ihre Organisation einladen. Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Nutzer Gäste einladen können, können Sie Einladungen für Gastkonten in Google Chat, Gmail CSE oder beiden deaktivieren.

Einladungen für Gastkonten in Google Chat deaktivieren

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in der Admin-Konsole an.
2. Öffnen Sie das Menü Sicherheit Zugriffs- und Datenkontrolle Externe Freigabe Gasteinladungen.
3. Entfernen Sie das Häkchen bei Nutzern erlauben, Gasteinladungen an Personen außerhalb Ihrer Organisation zu senden.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Einladungen für Gastkonten in Gmail deaktivieren

1. Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in der Admin-Konsole an.
2. Gehen Sie zu Menü Daten Compliance Clientseitige Verschlüsselung Gmail Verschlüsselung mit Gastkonten.
3. Entfernen Sie das Häkchen bei Nutzern erlauben, clientseitig verschlüsselte Nachrichten an Empfänger zu senden, die S/MIME nicht verwenden.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Gastkonten und Besucherfreigabe

Gastkonten unterscheiden sich von der Freigabe für Besucher. Mit der Besucherfreigabe können Ihre Nutzer Personen ohne Google-Konto einladen, mit ihnen zusammen an Google Drive-Dateien und ‑Ordnern zu arbeiten. Dazu wird eine PIN zur Identitätsbestätigung verwendet. Mit Gastkonten können externe Nutzer in einer größeren Auswahl von Workspace-Diensten zusammenarbeiten, indem sie ein Konto in Ihrer Organisationseinheit für Workspace-Gäste erstellen.

• Wenn Sie Gastkonten aktiviert haben:Externe Nutzer können mit einem Gastkonto oder Besucherzugriff beginnen, je nachdem, wie Ihre Nutzer anfangs mit ihnen zusammenarbeiten.

  • Neue externe Nutzer, die über Google Chat eingeladen werden, erhalten ein Gastkonto. Der Zugriff auf freigegebene Google Drive-Dateien und ‑Ordner erfolgt standardmäßig über das Gastkonto.
  • Neue externe Nutzer, die eine freigegebene Datei oder einen freigegebenen Ordner aus Google Drive erhalten, erhalten Besucherzugriff auf dieses Element.
  • Bestehende externe Nutzer mit Besucherzugriff, die zur Zusammenarbeit über Google Chat eingeladen werden, erhalten ein Gastkonto. Der Zugriff auf neue freigegebene Drive-Dateien oder ‑Ordner erfolgt standardmäßig über das Gastkonto. Der Besucherzugriff auf zuvor freigegebene Dateien oder Ordner bleibt jedoch erhalten.

• Wenn Gastkonten deaktiviert sind:Ihre Nutzer können die Besucherfreigabe verwenden, um gemeinsam an Drive-Dateien und ‑Ordnern zu arbeiten.

Weitere Informationen

Gäste in Google Chat verwalten

• Mit externen Nutzern und Gastkonten chatten
• Chatoptionen in externen Chats und Gruppenbereichen steuern

Gäste in Drive verwalten

• Vertrauensregeln für die Freigabe in Drive erstellen und verwalten
• Externe Freigabe nur für vertrauenswürdige Domains erlauben
• Mit der Besucherfreigabe Freigabe an Nutzer ohne Google-Konto zulassen