Administra los invitados de Workspace

Ediciones compatibles con esta función: Los invitados de Workspace en Google Chat son compatibles con todos los SKU de Business y Enterprise. Los invitados de Workspace en Gmail con encriptación del cliente se admiten en los SKU de Enterprise Plus con el complemento de Assured Controls. Compara tu edición

Si tus usuarios solo colaborarán con usuarios externos que usen la encriptación del lado del cliente (CSE), consulta Cómo proporcionar acceso externo al contenido encriptado del lado del cliente.

¿Qué son los invitados?

Las cuentas de invitado de Workspace permiten que las personas que no tienen cuentas dentro de tu organización, como un contratista que usa un sistema de correo electrónico diferente, colaboren de forma segura con tus usuarios en las apps de Google Workspace.

Cómo funcionan las cuentas de invitado

Cuando alguien de tu organización envía un correo electrónico encriptado o invita a un usuario externo a un chat, Google Workspace crea una cuenta de invitado para esa persona. El invitado recibe una invitación para configurar su cuenta. Después de que el invitado confirme que acepta las Condiciones del Servicio de Google Workspace y que los datos a los que accede pertenecen a tu organización, podrá comenzar a trabajar con tus usuarios.

Los invitados se agregan automáticamente a la unidad organizativa Invitados de Workspace de la Consola del administrador, en la que puedes administrar sus cuentas. Puedes actualizar su información, controlar a qué servicios tienen acceso, establecer requisitos de contraseñas y usar otras funciones de seguridad. Para mayor seguridad, las cuentas de invitado no se pueden mover a otras unidades organizativas.

¿Qué pueden hacer los invitados?

Los invitados de Workspace pueden ver y responder correos electrónicos encriptados, unirse a chats, acceder a documentos y unidades compartidos, y participar en reuniones como invitados en tu organización.

Nota: Los invitados no tienen acceso a Gmail, al Calendario de Google ni a Gemini en Workspace. No se pueden incluir en grupos dinámicos.

Límites de la cuenta de invitado

Obtienes 5 cuentas de invitado gratuitas por cada licencia pagada de Business y Enterprise en tu organización. Por ejemplo, si tu organización tiene 10 licencias de usuario pagadas, puedes tener 50 cuentas de invitado.

Administra invitados

Para completar estos pasos, necesitas el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.

En el directorio Invitados, se enumeran todas las cuentas de invitados creadas en el dominio de tu organización, junto con sus direcciones de correo electrónico, la fecha del último acceso y el estado. Puedes filtrar a los invitados por estado, buscar usuarios específicos y administrarlos de muchas de las mismas maneras en que puedes administrar a los usuarios de tu organización.

Para abrir el directorio Invitados, haz lo siguiente:

1. Accede a la Consola del administrador de Google con una cuenta de administrador.
2. Ve a Menú Directorio Invitados.
3. Para filtrar la lista, haz clic en Estado del usuario, selecciona el filtro que desees y, luego, haz clic en Aplicar.
4. Para descargar una lista de los invitados que interactúan con los usuarios de tu organización, haz clic en el botón Descargar invitados que se encuentra en la parte superior de la página.
   • Elige Filtros aplicados actualmente o Sin filtros.
   • Elige el formato de descarga: Hojas de cálculo de Google, Valores separados por comas (CSV) o JSON.
   • Haz clic en Descargar.
5. Para realizar acciones en las cuentas de invitados, marca la casilla junto a los nombres de uno o más invitados y haz clic en Acciones para abrir un menú desplegable con opciones:
   • Email user: Envía un correo electrónico a uno o más invitados.
   • Suspender usuario: Suspende temporalmente el acceso de un huésped a su cuenta, pero conserva sus datos asociados. Ten en cuenta que los huéspedes no se pueden suspender de forma masiva. Obtén más información para suspender invitados o restablecer invitados suspendidos.
   • Borrar usuario: Borra uno o más invitados y todos sus datos asociados. Ten en cuenta que los usuarios pueden volver a invitar a los huéspedes después de que se borren. Obtén más información para borrar invitados o restaurar invitados borrados recientemente.
   • Agregar a grupos: Agrega uno o más invitados a los grupos de correo electrónico de tu organización. Más información
6. Para abrir la página de detalles de un invitado, haz clic en su Nombre.

Cómo realizar cambios en la página de detalles de un huésped

Para completar estos pasos, necesitas el privilegio de administración de usuarios adecuado. Sin el privilegio correcto, no verás todos los controles necesarios para completar estos pasos.

Si haces clic en el nombre de un invitado, se te redireccionará a su página de detalles. Una credencial azul Externo debajo de su nombre indica que es invitado. También se muestra la dirección de correo electrónico creada para su cuenta, con el formato usuario_empresa.com@hostorg.com.guest.google. A continuación, se indican las acciones que puedes realizar debajo de la dirección de correo electrónico:

• Restablecer contraseña: Genera automáticamente o crea manualmente una contraseña nueva para el invitado.
• Actualizar usuario: Actualiza el nombre o apellido del invitado. No se puede actualizar la dirección de correo electrónico principal de un huésped.
• Agregar correos electrónicos alternativos: Las direcciones de correo electrónico alternativas no están disponibles para los invitados.
• Agregar a grupos: Busca un grupo y agrega al invitado.
• Correo electrónico: Envía un correo electrónico al invitado.
• Suspender usuario: Suspende la cuenta de invitado. Consulta Seguridad para obtener más información.
• Restablecer datos: Restablece los datos de la app que borró el invitado durante un período específico.
• Borrar usuario: Borra la cuenta del invitado.
  • Los usuarios pueden volver a invitar a los invitados después de que se borren. Obtén más información para borrar invitados.
• Cambiar la unidad organizativa: Los invitados solo pueden estar en la unidad organizativa de invitados.

Detalles del usuario

Puedes actualizar la Información del usuario o las Apps de un invitado. Obtén más información para cambiar el nombre, la foto o la dirección de correo electrónico de un usuario.

Seguridad

Puedes actualizar la configuración de seguridad de un invitado en la pestaña Seguridad. Obtén más información para restablecer la contraseña de un invitado, configurar la recuperación de contraseñas y permitir que los invitados agreguen detalles de recuperación de contraseñas.

Grupos

Puedes administrar los grupos de un invitado en la pestaña Grupos.

Investigación

Puedes revisar los eventos de registro para detectar problemas relacionados con un invitado en la pestaña Investigar. Haz clic en Ver registros para abrir la herramienta de investigación de seguridad.

Ver dominios de invitados

Puedes ver los dominios de los invitados de tu organización en la Consola del administrador.

1. Ve a Menú Cuenta Dominios Administrar dominios.
2. Los dominios de invitados se indican como el tipo de dominio de visitantes.

Acceso y directorio para invitados

Puedes elegir si quieres que los invitados aparezcan en el directorio de tu organización o puedan verlo. Obtén más información para administrar tu directorio de usuarios o controlar el acceso al directorio y las fichas.

Actualiza la configuración de la unidad organizativa de invitados

Debes acceder como administrador avanzado para realizar esta tarea.

Las invitaciones a cuentas de invitado están activadas de forma predeterminada para tu organización. La mayoría de los parámetros de configuración de la unidad organizativa de Invitados se heredan de tu unidad organizativa de nivel superior. En la tabla, se enumeran los parámetros de configuración predeterminados para los invitados en la Consola del administrador.

Es posible que puedas administrar funciones adicionales de la cuenta de invitado según tu edición de Google Workspace. Consulta Configuración adicional para invitados para obtener más información.

Parámetro de configuración	Configuración predeterminada	Resultado
Visibilidad del tipo de recurso de Workspace Menú Configuración del directorio Visibilidad del tipo de recurso de Workspace	Sin visibilidad	Los invitados no pueden ver los Grupos de Google ni los contactos compartidos del dominio de tu organización.
Configuración de la visibilidad Menú Directorio Configuración del directorio Configuración de visibilidad	No hay usuarios	Los invitados no pueden ver a otros usuarios en el directorio de tu organización
Edición de perfiles Menú Directorio Configuración del directorio Edición de perfiles	Nombre	Los invitados solo pueden actualizar su nombre
SSO con IdP de terceros Menú Seguridad SSO con IdP de terceros	DESACTIVADO	Los invitados siempre acceden con Google y no pueden usar IdP externos
Recuperación de la cuenta Menú Seguridad Recuperación de la cuenta	ACTIVADO	Los invitados pueden recuperar sus cuentas con su correo electrónico principal.
Sin contraseña Menú Seguridad Sin contraseña	DESACTIVADO	Los invitados siempre deben acceder con su contraseña
Controles de API Apps de terceros no configuradas Menú Control de acceso y datos > Controles de API Configuración Apps de terceros no configuradas	DESACTIVADO	Los invitados no pueden acceder a apps de terceros no configuradas
Reenvío automático de Gmail Menú Apps Google Workspace Configuración de Gmail Acceso de usuario final Reenvío automático	DESACTIVADO	Los invitados no pueden reenviar automáticamente los correos electrónicos entrantes desde su cuenta de invitado.

Configuración adicional de invitados

En la tabla, se enumeran los controles adicionales que los administradores pueden aplicar a la unidad organizativa de invitados de Workspace según su edición de Google Workspace. Compara tu edición

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise Starter	Enterprise Standard	Enterprise Plus
DLP
Políticas de acceso adaptado al contexto
Reglas de confianza
Vault

Cómo desactivar las invitaciones a cuentas de invitado

De forma predeterminada, tus usuarios pueden invitar a personas externas a tu organización con Google Chat o la encriptación del cliente (CSE) de Gmail. Si no quieres que tus usuarios puedan invitar a personas externas, puedes desactivar las invitaciones a cuentas de invitado en Google Chat, en la CSE de Gmail o en ambos.

Cómo desactivar las invitaciones a cuentas de invitado en Chat

1. Accede a la Consola del administrador de Google con una cuenta de administrador.
2. Ve a Menú Seguridad Control de acceso y datos Uso compartido externo Invitaciones de invitados.
3. Desmarca Permitir que los usuarios envíen invitaciones a personas ajenas a tu organización.
4. Haz clic en Guardar.

Cómo desactivar las invitaciones a cuentas de invitado en Gmail

1. Accede a la Consola del administrador de Google con una cuenta de administrador.
2. Ve a Menú Datos Cumplimiento Encriptación del cliente Gmail Encriptación con cuentas de invitado.
3. Borra Permitir que los usuarios envíen mensajes con encriptación del cliente a destinatarios que no usan S/MIME.
4. Haz clic en Guardar.