Gestire gli ospiti di Workspace

Versioni supportate per questa funzionalità: gli ospiti di Workspace in Google Chat sono supportati in tutti gli SKU Business ed Enterprise. Gli ospiti di Workspace nella crittografia lato client di Gmail sono supportati negli SKU Enterprise Plus con il componente aggiuntivo Assured Controls. Confronta la tua versione

Se i tuoi utenti collaboreranno solo con utenti esterni che utilizzano la crittografia lato client, consulta Fornire accesso esterno ai contenuti con crittografia lato client.

Che cosa sono gli ospiti?

Gli account ospite di Workspace consentono a persone che non hanno account all'interno della tua organizzazione, ad esempio un collaboratore che utilizza un sistema di posta diverso, di collaborare in modo sicuro con i tuoi utenti nelle app Google Workspace.

Come funzionano gli account ospiti

Quando un utente della tua organizzazione invia un'email criptata o invita un utente esterno a una chat, Google Workspace crea un account ospite. L'ospite riceve un invito a configurare il proprio account. Dopo che l'ospite ha accettato i Termini di servizio di Google Workspace e che tutti i dati a cui accede appartengono alla tua organizzazione, può iniziare a collaborare con i tuoi utenti.

Gli ospiti vengono aggiunti automaticamente all'unità organizzativa Ospiti di Workspace della Console di amministrazione, dove puoi gestire i loro account. Puoi aggiornare le loro informazioni, controllare a quali servizi hanno accesso, impostare i requisiti della password e utilizzare altre funzionalità di sicurezza. Per una maggiore sicurezza, gli account ospite non possono essere spostati in altre unità organizzative.

Cosa possono fare gli ospiti?

Gli ospiti di Workspace possono visualizzare e rispondere alle email criptate, partecipare alle chat, accedere a documenti e Drive condivisi e partecipare alle riunioni come ospiti della tua organizzazione.

Nota:gli ospiti non hanno accesso a Gmail, Google Calendar o Gemini in Workspace. Non possono essere inclusi nei gruppi dinamici.

Limiti dell'account ospite

Ricevi 5 account ospiti senza costi per ogni licenza Business ed Enterprise a pagamento nella tua organizzazione. Ad esempio, se la tua organizzazione ha 10 licenze utente a pagamento, puoi avere 50 account ospiti.

Gestire gli ospiti

Per completare questi passaggi, devi disporre del privilegio per la gestione utenti appropriato. Senza il privilegio corretto, non vedrai tutti i controlli necessari per completare questi passaggi.

La directory Ospiti elenca tutti gli account ospiti creati nel dominio della tua organizzazione, insieme ai relativi indirizzi email, data dell'ultimo accesso e stato. Puoi filtrare gli ospiti in base allo stato, cercare utenti specifici e gestirli in molti degli stessi modi in cui puoi gestire gli utenti della tua organizzazione.

Per aprire la directory Ospiti:

1. Accedi con un account amministratore alla Console di amministrazione Google.
2. Vai a Menu Directory Ospiti.
3. Per filtrare l'elenco, fai clic su Stato utente, seleziona il filtro che preferisci e poi fai clic su Applica.
4. Per scaricare un elenco degli ospiti che interagiscono con gli utenti della tua organizzazione, fai clic sul pulsante Scarica ospiti nella parte superiore della pagina.
   • Scegli Filtri attualmente applicati o Nessun filtro.
   • Scegli il formato di download: Fogli Google, Valori separati da virgola (CSV) o JSON.
   • Fai clic su Scarica.
5. Per intervenire sugli account ospiti, seleziona una casella accanto a uno o più nomi di ospiti e fai clic su Azioni per aprire un menu a discesa di opzioni:
   • Invia email all'utente:invia un'email a uno o più ospiti.
   • Sospendi utente:sospendi temporaneamente l'accesso di un ospite al suo account, ma conserva i dati associati. Tieni presente che gli ospiti non possono essere sospesi collettivamente. Scopri di più su come sospendere gli ospiti o ripristinare gli ospiti sospesi.
   • Elimina utente:elimina uno o più ospiti e tutti i dati associati. Tieni presente che i tuoi utenti possono invitare nuovamente gli ospiti dopo l'eliminazione. Scopri di più su come eliminare gli ospiti o ripristinare gli ospiti eliminati di recente.
   • Aggiungi ai gruppi:aggiungi uno o più ospiti ai gruppi email all'interno della tua organizzazione. Scopri di più
6. Per aprire la pagina dei dettagli di un ospite, fai clic sul suo nome.

Apportare modifiche nella pagina dei dettagli di un ospite

Per completare questi passaggi, devi disporre del privilegio per la gestione utenti appropriato. Senza il privilegio corretto, non vedrai tutti i controlli necessari per completare questi passaggi.

Se fai clic sul nome di un ospite, viene visualizzata la pagina dei dettagli. Un badge blu Esterno sotto il nome indica che è un ospite. Viene visualizzato anche l'indirizzo email creato per il suo account, formattato come user_company.com@hostorg.com.guest.google. Le azioni che puoi intraprendere sono elencate sotto l'indirizzo email:

• Reimposta password:genera automaticamente o crea manualmente una nuova password per l'ospite.
• Aggiorna utente:aggiorna il nome o il cognome dell'ospite. L'indirizzo email principale di un ospite non può essere aggiornato.
• Aggiungi email alternative:gli indirizzi email alternativi non sono disponibili per gli ospiti.
• Aggiungi ai gruppi:cerca un gruppo e aggiungi l'ospite.
• Email:invia un'email all'ospite.
• Sospendi utente:sospendi l'account ospite. Per maggiori dettagli, consulta la sezione Sicurezza.
• Ripristina dati:ripristina i dati dell'app eliminati dall'ospite in un periodo di tempo specifico.
• Elimina utente:elimina l'account dell'ospite.
  • Gli utenti possono comunque invitare di nuovo gli ospiti dopo l'eliminazione. Scopri di più sull'eliminazione degli ospiti.
• Cambia unità organizzativa:gli ospiti possono trovarsi solo nell'unità organizzativa Ospiti.

Dettagli utente

Puoi aggiornare le informazioni utente o le app di un ospite. Scopri di più su come modificare il nome, la foto o l'indirizzo email di un utente.

Sicurezza

Puoi aggiornare le impostazioni di sicurezza per un ospite nella scheda Sicurezza. Scopri di più su come reimpostare la password di un ospite, configurare il recupero della password e consentire agli ospiti di aggiungere i dettagli per il recupero della password.

Gruppi

Puoi gestire i gruppi di un ospite nella scheda Gruppi.

Indaga

Puoi controllare gli eventi dei log per verificare la presenza di problemi relativi a un ospite nella scheda Indaga. Fai clic su Visualizza log per aprire lo strumento di indagine sulla sicurezza.

Visualizzare i domini ospiti

Puoi visualizzare i domini degli ospiti della tua organizzazione nella Console di amministrazione.

1. Vai al menu Account Domini Gestisci domini.
2. I domini ospiti sono elencati come Tipo di dominio visitatori.

Elenco e accesso alla directory per gli ospiti

Puoi scegliere se vuoi che gli ospiti vengano visualizzati o possano vedere la directory della tua organizzazione. Scopri di più su come gestire la directory utenti o controllare l'accesso e le schede della directory.

Aggiornare le impostazioni dell'unità organizzativa Ospiti

Per questa attività, devi aver eseguito l'accesso come super amministratore.

Gli inviti per gli account ospiti sono attivi per impostazione predefinita per la tua organizzazione. La maggior parte delle impostazioni dell'unità organizzativa Ospiti vengono ereditate dall'unità organizzativa di primo livello. La tabella elenca le impostazioni predefinite per gli ospiti nella Console di amministrazione.

A seconda della tua versione di Google Workspace, potresti essere in grado di gestire funzionalità aggiuntive dell'account ospite. Per saperne di più, consulta Impostazioni aggiuntive per gli ospiti.

Ambientazione	Configurazione predefinita	Risultato
Visibilità del tipo di risorsa Workspace Menu Impostazioni directory Visibilità del tipo di risorsa Workspace	Nessuna visibilità	Gli ospiti non possono visualizzare i gruppi Google o i contatti condivisi del dominio della tua organizzazione
Impostazioni di visibilità Menu Directory Impostazioni directory Impostazioni di visibilità	Nessun utente	Gli ospiti non possono vedere gli altri utenti nella directory della tua organizzazione
Modifica profilo Menu Directory Impostazioni directory Modifica profilo	Name	Gli ospiti possono aggiornare solo il proprio nome
SSO con IdP di terze parti Menu Sicurezza SSO con IdP di terze parti	DISATTIVATA	Gli ospiti accedono sempre con Google e non possono utilizzare IdP di terze parti
Vorrei informazioni sul recupero dell'account Menu Sicurezza Recupero dell'account	ON	Gli ospiti possono recuperare i propri account utilizzando l'indirizzo email principale
Senza password Menu Sicurezza Senza password	DISATTIVATA	Gli ospiti devono sempre accedere con la propria password
Controlli API App di terze parti non configurate Menu Accesso e controllo dei dati > Controlli API Impostazioni App di terze parti non configurate	DISATTIVATA	Gli ospiti non possono accedere alle app di terze parti non configurate
Inoltro automatico di Gmail Menu App Google Workspace Impostazioni per Gmail Accesso utente finale Inoltro automatico	DISATTIVATA	Gli ospiti non possono inoltrare automaticamente le email in arrivo dal proprio account ospite

Impostazioni aggiuntive per gli ospiti

La tabella elenca i controlli aggiuntivi che gli amministratori possono applicare all'unità organizzativa Ospiti Workspace a seconda della versione di Google Workspace. Confronta la tua versione

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise Starter	Enterprise Standard	Enterprise Plus
DLP
Criteri di accesso sensibile al contesto
Regole di attendibilità
Vault

Disattivare gli inviti per gli account ospiti

Per impostazione predefinita, gli utenti possono invitare ospiti nella tua organizzazione utilizzando Google Chat o la crittografia lato client (CSE) di Gmail. Se non vuoi che i tuoi utenti possano invitare ospiti, puoi disattivare gli inviti per gli account ospiti in Google Chat, Gmail CSE o entrambi.

Disattivare gli inviti per gli account ospiti in Chat

1. Accedi con un account amministratore alla Console di amministrazione Google.
2. Vai a Menu Sicurezza Accesso e controllo dei dati Condivisione esterna Inviti ospite.
3. Deseleziona Consenti agli utenti di inviare inviti come ospiti a persone esterne all'organizzazione.
4. Fai clic su Salva.

Disattivare gli inviti per gli account ospite in Gmail

1. Accedi con un account amministratore alla Console di amministrazione Google.
2. Vai a Menu Dati Conformità Crittografia lato client Gmail Crittografia con account ospiti.
3. Deseleziona Consenti agli utenti di inviare messaggi criptati lato client a destinatari che non utilizzano S/MIME.
4. Fai clic su Salva.