Gerenciar convidados do Workspace

Edições compatíveis com este recurso: os convidados do Workspace no Google Chat são compatíveis com todos os SKUs Business e Enterprise. Os convidados do Workspace na criptografia do lado do cliente do Gmail são compatíveis com os SKUs do Enterprise Plus com o complemento Assured Controls. Comparar sua edição

Se os usuários colaborarem apenas com usuários externos que usam a criptografia do lado do cliente (CSE), consulte Conceder acesso externo a conteúdo criptografado do lado do cliente.

O que são convidados?

Com as contas de visitante do Workspace, pessoas que não têm contas na sua organização, como um contratado que usa um sistema de e-mail diferente, podem colaborar com seus usuários nos apps do Google Workspace de forma segura.

Como as contas de convidado funcionam

Quando alguém na sua organização envia um e-mail criptografado ou convida um usuário externo para uma conversa, o Google Workspace cria uma conta de visitante para ele. O convidado recebe um convite para configurar a conta. Depois que o convidado aceitar os Termos de Serviço do Google Workspace e reconhecer que os dados acessados pertencem à sua organização, ele poderá começar a trabalhar com seus usuários.

Os visitantes são adicionados automaticamente à unidade organizacional Visitantes do Workspace do Admin Console, onde é possível gerenciar as contas deles. Você pode atualizar as informações, controlar a quais serviços eles têm acesso, definir requisitos de senha e usar outros recursos de segurança. Para aumentar a segurança, as contas de convidados não podem ser movidas para outras unidades organizacionais.

O que os convidados podem fazer?

Os convidados do Workspace podem ver e responder a e-mails criptografados, participar de chats, acessar documentos e drives compartilhados e participar de reuniões como convidados na sua organização.

Observação:os convidados não têm acesso ao Gmail, ao Google Agenda ou ao Gemini no Workspace. Não é possível incluí-los em grupos dinâmicos.

Limites da conta de visitante

Você recebe cinco contas de convidado sem custo financeiro para cada licença paga do Business e do Enterprise na sua organização. Por exemplo, se a sua organização tiver 10 licenças de usuário pagas, você poderá ter 50 contas de visitante.

Gerenciar convidados

Para concluir essas etapas, você precisa ter o privilégio de gerenciamento de usuários adequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.

O diretório Convidados lista todas as contas de visitante criadas no domínio da sua organização, além dos endereços de e-mail, da data do último acesso e do status. É possível filtrar os convidados por status, pesquisar usuários específicos e gerenciar da mesma forma que os usuários da sua organização.

Para abrir o diretório Convidados:

1. Faça login com uma conta de administrador no Google Admin Console.
2. Acesse Menu Diretório Convidados.
3. Para filtrar a lista, clique em Status do usuário, selecione o filtro desejado e clique em Aplicar.
4. Para baixar uma lista de convidados que estão interagindo com usuários na sua organização, clique no botão Baixar convidados na parte de cima da página.
   • Escolha Filtros aplicados no momento ou Nenhum filtro.
   • Escolha o formato de download: Google Planilhas, Valores separados por vírgulas (CSV) ou JSON.
   • Clique em Fazer download.
5. Para realizar ações em contas de convidados, marque a caixa ao lado de um ou mais nomes de convidados e clique em Ações para abrir um menu suspenso de opções:
   • Usuário de e-mail:envie um e-mail para um ou mais convidados.
   • Suspender usuário:suspenda temporariamente o acesso de um visitante à conta, mas mantenha os dados associados. Note que não é possível suspender convidados em massa. Saiba mais sobre suspender convidados ou restaurar convidados suspensos.
   • Excluir usuário:exclua um ou mais convidados e todos os dados associados a eles. Observe que seus usuários ainda podem convidar convidados novamente após a exclusão. Saiba mais sobre como excluir convidados ou restaurar convidados excluídos recentemente.
   • Adicionar a grupos:adicione um ou mais convidados aos grupos de e-mail da sua organização. Saiba mais
6. Para abrir a página de detalhes de um convidado, clique no Nome dele.

Fazer mudanças na página de detalhes de um convidado

Para concluir essas etapas, você precisa ter o privilégio de gerenciamento de usuários adequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.

Ao clicar no nome de um convidado, você acessa a página de detalhes dele. Um selo azul Externo abaixo do nome indica que a pessoa é um convidado. O endereço de e-mail criado para a conta, formatado como user_company.com@hostorg.com.guest.google, também é listado. As ações que você pode realizar estão listadas abaixo do endereço de e-mail:

• Redefinir senha:gere automaticamente ou crie uma nova senha para o visitante.
• Atualizar usuário:atualize o nome ou o sobrenome do convidado. Não é possível atualizar o endereço de e-mail principal de um convidado.
• Adicionar e-mails alternativos:os endereços de e-mail alternativos não estão disponíveis para convidados.
• Adicionar a grupos:pesquise um grupo e adicione o convidado.
• E-mail:envie um e-mail para o convidado.
• Suspender usuário:suspenda a conta de visitante. Consulte Segurança para mais detalhes.
• Restaurar dados:restaure os dados do app excluídos pelo convidado durante um período específico.
• Excluir usuário:exclua a conta do visitante.
  • Seus usuários ainda podem convidar os convidados novamente após a exclusão. Saiba mais sobre como excluir convidados.
• Mudar unidade organizacional:os convidados só podem estar na unidade organizacional "Convidados".

Detalhes do usuário

É possível atualizar as Informações do usuário ou os Apps de um visitante. Saiba mais sobre como mudar o nome, a foto ou o endereço de e-mail de um usuário.

Segurança

É possível atualizar as configurações de segurança de um convidado na guia Segurança. Saiba mais sobre redefinir a senha de um convidado, configurar a recuperação de senha e permitir que os convidados adicionem detalhes de recuperação de senha.

Grupos

Você pode gerenciar os grupos de um visitante na guia Grupos.

Investigar

Você pode verificar eventos de registro para encontrar problemas relacionados a um convidado na guia Investigar. Clique em Ver registros para abrir a ferramenta de investigação de segurança.

Ver domínios de convidados

É possível ver os domínios dos visitantes da sua organização no Admin Console.

1. Acesse Menu Conta Domínios Gerenciar domínios.
2. Os domínios de visitantes são listados como o tipo de domínio de visitantes.

Listagem e acesso ao diretório para visitantes

Você pode escolher se quer que os convidados apareçam ou possam ver o diretório da sua organização. Saiba como gerenciar seu diretório de usuários ou controlar o acesso e as listagens do diretório.

Atualizar as configurações da unidade organizacional "Convidados"

Para realizar essa tarefa, você precisa fazer login como superadmin.

Os convites para contas de convidado ficam ativados por padrão na sua organização. A maioria das configurações da unidade organizacional de convidados é herdada da unidade organizacional de nível superior. A tabela lista as configurações padrão para visitantes no Admin Console.

Talvez seja possível gerenciar outros recursos da conta de convidado, dependendo da sua edição do Google Workspace. Confira Outras configurações de convidado para mais informações.

Configuração	Configuração padrão	Resultado
Visibilidade do tipo de recurso do Workspace Menu Configurações do diretório Visibilidade do tipo de recurso do Workspace	Sem visibilidade	Os convidados não podem ver os grupos do Google ou os contatos compartilhados do domínio da sua organização.
Configurações de visibilidade Menu Diretório Configurações do diretório Configurações de visibilidade	Nenhum usuário	Os convidados não podem ver outros usuários no diretório da sua organização
Edição do perfil Menu Diretório Configurações do diretório Edição de perfil	Nome	Os convidados só podem atualizar o nome
SSO com IdPs terceirizados Menu Segurança SSO com IdPs terceirizados	DESATIVADO	Os convidados sempre fazem login com o Google e não podem usar IdPs de terceiros
Recuperação de conta Menu Segurança Recuperação de conta	ATIVADO	Os convidados podem recuperar as contas usando o e-mail principal
Sem senha Menu Segurança Sem senha	DESATIVADO	Os convidados sempre precisam fazer login com a senha
Controles de API Apps de terceiros não configurados Menu Controle de acesso e dados > Controles de API Configurações Apps de terceiros não configurados	DESATIVADO	Os convidados não podem acessar apps de terceiros não configurados
Encaminhamento automático do Gmail Menu Apps Google Workspace Configurações do Gmail Acesso do usuário final Encaminhamento automático	DESATIVADO	Os convidados não podem encaminhar automaticamente os e-mails recebidos da conta de convidado

Outras configurações de convidados

A tabela lista outros controles que os admins podem aplicar à unidade organizacional Convidados do Workspace, dependendo da edição do Google Workspace. Comparar sua edição

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise Starter	Enterprise Standard	Enterprise Plus
DLP
Políticas de Acesso baseado no contexto
Regras de confiabilidade
Vault

Desativar os convites para contas de visitante

Por padrão, os usuários podem convidar pessoas para sua organização usando o Google Chat ou a criptografia do lado do cliente (CSE) do Gmail. Se você não quiser que os usuários convidem visitantes, desative os convites de conta de visitante no Google Chat, na CSE do Gmail ou em ambos.

Desativar os convites para contas de visitante no Chat

1. Faça login com uma conta de administrador no Google Admin Console.
2. Acesse Menu Segurança Controle de acesso e dados Compartilhamento externo Convites para convidados.
3. Desmarque Permitir que os usuários enviem convites de convidado para pessoas de fora da sua organização.
4. Clique em Salvar.

Desativar convites para contas de visitante no Gmail

1. Faça login com uma conta de administrador no Google Admin Console.
2. Acesse Menu Dados Conformidade Criptografia do lado do cliente Gmail Criptografia com contas de convidado.
3. Desmarque a opção Permitir que os usuários enviem mensagens criptografadas do lado do cliente para destinatários que não estão usando S/MIME.
4. Clique em Salvar.