管理 Workspace 邀请对象

支持此功能的版本：Google Chat 中的 Workspace 访客在所有商务版和企业版 SKU 中均受支持。在加购了安全管控加购项的企业 Plus 版 SKU 中，Gmail 客户端加密功能支持 Workspace 访客。比较您的版本

如果您的用户只会与使用客户端加密 (CSE) 的外部用户协作，请参阅提供对客户端加密内容的外部访问权限。

什么是嘉宾？

Workspace 访客账号可让贵组织以外的人员（例如使用其他电子邮件系统的承包商）在 Google Workspace 应用中与您的用户安全地协作。

访客账号的运作方式

当组织中的某人发送加密电子邮件或邀请外部用户加入聊天时，Google Workspace 会为其创建一个访客账号。邀请对象会收到一封邀请，其中包含有关如何设置账号的说明。访客确认接受 Google Workspace 服务条款并同意其访问的任何数据均属于贵组织后，即可开始与您的用户协作。

访客会自动添加到管理控制台的 Workspace Guests 组织部门，您可以在其中管理他们的账号。您可以更新其信息、控制其可访问的服务、设置密码要求，以及使用其他安全功能。为了提高安全性，访客账号无法移至其他组织部门。

访客可以做什么？

Workspace 访客可以查看和回复加密的电子邮件、加入聊天、访问共享文档和云端硬盘，以及以贵组织的访客身份参加会议。

注意：Workspace 中的邀请对象无法访问 Gmail、Google 日历或 Workspace 中的 Gemini。它们无法包含在动态群组中。

访客账号限制

对于组织中的每个付费商务版和企业版许可，您都可以获得 5 个免费的访客账号。例如，如果贵组织有 10 个付费用户许可，则可以有 50 个访客账号。

管理嘉宾

如要完成这些步骤，您需要拥有适当的用户管理权限。如果您没有正确的权限，则无法看到完成这些步骤所需的所有控件。

访客目录会列出组织网域下创建的所有访客账号，以及它们的电子邮件地址、上次访问日期和状态。您可以按状态过滤嘉宾，搜索特定用户，并以与管理组织用户大致相同的方式管理嘉宾。

如需打开访客目录，请执行以下操作：

1. 使用管理员账号登录 Google 管理控制台。
2. 依次点击菜单 目录 嘉宾
3. 如需过滤列表，请点击用户状态，选择所需的过滤条件，然后点击应用。
4. 如需下载与您组织中的用户互动的访客列表，请点击页面顶部的下载访客按钮。
   • 选择当前应用的过滤条件或无过滤条件。
   • 选择下载格式：Google 表格、逗号分隔值 (CSV) 或 JSON
   • 点击下载。
5. 如需对邀请对象账号执行操作，请选中一个或多个邀请对象姓名旁边的复选框，然后点击操作以打开下拉选项菜单：
   • 电子邮件用户：向一位或多位嘉宾发送电子邮件。
   • 暂停用户：暂时暂停访客访问其账号的权限，但保留其关联的数据。请注意，无法批量中止来宾账号。详细了解如何中止访客权限或恢复中止的访客权限。
   • 删除用户：删除一位或多位嘉宾及其所有关联数据。请注意，用户在删除邀请对象后，仍可再次邀请他们。详细了解如何删除嘉宾或恢复最近删除的嘉宾。
   • 添加到群组：将一位或多位嘉宾添加到组织内的电子邮件群组。了解详情
6. 如需打开嘉宾的详情页面，请点击其名称。

在房客的详情页面中进行更改

如要完成这些步骤，您需要拥有适当的用户管理权限。如果您没有正确的权限，则无法看到完成这些步骤所需的所有控件。

点击嘉宾的姓名即可前往其详情页面。如果其名称下方显示蓝色外部徽章，则表示对方是嘉宾。系统还会列出为相应账号创建的电子邮件地址（格式类似于 user_company.com@hostorg.com.guest.google）。您可以采取的措施会显示在电子邮件地址下方：

• 重置密码：自动生成或手动创建新的访客密码。
• 更新用户：更新嘉宾的名字或姓氏。无法更新嘉宾的主电子邮件地址。
• 添加备用邮箱：备用邮箱不适用于访客。
• 添加到群组：搜索群组并添加相应邀请对象。
• 电子邮件：向邀请对象发送电子邮件。
• 暂停用户：暂停访客账号。如需了解详情，请参阅安全性。
• 恢复数据：恢复访客在特定时间范围内删除的应用数据。
• 删除用户：删除访客的账号。
  • 您的用户在删除访客后，仍然可以再次邀请他们。详细了解如何删除嘉宾。
• 更改组织部门：访客只能位于“访客”组织部门中。

用户详细信息

您可以更新访客的用户信息或应用。详细了解如何更改用户的名称、照片或电子邮件地址。

安全

您可以在安全标签页中更新访客的安全设置。详细了解如何重置访客的密码、设置密码恢复功能，以及允许访客添加密码恢复详细信息。

群组

您可以在群组标签页中管理访客的群组。

调查

您可以在调查标签页中检查与访客相关的问题的日志事件。点击查看日志以打开安全调查工具。

查看来宾网域

您可以在管理控制台中查看贵组织的访客网域。

1. 依次前往菜单 账号 网域 管理网域。
2. 访客网域会列为访问者网域类型。

访客的目录列表和访问权限

您可以选择是否希望访客显示在贵组织的目录中或能够查看该目录。详细了解如何管理用户目录或控制目录访问权限和商家信息。

更新“访客”组织部门的设置

您必须以超级用户身份登录，才能执行此任务。

默认情况下，系统会为您的组织启用访客账号邀请。大多数访客组织部门设置都继承自顶级组织部门。下表列出了管理控制台中访客的默认设置。

您或许可以管理其他访客账号功能，具体取决于您使用的 Google Workspace 版本。如需了解详情，请参阅其他客户机设置。

设置	默认配置	结果
Workspace 资源类型可见性 菜单 目录设置 Workspace 资源类型可见性	完全不了解	邀请对象无法查看贵组织的 Google 群组或网域共享联系人
公开范围设置 依次点击“菜单”图标 “目录”图标 “目录设置”图标 “公开范围设置”	没有用户	邀请对象无法查看贵组织目录中的其他用户
个人资料修改 依次点击“菜单”图标 “目录”图标 “目录设置”图标 “资料修改”	名称	邀请对象只能更新自己的姓名
使用第三方身份提供商的单点登录服务 菜单 安全性 使用第三方身份提供商的单点登录服务	已停用	邀请对象始终使用 Google 账号登录，无法使用第三方身份提供方
账号恢复 “菜单”图标 “安全性”图标 “账号恢复”	已启用	嘉宾可以使用其主要电子邮件地址恢复账号
免密码 依次点击“菜单”图标 “安全性”图标 “免密码”	已停用	参会者必须始终使用密码登录
API 控件 未配置的第三方应用 依次点击“菜单”图标 “访问权限和数据控件”>“API 控件”图标 “设置”图标 “未配置的第三方应用”	已停用	访客无法访问未配置的第三方应用
Gmail 自动转发 依次点击“菜单”图标 “应用”图标 “Google Workspace”图标 “Gmail 设置”图标 “最终用户访问权限”图标 “自动转发”	已停用	访客无法自动转发其访客账号收到的电子邮件

其他访客设置

下表列出了管理员可以根据自己的 Google Workspace 版本应用于 Workspace 访客组织部门的其他控制措施。比较您的版本

	商务新手版	商务标准版	商务 Plus 版	企业新手版	企业标准版	企业 Plus 版
DLP
情境感知访问权限政策
信任规则
保险柜

关闭访客账号邀请

默认情况下，用户可以使用 Google Chat 或 Gmail 客户端加密功能 (CSE) 邀请嘉宾加入组织。如果您不希望用户能够邀请访客，可以在 Google Chat、Gmail CSE 中或同时在这两项服务中关闭访客账号邀请功能。

在 Chat 中关闭访客账号邀请

1. 使用管理员账号登录 Google 管理控制台。
2. 依次前往菜单 安全性 访问权限和数据控制功能 外部共享 邀请对象。
3. 取消勾选允许用户向组织外人员发送访客邀请。
4. 点击保存。

在 Gmail 中关闭访客账号邀请

1. 使用管理员账号登录 Google 管理控制台。
2. 依次前往菜单 数据 法规遵从 客户端加密功能 Gmail 通过访客账号进行加密。
3. 取消选中允许用户向不使用 S/MIME 的收件人发送客户端加密的邮件。
4. 点击保存。