مدیریت مهمانان فضای کاری

نسخه‌های پشتیبانی‌شده برای این ویژگی: مهمان‌های فضای کاری در Google Chat در تمام SKUهای تجاری و سازمانی پشتیبانی می‌شوند. مهمان‌های فضای کاری در Gmail رمزگذاری سمت کلاینت در SKUهای سازمانی پلاس با افزونه Assured Controls پشتیبانی می‌شود. نسخه خود را مقایسه کنید

اگر کاربران شما فقط با کاربران خارجی که از رمزگذاری سمت کلاینت (CSE) استفاده می‌کنند، همکاری خواهند کرد، به بخش «ارائه دسترسی خارجی به محتوای رمزگذاری شده سمت کلاینت» مراجعه کنید.

مهمان‌ها چی؟

حساب‌های مهمان فضای کاری به افرادی که در سازمان شما حساب کاربری ندارند - مانند پیمانکاری که از سیستم ایمیل متفاوتی استفاده می‌کند - اجازه می‌دهد تا به طور ایمن با کاربران شما در برنامه‌های Google Workspace همکاری کنند.

نحوه کار حساب‌های کاربری مهمان

وقتی شخصی در سازمان شما ایمیل رمزگذاری شده ارسال می‌کند یا یک کاربر خارجی را به چت دعوت می‌کند، Google Workspace یک حساب مهمان برای او ایجاد می‌کند. مهمان دعوت‌نامه‌ای برای تنظیم حساب خود دریافت می‌کند. پس از اینکه مهمان شرایط خدمات Google Workspace را پذیرفت و تأیید کرد که هر داده‌ای که به آن دسترسی دارد متعلق به سازمان شما است، می‌تواند با کاربران شما همکاری کند.

مهمانان به طور خودکار به واحد سازمانی Workspace Guests در کنسول مدیریت شما اضافه می‌شوند، جایی که می‌توانید حساب‌های آنها را مدیریت کنید. می‌توانید اطلاعات آنها را به‌روزرسانی کنید، کنترل کنید که به کدام سرویس‌ها دسترسی دارند، الزامات رمز عبور را تنظیم کنید و از سایر ویژگی‌های امنیتی استفاده کنید. برای امنیت بیشتر، حساب‌های مهمان را نمی‌توان به واحدهای سازمانی دیگر منتقل کرد.

مهمانان چه کاری می‌توانند انجام دهند؟

مهمانان فضای کاری می‌توانند ایمیل‌های رمزگذاری شده را مشاهده و پاسخ دهند، به چت‌ها بپیوندند، به اسناد و درایوهای مشترک دسترسی پیدا کنند و به عنوان مهمان در سازمان شما در جلسات شرکت کنند.

توجه: مهمانان در Workspace به Gmail، Google Calendar یا Gemini دسترسی ندارند. آنها را نمی‌توان در گروه‌های پویا گنجاند.

محدودیت‌های حساب مهمان

شما به ازای هر لایسنس پولی Business و Enterprise در سازمان خود، ۵ حساب کاربری مهمان رایگان دریافت می‌کنید. به عنوان مثال، اگر سازمان شما ۱۰ لایسنس کاربری پولی دارد، می‌توانید ۵۰ حساب کاربری مهمان داشته باشید.

مدیریت مهمانان

برای انجام این مراحل، به امتیاز مدیریت کاربر مناسب نیاز دارید. بدون امتیاز صحیح، تمام کنترل‌های لازم برای انجام این مراحل را نخواهید دید.

فهرست مهمان‌ها ، تمام حساب‌های مهمان ایجاد شده تحت دامنه سازمان شما را به همراه آدرس‌های ایمیل، آخرین تاریخ دسترسی و وضعیت آنها فهرست می‌کند. می‌توانید مهمان‌ها را بر اساس وضعیت فیلتر کنید، کاربران خاص را جستجو کنید و آنها را از بسیاری جهات مانند کاربران سازمان خود مدیریت کنید.

برای باز کردن پوشه مهمان‌ها :

1. با یک حساب کاربری مدیر (administrator) وارد کنسول مدیریت گوگل (Google Admin console) شوید .
2. رفتن به منو دایرکتوری مهمانان
3. برای فیلتر کردن لیست، روی وضعیت کاربر کلیک کنید، فیلتر مورد نظر خود را انتخاب کنید، سپس روی اعمال کلیک کنید.
4. برای دانلود فهرستی از مهمان‌هایی که با کاربران سازمان شما در تعامل هستند، روی دکمه‌ی «دانلود مهمان‌ها» در بالای صفحه کلیک کنید.
   • فیلترهای اعمال‌شده‌ی فعلی یا بدون فیلتر را انتخاب کنید.
   • قالب دانلود خود را انتخاب کنید: Google Sheets ، مقادیر جدا شده با کاما (CSV) یا JSON
   • روی دانلود کلیک کنید.
5. برای انجام اقدامات روی حساب‌های مهمان، کادر کنار نام یک یا چند مهمان را علامت بزنید و روی اقدامات کلیک کنید تا منوی کشویی گزینه‌ها باز شود:
   • ایمیل به کاربر: ارسال ایمیل به یک یا چند مهمان.
   • تعلیق کاربر: موقتاً دسترسی مهمان به حساب کاربری‌اش را تعلیق می‌کند اما داده‌های مرتبط با او را حفظ می‌کند. توجه داشته باشید که نمی‌توان مهمانان را به صورت دسته جمعی تعلیق کرد. درباره تعلیق مهمانان یا بازیابی مهمانان تعلیق شده بیشتر بدانید.
   • حذف کاربر: یک یا چند مهمان و تمام داده‌های مرتبط با آنها را حذف کنید. توجه داشته باشید که کاربران شما همچنان می‌توانند پس از حذف، دوباره مهمانان را دعوت کنند. درباره حذف مهمانان یا بازیابی مهمانان اخیراً حذف شده بیشتر بدانید.
   • افزودن به گروه‌ها: یک یا چند مهمان را به گروه‌های ایمیل درون سازمان خود اضافه کنید. اطلاعات بیشتر
6. برای باز کردن صفحه جزئیات مهمان، روی نام او کلیک کنید.

ایجاد تغییرات در صفحه جزئیات مهمان

برای انجام این مراحل، به امتیاز مدیریت کاربر مناسب نیاز دارید. بدون امتیاز صحیح، تمام کنترل‌های لازم برای انجام این مراحل را نخواهید دید.

کلیک روی نام مهمان شما را به صفحه جزئیات او می‌برد. یک نشان آبی رنگ خارجی در زیر نام آنها نشان می‌دهد که آنها مهمان هستند. آدرس ایمیل ایجاد شده برای حساب آنها - با فرمت user_company.com@hostorg.com.guest.google - نیز فهرست شده است. اقداماتی که می‌توانید انجام دهید در زیر آدرس ایمیل ذکر شده است:

• بازنشانی رمز عبور: به صورت خودکار یا دستی یک رمز عبور جدید برای مهمان ایجاد کنید.
• به‌روزرسانی کاربر: نام یا نام خانوادگی مهمان را به‌روزرسانی کنید. آدرس ایمیل اصلی مهمان قابل به‌روزرسانی نیست.
• افزودن ایمیل‌های جایگزین: آدرس‌های ایمیل جایگزین برای مهمانان در دسترس نیست.
• افزودن به گروه‌ها: گروهی را جستجو کنید و مهمان را اضافه کنید.
• ایمیل: ارسال ایمیل به مهمان.
• تعلیق کاربر: حساب مهمان را تعلیق کنید. برای جزئیات بیشتر به بخش امنیت مراجعه کنید.
• بازیابی داده‌ها: داده‌های برنامه‌ای که توسط مهمان در یک بازه زمانی خاص حذف شده است را بازیابی کنید.
• حذف کاربر: حساب کاربری مهمان را حذف کنید.
  • کاربران شما همچنان می‌توانند پس از حذف، دوباره مهمان‌ها را دعوت کنند. درباره حذف مهمان‌ها بیشتر بدانید.
• تغییر واحد سازمانی: مهمانان فقط می‌توانند در واحد سازمانی مهمانان باشند.

جزئیات کاربر

می‌توانید اطلاعات کاربری یا برنامه‌های مهمان را به‌روزرسانی کنید. درباره تغییر نام، عکس یا آدرس ایمیل کاربر بیشتر بدانید.

امنیت

می‌توانید تنظیمات امنیتی را برای یک مهمان در برگه امنیت به‌روزرسانی کنید. درباره بازنشانی رمز عبور مهمان ، تنظیم بازیابی رمز عبور و اجازه دادن به مهمانان برای افزودن جزئیات بازیابی رمز عبور بیشتر بدانید.

گروه‌ها

شما می‌توانید گروه‌های مهمان را در برگه گروه‌ها مدیریت کنید.

تحقیق کنید

می‌توانید رویدادهای گزارش را برای مشکلات مربوط به یک مهمان در برگه «بررسی» بررسی کنید. برای باز کردن ابزار بررسی امنیتی، روی «مشاهده گزارش‌ها» کلیک کنید.

مشاهده دامنه‌های مهمان

شما می‌توانید دامنه‌های مهمانان سازمان خود را در کنسول مدیریت خود مشاهده کنید.

1. رفتن به منو حساب کاربری دامنه‌ها مدیریت دامنه‌ها .
2. دامنه‌های مهمان به عنوان نوع دامنه بازدیدکنندگان فهرست شده‌اند.

فهرست دایرکتوری و دسترسی برای مهمانان

شما می‌توانید انتخاب کنید که آیا می‌خواهید مهمانان در فهرست سازمان شما ظاهر شوند یا بتوانند آن را ببینند. درباره نحوه مدیریت فهرست کاربران یا کنترل دسترسی و فهرست‌های فهرست بیشتر بدانید.

تنظیمات واحد سازمانی مهمان‌های خود را به‌روزرسانی کنید

برای این کار باید به عنوان مدیر ارشد وارد سیستم شوید.

دعوت‌نامه‌های حساب مهمان به طور پیش‌فرض برای سازمان شما فعال هستند. اکثر تنظیمات واحد سازمانی مهمان از واحد سازمانی سطح بالای شما به ارث می‌رسند. جدول زیر تنظیمات پیش‌فرض برای مهمانان در کنسول مدیریت را فهرست می‌کند.

بسته به نسخه Google Workspace خود، ممکن است بتوانید ویژگی‌های اضافی حساب مهمان را مدیریت کنید. برای اطلاعات بیشتر، تنظیمات مهمان اضافی را بررسی کنید.

تنظیم	پیکربندی پیش‌فرض	نتیجه
قابلیت مشاهده نوع منبع فضای کاری منو تنظیمات دایرکتوری قابلیت مشاهده نوع منبع فضای کاری	بدون دید	مهمانان نمی‌توانند گروه‌های گوگل یا مخاطبین مشترک دامنه سازمان شما را ببینند
تنظیمات قابلیت مشاهده منو دایرکتوری تنظیمات دایرکتوری تنظیمات قابلیت مشاهده	بدون کاربر	مهمانان نمی‌توانند کاربران دیگر را در دایرکتوری سازمان شما ببینند
ویرایش پروفایل منو دایرکتوری تنظیمات دایرکتوری ویرایش پروفایل	نام	مهمانان فقط می‌توانند نام خود را به‌روزرسانی کنند
SSO با آوارگان داخلی شخص ثالث منو امنیت SSO با آوارگان داخلی شخص ثالث	خاموش	مهمانان همیشه با گوگل وارد سیستم می‌شوند و نمی‌توانند از شناسه‌های کاربری ۳P استفاده کنند.
بازیابی حساب منو امنیت بازیابی حساب	روشن	مهمانان می‌توانند حساب‌های خود را با استفاده از ایمیل اصلی خود بازیابی کنند
بدون رمز عبور منو امنیت بدون رمز عبور	خاموش	مهمانان همیشه باید با رمز عبور خود وارد سیستم شوند
کنترل‌های API برنامه‌های شخص ثالث پیکربندی نشده منو کنترل دسترسی و داده‌ها > کنترل‌های API تنظیمات برنامه‌های شخص ثالث پیکربندی نشده	خاموش	مهمانان نمی‌توانند به برنامه‌های شخص ثالث پیکربندی نشده دسترسی داشته باشند
فوروارد خودکار جیمیل منو برنامه‌ها فضای کاری گوگل تنظیمات مربوط به جیمیل دسترسی کاربر نهایی ارسال خودکار	خاموش	مهمانان نمی‌توانند ایمیل‌های دریافتی از حساب مهمان خود را به‌طور خودکار فوروارد کنند

تنظیمات مهمان اضافی

این جدول، کنترل‌های اضافی را که مدیران می‌توانند بسته به نسخه Google Workspace خود، روی واحد سازمانی Workspace Guests اعمال کنند، فهرست می‌کند. نسخه خود را مقایسه کنید

	شروع کننده کسب و کار	استاندارد تجاری	بیزینس پلاس	استارتر سازمانی	استاندارد سازمانی	اینترپرایز پلاس
دی ال پی
سیاست‌های دسترسی آگاه از متن
قوانین اعتماد
خزانه

دعوت‌نامه‌های حساب مهمان را غیرفعال کنید

به طور پیش‌فرض، کاربران شما می‌توانند با استفاده از رمزگذاری سمت کلاینت گوگل چت یا جیمیل (CSE) مهمانان را به سازمان شما دعوت کنند. اگر نمی‌خواهید کاربرانتان بتوانند مهمانان را دعوت کنند، می‌توانید دعوت‌نامه‌های حساب مهمان را در گوگل چت، جیمیل CSE یا هر دو غیرفعال کنید.

دعوت‌نامه‌های حساب مهمان را در چت غیرفعال کنید

1. با یک حساب کاربری مدیر (administrator) وارد کنسول مدیریت گوگل (Google Admin console) شوید .
2. رفتن به منو امنیت کنترل دسترسی و داده‌ها اشتراک‌گذاری خارجی دعوتنامه‌های مهمانان .
3. پاک کردن به کاربران اجازه دهید دعوت‌نامه‌های مهمان را برای افراد خارج از سازمان شما ارسال کنند .
4. روی ذخیره کلیک کنید.

غیرفعال کردن دعوت‌نامه‌های حساب مهمان در جیمیل

1. با یک حساب کاربری مدیر (administrator) وارد کنسول مدیریت گوگل (Google Admin console) شوید .
2. رفتن به منو داده‌ها انطباق رمزگذاری سمت کلاینت جیمیل رمزگذاری با حساب‌های مهمان
3. پاک کردن به کاربران اجازه می‌دهد پیام‌های رمزگذاری شده سمت کلاینت را به گیرندگانی که از S/MIME استفاده نمی‌کنند، ارسال کنند .
4. روی ذخیره کلیک کنید.