ניהול אורחים ב-Workspace

המהדורות שבהן התכונה הזו נתמכת: אורחים ב-Workspace ב-Google Chat נתמכים בכל מהדורות Business ו-Enterprise. אורחים ב-Workspace בהצפנה מצד הלקוח נתמכים במק"טים של Enterprise Plus עם התוסף Assured Controls. השוואה בין המהדורות

אם המשתמשים שלכם ישתפו פעולה רק עם משתמשים חיצוניים שמשתמשים בהצפנה מצד הלקוח (CSE), כדאי לעיין במאמר מתן גישה חיצונית לתוכן מוצפן מצד הלקוח.

מהם אורחים?

חשבונות אורחים ב-Workspace מאפשרים לאנשים שאין להם חשבונות בארגון שלכם – כמו קבלן שמשתמש במערכת אימייל אחרת – לשתף פעולה עם המשתמשים שלכם באפליקציות Google Workspace בצורה מאובטחת.

איך חשבונות אורחים פועלים

כשמישהו בארגון שלכם שולח אימייל מוצפן או מזמין משתמש חיצוני לשיחה, מערכת Google Workspace יוצרת בשבילו חשבון אורח. האורח מקבל הזמנה להגדרת החשבון. אחרי שהאורח יאשר את התנאים וההגבלות של Google Workspace ואת העובדה שכל הנתונים שהוא ניגש אליהם שייכים לארגון שלכם, הוא יוכל להתחיל לעבוד עם המשתמשים שלכם.

אורחים מתווספים אוטומטית ליחידה הארגונית אורחים ב-Workspace במסוף Admin, שבה אפשר לנהל את החשבונות שלהם. אתם יכולים לעדכן את הפרטים שלהם, לקבוע לאילו שירותים תהיה להם גישה, להגדיר דרישות לסיסמאות ולהשתמש בתכונות אבטחה אחרות. כדי להוסיף שכבת אבטחה, אי אפשר להעביר חשבונות אורחים ליחידות ארגוניות אחרות.

מה אורחים יכולים לעשות?

אורחים ב-Workspace יכולים לראות הודעות אימייל מוצפנות ולהשיב להן, להצטרף לצ'אטים, לגשת למסמכים ולתיקיות אחסון שיתופי ולשתף פעולה בפגישות כאורחים בארגון שלכם.

הערה: לאורחים אין גישה ל-Gmail, ליומן Google או ל-Gemini ב-Workspace. אי אפשר לכלול אותם בקבוצות דינמיות.

מגבלות על חשבונות אורחים

מקבלים 5 חשבונות אורח בחינם על כל רישיון בתשלום ל-Business ול-Enterprise בארגון. לדוגמה, אם לארגון שלכם יש 10 רישיונות משתמש בתשלום, אתם יכולים ליצור 50 חשבונות אורח.

ניהול אורחים

כדי לבצע את השלבים האלה, צריכה להיות לכם הרשאה מתאימה לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.

בספריית אורחים מופיעים כל חשבונות האורחים שנוצרו בדומיין של הארגון, יחד עם כתובות האימייל שלהם, תאריך הגישה האחרון והסטטוס שלהם. אתם יכולים לסנן את האורחים לפי סטטוס, לחפש משתמשים ספציפיים ולנהל אותם בדרכים דומות לדרכים שבהן אתם מנהלים את המשתמשים בארגון.

כדי לפתוח את ספריית האורחים:

1. נכנסים עם חשבון אדמין למסוף Google Admin.
2. נכנסים אל תפריט ספרייה אורחים.
3. כדי לסנן את הרשימה, לוחצים על סטטוס משתמש, בוחרים את המסנן הרצוי ולוחצים על החלה.
4. כדי להוריד רשימה של אורחים שמקיימים אינטראקציה עם משתמשים בארגון, לוחצים על הלחצן הורדת אורחים בחלק העליון של הדף.
   • בוחרים באפשרות המסננים שמופעלים כרגע או ללא מסננים.
   • בוחרים את פורמט ההורדה: Google Sheets,‏ ערכים מופרדים בפסיקים (CSV) או JSON.
   • לוחצים על הורדה.
5. כדי לבצע פעולות בחשבונות של משתמשים זמניים, מסמנים את התיבה שליד השם של משתמש זמני אחד או יותר ולוחצים על פעולות כדי לפתוח תפריט נפתח עם האפשרויות הבאות:
   • משתמש באימייל: שליחת אימייל לאורח אחד או יותר.
   • השעיית משתמש: השעיה זמנית של משתמש אורח מגישה לחשבון שלו, אבל שמירה על הנתונים שמשויכים לחשבון. הערה: אי אפשר להשעות כמה אורחים בבת אחת. מידע נוסף על השעיה של משתמשי אירוח או על שחזור של משתמשי אירוח מושעים
   • מחיקת משתמש: מחיקה של אורח אחד או יותר וכל הנתונים שמשויכים אליהם. חשוב לזכור שהמשתמשים שלכם עדיין יכולים להזמין את האורחים בחזרה אחרי המחיקה. מידע נוסף על מחיקת אורחים או על שחזור אורחים שנמחקו לאחרונה
   • הוספה לקבוצות: מוסיפים אורח אחד או יותר לקבוצות אימייל בארגון. מידע נוסף
6. כדי לפתוח את דף הפרטים של אורח, לוחצים על השם שלו.

ביצוע שינויים בדף הפרטים של אורח

כדי לבצע את השלבים האלה, צריכה להיות לכם הרשאה מתאימה לניהול משתמשים. ללא ההרשאה הנכונה, לא יוצגו כל אמצעי הבקרה שדרושים להשלמת השלבים.

לחיצה על שם האורח תעביר אתכם לדף הפרטים שלו. תג לא חלק מהארגון כחול שמופיע מתחת לשם שלהם מציין שהם אורחים. מופיעה גם כתובת האימייל שנוצרה עבור החשבון שלהם – בפורמט user_company.com@hostorg.com.guest.google. הפעולות שאפשר לבצע מופיעות מתחת לכתובת האימייל:

• איפוס הסיסמה: יצירה אוטומטית או ידנית של סיסמה חדשה לאורח.
• עדכון משתמש: עדכון השם הפרטי או שם המשפחה של האורח. אי אפשר לעדכן את כתובת האימייל הראשית של אורח.
• הוספת כתובות אימייל חלופיות: כתובות אימייל חלופיות לא זמינות לאורחים.
• הוספה לקבוצות: מחפשים קבוצה ומוסיפים את האורח.
• אימייל: שליחת אימייל לאורח.
• השעיית משתמש: השעיית חשבון האורח. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא אבטחה.
• שחזור נתונים: שחזור נתוני אפליקציה שנמחקו על ידי האורח במהלך פרק זמן מסוים.
• מחיקת משתמש: מחיקת החשבון של האורח.
  • המשתמשים שלכם עדיין יכולים להזמין שוב אורחים אחרי המחיקה. מידע נוסף על מחיקת משתמשים אורחים
• שינוי יחידה ארגונית: אורחים יכולים להיות רק ביחידה הארגונית 'אורחים'.

פרטי משתמש

אפשר לעדכן את פרטי המשתמש או את האפליקציות של האורח. מידע נוסף על שינוי השם, התמונה או כתובת האימייל של משתמש

אבטחה

אפשר לעדכן את הגדרות האבטחה של אורח בכרטיסייה אבטחה. מידע נוסף על איפוס סיסמאות של אורחים, הגדרת שחזור סיסמאות ומתן אפשרות לאורחים להוסיף פרטים לשחזור סיסמאות

קבוצות Google

אפשר לנהל את הקבוצות של האורח בכרטיסייה קבוצות.

חקירה

אתם יכולים לבדוק אירועים ביומן כדי לאתר בעיות שקשורות לאורח בכרטיסייה חקירה. לוחצים על צפייה ביומנים כדי לפתוח את הכלי לחקירת אבטחה.

צפייה בדומיינים של אורחים

במסוף Admin אפשר לראות את הדומיינים של האורחים בארגון.

1. נכנסים אל תפריט חשבון דומיינים ניהול דומיינים.
2. דומיינים של אורחים מופיעים כסוג הדומיין של המבקרים.

רישום בספרייה וגישה לאורחים

אתם יכולים לבחור אם אתם רוצים שהאורחים יופיעו במאגר אנשי הקשר של הארגון שלכם או יוכלו לראות אותו. מידע נוסף על ניהול ספריית המשתמשים או על שליטה בגישה לספרייה וברשימות

עדכון ההגדרות של היחידה הארגונית 'אורחים'

כדי לבצע את המשימה הזאת אתם צריכים להיות מחוברים לחשבון בתור סופר-אדמינים.

ההזמנות לחשבונות אורחים מופעלות כברירת מחדל בארגון. רוב ההגדרות של היחידה הארגונית Guests נלקחות בירושה מהיחידה הארגונית ברמה העליונה. בטבלה מפורטות הגדרות ברירת המחדל לאורחים במסוף Admin.

יכול להיות שתוכלו לנהל תכונות נוספות של חשבון אורח, בהתאם למהדורת Google Workspace שלכם. מידע נוסף זמין במאמר בנושא הגדרות נוספות של אורחים.

הגדרה	הגדרות ברירת המחדל	תוצאה
הרשאות גישה לסוגי המשאבים ב-Workspace תפריט הגדרות הספרייה הרשאות גישה לסוגי המשאבים ב-Workspace	ללא הרשאות גישה	אורחים לא יכולים לראות את קבוצות Google של הארגון או את אנשי הקשר המשותפים בדומיין
הגדרות של הרשאות גישה תפריט הארגון שלי הגדרות "הארגון שלי" הגדרות הרשאות גישה	אין משתמשים	אורחים לא יכולים לראות משתמשים אחרים בספרייה של הארגון
עריכת פרופיל תפריט ספרייה הגדרות ספרייה עריכת הפרופיל	שם	אורחים יכולים לעדכן רק את השם שלהם
SSO עם ספקי זהות (IDPs) של צד שלישי תפריט אבטחה SSO עם ספקי זהות (IdPs) של צד שלישי	מושבתת	אורחים תמיד נכנסים באמצעות חשבון Google ולא יכולים להשתמש בספקי זהויות של צד שלישי
שחזור החשבון תפריט אבטחה שחזור חשבון	מופעל	אורחים יכולים לשחזר את החשבונות שלהם באמצעות כתובת האימייל הראשית
ללא סיסמה תפריט אבטחה כניסה ללא סיסמה	מושבתת	משתמשים אורחים תמיד צריכים להיכנס באמצעות הסיסמה שלהם
אמצעי בקרה לממשקי API אפליקציות צד שלישי שלא הוגדרו תפריט שליטה בגישה ובחירת הנתונים לדוח > אמצעי בקרה לממשקי API הגדרות אפליקציות של צד שלישי שלא הוגדרו	מושבתת	אורחים לא יכולים לגשת לאפליקציות צד שלישי שלא הוגדרו
העברה אוטומטית ב-Gmail תפריט אפליקציות Google Workspace הגדרות ל-Gmail גישת משתמשי קצה העברה אוטומטית	מושבתת	אורחים לא יכולים להעביר אוטומטית אימיילים נכנסים מחשבון האורח שלהם

הגדרות נוספות למשתתפים

בטבלה מפורטים אמצעי בקרה נוספים שאדמינים יכולים להחיל על היחידה הארגונית Workspace Guests בהתאם למהדורת Google Workspace שלהם. השוואה בין המהדורות

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise Starter	‫Enterprise Standard	Enterprise Plus
DLP
מדיניות בקרת גישה מבוססת-הקשר
כללים להרשאות שיתוף
Vault

השבתת ההזמנות לחשבון אורח

כברירת מחדל, המשתמשים יכולים להזמין אורחים לארגון באמצעות Google Chat או הצפנה בצד הלקוח (CSE) ב-Gmail. אם אתם לא רוצים שהמשתמשים יוכלו להזמין אורחים, אתם יכולים להשבית את ההזמנות לחשבונות אורחים ב-Google Chat, ב-Gmail CSE או בשניהם.

השבתת ההזמנות לחשבונות אורחים ב-Chat

1. נכנסים עם חשבון אדמין למסוף Google Admin.
2. נכנסים אל תפריט אבטחה שליטה בגישה ובנתונים שיתוף חיצוני הזמנות לאורחים.
3. מבטלים את הסימון של האפשרות המשתמשים יוכלו לשלוח הזמנות לאורחים מחוץ לארגון.
4. לוחצים על שמירה.

איך משביתים את ההזמנות לחשבונות אורחים ב-Gmail

1. נכנסים עם חשבון אדמין למסוף Google Admin.
2. נכנסים אל תפריט נתונים עמידה בדרישות הצפנה מצד הלקוח Gmail הצפנה באמצעות חשבונות אורחים.
3. מבטלים את הסימון של האפשרות המשתמשים יכולים לשלוח הודעות עם הצפנה בצד הלקוח לאנשים שלא משתמשים ב-S/MIME.
4. לוחצים על שמירה.