Gérer les invités Workspace

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : les invités Workspace dans Google Chat sont compatibles avec tous les SKU Business et Enterprise. Les invités Workspace dans Gmail Chiffrement côté client sont compatibles avec les SKU Enterprise Plus disposant du module complémentaire Assured Controls. Comparer votre édition

Si vos utilisateurs ne collaborent qu'avec des utilisateurs externes qui utilisent le chiffrement côté client (CSE), consultez Fournir un accès externe au contenu chiffré côté client.

Que sont les invités ?

Les comptes invités Workspace permettent aux personnes qui ne possèdent pas de compte dans votre organisation (comme un sous-traitant qui utilise un autre système de messagerie) de collaborer de manière sécurisée avec vos utilisateurs dans les applications Google Workspace.

Fonctionnement des comptes invités

Lorsqu'un membre de votre organisation envoie un e-mail chiffré ou invite un utilisateur externe à une discussion, Google Workspace crée un compte invité pour lui. L'invité reçoit une invitation à configurer son compte. Une fois que l'invité a accepté les conditions d'utilisation de Google Workspace et confirmé que toutes les données auxquelles il accède appartiennent à votre organisation, il peut commencer à travailler avec vos utilisateurs.

Les invités sont automatiquement ajoutés à l'unité organisationnelle Invités Workspace de votre console d'administration, où vous pouvez gérer leurs comptes. Vous pouvez mettre à jour leurs informations, contrôler les services auxquels ils ont accès, définir des exigences concernant les mots de passe et utiliser d'autres fonctionnalités de sécurité. Pour plus de sécurité, les comptes invités ne peuvent pas être déplacés vers d'autres unités organisationnelles.

Que peuvent faire les invités ?

Les invités Workspace peuvent consulter les e-mails chiffrés et y répondre, participer à des discussions, accéder aux documents et Drive partagés, et participer à des réunions en tant qu'invités dans votre organisation.

Remarque : Les invités n'ont pas accès à Gmail, Google Agenda ni Gemini dans Workspace. Ils ne peuvent pas être inclus dans les groupes dynamiques.

Limites applicables aux comptes invités

Vous obtenez cinq comptes invités sans frais pour chaque licence Business et Enterprise payante de votre organisation. Par exemple, si votre organisation dispose de 10 licences utilisateur payantes, vous pouvez avoir 50 comptes invités.

Gérer les invités

Pour effectuer cette procédure, vous avez besoin des droits de gestion des utilisateurs appropriés. Sans les droits d'accès appropriés, vous n'aurez pas accès à toutes les commandes requises pour effectuer ces étapes.

Le répertoire Invités liste tous les comptes invités créés sous le domaine de votre organisation, ainsi que leurs adresses e-mail, la date de leur dernier accès et leur état. Vous pouvez filtrer les invités par état, rechercher des utilisateurs spécifiques et les gérer de la même manière que les utilisateurs de votre organisation.

Pour ouvrir le répertoire Invités :

1. Connectez-vous à la console d'administration Google avec un compte administrateur.
2. Accédez à Menu Annuaire Invités.
3. Pour filtrer la liste, cliquez sur État de l'utilisateur, sélectionnez le filtre de votre choix, puis cliquez sur Appliquer.
4. Pour télécharger la liste des invités qui interagissent avec les utilisateurs de votre organisation, cliquez sur le bouton Télécharger les invités en haut de la page.
   • Sélectionnez Filtres actuellement appliqués ou Aucun filtre.
   • Choisissez le format de téléchargement : Google Sheets, Valeurs séparées par une virgule (CSV) ou JSON.
   • Cliquez sur Télécharger.
5. Pour effectuer des actions sur des comptes invités, cochez la case à côté du nom d'un ou de plusieurs invités, puis cliquez sur Actions pour ouvrir un menu déroulant d'options :
   • Envoyer un e-mail à un utilisateur : envoyez un e-mail à un ou plusieurs invités.
   • Suspendre un utilisateur : suspendez temporairement l'accès d'un invité à son compte, mais conservez les données associées. Notez que les invités ne peuvent pas être suspendus de manière groupée. En savoir plus sur la suspension des invités ou la restauration des invités suspendus
   • Supprimer un utilisateur : supprimez un ou plusieurs invités et toutes les données associées. Notez que vos utilisateurs peuvent de nouveau inviter des invités après la suppression. En savoir plus sur la suppression d'invités ou la restauration d'invités récemment supprimés
   • Ajouter à des groupes : ajoutez un ou plusieurs invités à des groupes de diffusion d'e-mails au sein de votre organisation. En savoir plus
6. Pour ouvrir la page d'informations d'un invité, cliquez sur son nom.

Modifier les informations sur la page de détails d'un invité

Pour effectuer cette procédure, vous avez besoin des droits de gestion des utilisateurs appropriés. Sans les droits d'accès appropriés, vous n'aurez pas accès à toutes les commandes requises pour effectuer ces étapes.

Cliquez sur le nom d'un invité pour accéder à sa page d'informations. Un badge bleu Externe sous son nom indique qu'il s'agit d'un invité. L'adresse e-mail créée pour son compte (au format user_company.com@hostorg.com.guest.google) est également indiquée. Les actions que vous pouvez effectuer sont listées sous l'adresse e-mail :

• Réinitialiser le mot de passe : générez automatiquement ou créez manuellement un mot de passe pour l'invité.
• Modifier l'utilisateur : modifiez le prénom ou le nom de famille de l'invité. L'adresse e-mail principale d'un invité ne peut pas être modifiée.
• Ajouter des adresses e-mail secondaires : les adresses e-mail secondaires ne sont pas disponibles pour les invités.
• Ajouter à des groupes : recherchez un groupe et ajoutez-y l'invité.
• E-mail : envoie un e-mail à l'invité.
• Suspendre l'utilisateur : suspendez le compte invité. Pour en savoir plus, consultez Sécurité.
• Restaurer les données : restaurez les données d'application supprimées par l'invité au cours d'une période spécifique.
• Supprimer l'utilisateur : supprimez le compte de l'invité.
  • Vos utilisateurs peuvent toujours inviter de nouveau des invités après les avoir supprimés. En savoir plus sur la suppression d'invités
• Modifier l'unité organisationnelle : les invités ne peuvent appartenir qu'à l'unité organisationnelle "Invités".

Détails relatifs à l'utilisateur

Vous pouvez modifier les informations utilisateur ou les applications d'un invité. Pour en savoir plus, consultez Modifier le nom, la photo ou l'adresse e-mail d'un utilisateur.

Sécurité

Vous pouvez modifier les paramètres de sécurité d'un invité dans l'onglet Sécurité. En savoir plus sur la réinitialisation du mot de passe d'un invité, la configuration de la récupération de mot de passe et l'autorisation des invités à ajouter des informations de récupération de mot de passe

Groupes

Vous pouvez gérer les groupes d'un invité dans l'onglet Groupes.

Examiner

Vous pouvez vérifier les événements de journaux pour détecter les problèmes liés à un invité dans l'onglet Examiner. Cliquez sur Afficher les journaux pour ouvrir l'outil d'investigation sur la sécurité.

Afficher les domaines invités

Vous pouvez afficher les domaines des invités de votre organisation dans la console d'administration.

1. Accédez à Menu Compte Domaines Gérer les domaines.
2. Les domaines invités sont répertoriés en tant que type de domaine des visiteurs.

Fiche et accès à l'annuaire pour les invités

Vous pouvez choisir d'afficher ou non les invités dans l'annuaire de votre organisation. Découvrez comment gérer votre annuaire d'utilisateurs ou contrôler l'accès à l'annuaire et les fiches.

Modifier les paramètres de votre unité organisationnelle "Invités"

Pour cette tâche, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.

Les invitations de comptes invités sont activées par défaut pour votre organisation. La plupart des paramètres de l'unité organisationnelle Invités sont hérités de votre unité organisationnelle racine. Le tableau liste les paramètres par défaut pour les invités dans la console d'administration.

Vous pourrez peut-être gérer des fonctionnalités supplémentaires des comptes invités en fonction de votre édition Google Workspace. Pour en savoir plus, consultez Paramètres supplémentaires des invités.

Paramètre	Configuration par défaut	Résultat
Visibilité du type de ressource Workspace Menu  Paramètres de l'annuaire  Visibilité du type de ressource Workspace	Aucune visibilité	Les invités ne peuvent pas voir les groupes Google ni les contacts partagés avec le domaine de votre organisation.
Paramètres de visibilité Menu  Annuaire  Paramètres de l'annuaire  Paramètres de visibilité	Aucun utilisateur	Les invités ne peuvent pas voir les autres utilisateurs dans l'annuaire de votre organisation.
Modification du profil Menu  Annuaire  Paramètres de l'annuaire  Modification du profil	Name	Les invités ne peuvent modifier que leur nom.
SSO avec des fournisseurs d'identité tiers Menu  Sécurité  SSO avec des fournisseurs d'identité tiers	DÉSACTIVÉE	Les invités se connectent toujours avec Google et ne peuvent pas utiliser d'IdP tiers.
Récupération de compte Menu  Sécurité  Récupération de compte	ACTIVÉ	Les invités peuvent récupérer leur compte à l'aide de leur adresse e-mail principale.
Sans mot de passe Menu  Sécurité  Sans mot de passe	DÉSACTIVÉE	Les invités doivent toujours se connecter avec leur mot de passe
Commandes des API Applications tierces non configurées Menu  Accès et contrôle des données > Commandes des API  Paramètres  Applications tierces non configurées	DÉSACTIVÉE	Les invités ne peuvent pas accéder aux applications tierces non configurées
Transfert automatique Gmail Menu  Applications  Google Workspace  Paramètres de Gmail  Accès des utilisateurs finaux  Transfert automatique	DÉSACTIVÉE	Les invités ne peuvent pas transférer automatiquement les e-mails entrants depuis leur compte invité.

Paramètres supplémentaires pour les invités

Le tableau liste les contrôles supplémentaires que les administrateurs peuvent appliquer à l'unité organisationnelle Invités Workspace en fonction de leur édition Google Workspace. Comparer votre édition

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise Starter	Enterprise Standard	Enterprise Plus
DLP
Règles d'accès contextuel
Règles de confiance
Vault

Désactiver les invitations de compte invité

Par défaut, vos utilisateurs peuvent inviter des invités dans votre organisation à l'aide de Google Chat ou du chiffrement côté client (CSE) Gmail. Si vous ne souhaitez pas que vos utilisateurs puissent inviter des invités, vous pouvez désactiver les invitations de comptes invités dans Google Chat, le CSE Gmail ou les deux.

Désactiver les invitations de compte invité dans Chat

1. Connectez-vous à la console d'administration Google avec un compte administrateur.
2. Accédez à Menu Sécurité Accès et contrôle des données Partage externe Invitations d'invités.
3. Décochez Autoriser les utilisateurs à envoyer des invitations à des personnes externes à votre organisation.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Désactiver les invitations de compte invité dans Gmail

1. Connectez-vous à la console d'administration Google avec un compte administrateur.
2. Accédez à Menu Données Conformité Chiffrement côté client Gmail Chiffrement avec des comptes invités.
3. Décochez Autoriser les utilisateurs à envoyer des messages chiffrés côté client à des destinataires qui n'utilisent pas S/MIME.
4. Cliquez sur Enregistrer.