Поддерживаемые версии для этой функции: Гости рабочего пространства в Google Chat поддерживаются во всех версиях Business и Enterprise. Гости рабочего пространства в Gmail. Шифрование на стороне клиента поддерживается в версиях Enterprise Plus с надстройкой Assured Controls. Сравните свою версию.
Если ваши пользователи будут взаимодействовать только с внешними пользователями, использующими шифрование на стороне клиента (CSE), см. раздел «Предоставление внешнего доступа к зашифрованному на стороне клиента содержимому» .
Кто такие гости?
Гостевые учетные записи Workspace позволяют людям, не имеющим учетных записей в вашей организации, например, подрядчику, использующему другую почтовую систему, безопасно сотрудничать с вашими пользователями в приложениях Google Workspace.
Как работают гостевые аккаунты
Когда кто-либо в вашей организации отправляет зашифрованное электронное письмо или приглашает внешнего пользователя в чат, Google Workspace создает для него гостевую учетную запись. Гость получает приглашение для создания своей учетной записи. После того, как гость подтвердит условия использования Google Workspace и то, что все данные, к которым он получает доступ, принадлежат вашей организации, он может начать работать с вашими пользователями.
Гости автоматически добавляются в организационное подразделение «Гости рабочего пространства» в вашей консоли администратора, где вы можете управлять их учетными записями. Вы можете обновлять их информацию, контролировать, к каким сервисам они имеют доступ, устанавливать требования к паролям и использовать другие функции безопасности. Для повышения безопасности гостевые учетные записи нельзя перемещать в другие организационные подразделения.
Что могут делать гости?
Гости рабочего пространства могут просматривать зашифрованные электронные письма и отвечать на них, присоединяться к чатам, получать доступ к общим документам и дискам, а также участвовать в совещаниях в качестве гостей вашей организации.
Возможность отправки электронных писем гостям
Возможности пользователя рабочего пространства | Поддерживается для гостей? |
|---|---|
Получайте и отвечайте на зашифрованные электронные письма с внешних учетных записей. |
Возможность чата для гостей
Возможности пользователя рабочего пространства | Поддерживается для гостей? |
|---|---|
Создайте пространство | |
Просмотрите помещения | Гости могут просматривать только те разделы, в которые их добавили члены вашей организации. |
Поиск сообщений | Гости могут осуществлять поиск в чатах и пространствах, в которых они находятся. |
Запрос на присоединение к Spaces | |
Общайтесь с внешними пользователями в личных сообщениях. | |
Общайтесь с внутренними пользователями в личных сообщениях. | При отправке запроса на сообщение |
Общайтесь с другими гостями в личных сообщениях. | Только для гостей, созданных в рамках одного и того же домена. |
Присоединяйтесь к пространству, помеченному как внешнее, созданному внешней организацией. | |
Присоединяйтесь к пространству, помеченному как внешнее, созданному внешней организацией. | При добавлении пользователем из вашей организации |
Присоединить внутренние пространства | |
Добавьте других пользователей в это пространство | |
Изменить параметры помещения | |
Используйте предложения людей | В рекомендации включаются только пользователи, которые отправили сообщение гостю. |
Используйте предложения пользователей с упоминанием (@mention) в пространстве. | В рекомендации включаются только пользователи, которые отправили сообщение гостю. |
Загрузите файлы в пространство, помеченное как внешнее. | С разрешения администратора |
Загрузите файлы в личные сообщения. | С разрешения администратора |
Доступ к файлам, загруженным в пространство, помеченное как внешнее. | |
Доступ к файлам, загруженным в DM | |
Просмотреть общедоступные пространства можно по URL-адресу. | |
Получите приглашение в различные пространства | |
Найдите, установите и запустите приложения для чата. | |
Добавьте веб-хуки в пространства. | |
Инициировать запросы на встречи | |
Блокировать пользователей | |
Сообщить о пользователях | |
Сообщения о сообщениях в пробелах | |
Используйте эмодзи в пробелах. | |
Отвечайте эмодзи в личных сообщениях пользователям организации. | |
Отвечайте с помощью пользовательских эмодзи | |
Создайте, назначьте или отметьте задачу, связанную с пространством, как выполненную. | |
Используйте @All в пробеле | С разрешения менеджера пространства. |
Закрепите сообщение, файл Google Docs или ссылку на доску чата. |
Возможности управления автомобилем для гостей
Возможности пользователя рабочего пространства | Поддерживается для гостей? |
|---|---|
Прочитайте название и описание файла или папки. | |
Прочитать содержимое файла | |
Прочитайте список элементов в папке. | |
Скачать файл | |
Скопировать файл | |
Добавить комментарии к файлу | |
Изменить имя и описание файла или папки. | |
Измените содержимое файла. | |
Доступ к историческим изменениям | |
Удалите элементы из папки «Мой диск». | |
Предоставьте доступ к элементам из папки «Мой диск». | |
Предоставить общий доступ к элементу на диске | |
Предоставить общий доступ к папке на диске | |
Добавление файлов на общие диски | |
Изменить имя или описание общего диска | |
Добавить участников общего диска | |
Получите доступ к подробным правам доступа к файлам. | |
Переорганизуйте элементы на общем диске. | |
Переместите файлы за пределы общего диска. | |
Выбросьте вещи в мусорное ведро. | |
Найдите вещи в мусорном ведре. | |
Вынесите мусор | |
Удалить файл или папку | |
Удаление элементов на общих дисках | |
Удалите пустой общий диск |
Удовлетворение потребностей гостей
Возможности пользователя рабочего пространства | Поддерживается для гостей? |
|---|---|
Присоединяйтесь к видеоконференции Meet, используя приглашение в чате, отправленное внутренним пользователем. |
Примечание: Гости не имеют доступа к Gmail, Google Calendar или Gemini в Workspace. Их нельзя включать в динамические группы.
Ограничения для гостевых аккаунтов
За каждую платную бизнес-лицензию или лицензию Enterprise в вашей организации вы получаете 5 бесплатных гостевых учетных записей. Например, если в вашей организации 10 платных пользовательских лицензий, вы можете иметь 50 гостевых учетных записей.
Управление гостями
Для выполнения этих шагов вам необходимы соответствующие права на управление пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.
В каталоге «Гости» отображаются все гостевые учетные записи, созданные в домене вашей организации, а также их адреса электронной почты, дата последнего доступа и статус. Вы можете фильтровать гостей по статусу, искать конкретных пользователей и управлять ими так же, как и пользователями вашей организации.
Чтобы открыть папку «Гости» :
- Войдите в консоль администратора Google, используя учетную запись администратора .
- Перейти в меню
Каталог
Гости - Чтобы отфильтровать список, нажмите «Статус пользователя» , выберите нужный фильтр, а затем нажмите «Применить» .
- Чтобы загрузить список гостей, взаимодействующих с пользователями вашей организации, нажмите кнопку «Загрузить гостей» в верхней части страницы.
- Выберите «Примененные фильтры» или «Без фильтров» .
- Выберите формат загрузки: Google Sheets , CSV (разделенные запятыми) или JSON.
- Нажмите «Скачать» .
- Чтобы выполнить действия с гостевыми учетными записями, установите флажок рядом с именем одного или нескольких гостей и нажмите «Действия» , чтобы открыть выпадающее меню с вариантами действий:
- Отправить электронное письмо пользователю: Отправить электронное письмо одному или нескольким гостям.
- Приостановить доступ пользователя: Временно заблокируйте доступ гостя к его учетной записи, но сохраните связанные с ним данные. Обратите внимание, что блокировку гостей одновременно невозможно. Подробнее о блокировке или восстановлении заблокированных гостей можно узнать здесь.
- Удаление пользователя: Удалите одного или нескольких гостей и все связанные с ними данные. Обратите внимание, что ваши пользователи по-прежнему смогут приглашать гостей обратно после удаления. Узнайте больше об удалении гостей или восстановлении недавно удаленных гостей .
- Добавить в группы: добавьте одного или нескольких гостей в группы электронной почты внутри вашей организации. Подробнее.
- Чтобы открыть страницу с подробной информацией о госте, нажмите на его имя .
Внесение изменений на странице с данными гостя.
Для выполнения этих шагов вам необходимы соответствующие права на управление пользователями . Без необходимых прав вы не увидите все элементы управления, необходимые для выполнения этих шагов.
При нажатии на имя гостя вы перейдете на страницу с его подробной информацией. Синий значок «Внешний» под именем указывает на то, что это гость. Также указан адрес электронной почты, созданный для его учетной записи (формат: user_company.com@hostorg.com.guest.google). Ниже адреса электронной почты перечислены действия, которые вы можете выполнить:
- Сброс пароля: автоматическая генерация или создание нового пароля для гостя вручную.
- Обновить данные пользователя: обновите имя или фамилию гостя. Основной адрес электронной почты гостя изменить нельзя.
- Добавить дополнительные адреса электронной почты: Дополнительные адреса электронной почты недоступны для гостей.
- Добавить в группы: Найдите группу и добавьте гостя.
- Электронная почта: Отправить электронное письмо гостю.
- Приостановить действие учетной записи пользователя: Приостановите действие гостевой учетной записи. Подробности см. в разделе «Безопасность» .
- Восстановление данных: Восстановите данные приложения, удаленные гостем в течение определенного периода времени.
- Удалить пользователя: Удалить учетную запись гостя.
- Ваши пользователи смогут снова пригласить гостей после удаления. Узнайте больше об удалении гостей .
- Изменение организационного подразделения: Гости могут состоять только в организационном подразделении «Гости».
Данные пользователя
Вы можете обновить информацию о пользователе или приложениях гостя. Узнайте больше об изменении имени, фотографии или адреса электронной почты пользователя .
Безопасность
На вкладке «Безопасность» можно обновить параметры безопасности для гостя. Узнайте больше о сбросе пароля гостя , настройке восстановления пароля и предоставлении гостям возможности добавлять данные для восстановления пароля .
Группы
Управлять группами гостей можно на вкладке «Группы» .
Расследовать
На вкладке «Расследование» можно просмотреть журналы событий, связанных с гостевой системой. Нажмите «Просмотреть журналы» , чтобы открыть инструмент расследования инцидентов безопасности.
Просмотр гостевых доменов
В консоли администратора вы можете просмотреть домены гостей вашей организации.
- Перейти в меню СчетДоменыУправление доменами .
- Гостевые домены указаны как домены типа «Домены посетителей» .
Справочник и доступ для гостей
Вы можете выбрать, хотите ли вы, чтобы гости отображались в справочнике вашей организации или имели возможность его просматривать. Узнайте больше о том, как управлять справочником пользователей или контролировать доступ к справочнику и его содержимое .
Обновите настройки организационной единицы «Гости».
Для выполнения этой задачи необходимо войти в систему как суперадминистратор .Приглашения для гостевых учетных записей включены по умолчанию для вашей организации. Большинство настроек организационных подразделений для гостей наследуются от вашего подразделения верхнего уровня. В таблице перечислены настройки по умолчанию для гостей в консоли администратора.
В зависимости от версии Google Workspace, вы можете управлять дополнительными функциями гостевой учетной записи. Дополнительную информацию см. в разделе «Дополнительные настройки для гостей» .
Параметр | Конфигурация по умолчанию | Результат |
|---|---|---|
Видимость типа ресурса рабочей области Меню | Отсутствие видимости | Гости не смогут видеть группы Google вашей организации или контакты, используемые в общем домене. |
Настройки видимости Меню | Нет пользователей | Гости не могут видеть других пользователей в справочнике вашей организации. |
Редактирование профиля Меню | Имя | Гости могут изменить только свое имя. |
Единый вход (SSO) с поставщиками идентификации третьих лиц Меню | ВЫКЛЮЧЕННЫЙ | Гости всегда входят в систему через Google и не могут использовать сторонние поставщики идентификации (IDP). |
Восстановление аккаунта Меню | НА | Гости могут восстановить свои учетные записи, используя свой основной адрес электронной почты. |
Без пароля Меню | ВЫКЛЮЧЕННЫЙ | Гости всегда должны входить в систему, используя свой пароль. |
Управление API Ненастроенные сторонние приложения Меню | ВЫКЛЮЧЕННЫЙ | Гости не могут получить доступ к ненастроенным сторонним приложениям. |
Автоматическая пересылка почты Gmail Меню | ВЫКЛЮЧЕННЫЙ | Гости не могут автоматически пересылать входящие электронные письма со своего гостевого аккаунта. |
Дополнительные настройки для гостей
В таблице перечислены дополнительные параметры управления, которые администраторы могут применять к организационному подразделению «Гости рабочего пространства» в зависимости от версии Google Workspace. Сравните свою версию.
Начинающий предприниматель | Бизнес Стандарт | Бизнес Плюс | Стартап предприятия | Корпоративный стандарт | Enterprise Plus | |
|---|---|---|---|---|---|---|
Отключите приглашения для гостевых учетных записей.
По умолчанию ваши пользователи могут приглашать гостей в вашу организацию, используя Google Chat или клиентское шифрование Gmail (CSE). Если вы не хотите, чтобы ваши пользователи могли приглашать гостей, вы можете отключить приглашения в гостевые учетные записи в Google Chat, Gmail CSE или в обоих сервисах.
Отключите приглашения для гостевых аккаунтов в чате.
- Войдите в консоль администратора Google, используя учетную запись администратора .
- Перейти в меню БезопасностьКонтроль доступа и данныхВнешний доступПриглашения для гостей .
- Разрешить пользователям отправлять гостевые приглашения лицам, не входящим в вашу организацию .
- Нажмите « Сохранить ».
Отключите приглашения для гостевых аккаунтов в Gmail.
- Войдите в консоль администратора Google, используя учетную запись администратора .
- Перейти в меню ДанныеСогласиеШифрование на стороне клиентаГмайлШифрование с использованием гостевых учетных записей .
- Разрешить пользователям отправлять зашифрованные на стороне клиента сообщения получателям, которые не используют S/MIME .
- Нажмите « Сохранить ».